Microsoft SQL Server 2000
ClienteEquipo: Intel® o compatible Pentium 166 MHz o superior.
Memoria: 64 MB RAM como mínimo (se recomienda 128 o más)
Disco duro: 60 MB como mínimo
Microsoft Windows"98 o superior
Catálogos y Herramientas
La base informativa primaria necesaria para comenzar la explotación del Sistema de Gestión Integral ASSETS se define a través de las opciones Herramientas y Catálogos habilitadas en el Menú Principal de todos los módulos del sistema.
Al ser ASSETS un Sistema de Gestión Integral muchos de los catálogos son de uso común para todos o parte de los módulos, como son los catálogos de: Cuentas Contables y Bancarias, Centros de Costos, Areas de Responsabilidad, Clientes, Proveedores, Empleados, Almacenes, Corporaciones o Cadenas, Agrupaciones, Monedas, Clasificaciones Contables, Elementos y Subelementos de Gastos, etc. Existen otros catálogos particulares de cada módulo como Productos y Servicios, propio del Módulo de Inventario, Formas de Pago, propio de Finanzas, Cargos y Categorías Ocupacionales, propio de Recursos Humanos, etc., que también de describen de manera única en este capítulo.
La opción Catálogos, es la primera que aparece en todos los menús. En cada módulo muestra los catálogos propios del módulo y los comunes que se emplean en ese módulo.
Herramientas, es la penúltima opción de todos los menús, siempre antes de Ayuda. Esta compuesta por catálogos de uso común como: Datos de la Entidad, Estructura Organizativa y Accesos, por el catálogo Parámetros del Módulo que explica los parámetros que se utilizan, según el módulo desde el que se acceda, así como, por otro conjunto de opciones que apoyan el funcionamiento de la aplicación como: Reindexar, Compactar, Salvar o Restaurar la Base de Datos, mostrar el Registro de Transacciones efectuadas en el módulo, etc.
Acceso al Sistema y a cada Módulo
Una vez instalado ASSETS Sistema de Gestión Integral de acuerdo a las licencias adquiridas, se está en condiciones de comenzar a explotar los Módulos instalados. La forma más usual de acceder es a través del botón Inicio, Todos los programas, buscar el grupo Assets y seleccionar el Módulo.
Otra forma es, una vez realizada la instalación crear accesos directos en el escritorio y acceder a cada Módulo dando doble click encima del icono que identifica a cada uno
Entrada a cada módulo
Una vez seleccionado el Módulo se presenta la pantalla de identificación de entrada al Sistema. Este proceso es idéntico para entrar a todos los Módulos
La primera vez que se entra al Sistema:
1. Usuario = ADMIN y sin Contraseña. Presionar
2. Presionar botón 
para cargar la lista de Servidores
3. Seleccionar el Servidor SQL al que desea conectarse
4. Seleccionar la Base de Datos SQL
5. Presione botón 
para autorizar el acceso a la Base de Datos SQL. Esto sólo hay que hacerlo la primera vez que se entra al Sistema una vez instalado. Sólo hay que realizar este paso desde el primer Módulo que se ejecute. Se muestra la siguiente pantalla dónde se debe introducir el nombre de inicio de sesión y la contraseña para conectarse a la Base de Datos. Para salir y salvar seleccionar el botón Aceptar, para salir sin Salvar, seleccionar botón Cancelar
6. Para entrar al Sistema seleccionar botón "Aceptar"
7. Entrar al Menú Herramientas del Módulo seleccionado y escoger opción Accesos
8. Crear todos los Identificadores de Usuarios y asignar a cada uno los accesos a cada una de las opciones
9. Quitar derechos al usuario ADMIN
10. Salir de la aplicación
11. Cada usuario entrará a cualquiera de los Módulos con el código del Usuario que creó ADMIN y sin contraseña. En el menú Herramientas, Parámetros del Usuario, cada usuario definirá su contraseña. La próxima vez que entre, debe introducir la contraseña.
Para las siguientes entradas al Sistema, sólo hay que definir el Id de Usuario y la Contraseña, pues el Servidor y Base de Datos de SQL se muestra como predeterminado el último accedido.
