Administración de proyectos con MS Project, por Dr. Primitivo Reyes Aguilar

Definición de proyecto

Proyecto es un proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y de terminación, realizadas para alcanzar un objetivo, incluyendo restricciones de tiempo, costos y recursos (ISO 10006)..

Otras definiciones

• Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un resultado único (PMBOK).

• Es el proceso completo para producir un nuevo producto, instalar una planta nueva, instalar un nuevo sistema u otros resultados especificados

• Es una actividad muy definida planeada con una duración determinada y con una meta específica a alcanzar

• Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre muchas, una necesidad humana.

• Es una serie de planteamientos encaminados a la producción de un bien o la prestación de un servicio, con el empleo de una cierta metodología o técnica y con miras a obtener un determinado resultado, desarrollo económico o beneficio social

http://www.wcpm.co.uk/epmbook/projdefwhy.htm

Características de los proyectos

• La elaboración del proyecto es gradual, ya que se desarrolla en pasos o incrementos. Por ejemplo para una planta química, se define en general el alcance del proyecto y se hace más explicito a medida que el equipo de proyectos desarrolla una mejor comprensión de los entregables (PMBOK).

• En algunos proyectos, se perfeccionan el o los objetivos y las características del producto se definen progresivamente a medida que avanza el proyecto.

• Un proyecto individual puede formar parte de una estructura de proyectos mayor.

• El resultado del proyecto puede ser una o varias unidades de producto.

• La organización es temporal y se establece por la duración del proyecto.

• Las interacciones sobre las actividades del proyecto pueden ser complejas.

http://www.fte-energia.org/E85/07-5.html

Antecedentes de los proyectos

La importancia que tiene el estudio de los proyectos se establece en conseguir que se disponga de los antecedentes y la información necesarios que permitan asignar en forma racional los recursos escasos a la alternativa de solución más eficiente y viable frente a una necesidad humana percibida.

• En un estudio de 23,000 proyectos de aplicación sólo 26% tuvieron éxito total. 46% fueron cuestionables se terminaron pero con tiempo y/o presupuesto mayores.

• Se busca recopilar, crear y analizar en forma sistemática un conjunto de antecedentes económicos que permitan juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar recursos a una determinada iniciativa.

Los proyectos de alguna manera se han realizado desde la antigüedad hasta nuestros días:

• Pirámides de Teotihuacán

• Pirámides de Chichen Itza

• El proyecto del Metro en el D.F.

• El proyecto del Metrobus

• Etc.

http://www.re-moto.com/photos.php?lang=esp&img=4237

http://travel.resourcesforattorneys.com/mexico/index.php?category=17

Tipos de proyectos

Proyectos con enfoque a negocios son:

• Seleccionar un paquete de software

• Desarrollar un nuevo producto o servicio

• Abrir una nueva tienda

• Construir un puente, presa, carretera o edificio

• Producir y dirigir una película

• Etc.

http://pe.kalipedia.com/fisica-quimica/tema/petroleo-unica-roca-liquida.html?x=20070418klpcnaecl_186.Kes&ap=1

Los Proyectos siguientes tienen un enfoque social:

• Proveer servicios a la sociedad

• Crear polos de desarrollo

• Aprovechar de mejor manera los recursos naturales

• Sustituir producción artesanal por industria

• Proporcionar servicios de salud

• Etc.

Administración de proyectos

La administración de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, para satisfacer los requisitos del proyecto. Se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control.

Sus objetivos incluyen:

• identificar los requisitos

• Establecer objetivos claros y realizables

• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos

• Adaptar los planes, las especificaciones y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

La administración de proyectos se enfoca a lograr:

• Las metas y objetivos específicos, en el desempeño o tecnología deseados

• Dentro de las restricciones de tiempo y costo

• Con los recursos asignados

Los Procesos principales en la administración de proyectos son los siguientes:

Procesos de dirección de proyectos

Algunos de los Riesgos e incertidumbres que se presentan en los proyectos son los siguientes:

• Incertidumbre en la programación

• Incertidumbre en los costos

• Incertidumbre en la tecnología

• Otros riesgos de naturaleza política y organizacional

El ciclo de vida de un proyecto es el siguiente:

Figura 1.2 Ciclo de vida de un proyecto

Donde:

• Formulación y selección. Se define el proyecto su alcance y su impacto

• Planeación. Se definen las tareas específicas que constituirán el proyecto y estiman los recursos

• Programación y control es el trabajo más intenso

• Implantación y terminación. Se entrega al usuario el proyecto.

