Planificación Empresarial
Una de las funciones fundamentales del proceso de dirección de una empresa, Consiste en la selección de los objetivos de la organización y en la elección de las estrategias y políticas globales, así como los planes y procedimientos que normalmente a más corto plazo contribuirán a la consecución de aquellos. La planificación empresarial realiza una proyección de la vida de la empresa en el futuro, pero teniendo siempre en cuenta el entorno social y económico que la rodea.
Etapas del Proceso de Planificación de la Empresa
Anteriormente, ya hemos mencionado de forma muy esquemática cómo debe desarrollarse todo proceso de planificación. Hemos visto que partimos de una fase analítica, seguida del desarrollo del plan, su implementación y, finalmente, su seguimiento y control.
Profundicemos a continuación en este esquema inicial y determinemos las ocho etapas de todo proceso de planificación:
1. Diagnóstico de la situación
2. Fijación de objetivos
3. Establecimiento de premisas
4. Determinación de líneas de acción
5. Evaluación de las líneas de acción.
6 Presupuesto
Veámoslas en detalle:
1. Diagnóstico de la situación: Deberemos llevar a cabo un exhaustivo análisis interno de la empresa y externo de su entorno para diagnosticar la situación actual en la que se encuentra. Recordemos que la planificación: Consiste en definir hoy dónde se quiere estar mañana y cómo se piensa llegar.
2. Fijación de objetivos: Deberemos determinar tanto los objetivos principales como los secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por lados los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender.
3. Establecimiento de premisas: Deberemos establecer una serie de suposiciones lógicas sobre la situación de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsión sobre lo que ocurrirá con aquellas variables no controlables por la empresa y, que de alguna forma, pueden afectar a la consecución de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles.
4. Determinación de la Línea de acción
En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversión, sin embargo, un plan debe contener también, el desarrollo de las Tareas específicas.
La formulación de un Plan de Acción que priorice las iniciativas más relevantes para cumplir con los objetivos y metas de gestión requiere estructurar adecuadamente su financiamiento y enlace con el presupuesto institucional.
El Plan de Acción compromete el trabajo de una gran parte del personal de la institución, estableciendo plazos y responsables y un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas.
Los planes de acción son documentos debidamente estructurados que forman parte del Planeamiento Estratégico de la Empresa, ya que, por medio de ellos, es que se busca "materializar" los objetivos estratégicos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del proyecto.
Dichos planes, en líneas generales, colocan en un espacio definido de tiempo y responsabilidad las tareas específicas para contribuir a alcanzar objetivos superiores.
Todos los planes de acción presentan su estructura de modo "personalizado" para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y metas.
5. Evaluación de Líneas De Acción
Presentación Ejecutiva del Plan: Se traía del Resumen Ejecutivo dirigido al tomador de decisiones, el que pretende ubicar en su contexto general y superior a los ejecutivos superiores involucrados en el proyecto y dotarles de una herramienta de Gestión y medición de resultados.
Definición de Objetivos del Plan
Estos objetivos son diferentes a los objetivos estratégicos del Negocio, sin embargo, se debe establecer la forma como estos objetivos se relacionan y contribuyen a alcanzar los objetivos superiores.
En otras palabras, los objetivos del plan, buscan "ubicar" la ejecución y el seguimiento de la planificación en torno a (as actividades del plan de Acción.
Definición de líneas Principales de Acción
Es aquí donde, se proponen más específicamente las áreas, campos o temáticas principales del plan de acción, es decir, concretamente se define cual o que campo (s) se verán influenciados con la ejecución del plan.
Cada definición de estas líneas es muy diferente para cada negocio o institución ya que el mismo se orienta a las áreas de influencia especifica en el entorno de la empresa.
Cronograma de Actividades
Todos los planes de acción contienen un cronograma detallado de las actividades, que muestre las principales tareas y sus asignaciones así como su tiempo de cumplimiento.
El cronograma debe ser tan detallado como sea posible, pero debe presentarse en forma ordenada en atención al método deductivo de asimilación de información y aprendizaje, es decir, debe ir deduciendo desde los objetivos superiores hacia las actividades principales y luego a las actividades especificas, responsabilidades, supervisión y determinación de indicadores medibles de los resultados.
Responsabilidades y Apoyos
Un plan de acción no está completo, si solamente se define quienes serán los responsables de la ejecución de la actividades propuestas. Debe establecer claramente los recursos que servirán de apoyo al cumplimiento y la manera como esos recursos se materializaran.
Los recursos pueden ser materiales, económicos, humanos, legales, entre otros.
Supervisiones
La palabra más apropiada aquí es "Seguimiento", el plan de acción no solo debe mostrar los indicadores medibles de los resultados, sino también, establecer bajo la responsabilidad de quien estará el seguimiento.
Esto es trascendentalmente importante en la ejecución de un proyecto, ya que orienta al tomador de decisiones o a los principales protagonistas comprometidos con la planificación estratégica para tomar decisiones oportunas que ubiquen el plan o reacomoden posiciones cuando todavía es "oportuno" sin sacrificar objetivos de gran alcance y recursos que lesiones la capacidad económica de la empresa o institución.
Decisiones Estratégicas
Las decisiones deberán tomarse "oportunamente", tal como lo indicamos en el apartado anterior, pero no significa que deberán tomar sin ninguna protección que respalde a quienes se involucren en las decisiones.
Es decir, un plan óptimo, deberá definir las instancias a que acudirán los tomadores de decisiones previos a las acomodaciones o adecuaciones de los planes. Dicho de otra forma, es sumamente sano para la institución establecer instancias como ser Comités, asambleas o cualquier otra forma de gestión que procure tomar decisiones colegiadas que sirvan de apoyo legal a los tomadores de decisiones.
Divulgación
El plan deberá establecer las instancias de divulgación o bien las estrategias para dar a conocer el plan a todos los involucrados, mediante un cronograma de visitas, dirigido a quienes están involucradas en la ejecución del Plan.
Actualizaciones
También deberá establecer la forma en que las actualizaciones se realizar producto de adecuaciones de cualquier tipo surgidos en la vida de la ejecución del plan.
6. Presupuesto
El presupuesto es un medio para prever y decidir la producción que se va a realizar en un período determinado, así como para asignar formalmente los recursos que esa producción exige en la praxis de una institución, Sector o Región. Este carácter práctico del presupuesto implica que debe concebírselo como un sistema administrativo que se materializa por etapas: Formulación, discusión y sanción, ejecución, control y evaluación.
Autor:
José Ramirez
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