Sistema de cuentas por cobrar para: "Representaciones Pitín"
Indice 2. Aspectos generales del proyecto 3. Aspectos metodológicos 4. Análisis de los resultados 5. Análisis del sistema actual 6. Sistema propuesto
Las Cuentas por Cobrar registran los documentos, es decir, las transacciones de ventas, pagos, etc., también es conocida como cartera. En la Empresa Representaciones Pitín este manejo es llevado de forma manual lo cual conlleva a un proceso tedioso y desorganizado al momento de guardar la información. Por esta y muchas razones hemos decidido elaborar un programa que le facilite a esta empresa a llevar un mejor control delas cuentas por cobrar y que cumpla con todas las necesidades como agilizar de forma automatizada para un excelente organización al momento de llevar los estados financieros. El presente proyecto consta de siete capítulos, en el cual el primer capítulo observaremos los aspectos generales de la empresa, y poco a poco iremos desarrollando los capítulos hasta lograr presentar un prototipo en papel para la confección de las pantallas y su posterior instalación en la empresa.
2. Aspectos generales del proyecto
Antecedentes Del Problema En el año de 1990 el señor Juvencio Ortiz debido a las necesidades de ese entonces en cuanto a los servicios que presta esta empresa se refiere decide fundar en la ciudad de Aguadulce, Provincia de Coclé, Representaciones Pitín cuya finalidad es prestar servicios a las familias aguadulceñas en cuanto a la reparación de aparatos electrónicos, de relojería, celulares, también se dedica al expendio de productos electrónicos, de relojería, celulares, implementos para tapicería y ferretería en general.
Inició sus labores con una inversión propia, luego en el presente año se hace un financiamiento con el Banco Nacional de Panamá para ampliar la empresa, se inaugura en la Avenida Rodolfo Chiari Representaciones Pitín, esta empresa se ha convertido en la pionera en estos menesteres pues su personal cuenta con vasta experiencia en estos oficios.
Situación O Estado Actual Del Problema Debido a la globalización existe una gran competitividad en nuestro mercado laboral , es por ello que todas las empresas de nuestro país deben estar siempre a la vanguardia de los avances tecnológicos que se presentan cada día para así obtener un excelente rendimiento y ligereza en todos los aspectos que en ella se realicen. Desde sus inicios la empresa Representaciones Pitín ha llevado todos sus informes manualmente por lo que resulta lento y problemático, es por ello que es necesario implementar un sistema de cuentas por cobrar para así visualizar el movimiento de la empresa, por otra parte desea automatizar estas cuentas para eliminar la acumulación de documentos.
Supuesto general
- Con la creación de un sistema automatizado se logrará agilizar el cobró a los clientes y eliminar la abundante papelería que maneja la empresa.
Objetivo general
- Crear un sistema automatizado de cuentas por cobrar para la empresa de manera más rápida, nítida y precisa, que brinde apoyo a la toma de decisiones.
Objetivos específicos
- Diseñar un sistema de cuentas por cobrar.
- Realizar el cobro a los clientes de forma rápida.
- Ayudar a la empresa a ser más efectiva.
Delimitación Para la elaboración del control de datos se empezará la automatización a partir de enero del 2002. La empresa representaciones pitín no cuenta con el equipo necesario para el control de las cuentas por cobrar, ya que este es llevado de forma manual. La elaboración de éste sistema a implantar nos tomará aproximadamente un periodo de tres meses.
Alcance o cobertura El proyecto de cuentas por cobrar que realizaremos en la empresa representaciones pitín, ubicada en la avenida rodolfo chiari, de la ciudad de aguadulce, provincia de coclé
Restricciones y / o limitaciones
- Falta de bibliografía.
- Desconocimiento en el tema de cuentas por cobrar.
Justificación del proyecto Importancia La finalidad de este proyecto es de suma importancia porque nos ofrece un conocimiento más amplio para que Representaciones Pitín en el momento que lo desee pueda hacer mejoras en cuanto al manejo de las cuentas por cobrar se refiere favoreciendo así a la empresa; además nos proporcionará una idea clara de cuales son los altibajos de la empresa en relación a las demás, por otra parte conoceremos los aspectos que se mejoraran con la implantación de un sistema automatizado.