La administración de proyectos es una metodología para:

• Identificar en forma clara la necesidad a cubrir y su impacto

• Identificar la alternativa de solución más eficiente

• Planeación y programación de actividades

• Asignar en forma racional los recursos escasos

• Dar seguimiento

• Comprobar efectividad y terminación

Las interrelaciones entre las diferentes actividades de la administración de proyectos son las siguientes:

Relación entre la planeación, programación y Control de un proyecto.

El contexto del desarrollo de proyectos (PMBOK)

Un proyecto debe formularse cuidadosamente considerando todos los aspectos y riesgos.

Para tomar la decisión de emprender o no un proyecto, debe realizarse un análisis cuidadoso y multidisciplinario considerando ventajas y riesgos, esto es la Evaluación del Proyecto

Comprensión del entorno del proyecto

Casi todos los proyectos se planifican e implementan en un contexto social, económico y ambiental y tienen impactos positivos y negativos deseados y/o no deseados. El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en el contexto de su entorno cultural, social, internacional, político y físico.

• Entorno cultural y social. El equipo tiene que entender cómo afecta el proyecto a las personas y cómo afectan las personas al proyecto. Esto puede requerir una comprensión de los aspectos económicos, demográficos, educativos, éticos, étnicos, religiosos, y de otras características de las personas a quienes afecta el proyecto o que puedan tener un interés en éste. El director del proyecto también debe examinar la cultura de la organización y determinar si se reconoce que la administración de proyectos desempeña un rol válido con responsabilidad y autoridad para gestionar el proyecto.

• Entorno internacional y político. Es posible que algunos miembros del equipo tengan que estar familiarizados con las leyes y costumbres internacionales, nacionales, regionales y locales aplicables, así como con el clima político que podría afectar al proyecto. Otros factores internacionales a tener en cuenta son las diferencias de husos horarios, los días festivos nacionales y regionales, los requisitos de viaje para reuniones cara a cara y la logística de teleconferencias.

• Entorno físico. Si el proyecto va a afectar a su ámbito físico, algunos miembros del equipo deberán estar familiarizados con la ecología local y la geografía física que podrían afectar al proyecto o ser afectadas por el proyecto.

Hay tres documentos principales del proyecto

• Acta de Constitución del Proyecto. Autoriza formalmente el proyecto.

• Enunciado del Alcance del Proyecto. Establece el trabajo que debe realizarse y los productos entregables que deben producirse.

• Plan de Gestión del Proyecto. Establece cómo se realizará el trabajo.

Ejemplos de Contrato de proyecto

Otros ejemplos de documentos para Contrato de Proyectos son:

Es el compromiso formal del equipo y de la dirección, en la ejecución del proyecto

Cierre del proyecto

Durante el proyecto se va haciendo seguimiento del desempeño del proyecto, tanto en avances como en variaciones contra presupuestos, para lo cual se van elaborando una serie de reportes a ser revisados por la dirección durante el desarrollo del proyecto:

Reporte de logro de metas intermedias (milestones):

• Permiten reenfocar prioridades para los objetivos a más largo plazo.

• Son puntos de decisión para continuar o no el proyecto, son visibles

Reporte final

• Reporte de cumplimiento de objetivos

• Comparación de beneficios y costos reales contra presupuesto

• Cumplimiento de metas intermedias

• Análisis "Post Mortem", que estuvo bien y que estuvo mal como herramienta de aprendizaje

El éxito de un proyecto da respuesta positiva a las preguntas siguientes o con beneficios relevantes:

• ¿Se lograron las metas y objetivos planeados?