Assets está compuesto por varios módulos, ellos son:
Contabilidad General
Finanzas
Control de Inventario
Activos Fijos
Útiles y Herramientas
Recursos Humanos y Nóminas
Auditoría
Comunicaciones
Contabilidad General
El Módulo de Contabilidad de ASSETS Sistema de Gestión Integral le permite mantener al día su contabilidad, si usted eligió generar automáticamente los asientos de diarios de cada una de las transacciones efectuados a través del sistema en los diferentes módulos. Podrá además, confeccionar otros asientos de diarios de operaciones no controladas por ASSETS y emitir en cualquier momento los Estados Financieros de la entidad en múltiples monedas atendiendo a la tasa de cambio. Los Estados Financieros se pueden emitir para toda la compañía, por centros de costo o agrupaciones, en la moneda que definió como base, en la complementaria y en ambas.
A través del Módulo de Contabilidad se puede realizar las Conciliaciones Bancarias, definir los Asientos Tipos a partir de los cuales se generaran los asientos de diarios, obtener el Mayor y los Submayores analíticos. Es posible implementar las operaciones ínter dependencia, así como, Efectuar los Cierres Mensuales, el Cierre Anual y realizar las operaciones de Post Balance.
Se pueden obtener los Estados Financieros que necesita la Entidad para sus análisis, pudiendo obtener una gran cantidad de reportes parametrizados extras según sus necesidades.
Puede definir el Presupuesto Contable de su entidad tanto para las Cuentas Nominales como para las Cuentas Reales. Es posible controlar la ejecución de dicho presupuesto para un período y acumulado hasta la fecha, con análisis comparativos de porciento de ejecución de los diferentes presupuestos.
Si se utilizan otros módulos del sistema unido al de Contabilidad, se generan, automáticamente, los comprobantes de operaciones de cada una de las transacciones efectuadas, en caso contrario se debe proceder a la confección y carga de dichos comprobantes en la opción habilitada para ello.
El módulo consta de un menú principal con las opciones siguientes:
Catálogos, Cierres, Herramientas, Procesos Contables, Informes, Ayuda, Presupuesto, Importar y Exportar. Además, tiene la Barra de Herramientas propia del módulo, que posibilita un acceso rápido a las distintas opciones de éste.
Finanzas
En ASSETS Sistema de Gestión Integral el Módulo de Finanzas está concebido con la idea de facilitar al usuario el control de la actividad de los cobros y pagos de su entidad, conocer su estado de cuentas bancarias y de clientes, así como del estado de los anticipos en Cobros y Pagos, suministrando información muy detallada acerca de las Cuentas por Cobrar y por Pagar. Permite realizar los cobros a clientes, realizar los pagos a proveedores y suministradores manteniendo actualizados los subsistemas de Cuentas por Cobrar y Pagar. Es posible además, llevar un control de los saldos anticipados de los clientes o en los proveedores, dar tratamiento a las Letras de Cambio, controlando los Efectos por Cobrar y Pagar. Es posible obtener los Estados de Cuentas de los Clientes y Proveedores, así como un conjunto de informes estadísticos para el análisis de las Cuentas por Cobrar y Pagar y sus vencimientos.
El Módulo de Finanzas permite también controlar las Operaciones de Caja Chica y realizar los Flujos de Caja.
Al igual que en los módulos anteriores se generan automáticamente a la Contabilidad los asientos de diario derivados de estas operaciones.
El módulo consta de un menú principal con las opciones siguientes:
Catálogos, Otras Deudas, Herramientas, Cobros, Caja Chica, Ayuda, Pagos, Flujo de Caja, Estado de Cuentas, Cierres.
Control de Inventario
ASSETS, Sistema de Gestión Integral, permite mantener un control estricto del inventario perpetuo de los almacenes. Desde esta opción del Módulo Control de Inventario se pueden realizar conteos físicos de los productos y hacer ajustes, tanto de existencia física, como de precios de costo de los artículos. Además, se tiene acceso a la información sobre la rotación del inventario, déficit y excesos de productos en los almacenes. Asimismo, es posible obtener el submayor de productos en el que se refleja la afectación de cada una de las transacciones sobre el inventario.