Por otra parte podremos hacer uso de todos los conocimientos adquiridos es Sistemas Informáticos I, los cuales nos ayudarán a obtener un control de las cuentas por cobrar más eficaz.
Este manejo se lleva de forma manual, lo cual conlleva a un proceso lento y desorganizado al momento de almacenar la información. La implementación de nuestro proyecto traerá beneficios tanto para la empresa como para nosotros, a la empresa la ayudará a proyectarse de manera actual poniéndose acorde a los avances tecnológicos, lo cual es muy importante para toda empresa ya que con el uso de la tecnología todos los procesos se realizaran de una manera rápida y ordenada, logrando con esto una mejor carta de presentación a sus clientes y un mejor desempeño en sus labores, puesto que este programa de cuentas por cobrar le simplificará todos los procesos que anteriormente tenían que realizarse de forma manual, además este sistema solo podrán tener acceso el contable y el propietario de la empresa.
Aportes Entre algunos aportes que traerá la implantación del software para el mejoramiento en el área de cuentas por cobrar de "Representaciones Pitín" están:
- Le ahorrará tiempo y trabajo que podrán utilizar en otros deberes.
- Se les atenderá a los clientes de una manera más rápida.
- Se evitará la utilización de métodos antiguos y la acumulación de documentos.
- Incitará a otras empresas que estén atraídas por lo fiable y provechoso del software a sistematizar sus servicios.
- La empresa podrá expandir sus horizontes debido a la agilización de sus sistema de cuentas por cobrar.
Por estos y muchos aportes la empresa dará una imagen renovada hacia la globalización. Con este sistema la empresa Representaciones Pitín trabajará de forma más eficaz, ya que confeccionaremos un sistema que ayudará al registro de los clientes de forma organizada, también llevará a cabo el cálculo de las cuentas por cobrar de forma automatizada sin necesidad de utilizar los métodos antiguos, por otra parte se presentará un informe detallado para que la empresa prepare sus estados financieros.
Planteamiento del problema Como es de nuestro conocimiento en la empresa "representaciones pitín " no se cuenta con un sistema automatizado para tener un control en cuanto a cuentas por cobrar se refiere. Este es llevado a cabo manualmente por: otra parte de las operaciones matemáticas se realizan con ayuda de la calculadora y al terminar son guardados en los archivos.
Formulación de supuestos
- Con la creación de un programa para las cuentas por cobrar se logrará obtener un control más eficaz.
- Con este sistema se le ahorrará el tiempo en el cobro a los clientes.
- Con la creación de éste sistema podrá ofrecerle a los clientes una atención personalizada y eficiente.
Instrumentación Para el tema en estudio utilizaremos la entrevista y la observación para recolectar información. Entrevista Selección de los elementos muestrales Entrevistamos a quien es el encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Dentro de los aspectos más sobresalientes de nuestra entrevista podemos destacar:
- Año de fundación de la empresa
- Tipo de inversión.
- Necesidad de fundarla.
- Las características que posee el sistema actual.
- Los beneficios de un sistema que sea más rápido.
- Los objetivos que se persiguen.
- Las inversiones que se requieren.
Procedimientos para su realización
Nuestra entrevista la realizaremos en las instalaciones de la empresa en mención, esta estará enmarcada en una serie de preguntas tanto abiertas como cerradas donde se destacaron las características más sobresalientes de las cuentas por cobrar.
Observación Al asistir a la empresa para aplicar nuestra encuesta se nos permitió observar un poco de cómo son llevadas las cuentas por cobrar, donde pudimos percatarnos de una manera detallada el desenvolvimiento de la empresa en cuanto a nuestro tema de estudio para así poder establecer las partes más primordiales en el desarrollo de nuestro proyecto.
Métodos de observación Aspectos a observar: 1.Forma en que se llevan las cuentas por cobrar. 2. El control con que cuentan los datos actualmente. 3. Forma en la que podemos sistematizar el sistema actual. 4. Tiempo que se requiere para realizar una transacción.
