Adecuación y optimización del servicio de transporte contratados por la gerencia de transporte en C.V.G.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 1 INTRODUCCIÓN Ferrominera Orinoco, es una empresa, dedicada a la extracción y procesamiento del mineral del hierro. La producción del mineral de hierro se realiza en base a los planes de minas a largo, mediano y corto plazo, los cuales se elaboran tomando como base la cantidad y calidad de las reservas y la demanda exigida por los clientes. Para el funcionamiento operativo de la empresa se encuentra dividida en varias gerencias generales, y esta a su vez en varias gerencias, una de ellas es la gerencia de Servicios Generales y Transporte, que tiene como objetivo satisfacer con eficacia y eficiencia los requerimientos de los servicios solicitados por nuestros usuarios y garantizar la disponibilidad de los equipos e infraestructura. Actualmente los procesos llevados por esa gerencia presentan dificultades y limitaciones debido a las causas de las condiciones operativas internamente en el Departamento de Servicios; Puesto a que no se mantiene un seguimiento eficaz a los contratos de servicios, el personal realiza actividades pertinentes a los cálculos de incremento salarial y beneficios, resultando que estas actividades no son inherentes a esta sección y no están pautadas en la respectiva descripciones de cargo, razón por la cual, es necesario identificar mejoras que permitan adecuar y optimizar el control de éstas actividades. La importancia de la investigación radica en la mejora significativa en el desempeño de las actividades de contratación y la disminución del tiempo al momento de ejecutar las mismas, además permitirá economizar el esfuerzo humano; así como crear mejores condiciones de trabajo.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 2 EL PROBLEMA Se tiene contratado el servicio de transporte para las zonas de San Félix, Puerto Ordaz, Ciudad Bolívar, Ciudad Piar, Upata y El Pao. Para cada contrato se tiene estipulado las cláusulas y otras consideraciones como: número de rutas, kilómetros marcados, número de unidades, horario de llegada y salida por cada turno. etc. Se debe tener conocimiento de la cantidad de transportes o contratos activos que se encuentran disponibles; dando así cumplimiento a los servicios y solicitudes emitidas. Se Administra, 19 Contratos de transporte mediante selección de empresas contratista por medio de Licitación expresadas en los contratos los cuales están amparados por la Cláusula 4 del Contrato Colectivo, entre los más relevantes están: Yuruari Travel, C.A Transferroca, C.A New Milenium, C.A COOPERATIVA MARCO POLO

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 3 EL PROBLEMA Los contratos no se renuevan a tiempo por lo que antes de la culminación del contrato, la empresa inicia un proceso de licitación meses antes para la contratación del servicio, preservando de esta manera la continuidad del servicio donde se alarga una prorroga y el mismo se declara desierto. Se necesita normalizar los procedimientos y adjuntar todos los formatos y ferros que correspondan respectivamente a cada proceso. Poca disposición y reajuste del espacio físico del personal que labora en la sección de transporte ocasionando desmejoras en el rendimiento laboral. Los cálculos y variaciones de beneficios contractuales y laborales de los empleados de las empresas contratistas no forman parte de los procedimientos y actividades establecidos y definidos en la descripción de cargo.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 4 LA EMPRESA. Ferrominera Orinoco C.A Orientada a la producción y comercialización de mineral de hierro reafirma su papel como impulsora del desarrollo en la región y el país, mediante el suministro de mineral de hierro al sector ferrosiderúrgico nacional y la promoción de estrategias para añadir valor al mineral; El proceso da inicio con la extracción y procesamiento y finaliza con el servicio de entrega de suministrar mineral de hierro y derivados; como lo son: pellas, briquetas, mineral de hierro fino y grueso.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 5 UBICACIÓN Ferrominera Orinoco Cuenta con dos centros de operaciones: Ciudad Piar Municipio Angostura, donde se encuentran los principales yacimientos de mineral de hierro, formado por los yacimientos San Isidro, Los Barrancos, Las Pailas y San Joaquín ubicados a 17 Km al suroeste de Ciudad Piar, 120 Km del sureste de Cuidad Bolívar y a 140 Km de Puerto Ordaz, las actividades en esta zona incluyen exploración geológica de reservas del mineral de hierro, planificación, desarrollo y explotación de minas y trituración. El transporte, procesamiento, almacenaje y despacho del mineral de hierro y sus derivados; se realizan tanto en el distrito ferrífero Piar como en Puerto Ordaz y Palúa. La sede Administrativa de la empresa se encuentra en la Vía Caracas, Edificio de Administración N° 2, Puerto Ordaz, Estado Bolívar,