Incluye doce opciones a las que se accede haciendo clic sobre el botón Inventario del menú principal del Módulo Control de Inventario. De acuerdo con la operación que desee realizar, usted podrá seleccionar cualquiera de las opciones que se muestran a continuación:
Ajustes de Existencia Física, Ajustes de Precios de Costo, Listado de Ajustes Efectuados, Conteo Físico, Existencia Física y Disponibilidad, Submayor de Productos, Rotación de Productos, Gestión de Inventario, Actualizar ABC, Análisis de Inventario, Cierre y Apertura de Inventario, Cierre Mensual, Inventario Mensual Valorizado, Existencias Físicas al Cierre.
Activos Fijos
A través de este módulo, ASSETS le permitirá controlar, por Centros de Costos, Áreas y Empleados los Medios Básicos de que dispone la Entidad. Podrá controlar los procesos de Compras, Alquiler, Altas, Bajas, Préstamo, Traspasos hacia otras áreas dentro y fuera de la entidad, realizar Reparaciones, controlar Ociosos, realizar Ajustes, controlar la Depreciación acumulada de cada activo, etc. El módulo de Activos Fijos le permite realizar revalorizaciones de los activos y actualizar, al Cierre del Mes la depreciación acumulada de cada uno. Se pueden realizar además, gestiones comerciales sobre los Activos Fijos como son Alquileres y Ventas de activos y de servicios asociados a ellos.
Si definió en Datos de la Entidad, que se generarían los comprobantes de operaciones en el Módulo de Activos Fijos, todas las operaciones serán contabilizadas automáticamente, teniendo que definir previamente los Asientos Tipos.
Puede existir también interrelación con el Módulo de Inventario, en cuyo caso desde que el activo es comprado y recepcionado en el almacén, se genera automáticamente una Entrada al Módulo de Activo Fijo y al salir del almacén por un Vale de Salida, se genera automáticamente un Movimiento en el Módulo, por lo que cuando los Activos están en almacén, se controlan por ambos módulos: Inventario y Activos Fijos. Esta interrelación también se define en Datos de la Entidad, sección Parámetros.
Es importante destacar que el módulo permite la generación automática de códigos de activos fijos (de lo contrario es definido por el usuario), no debe confundirse el código del activo con el rótulo, esto es la chapilla que identifica al activo y que puede cambiar a partir de un movimiento, por lo que en determinadas circunstancias puede ser aconsejable no utilizarlo, como por ejemplo, a la hora de obtener el submayor de un activo, en cambio el código del activo una vez que se define no es modificable y a través de éste, de forma inequívoca, siempre es posible identificar un activo.
Esta generación automática se define en la interfaz Parámetros de Activos Fijos y debe hacerse cuando se comienza a operar el módulo. Las opciones de impresión de listados generales se encuentran agrupadas en una pantalla única, desde la cual se pueden obtener un gran número de reportes, de alcance y formas de agrupación diversas. Además, todas las operaciones pueden ser impresas desde su propia interfaz.
Para un controlar los accesos de los distintos usuarios al Módulo, se define en la opción Accesos del menú Herramientas, los Centros de Costo a los que tiene acceso cada usuario, de manera que el mismo sólo pueda realizar transacciones de los Activos de los Centros de Costo a los cuáles tenga acceso.
El módulo consta de un menú principal con las opciones siguientes: Catálogos, Herramientas, Activos Fijos, Ayuda, Además, tiene la Barra de Herramientas propia del módulo, que posibilita un acceso rápido a las distintas opciones de éste, ya que presenta las más utilizadas, éstas son:
Comenzando de izquierda a derecha: Salir Salidas, Conteo Físico, Parámetros, Movimientos, Cierre Mensual, Catálogo de Activos, Facturas, Informes, Entradas, Alquiler, Ayuda.
Útiles y Herramientas
A través de este módulo ASSETS Sistema de Gestión Integral permite controlar los Útiles y Herramientas de la Entidad, por Centros de Costos, Áreas de Responsabilidad y Empleados. Podrá controlar los procesos de Entradas, Salidas y Traslados. Se integra con los módulos de Contabilidad General e Inventario.
Las opciones de este módulo son:
Catálogos, Herramientas, Tareas, Ayuda.
Además, tiene la Barra de Herramientas propia del módulo, que posibilita un acceso rápido a las distintas opciones de éste, ya que presenta las más utilizadas, éstas son:
Comenzando de izquierda a derecha:
Salir, Entradas, Conteo Físico, Parámetros, Salidas, Informes, Catálogo de Útiles, Traslados, Ayuda.
