OBJETIVOS
Al finalizar esta unidad didáctica será capaz:
Conocer las fases de una auditoria interna.
Conocer los requisitos de los auditores.
CONTENIDOS
En esta unidad desarrollaremos los siguientes contenidos:
Fases de una Auditoria Auditoria de certificación Requisitos de los auditores
Fases de una auditoria
Desarrollo de una auditoría de calidad
Fases de una auditoría de calidad:
1. Establecer los objetivos de la auditoría de calidad: En la política de calidad de la organización hay que incluir las auditorías de calidad como instrumento de gestión. Con su empleo se debe perseguir el objetivo de poder reconocer a tiempo las desviaciones respecto a las especificaciones establecidas y poder aplicar las medidas apropiadas. Antes de comenzar a realizar una determinada auditoría hay que establecer qué desea lograrse con ella. Los objetivos concretos perseguidos ayudarán a establecer el tipo de auditoría más adecuado, además de su campo y profundidad.
2. Establecer el campo y profundidad: Consiste en definir el objeto de la auditoría (si va a ser de producto, proceso o sistema) así como decidir si es interna o externa.
3. Establecer la frecuencia: Dado que el objetivo de las auditorías de calidad es la mejora continua, no tendría sentido no realizarlas de modo regular. Pero la periodicidad con que deben hacerse dependen del objeto de la auditoría. Por ejemplo, las auditorías de producto suelen repetirse con mucha frecuencia, incluso puede ser diaria. Sin embargo, la auditoría de certificación según la ISO 9001 se realiza una vez cada tres años con una revisión anual.
4. Designar a los auditores: El número y cualificación de los auditores depende del tipo y frecuencia con que se vayan a llevar a cabo. Si se precisa de un equipo auditor, es preciso nombrar a un jefe del equipo que tendrá la responsabilidad del mismo.
5. Cualificación de los auditores: Depende del tipo de auditoría hará falta conseguir una especial cualificación para las personas que vayan a llevar a cabo las auditorías. Sobre la formación específica para los auditores, se habla con más en detalle en el apartado "Requisitos de los auditores".
6. Preparar el plan de auditoría: el plan de la auditoría se emplea como base para proceder de una forma estructurada; en él se especifican todos los aspectos organizativos de las auditorías como por ejemplo las entidades afectadas, orden del procedimiento, distribución de tareas, fechas, definición de responsabilidades.
7. Recoger información sobre las entidades objeto de la auditoría: Esta recogida de información es sobre todo de vital importancia cuando se trata de auditorías externas, ya que con ello se logra que el equipo auditor tome contacto con la filosofía y metas de la empresa, sus productos y procesos, la organización de la empresa, las tareas concretas y funcionamiento del área objeto de la auditoría, y relaciones con clientes externos e internos y con los proveedores.
8. Clasificación de la documentación: Se desarrolla en función del tipo de auditoría del que se trate. Hay que comprobar que los documentos necesarios están disponibles.
9. Preparar Checklist o lista de chequeo: Al terminar la fase de planificación de la auditoría hay que elaborar las Checklist que se van a emplear en la auditoría. En algunos casos no será necesario preparar dichas Checklist porque ya estarán disponibles de auditorías previas. Las entidades de certificación y otras organizaciones publican checklist que pueden emplearse como base y modelo por las empresas.
La checklist o lista de chequeo consiste en un listado con los todos los aspectos que se van a revisar en la auditoría.
10. Anunciar la auditoría y llevar a cabo las conversaciones iniciales: La unidad que va a ser objeto de la auditoría tiene que ser informada con suficiente antelación. No se trata de un control por sorpresa. Hay que procurar que tengan el suficiente tiempo para prepararse para la auditoría. Además es importante que conozcan los objetivos de la auditoría y sean informados sobre todos los detalles importantes. Con ello conseguiremos lograr su colaboración, además de garantizar la objetividad de la auditoría. En la reunión inicial se reúnen los miembros del equipo de auditoría con los máximos responsables de la entidad objeto de la auditoría y se les explica tanto el plan como el sistema que va a seguir la auditoría y recursos necesarios.
11. Llevar a cabo la auditoría preliminar: Es una auditoría "de prueba" que se desarrolla un poco antes de la "verdadera" auditoría y que ayuda a su preparación. En esta primera auditoría se identifican ya algunos problemas que pueden ser corregidos antes de que la auditoría se lleve a cabo.
12. Auditoría: En la realización de la auditoría de calidad se pretende estudiar si las características de la entidad cumplen con las correspondientes especificaciones.
13. Informe de auditoría: En el informe de auditoría se presentan los resultados de la auditoría. Se expresan como una comparación entre los que "deber ser" y lo "que es" en la realidad. Su profundidad y contenido depende del tipo de auditoría del que se trate, pero en lo esencial suele contener los siguientes puntos:
• Informaciones generales: como fecha, departamento, tipo de auditoría
• Componentes del equipo auditor
• Objetivos de la auditoría
• Resultados de la comprobación
• Aspectos relevantes a considerar en el transcurso de la auditoría
• Responsables de las medidas a aplicar
No deben incluir comentarios ni propuestas acciones de mejora, este punto corresponde a los responsables competentes.