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 6 LA EMPRESA. MISIÓN Extraer, beneficiar, transformar y comercializar mineral de hierro y derivados con productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector siderúrgico nacional, manteniendo relaciones de producción que reconozcan como único valor creador al trabajo y apoyando la construcción de una estructura social incluyente. Empresa socialista del pueblo venezolano, base del desarrollo siderúrgico del país. VISIÓN

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 7 LA EMPRESA. Los productos elaborados por la empresa son: Pellas. Fino. Grueso. VALORES Solidaridad. Ética. Calidad. Disciplina. Honestidad. Respeto. Equidad. Patriotismo. Cooperación. Sentido de Pertenencia. Responsabilidad Ambiental. Responsabilidad Social.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 8 OPERACIONES DE LA EMPRESA.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 9 PROCESAMIENTO DEL MINERAL DE HIERRO. MINERIA.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 10 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 11 ORGANIGRAMA DE POSICIÓN.

DISEÑO METODOLÓGICO. Se observará el fenómeno tal y como se da en su contexto natural, se realizaron observaciones del grupo (unidades, rutas, contratos) en su ambiente natural, Su objetivo es valorar y enjuiciar el diseño de los servicios de contratos, los efectos del servicio y el grado del logro de los objetivos Se describe, registra, analiza e interpreta la naturaleza actual de la gestión del servicio contratación

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 13 DISEÑO METODOLÓGICO.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 14 PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN Para el cumplimiento y desarrollo de la investigación se procedió a realizar actividades que permitieron recaudar una serie de datos, información y especificaciones técnicas sobre el servicio de contratación; que serán procesados con el fin de obtener los resultados y objetivos planteados

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 15 PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

Ciudad Guayana, 15 de Febrero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 16 SITUACIÓN ACTUAL.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 17 SITUACIÓN ACTUAL.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 18 Unidades Usuarias hacen la solicitud del servicio indicando las especificaciones técnicas del servicio (Kilometraje, demanda de trabajadores, turnos, recorrido, frecuencia, etc. Los Analistas de la Sección de Administración de transporte reciben, revisan y analizan la solicitud si cumple con las especificaciones requeridas. Si Cumple: Prepara informe técnico indicando los costos, unidades tributarias (UT), etc. No Cumple: Procede hacer el recorrido de las rutas para levantar la información técnica pertinente al servicio. En caso de adquisición de servicio si el contrato es otorgado por un precio: Hasta 5000 UT. Los Analistas informan a la Sección de Planificación Estratégica sobre las condiciones y especificaciones técnicas del servicio. Dicha Sección elabora una Solped e ingresa al sistema SAP, envía a Jefe de Planificación Estratégica para que libere; Posteriormente a Gerente de Transporte; y Finalmente envía la información a la Gerencia de Suministro. Suministro crea una Solped Definida con las características y requerimientos finales e imprime y procede a enviar con los niveles correspondientes, llevando seguimiento en la recolección de firmas y liberación. Libera Jefe de la Gerencia de Suministro. Descripción del procedimiento actual en las actividades del Servicio de Contratación de la Sección de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco. Servicio desde 100 UT hasta 5000 UT.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 19 Descripción del procedimiento actual en las actividades del Servicio de Contratación de la Sección de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco. Libera Gerente General. Desde luego suministro le envía el pedido al Analista en la Sección de Transporte. El Analista recibe y revisa el pedido con fianza; Seguidamente llama al contratista y procede a levantar el Acta de Inicio de Servicio de Contratos para que a partir de la fecha programada posteriormente se empiece el proceso de facturación. La Gerencia de Suministro elabora el pedido de compra y envía a los niveles correspondientes para su posterior firma y liberación de pedido, llevando el seguimiento del mismo. Libera Jefe de la Gerencia de Suministro. Libera Gerente General. Libera Presidente. Seguidamente el encargado para administrar el servicio anexa y archiva al expediente el Pedido de Compra y se encarga del seguimiento del mismo.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 20 Descripción del procedimiento actual en las actividades del Servicio de Contratación de la Sección de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco. Servicio desde 5000 UT hasta 20000 UT. Analista elabora Punto de Cuenta al Presidente a través del Ferro 5021 indicando: Asunto, Antecedentes, Situación Actual, Alternativas de Solución y Recomendación; En este sentido, lo envía y lleva seguimiento con los niveles correspondientes para su posterior firma y liberación. Firma Jefe del Departamento. Firma Gerente Transporte. Firma Gerente General Posteriormente, se presenta el Punto de Cuenta a la Junta Directiva, quien recibe y de acuerdo a su fecha programada discute, evalúa y analizar la situación del servicio. Emitiendo de este modo una resolución con el nivel de Aprobación y especificaciones del servicio. El Analista procede a elaborar el Pliego con los cálculos y estimaciones correspondientes al servicio y conjuntamente lo envía a la Comisión Especial de Contratación.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 21 Descripción del procedimiento actual en las actividades del Servicio de Contratación de la Sección de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco. Servicio desde 5000 UT hasta 20000 UT. De este modo la comisión recibe, revisa y evalúa con apoyo de Auditoria y Consultoría Jurídica el Servicio que se precisa hacer de Contratación. Por una parte en el Servicio de Contratación se decide o recomienda hacer la apertura de un nuevo proceso. Se elabora uno igual al fallido. O en caso; Se autoriza el proceso a través de concurso. Si el Proceso de Contratación se declara desierto (abierto). El Analista procede a elaborar punto de cuenta al presidente indicando el estatus del servicio y demás registros y lo envía para su posterior firma y liberación, llevando el seguimiento del mismo. El presidente aprueba y libera el punto; Continuamente lo envía a la Junta directiva. La Junta Directiva recibe, aprueba y libera el punto del servicio. No obstante el Comité especial de Contratación emite una comunicación a la empresa contratista que adjudico el servicio; Ahora bien, informan y delegan a la Sección de Administración de Transporte sobre la administración del servicio. La Sección de administración de Transporte crea expediente y se encarga del seguimiento del servicio.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 22 Flujograma de Proceso en el Servicio de Contratación de Transporte en C.V.G Ferrominera Orinoco 1 2