• ¿Se cumplieron las fechas de terminación?

• ¿Dentro o por debajo de las restricciones de costo?

• ¿Se utilizaron los recursos asignados?

El desempeño y éxito de un proyecto se mide en resultados no en el esfuerzo dedicado al mismo.

Una vez finalizado el proyecto, se entrega al cliente o al dueño del proceso para su seguimiento, se le transfiere la tecnología y se proporciona capacitación.

Lecciones aprendidas

Las variaciones identificadas durante el desarrollo del proyecto se explican y las "lecciones aprendidas" del proyecto se documentan y se difunden a los diferentes niveles de la organización involucrados en el proyecto.

El anuncio a los grupos interesados y clientes sobre la terminación del proyecto, previene a los gerentes a disponer del personal que asignaron al proyecto. En la reunión pública se inicia la transición de los entregables del proyecto a las funciones de línea y se reconocen los logros del equipo.

http://aggiechick03.blogspot.com/

Ejercicios y casos utilizando Microsoft Project 2007

1. Introducción

Ejecutar Project 2007 con: Microsoft Office > Microsoft Project 2007

Para abrir un archivo nuevo:

En la pantalla de información de proyecto indicar la fecha inicial o final del proyecto:

Project > Project information

Para salvar el archivo del proyecto:

Agregar nombres de Actividades o tareas principales y secundarias, la duración de Default es un dia:

Los nombres de las tareas deben ser claros y sin ambigüedades, que permitan realizare estimados de tiempo, costos y duración de manera sencilla.

Las metas intermedias o puntos de revisión, confirma que las tareas antecesoras se han completado, el uso de un verbo de resultados es apropiado para comunicar la importancia de la revisión de puntos intermedios, tales como: prueba completa, usuarios entrenados, aprobación recibida, etc.

Tareas resumen, son subtituladas dentro de la lista de tareas, para agrupación de tareas en una tarea resumen.

También se pueden ligar o secuenciar de manera gráfica moviendo las barras inferiores en secuencia como sigue:

Para imprimir la lista de tareas o actividades:

Para imprimir todo el diagrama de Gantt en una sola página, dar un click derecho en la escala de fechas. Seleccionar ZOOM y ENTIRE PROJECT.

La escala de tiempo también se puede ajustar con TIMESCALE:

Ajustar la escala de tiempo y el tamaño conforme sea requerido.

Las columnas no deseadas se pueden esconder con la opción HIDE.

Se puede ajustar la página con PAGE SETUP:

2. Estimación de la duración de actividades

La duración completa del programa del proyecto depende de que tan bien se estime la duración de las tareas individuales y contestar estas preguntas:

• ¿Cuánto dura el proyecto?

• ¿Cuándo se puede terminar?

• ¿Cuándo se puede iniciar?

• ¿Hay flexibilidad en el programa?

Un programa exacto ayuda a mantenerse en control y se puede ajustar o adaptar para cumplir con las condiciones y condiciones reales. Por ejemplo, si la gente clave para el avance del proyecto está ocupada en otras cosas, ¿Cuáles son las opciones? ¿hay alternativas de recursos, se puede retrasar el inicio de las tareas, se puede cambiar el enfoque completo?

Estimación de la duración de tareas

Hay seis formas fundamentales de estimar la duración de las tareas, se pueden aplicar dependiendo de la situación:

• Con datos históricos

• Con referencia a experiencias de otros o estándares de tareas

• A sentimiento (Wildly Aimed Guess – WAG), se pueden divider last areas en componentes más pequeños para reducir el error.

• A sentimiento con referencia a una experiencia similar (Scientific WAG – SWAG)

• Con el Método Delphi, un grupo de expertos multifuncionales se les pide que estimen de manera independiente la duración de las tareas en cuestión. Después cada uno explica sus razones al grupo, después con el beneficio del racional de otros, se realiza otra ronda de estimados, repitiendo hasta que haya un fuerte consenso de opinión.

