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Con el nacimiento del comercio electrónico, las cadenas de suministro, los call centres y otras iniciativas de negocios que son soportadas por las tecnologías de información, las organizaciones se han preocupado por encontrar aplicaciones que acompañen a descifrar, interpretar y aprovechar los riesgos que corren una organización a tomar decisiones o por lo menos sentirse acompañado en la toma de estas.
La información es un activo invaluable para las organizaciones. Es por ello que se debe orientar los recursos de las organizaciones para hacer que cuenten con la información que cumpla con las necesidades de los altos ejecutivos que son los que toman las decisiones estratégicas en los negocios. A partir de esta perspectiva es importante evaluar los factores que pueden hacer un éxito o un fracaso la implementación de un sistema, los puntos a considerar en el análisis previo a la decisión de desarrollar un DSS, sirven para implementar un Data Warehouse, un ERP, Sistema Ejecutivo o cualquier otro sistema de información, ya que sus componentes funcionan como variables a evaluar en un proyecto de inversión de tecnología de información, ¿cuáles son las etapas de estos proyectos?
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LINEAMIENTOS GENERALES DE LA IMPLEMENTACION DE UN DSS
Con el nacimiento del comercio electrónico, las cadenas de suministro, los call centres y otras iniciativas de negocios que son soportadas por las tecnologías de información, las organizaciones se han preocupado por encontrar aplicaciones que acompañen a descifrar, interpretar y aprovechar los riesgos que corren una organización a tomar decisiones o por lo menos sentirse acompañado en la toma de estas.
Pero ¿cómo se llega a la mejor decisión y por medio de qué?, existen muchas formas de responder al fuego de las metas de negocios, una de ellas puede ser la manera en que se ligan las piezas de software, hardware y el elemento humano de la empresa, y la manera en que se define su construcción y su compra, en caso de software o de hardware.
Integrar elementos de aplicaciones de negocios que hagan esto no es nada nuevo, aunque es el enfoque y prioridad de las tareas hoy en día, el reto ahora es diseñar un puente entre los datos en tiempo real y todos los componentes a través de los cuales se soportan las decisiones.
La información es un activo invaluable para las organizaciones. Es por ello que se debe orientar los recursos de las organizaciones para hacer que cuenten con la información que cumpla con las necesidades de los altos ejecutivos que son los que toman las decisiones estratégicas en los negocios. Esta tarea no es fácil, lograr integrar toda la infraestructura para proveer información a los gerentes y directivos es una tarea que trae consigo una lista significativa de herramientas que tienen que ser integradas para dar una solución enfocada a obtener una ventaja competitiva en el mercado.
A partir de esta perspectiva es importante evaluar los factores que pueden hacer un éxito o un fracaso la implementación de un sistema, los puntos a considerar en el análisis previo a la decisión de desarrollar un DSS, sirven para implementar un Data Warehouse, un ERP, Sistema Ejecutivo o cualquier otro sistema de información, ya que sus componentes funcionan como variables a evaluar en un proyecto de inversión de tecnología de información, ¿cuáles son las etapas de estos proyectos?
I. Planes de la organización
Esta tarea es conjunta del área de tecnología y con el área de alta dirección, es decir las dos áreas deben de combinar esfuerzos para definir los resultados que se quieren alcanzar, la manera en que se quieren alcanzar y los medios con los que se van a alcanzar, en ello se debe analizar la manera en como está trabajando la organización.
II. Revisión de la Infraestructura tecnológica actual
En esta parte es necesario definir la infraestructura tecnológica con la que cuenta la organización y cual es necesario adquirir, para no incurrir en costos extras la evaluación de las opciones actuales debe de efectuarse detenidamente con los involucrados, además ya que se identificó la infraestructura se debe de analizar detenidamente cada uno de las alternativas de crecimiento con base a las expectativas y limitaciones de la organización.
III. Evaluación del capital humano
Definir el personal que va a intervenir en el proceso, en este caso se debe de definir responsabilidades en ambas partes, en la parte tecnológica deberá de hacerse un completo análisis, en la parte administrativa se deberá de involucrar el personal adecuado para definir los parámetros bajo los cuales se pueden estructurar las decisiones y como pueden ser interpretados estos en una aplicación.
Quien puede definir o intervenir en el proceso de implementar un DSS, es decir es necesario definir si interviene personal externo, que de hacerlo es porque se ha implementado una herramienta adquirida fuera de la organización y no desarrollada dentro de la organización, el personal de tecnología involucrado deberá de contar con el perfil necesario para aprender y desarrollar cambios en la herramienta de DSS cada vez que sea necesario. Los equipos de consultoría externos a la organización juegan un papel determinante en esta actividad ya que ellos tienen que adquirir un grado de involucramiento más alto del que pudiera tener un equipo de tecnología interno, además el equipo Interno debe de pasar por un periodo de capacitación en el que sea capaz de desenvolverse con el sistema sin el equipo de consultaría una vez que este termino la implementación.