Tipo de investigación Las realizadoras de este proyecto consideramos que esta es una investigación de tipo descriptiva.
Definición El propósito del investigador es describir situaciones y eventos. Esto es decir como es y como se manifiesta determinado fenómeno. Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Estos miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar. Un estudio descriptivo selecciona una serie de cuestiones y se mide cada una de ellas independientemente, para así determinar lo que se investiga. Es importante notar que la descripción del estudio puede ser más o menos general o detallada. Aunque desde luego, pueden integrar las mediciones de cada una de dichas variables para decir cómo es y cómo se manifiesta el fenómeno de interés, su objetivo no es indicar cómo se relacionan las variables medidas. Los estudios descriptivos se centran en medir con la mayor precisión posible; en esta clase de estudios el investigador debe ser capaz de definir qué se va a medir y cómo lograr precisión en esta medición. Asimismo debe ser capaz de especificar quienes deben estar incluidos en la medición. La investigación descriptiva, en comparación con la naturaleza poco estructurada de los estudios exploratorios, requiere considerable conocimiento del área que se investiga para formular las preguntas especificas que busca responder. La descripción puede ser más o menos profunda, pero en cualquier caso se basa en la medición de cada uno de los atributos del fenómeno descrito. Los estudios descriptivos pueden ofrecer la posibilidad de predicciones aunque sean rudimentarias.
Justificación Utilizamos la Investigación Descriptiva por que es la que más se adapta al tipo de investigación que realizaremos ya que reúne la mayoría de las especificaciones, antes mencionadas se realizaran una serie de visitas a el comercio donde se implantará el sistema " Representaciones Pitín" donde observaremos por unos días cómo se desenvuelve el manejo y el cobro de las cuentas por cobrar para luego tomar ésta información y sacar un análisis de lo que el dueño de la empresa necesita, para más tarde hacer un análisis descriptivo de la situación que presenta las cuentas por cobrar de dicho local. Al hacer un análisis descriptivo, el analista ve desde otra perspectiva la situación o el problema que se encuentra en la empresa, toma las medidas pertinentes y toma acciones precisas para solucionar el problema. Este proyecto requiere este tipo de investigación y así nos facilitará el desarrollo de nuestro proyecto de investigación y con esto se realizará un proyecto de mayor calidad que pueda servir para la consulta de futuras generaciones.
De Las Entrevistas Pregunta # 1: ¿En qué año fue fundada esta empresa? Respuesta # 1: La empresa fue fundada en el año de 1990. Análisis: Esta empresa fue fundada en enero de 1990 en la ciudad de Aguadulce, provincia de Coclé, por el señor Juvencio Ortiz Gómez luego de haber quedado sin empleo. Hace 12 años fue fundada esta empresa en Aguadulce para el beneficio de los aguadulceños y también los pueblos circunvecinos, ya que cuenta con un personal idóneo y capacitado para satisfacer las necesidades del público.
Pregunta # 2. ¿La inversión es propia o financiada? Respuesta # 2: En primera instancia fue una inversión propia, luego se hizo un financiamiento con el Banco Nacional para expandir el negocio. Análisis: La Empresa Representaciones Pitín inicia sus labores con una inversión propia, en lo que era la sala de la vieja casa de los padres del señor Juvencio Ortiz con unas cuantas remodelaciones. Luego que se emprende el negocio, los ingresos son bastante buenos y se decide pedir un financiamiento al Banco Nacional de Panamá para remodelar y ampliar lo que ahora es el edificio de Representaciones Pitín.
Pregunta # 3: ¿Cómo surge la necesidad de fundar la empresa? Respuesta # 3: Como necesidad principal, la empresa se fundó ya que el negocio donde trabajaba el señor Juvencio Ortiz fue cerrado. Además en Aguadulce se necesitaban los servicios prestados en esta empresa.