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 23 Flujograma de Proceso en el Servicio de Contratación de Transporte en C.V.G Ferrominera Orinoco 1 2 RESUMEN:

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 24 Diagrama de Proceso Proceso: Actividades que se realizan en el servicio de Contratación de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco cuando el servicio abarca hasta las 5000 UT Inicio: Solicitud del Servicio Fin: Se archiva expediente del Contrato Fecha: 14/12/2011 Seguimiento: Al Contrato

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 25 Diagrama de Proceso Proceso: Actividades que se realizan en el servicio de Contratación de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco cuando el servicio abarca hasta las 5000 UT Inicio: Solicitud del Servicio Fin: Se archiva expediente del Contrato Fecha: 14/12/2011 Seguimiento: Al Contrato Tiempo Promedio del proceso: 4 meses Tiempo de Demora en el proceso: 2 meses, 3 semanas y 3 días. Porcentaje de Demora en el proceso: 72,5% de Demora.  

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 26 Diagrama de Proceso Proceso: Actividades que se realizan en el servicio de Contratación de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco cuando el servicio abarca Desde las 5000 UT hasta 20000 Ut Inicio: Solicitud del Servicio Fin: Se archiva expediente del Contrato Fecha: 14/12/2011 Seguimiento: Al Contrato

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 27 Diagrama de Proceso Proceso: Actividades que se realizan en el servicio de Contratación de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco cuando el servicio abarca Desde las 5000 UT hasta 20000 Ut Inicio: Solicitud del Servicio Fin: Se archiva expediente del Contrato Fecha: 14/12/2011 Seguimiento: Al Contrato

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 28 Diagrama de Proceso Proceso: Actividades que se realizan en el servicio de Contratación de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco cuando el servicio abarca Desde las 5000 UT hasta 20000 Ut Inicio: Solicitud del Servicio Fin: Se archiva expediente del Contrato Fecha: 14/12/2011 Seguimiento: Al Contrato Tiempo Promedio del proceso: 5 meses, 3 semanas y 1 días. Tiempo de Demora en el proceso: 3 meses y 4 días. Porcentaje de Demora en el proceso: 55,2% de Demora.  

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 29 Actividades realizadas en el servicio de Contratación cuando el mismo se declara desierto y se hace una prorroga de tiempo. La Sección de administración de Transporte elabora un informe indicando el estatus del servicio y lo envía al comité de Licitación. El Comité de Licitación recibe, evalúa y elabora la resolución donde emite la aprobación del monto y prorroga del servicio. Seguidamente lo envía a Sección de Administración de Transporte. El Analista encargado de la Administración del servicio elabora el punto de cuenta con los cálculos pertinentes y envía; Llevando el seguimiento en la liberación y firma de los niveles correspondientes Firma el Jefe del Departamento de transporte. Firma y libera el Gerente de Transporte. Firma y Libera el Gerente General. Firma Sección de Administración. Firma Sección de Planificación. Evalúa, firma y aprueba Consultoría