IV. Situación financiera de la empresa
Es necesario definir la factibilidad económica del proyecto, para evitar que se incurran en gastos que no devolverán un beneficio palpable a la empresa, es necesario hacer un análisis económico, ya que uno de los objetivos y beneficios de un DSS es la disminución de costos y no valdría la pena implementar un sistema que no lo proporcionara.
Después de que comentamos de los pasos que podemos seguir para implementar un DSS que nos encontraremos, consideremos la resistencia al cambio como uno de los factores importantes a analizar, ¿cómo atenuar dicha resistencia al cambio en el proceso de un DSS?
La forma de atenuar la resistencia al cambio (en este caso la utilización de un DSS), como en todo proceso en una organización es necesario diseñar una administración de dicho cambio en el que intervengan el personal, el conocimiento, la información y el liderazgo.
El personal debe de intervenir a través de la capacitación el manejo del sistema, el grado de familiaridad que tengan las herramientas de DSS con el personal y el grado de eficacia que tengan dichas herramientas en los resultados que desea el personal, esto a su vez se relaciona con el conocimiento ya que según el grado de conocimiento que tenga el personal se podrán alcanzar mejores resultados y una efectividad mayor a la hora de generar resultados.
Por parte de la información arriba mencioné que esta ocupaba un rol prioritario dentro de los activos de la organización, por tal motivo la información debe de ser fluida, compartida al grado que se pueda, y bien estructurada, ello ayudará a que los objetivos sean más claros e identificables. El liderazgo implica la participación del personal, así como la convicción de este en el uso, aprovechamiento y mejora del DSS.
El proceso de cambio debe de ser una tarea integral de la organización y dentro de ella Ningún cambio puede darse exitosamente sin la participación de todos los interesados. Hay metodologías que colaboran con el cambio en la organización, son clásicas y muy genéricas, su trabajo recae en la formación de equipos de trabajo, mejores prácticas y la herramienta más útil en una organización, la capacitación y la comunicación.
Si consideramos los dos puntos anteriores es importante desarrollar un planeación adecuada para la implementación de un DSS, en el que hay que considerar cada uno de los factores que van a intervenir en el manejo y desenvolvimiento del DSS, en el que factores técnicos, económicos, operacionales y humanos van a intervenir.
Finalmente el éxito de una implementación de un DSS dependerá de cómo lo afronte la organización, el grado de compromiso y la eficacia de las herramientas de DSS, la manera en que el sistema genere resultados a partir de las entradas, es importantes señalar que la salida de un sistema es el producto de la calidad de las entradas, si no se estructura adecuadamente la información que va a entrar al sistema, la salida no significará mucho para el proceso de toma de decisiones, y en vez de reforzar el proceso, éste se verá debilitado y afectado y los resultados pueden ser doblemente desastrosos, por un lado las decisiones que se tomen con base en el DSS serán totalmente inconsistentes con la realidad de la organización y por otro todos los recursos invertidos y empleados habrán sido un total desperdicio, por eso es necesario definir y cumplir adecuadamente con la planeación del desarrollo e implementación del DSS, que pueda dar a la organización las características de lo que todos buscan firmemente una ventaja competitiva.
Hoy en día cada empresa busca desesperadamente una ventaja competitiva que proporcione la suficiente fuerza para seguir operando en los tiempos que enfrentamos a diario, dicha ventaja puede basarse en la certidumbre de las decisiones que se tomen dentro del ámbito operacional de cada organización, para lograr dicho resultado los DSS son de gran utilidad, dichas herramientas se enfocan a acompañar a los administradores en el proceso de la toma de decisiones, pero que deben de hacer los administradores para que dichas herramientas funcionen, se debe de generar una correcta estructura de la información y además de ello hacer un adecuado uso de dicha estructura desde el proceso de alimentar a los sistemas con datos, la generación de un DSS solo no es la solución a los problemas de muchas organizaciones, sino lo es todas las etapas de diseño, implementación, interpretación e implementación de las herramientas de DSS, el trabajo obviamente no es de pocos, como lo comento arriba es un trabajo de la mayor parte de la organización, en donde la comunicación de la forma en que funcionará el sistema, como colaborará a los objetivos de organización es vital para el buen funcionamiento del DSS y a su vez de la organización.
Ya implementado no basta con tenerlo e irlo usando de vez en cuando, como se ha convertido ISO en la actualidad, sino usarlo y que en realidad se convierta en una ventaja competitiva que represente una forma de ganar mercado y atacar los problemas con bases y no con información inconsistente derivada de la falta de estructura de la información.
IV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1. Senn A. James (1995) . Sistemas de Información para la Administración. Segunda Edición, México. Grupo Editorial Iberoamérica.
2. Dirección de internet de la Universidad de Colorado. http://cause-www.colorado.edu/information-resources/ir-library/abstracts/cnc9243.html
3. Capacitar para aceptar el cambio. Mercadeo en Línea. Tomado el 7 de Noviembre de 2003. World Wide Web: http://www.mercadeo.com/02_cambio.html
4. Introducción para el usuario orientado a los sistemas de soporte a la decisión. Tomado el 7 de noviembre de 2003. World Wide Web: http://darwin.ccm.itesm.mx/iis/profesores/lsainz/DSS/DSS1.htm
Roberto Hernández Skinfield