• Análisis PERT, utiliza el poder de la probabilidad y de la estadística para mejorar la exactitud de los estimados. Se hacen tres estimados de la duración de la tarea: uno optimista, uno pesimista y el más probable o esperado. En caso de que el esperado no se encuentre en el centro, PERT hace las ponderaciones necesarias, por ejemplo si 12 hrs, 32 hrs, y 100 hrs, son los valores optimista, esperado y pesimista, PERT le da un peso de cuatro veces al esperado =(pesimista + optimista + 4*esperado)/6 = 40 hrs.

Introducir la duración de cada una de las tareas:

Las unidades utilizadas son:

Se reemplaza la duración por omisión o default de 1 día? – el signo de interrogación es indicado por Project cuando la duración es timada por el mismo programa. Por ejemplo se tienen las estimaciones de tiempo como sigue:

Estimación de tiempo con PERT:

Se utilizan las opciones siguientes:

View > Toolbars > PERT Analysis

Pulsar el botón PERT Entry Sheet

Aparece una ventana donde se ingresan los datos de los tiempos Optimista, Esperado y Pesimista, por ejemplo:

Después pulsar el botón CALCULATE PERT para estimar la duración del proyecto:

PERT determina nuevas duraciones que cambian las duraciones originales establecidas para las tareas (solo en las que se ingresaron tiempos de duración Optimista, Esperada y Pesimista):

Queda como sigue:

Para regresar a la vista original del Gantt, View > Gantt Chart

Manejo del tiempo y calendario

Por Default cada día consta de 8 horas, cada semana de 40 horas y cada mes de 20 días hábiles. Un día hábil tiene un horario de 8:00 AM a 5:00 PM, si se quieren cambiar estas opciones, seguir las instrucciones siguientes:

Tools >Options > Calendar

Se utiliza la notación siguiente para el tiempo transcurrido:

3. Secuencia de tareas para cubrir las necesidades

La secuencia de tareas y el tiempo requerido para completar el proyecto está determinado por las relaciones de dependencia entre las tareas. Las tareas en paralelo acortan la duración del proyecto y las tareas dependientes no pueden iniciar hasta que terminen sus predecesoras.

Para asignar tareas predecesoras, mover la línea de división hacia la derecha hasta que esté visible la columna de Predecesores, si hay columnas sin uso se pueden esconder (Hide).

Revisar desde el inicio de la lista de tareas e identificar cuales tareas deben preceder a la actual, si no hay ninguna, dejar la columna en blanco. Colocar el número de ID del predecesor en el CAMPO DE PREDECESOR, por ejemplo las tareas 3, 4 y 5 tienen predecesoras 1, 3 y 4 respectivamente.

Si hay más tareas predecesoras, separar los números de ID con una coma, por ejemplo la tarea 10 tiene predecesores 7, 8 y 9:

Otra forma es mover la barra de la tarea predecesora a la barra de la tarea dependiente:

Una vez introducidas todas las dependencias del programa, se puede revisar el flujo de trabajo, la duración total del proyecto y los posibles cuellos de botella.

Para otras dependencias más complejas con tipo de predecesor y retraso en el inicio o final, seleccionar la tarea deseada y Task Information:

Por ejemplo para que la tarea 13 inicie con un retraso de 0.3 días después de la tarea 12 se tiene:

También se pueden utilizar restricciones con palabras:

Se configuran al seleccionar la tarea deseada y Task Information Advanced:

Si se configura para AS LATE AS POSSIBLE:

Se obtiene:

Para hacer que el proyecto sea más fácil de manejar y exitoso, seguir estas reglas:

• Iniciar todo tan pronto como sea posible.

• Mantener el flujo de trabajo lógico y tan simple como sea posible.

• Utilizar las restricciones con cuidado, y solo si son necesarias.

• Mantener el plan tan flexible como sea posible.

• Hacer un buen programa, simple.

4. Manejo de recursos, costos y presupuestos

El preparar y dar seguimiento a la planeación de los recursos permite alcanzare los objetivos siguientes:

• Se puede programar de acuerdo a los recursos disponibles, además de la secuencia de tareas y su duración.