Análisis: El señor Juvencio Ortiz era empleado de una empresa llamada El Esfuerzo Juvenil, propiedad del señor Carlos Yap. Esta empresa cerró ya que, después de la invasión el señor Yap fue nombrado embajador en China. Con el dinero de la liquidación se fundó la empresa. Además en Aguadulce se necesitaba de una empresa donde se brindaran los servicios que ofrece dicha empresa, ya que el país entero se encontraba económicamente devastado después de una Invasión norteamericana y eran pocas las personas que tenían capital para invertir.
Pregunta # 4: ¿Qué servicios presta? Respuesta # 4: Ofrece servicios de reparación de todo tipo de aparatos electrodomésticos, reparación de relojes y celulares. También se venden productos eléctricos, de relojería, celulares, tapicería y ferretería el general. Análisis: Esta empresa cuenta con los servicios de reparación de todo tipo de artefacto electrónico, relojería, reparación de celulares. También ofrece mercancía para la venta como son: celulares, tarjetas y accesorios, materiales para tapicería, jardinería, ferretería, eléctricos, zapatería. El servicio humano prestado en esta empresa es excelente ya que, cuenta con un personal calificado.
Pregunta # 5: ¿Cómo se llevan las cuentas por cobrar en esta empresa? Respuesta # 5: Las cuentas por cobrar se llevan de forma manual. Análisis: El sistema que se utiliza actualmente en la empresa Representaciones Pitín es un sistema manual, en donde todas las operaciones a efectuarse en una transacción son realizadas con ayuda de una calculadora y el empleado que va a realizar la transacción con el cliente. Luego se registran en las facturas pertinentes para las cuentas por cobrar para luego ser llevadas a los archivos.
Pregunta # 6: ¿Cómo vería la implantación de un sistema de cuentas por cobrar que sea más rápido? Respuesta # 6: Estupendo. Análisis: Con la implantación de un sistema de cuentas por cobrar en la empresa, sería de gran ayuda para todos(empleados y clientes), ya que es una mejor manera de obtener mejores resultados con más agilidad, precisión y exactitud y confiabilidad y así ofrecerle a los clientes una atención más personalizada, y confiable a la hora de elaborar los estados de cuentas que se le van a ser entregados al cliente.
Pregunta # 7: ¿Qué objetivos ustedes persiguen al poner en práctica este programa? Respuesta # 7: La obtención de resultados más rápidos y precisos así como de informes detallados de cada cliente. Análisis: La creación de un sistema automatizado para Representaciones Pitín representa un gran logro, ya que, con este sistema el acceso a las cuentas por cobrar es más fácil , rápido y confiable, además ofrece a la empresa la posibilidad de abrirse paso a la nueva tecnología de punta que la pondría a marcar el paso con la globalización que está viviendo nuestro país actualmente.
Pregunta # 8: ¿Estarían ustedes dispuestos a invertir en software y equipo? Respuesta # 8: Sí estarían dispuestos a invertir. Análisis: El propietario de esta empresa está dispuesto a invertir en equipos nuevos. Ya que el dueño desea que su empresa esté a la vanguardia de los avances tecnológicos, aunque esto signifique que debe desembolsar una fuerte cantidad de dinero para obtener el software y el hardware para la instalación de un sistema automatizado que ayude a la empresa a llevar un mejor control de sus cuentas por cobrar.