Recursos Humanos y Nóminas
El módulo Recursos Humanos de ASSETS está concebido para calcular las nóminas y controlar los recursos laborales de una entidad. Ambas actividades comparten una base de datos única, por lo que se reduce considerablemente la posibilidad de ocurrencia de errores. Desde Recursos Humanos se pueden controlar íntegramente los recursos laborales: empleados, estructura organizativa de la entidad y plantilla. Siempre que se introducen altas, bajas y otros movimientos de los empleados, se actualiza automáticamente el registro de empleados y se generan los reportes correspondientes. Es posible modificar plantillas, introducir cambios en la estructura organizativa, crear nuevos cargos y realizar conversiones de plazas.
El sistema es multinivel, es decir, permite diferenciar subordinación en las estructuras organizativas y el intercambio de información entre ellas, por lo que puede establecerse un nivel superior o corporativo donde se consoliden los datos de los niveles inferiores, bien con propósitos operacionales o estadísticos.
El sistema puede calcular y contabilizar nóminas de salario para cualquier tipo de pago (sueldo fijo, jornal, pago por rendimiento), incluyendo el pago de vinculaciones colectivas, horas extras, condiciones laborales anormales e interrupciones. De igual forma, calcula y contabiliza las nóminas de vacaciones y subsidios y nominillas de diferentes tipos (salario, vacaciones, subsidios, reintegros, estimulación…). Todos los procesos automáticos se realizan siguiendo los criterios y restricciones establecidos por la legislación laboral vigente en el país. Está habilitado para considerar diferentes fondos de tiempo mensuales y diarios que pueden ser definidos por el usuario de acuerdo a las características de la entidad, así como manejar estructuras salariales móviles: pago de idoneidad fija, móvil y retribuciones complementarias, pagos por resultados finales y medidas salariales. Finalmente, proporciona salidas en formato DBF y TXT para entregar al banco, en aquellas entidades que utilizan el pago por tarjeta magnética a todos los empleados o sólo a un grupo de ellos.
Los cálculos se realizan con una precisión de hasta doce dígitos, lo que permite que la acumulación de vacaciones de los trabajadores se efectúe con casi total exactitud. En efecto, está establecido que todo trabajador acumule un mes de vacaciones por cada 11 meses de trabajo. Esto significa, para un empleado con fondo de tiempo de 24 días, que por cada mes de trabajo acumulará 24 / 11 = 2.18181818 ó lo que es similar, el 9.0909% del tiempo trabajado y el salario devengado.
Este sistema posee un alto grado de parametrización, y puede ser personalizado fácilmente, por lo que es útil en entidades de diversas naturaleza. Proporciona opciones de seguridad que permiten limitar el acceso a los diferentes procesos del sistema de acuerdo al perfil de cada usuario.
Auditoría
El Módulo de Auditoría de ASSETS le permite al usuario realizar una revisión integral de todas las transacciones efectuadas desde los distintos módulos del Sistema, así como de los Catálogos, alertando en cada caso, sobre problemas que pudieran conducir a no obtener los resultados previstos. En él se resume la experiencia de trabajo, en la detección de los problemas más frecuentes, del equipo de Diseñadores e Instaladores de todas las versiones de ASSETS incluida ASSETSNS. Muchos de los aspectos detectados son corregidos en el propio proceso de Auditoría y otros se señalan para que el usuario los rectifique.
Las distintas auditorías tienen un reporte asociado, que le permite al usuario imprimir los resultados deseados y posteriormente revisar la información a rectificar. También brindan la posibilidad de realizar grupos de auditorías en un solo proceso, lo que permite ahorrar tiempo y esfuerzo al interesado. Por este motivo, aparecen opciones que facilitan marcar todas las auditorías que se desean realizar.
Además pueden consultarse los registros de Transacciones de todos los Módulos, así como, las Trazas de las operaciones realizadas por cada usuario que opera el Sistema.