14. Comprobar la eficacia del proceso de la auditoría: El propio proceso de la auditoría debería ser objeto de mejora continua, deben ser analizados los problemas y fallos que han surgido durante la auditoría, las propuestas que puedan venir tanto de los miembros del equipo de auditoría como del cuerpo auditado, para buscar potenciales de mejora. Además debe estarse pendiente a posibles cambios en las leyes, normas o recomendaciones.
Es importante advertir que no todas las fases se presentan cada vez que se lleva a cabo una auditoría. Dependerá en gran medida de la complejidad, amplitud de la misma y si es la primera vez que se realiza o ya se ha realizado en otras ocasiones.
Auditoría de certificación
Cuando se desea certificar el sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001 deben seguirse una serie de pasos que se detallan a continuación:
1. Evaluación de la documentación por el organismo: El organismo certificador recibe, antes de que la auditoría tenga lugar, la documentación correspondiente del sistema de calidad del cliente para una primera revisión. Si la documentación no satisface todos los requisitos de la norma, el organismo certificador dejará constancia de las desviaciones encontradas para que sean corregidas antes de la auditoría.
2. Elaboración del Programa de Auditoría: Será realizado por la entidad certificadora y enviado a la empresa para su aceptación.
3. Auditoría de certificación:
• Comienza con una reunión inicial con la dirección de la empresa y los responsables de primer nivel.
• A continuación se procede a realizar la auditoría, verificando en cada área, que las tareas descritas en los procedimientos e instrucciones se cumplen de acuerdo con lo estipulado en ellos. Cada tarea se revisará con cada responsable de llevarla a cabo.
• Una reunión final cierra la auditoría. En ella el equipo auditor presenta a la dirección de la empresa el "Informe de auditoría".
4. Emisión del correspondiente certificado: La emisión del correspondiente certificado sólo se produce si la auditoría de certificación ha sido realizada con éxito, es decir, si el informe de auditoría correspondiente no determina que hay fallos cuya gravedad impiden otorgar el certificado. En algunos casos, si hay errores graves pero que pueden resolverse con cierta rapidez, puede darse un tiempo para implantar las medidas correctoras correspondientes, y al finalizar el periodo otorgado, repetir la auditoría.
5. Auditoría de revisión después del primer año: El certificado tiene una validez de tres años pero una vez al año se realiza una auditoría de revisión Si las auditorías de revisión no son superadas con éxito, suponen la inmediata retirada del correspondiente certificado.
6. Auditoría de revisión después del segundo año
7. Nueva Auditoría de certificación: Al final del tercer año, si la empresa desea continuar certificada, se repite el proceso que acabamos de explicar.
RECORDATORIO: En virtud de la nota 1 del apartado 3.1 de la Norma UNE-EN ISO 19011:2002: Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de la propia organización/empresa, para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una auto declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
Requisitos de los auditores
Los requisitos exigidos a los auditores varían según el tipo de auditoría. Hay una serie de requisitos generales o cualidades que todo auditor debe reunir:
• Imparcialidad (Las auditorías no deben ser llevadas a cabo por personas que tengan una responsabilidad directa en el área auditada), objetividad y honradez.
• Capacidad de análisis y síntesis.
• Capacidad de comunicación y diplomacia.
• Capacidad de juicio.
• Tolerancia.
• Rigor en los hechos.
• Concentración.
En función de la especificidad del campo tratado, el auditor deberá poseer una preparación relacionada con el objeto de la auditoría.
Por ejemplo en el caso de las auditorías internas, suele ser necesario formar a personal de la empresa en temas como:
• Conocimiento y comprensión del proceso de auditorías y normativa de base.
• Bases de la gestión de calidad.
• Bases estadísticas.
• Técnicas para la solución de problemas como por ejemplo las Q7.
• Cómo escribir informes de auditoría.
• Información específica sobre producto, proceso o sistema.
Hay otra serie de requisitos más o menos exigentes según de que clase de auditoría tratemos. Los requisitos más exigentes son los de aquellos auditores que participan en auditorías de certificación, es decir, auditores de tercera parte. Como ya se ha dicho, la certificación puede darse según distintas normas o documentos equivalentes. Nosotros vamos a estudiar con más profundidad los requisitos exigidos a los auditores en el caso de una certificación según la norma ISO 9001.
La norma UNE-EN-ISO 19011:2002 determina las exigencias de los auditores de tercera parte:
Experiencia: cuatro años de experiencia dentro del campo de la calidad, de los cuales un mínimo de dos deberán ser en actividades relacionadas con el aseguramiento de la calidad. Participación en al menos cuatro auditorías, con un mínimo de veinte días. El requisito de experiencia se hace más exigente para aquellas personas que no tengan un título universitario.
Formación: Debe demostrarse a través de un examen tener un profundo conocimiento de las normas de calidad, de las técnicas de calidad, estadística y técnicas para llevar a cabo entrevistas. ( Para preparar dichos exámenes existen distintos cursos de preparación). Con cierta periodicidad tienen que realizar cursillos de reciclaje para mantener sus conocimientos al día y realizar un examen cada tres años. Además deben demostrar que siguen activos en el área de calidad y realizando auditorías.
UNE-EN-ISO 19011:2002 "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o Medioambiental"
Autor:
Rafael Freites Gonzalez