De Las Observaciones Conducta a observar # 1: La forma en que se llevan las cuentas por cobrar. Conducta observada # 1: Actualmente las cuentas por cobrar son llevadas a cabo manualmente. Análisis: El control de las cuentas por cobrar en Representaciones Pitín, actualmente se lleva a cabo de forma manual, el cual es un proceso lento y tedioso que se hace por medio de la ayuda de una calculadora, las facturas para el cobro de dichas cuentas. Este control manual se lleva a cabo por un proceso más lento y problemático ya que muchas veces el empleado de la empresa puede estar distraído y ocasionar errores a la hora de confeccionar la factura. Conducta a observar # 2: El control con que se cuentan los datos actualmente Conducta observada # 2: Los datos son manejados manualmente y recopilados en un archivador. Análisis: Los datos de los clientes y sus respectivas copias de facturas son recopilados en un archivador con el que cuenta la empresa. Este control manual es realizado por un empleado de la empresa el cual está capacitado para este tipo de tareas .Este control está expuesto a errores por la acumulación de documentos que posee la empresa y la desorganización al momento de almacenar la información de cada cliente. Conducta a observar # 3: Forma en que podemos automatizar el sistema actual. Conducta observada # 3: Creando un sistema por computadora de cuentas por cobrar Análisis: Crearemos un programa en Visual Basic de cuentas por cobrar para Representaciones Pitín, el cual agilizará el proceso de llenar las facturas, organizar la información y de archivar los documentos. Así la empresa contará con la información más rápida al momento de solicitarla y de manera precisa y eficaz, al igual se presentarán los informes para el cliente y para que se preparen los estados financieros pertinentes. Conducta a observar # 4: Tiempo que se requiere para realizar una transacción Conducta observada # 4: Se realiza en aproximadamente 4 minutos , dependiendo del tipo de cliente. Análisis: A la hora de realizar nuestras observaciones pudimos percatarnos que las cuentas por cobrar eran sumamente lentas, ya que, si el cliente ya posee una cuenta con la empresa, confeccionarle la factura tomaba alrededor de 4 minutos, pero si el cliente es nuevo se toma alrededor de 15 minutos ya que el cliente debe llenar primero ciertos requisitos que la empresa solicita como política antes de abrir una cuenta nueva.
5. Análisis del sistema actual
Descripción Del Sistema Actual Nos hemos podido percatar que el sistema actual que posee Representaciones Pitín, no es un sistema automatizado, o sea que cuenta con un sistema manual, arcaico y prácticamente obsoleto para llevar sus cuentas por pagar, representando así una forma de manejar los datos de forma lenta, sin control . Como toda empresa, Representaciones Pitín, el cliente necesita llenar a cabo una serie de requisitos para que se le otorgue un crédito (cuenta por cobrar), como lo son: nombre del interesado, talonario de cheque, número de cédula, teléfono y pagar la mitad del monto que va a llevar. Todos estos requisitos se realizan a mano. Representaciones Pitín necesita llevar un control muy preciso de sus nuevos clientes, corregir algunos errores (devoluciones) y eliminando datos para saber con lo que cuenta, par lograr esto se basa de un sistema de facturas las cuales llevan sus respectivas copias, todo es realizado manualmente.
Presentación Del Sistema Actualmente Representaciones Pitín realiza sus transacciones de cuentas por cobrar con un sistema manual para el área de contabilidad por lo que necesita de tiempo todos los días para llevar un control detallado de la posición de la empresa. La empresa debe contar con un contable para que realice las operaciones de facturación, de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Instalando un sistema automatizado se mejorará la capacidad de la empresa en el control de su mercancía.
Identificación De La Comunidad De Usuarios La comunidad de usuarios la podemos detallar de la siguiente manera:
- Gerente: persona encargada de la toma de decisiones.
- Contador: encargado de llevar el control necesario, para la siguiente toma de decisiones.
- Dependientes: encargados de atender al público.
Identificación De Entrada/ Salida
- Identificación de Entrada:
La identificamos o se registra por las facturas, las cuales una se le entrega al cliente y las copias reposan en la empresa.
- Identificación de Salida:
1. las facturas de ventas 2. en los reportes. Funciones, Limitaciones Y Restricciones Funciones:
- Dar mayor fiabilidad en el cobro de las cuentas.
- Atender con mayor rapidez al cliente.
- El personal contará con mayor tiempo para el desempeño de otras actividades.
- Mejor manejo de todos los tipos de facturas.
- Es un sistema lento y de fácil acceso para personal no autorizado.
- Esta sujeto a muchos errores.
- Es poco fiable.
Restricciones
- El gerente es el único que tiene acceso
- La persona tiene que hacer un abono del 50%
Diagrama De Flujo De Datos Los datos son la guía de las actividades de la empresa. El análisis de un sistema conoce el papel que tienen los datos de la empresa en la organizaciones. Seguir el flujo de los datos por los procesos de la empresa, que es la finalidad del análisis de flujo de datos, les dice mucho a los analistas sobre como se alcanzan los objetivos de la organización. Los diagramas de flujo de datos, como su propio nombre lo indica, un sistema de procesos y cualquier análisis de un sistema
Presentación Del Sistema Propuesto El sistema de cuentas por cobrar de Representaciones Pitín generará los siguientes reportes:
- Los abonos hechos por cada cliente.