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 30 Actividades realizadas en el servicio de Contratación cuando el mismo se declara desierto y se hace una prorroga de tiempo. Se presenta Punto de Cuenta al Presidente quien respectivamente evalúa y firma de acuerdo al monto y/o Unidades Tributarias otorgadas al servicio y posteriormente lo envía a Junta Directiva. La Junta Directiva programa fecha para presentar Punto de Cuenta del servicio, ejecuta reunión donde se discute el punto, aprueba y emite la respectiva Resolución del Servicio, se envía resolución a los niveles correspondientes para instrucción y proceso. Gerencia General recibe, revisa y sella y lo envía. Gerencia de transporte recibe, revisa y sella y lo envía al Analista encargado del servicio. Analista elabora y envía una comunicación a la Gerencia de suministro donde se especifica el tiempo de prorroga, monto y condiciones bajo las cuales se llevara el pedido. Gerencia de Suministro recibe y crea un pedido de Liberación para que posteriormente firmen y liberen los niveles correspondientes.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 31 Libera y firma el Presidente. Libera y firma el Gerente General. Finalmente con el estatus liberado Suministro llama a la Sección de Transporte para que se comunique con la Unidad de Contratista o llaman directamente al proveedor e informan el pedido solicitado. El Proveedor contratista procede a buscar su pedido y lo firma. El analista emite la factura y se envía a la Sección de Cuentas por Pagar. Se archiva factura en su respectivo expediente. Actividades realizadas en el servicio de Contratación cuando el mismo se declara desierto y se hace una prorroga de tiempo.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 32 Flujograma de Proceso en el Servicio de Contratación de transporte cuando el servicio se declara desierto y se hace una Prorroga. RESUMEN:   Tiempo total del proceso: 984 Hrs. 59040 min 6 meses, y 3 días

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 33 Diagrama de Proceso Proceso: Actividades que se realizan en el servicio de Contratación de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco cuando el servicio se declara desierto y se hace una prorroga de tiempo Inicio: Revisa estatus de vencimiento Fin: Se archiva expediente del Contrato Fecha: 10/01/2012 Seguimiento: Al Contrato

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 34 Diagrama de Proceso Proceso: Actividades que se realizan en el servicio de Contratación de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco cuando el servicio se declara desierto y se hace una prorroga de tiempo Inicio: Revisa estatus de vencimiento Fin: Se archiva expediente del Contrato Fecha: 10/01/2012 Seguimiento: Al Contrato Tiempo Promedio del proceso: 6 meses y 3 días. Tiempo de Demora en el proceso: 3 meses, 3 semanas y 2 días. Porcentaje de Demora en el proceso: 62,6% de Demora.  

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 35 Análisis del procedimiento del Servicio de Contratación donde se observa actividades cuello de botella. Dentro de la administración de los diferentes servicios de contratación, los analistas realizan actividades que no están pautadas en la Descripción de Cargo, referentes a: calculo y variaciones de beneficios contractuales y laborales de los empleados de las empresas contratistas; por lo que extiende su tiempo al elaborar la estructura de costo pertinente al servicio. Las actividades donde se realiza el recorrido de las firmas suelen extenderse debido a las correcciones, recomendaciones de parte de los niveles correspondientes y disponibilidad de tiempo que tiene cada autoridad firmante. Se observo que se necesita reorganización en el Servicio ya que existen muchos contratos que ameritan de muchas actividades que son realizadas por otros Departamentos. Los documentos necesarios para el servicio de contratación como la Resolución o comunicados no se establecen en tiempos estipulados. Al momento de la revisión de la solicitud de servicio o la conformidad de los montos suele extenderse el periodo de tiempo de aprobación o envío por parte de la Comisión especial de Contratación ya que la misma solicita el apoyo y revisión de la Gerencia de Auditoria; Por tanto es pertinente minimizar el tiempo de respuesta por parte de estas gerencias. Se realizo un diagrama causa-efecto para determinar las fallas que originan las irregularidades en el cumplimiento del procedimiento del servicio de contratación. Se procedió a realizar un flujograma del proceso de cómo se debe realizar el procedimiento del servicio de contratación

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 36 Tabla: Reporte de la Administración de Status de los Convenios y Contratos 2011.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 37 Continuación Reporte de la Administración de Status de los Convenios y Contratos 2011.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 38 Continuación Reporte de la Administración de Status de los Convenios y Contratos 2011.

Ciudad Guayana, 03 de Enero de 2012 CCCC-P o I-0000/00 Pag.: 39 Continuación Reporte de la Administración de Status de los Convenios y Contratos 2011.

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