Un aspecto, de suma importancia que brinda este Módulo es la Conciliación entre los distintos módulos y el Módulo de Contabilidad. Como se ha explicado en capítulos anteriores, una de las principales ventajas de Assets, es la generación automática de comprobantes de operaciones desde todas las transacciones, a partir de las regularidades contables o asientos tipos definidos, de manera que la confirmación de cada documento conlleve un asiento contable. Si los Asientos Tipos están bien definidos, debe ocurrir que los saldos desde los módulos coincidan con los correspondientes saldos de las cuentas en el Módulo de Contabilidad. Por ejemplo los Análisis de Facturas Pendientes de Cobro desde el Módulo de Finanzas, debe coincidir con el saldo de las Cuentas por Cobrar, los Análisis de Ventas desde el Módulo de Inventario debe coincidir con el saldo de las Cuentas de Ingresos, asimismo los Análisis de Existencias deben coincidir con las Cuentas de Inventario, las de Costo de la Venta con los Análisis de Ventas a precio de costo y así ocurre con todos los análisis desde todos los módulos.
No obstante, puede darse el caso de definiciones indebidas de los asientos tipos, o asientos llevados directamente al Módulo de Contabilidad sin haber pasado un documento por un Módulo que podría traer un descuadre. Este podría ser el caso por ejemplo, de un cobro pasado directamente por Contabilidad que rebaje la cuenta por cobrar de un Cliente, sin haber realizado el Cobro desde Finanzas, en el que se liquide la deuda del documento Factura u Otra Deuda, por tanto seguirá saliendo la Factura pendiente en los Listados de Finanzas, sin embargo el saldo de la Cuenta por Cobrar ya está rebajado.
Los aspectos fundamentales que revisa y alerta este Módulo de Auditoría son los siguientes:
· Auditoría Contable
· Auditoría al Catálogo de Cuentas Contables
· Auditoría a los Comprobantes de Operaciones
· Documentos del resto de los Módulos confirmados y sin contabilizar
· Cuentas con saldos contrarios a su naturaleza
· Auditoría General del Sistema
· Transacciones de Inventario no confirmadas
· Transacciones de Finanzas no confirmadas
· Transacciones de Activos Fijos no confirmadas
· Transacciones de Útiles y Herramientas no confirmadas
· Conciliación entre el Módulo de Contabilidad y el resto de los Módulos
· Revisión de las Trazas del Sistema
· Registro de Transacciones
El módulo tiene un menú principal con las opciones siguientes:
Catálogos, Otras Auditorías, Registro de Transacciones, Ayuda, Auditorías Contables, Conciliación entre Módulos, Herramientas.
Comunicaciones
ASSETS esta diseñado para Multi Compañía, con una estructura organizativa a varios niveles, en la que podrán existir: Grupo Corporativo, Corporativo, Grupo de Agrupaciones y Agrupaciones y que se intercambien información con el fin de Consolidarla.
Los procesos fundamentales de este Modulo son:
· Envío de Información
· Recibo de Información
A través del proceso de Envío de Información se podrá enviar, entre niveles autorizados de la estructura, todas las transacciones de todos los Módulos de ASSETSNS. Sólo en el caso de los comprobantes de operaciones de la Contabilidad, puede enviarse un comprobante resumen. Cada Entidad podrá definir en el proceso de Envío, las transacciones a enviar.
La Entidad que recibe la información podrá seleccionar las transacciones que desea recibir y a partir de aquí actualizar la información de la Base de Datos. Una vez actualizada la Información podrá emitir todos los Análisis del Sistema, incluidos los Estados Financieros.
En lugares con estructura Corporativa deben existir codificadores únicos, de forma tal que la información que fluya de un lugar a otro tenga consistencia. Si los Codificadores no son únicos, solo se podrá enviar y recibir los Comprobantes de Operaciones, en cuyo caso es imprescindible definir en el Catálogo de Cuentas Contables el Código Interno de la Cuenta para la Agrupación y el Código de la Cuenta para el Corporativo. En estos casos el proceso de Envío ejecuta un proceso de conversión y el comprobante que se envía de la Agrupación para el Corporativo se manda con el Código de la Cuenta para el Corporativo.
Procesos, Ayuda, Herramientas.
Bibliografía
¿Qué es Assets?. [online]. Disponible en:
Ventajas y Desventajas. [online]. Disponible en: http://assets.co.cu/ventajas.asp
Autor:
Lic. Marbin Antigua Palmero
Institución: Centro Universitario de Sancti Spíritus. (CUSS)
[1] ¿Qué es Assets?. [online]. Disponible en: http://assets.co.cu/assets.asp
[2] Ventajas y Desventajas. [online]. Disponible en: http://assets.co.cu/ventajas.asp
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