- Saldo pendiente de cada cliente.
Esta se llevará por medio de una clave para cada vendedor, para así identificarlos con mayor facilidada. Con la creación de este sistema se logrará agilizar el manejo de los datos, el cual automatizaremos para así lograr una excelente verificación de los estados cuentas de cada clientes. Este control es llevado de forma manual, esto resulta un tanto lento, problemático y en ocaciones expuesto a errores, es por ello que con el nuevo sistema se busca agilizar estas transacciones que actualmente lleva mucho tiempo para realizarlas. Con este sistema la empresa podrá expandir sus horizontes debido a la agilización de su sistema de cuentas por cobrar, dándole a la empresa una imagen renovadora hacia la globalización.
Identificación De La Comunidad De Usuarios Hemos decidido delimitar la comunidad de usuarios como estaba anteriormente:
- Gerente: Persona encargada de la toma de decisiones.
- Contador: Encargado de llevar el control necesario para la siguiente toma de decisiones.
- Dependientes: Encargados de atender al público
- Identificación De Entrada/ Salida
Entradas:
- Factura: Se elabora la factura del cliente manualmente.
- Pedidos : Se introducen las descripciones de los productos, sus costos entre otros.
- Forma de Pago: Se registran los pagos realizados y sus respectivos saldos.
Salidas:
- Informes de pagos.
- Informes de saldos.
- Factura de venta
Funciones,Limitaciones Y Restricciones Funciones: Con este sistema que vamos a automatizar se llenarán las siguientes funciones:
- Contro de las cuentas por cobrar.
- Control de las facturas.
- Control de los estados de cuentas.
- Ahorro de tiempo.
- Aumentar la productividad de la empresa.
Limitaciones:
- El acceso al sistema solo será efectuado por el contable.
- La empresa no cuenta con el personal capacitado en el manejo de bases de datos.
Restricciones:
- El código del sistema solo tendrá acceso el gerente y el contable.
Costo Del Software El Software para el desarrollo de nuestra propuesta es el siguiente:
- Software desarrollado 750.00
Otros Costos Entre los otros en los que se debe incluir la empresa esta la capacitación al contable quien es el encargado de utilizar el programa con un valor de 300.00
Beneficios Estimados Entre los beneficios que tendrá la empresa con la automatización del sistema podemos decir que no son más que las ventajas económicas que le proporcionará a la empresa entre los cuales podemos mencionar:
- Brindar un mejor control de las cuentas por cobrar.
- Mayor velocidad en la ejecución de las tareas.
- Capacitación adecuada en cuanto al manejo del sistema de las cuentas por cobrar.
- Incremento en la productividad de los empleados.
Viabilidad del sistema Viabilidad técnica El,sistema a realizar será viable ya que la empresa deberá incursionar en gastos para el mejoramiento de las cuentas por cobrar, podrá comprar el software y le dará una explicación detallada al personal que utilizará el sistema para que la viabilidad no sea limitada.
Viabilidad económica La empresa no tiene medios necesarios para la implantación del sistema, entonces este proyecto no es viable.
Viabilidad operativa El programa será el mismo pero habrán cambios:
- De la producción ya que contará con el equipo para llevar el control de las cuentas por cobrar.
- Los clientes tendrán un código lo cual agilizará el manejo de los datos.
- Mayor seguridad ya que solo podrán tener acceso a este sistema el contable y el propietario.
Viabilidad del cronograma Implica la posibilidad de que los tiempos establecidos para la implantación y operación del sistema, sean cumplido. Se deberán tomar en consideración holguras, debido a situaciones no previstas. Para éste proyecto se tiene un estimado para la implantación del sistema de nueve meses.
Autor:
Martina Velàsquez
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2-711-1301 Itzela Rodriguez
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