• Se pueden identificar los cuellos de botella causados por limitaciones de recursos.

• Se pueden programar y dar seguimiento a costos del proyecto completo, y de cada recurso.

• Se pueden distribuir las cargas de trabajo de manera justa en el equipo.

Manejo de recursos

MS Project maneja los siguientes tipos de recursos: personas, instalaciones, equipos y materiales y costos los tres primeros se combinan en una sola categoría Work resources (recursos de trabajo).

Para crear una lista de recursos:

Se pueden agregar en la Gráfica de Gantt de las actividades o en un menú especial para introducir los datos de los recursos como sigue:

View > Table:Entry Entry o

View > Resource Sheet

Se abre una página con los campos siguientes:

En la columna de indicador puede aparecer un Ícono de precaución (Warning icon) para indicar que no hay suficientes recursos para realizar el proyecto. Los recursos pueden ser personalizados después en la caja de Información de Recursos.

Se puede ingresar información detallada de los recursos al seleccionar el renglón de recursos y seleccionar RESOURCE INFORMATION, aparece la siguiente pantalla para ingresar los datos incluyendo los costos:

Dentro de este cuadro se puede ingresar el e-mail para comunicación con otros miembros del equipo.

Costos fijos

Otro método para agregar costos para el proyecto es agregar un costo fijo a cada tarea.

El campo FIXED COST ACCRUAL sirve para indicar si el costo se carga al inicio del proyecto, al final o se prorratea durante su duración.

Calendario, recursos y tiempo a ponderar

El programa proporciona varios tipos de calendarios: calendario estándar, calendario base, calendario del proyecto y calendario de recursos.

El calendario estándar se puede configurar a un turno por día, 8 horas (8 a.m. a 5 p.m.), lunes a viernes. El calendario de turno de la noche es de 8 horas de 11 p.m. a 8 a.m., lunes a viernes; y el último es un calendario de 24 horas los 365 días del año (para maquinaria).

No hay días festivos en los calendarios, se les pueden agregar paros de planta, días de descanso, etc. Para hacer cambios:

Tools > Change Working time New

Seleccionar un nuevo calendario para la organización y llenar el cuadro de EXCEPTIONS con los días a modificar para configurar los días no laborales.

El calendario para el proyecto se selecciona en:

Project > Project information

Si el calendario seleccionado no se apega perfectamente al calendario de los recursos (vacaciones, etc.) modifica su calendario para que se tome en cuenta. Seleccionar el recurso con:

View > Resource sheet

Asignación de recursos – cargas

Antes de asignar los recursos a las tareas o actividades considerar lo siguiente:

• ¿Qué tan importante es la calidad en esta tarea?

• ¿Qué tan crítico es el tiempo en esta tarea?

• ¿El flujo del proyecto depende de la terminación de esta tarea?

• ¿Qué habilidades son necesarias para completar esta tarea?

• ¿Si se aplican más recursos la tarea se puede terminar en menos tiempo, de mejor forma, más segura o más barata?

• ¿Puede hacerse esta tarea más lenta, postergarse o hacerse en etapas sin un efecto adverso?

El Project asume que las tareas son impulsadas por el esfuerzo (se asume que si se le asignan más recursos a las tareas, se terminan más pronto). Algunas tareas no responden a la adición de recursos, estas se denominan Tareas de duración fija (crecimiento del pasto).

Para asignar recursos, en la pantalla de gráfica de Gantt dividir la pantalla colocando el cursos en algún lado y

WINDOW > SPLIT

seleccionar FORMAT > DETAILS > RESOURCES AND PREDECESSORS

Asegurarse que la opción cálculo automático esté activada:

Tools > Options > Calculate Automatic

Se pueden asignar recursos a cada una de las tareas (no necesariamente el 100%, puede ser el 50%), seleccionándola y con botón derecho llamar a Task information > Resources:

En este menú se pueden varias combinaciones de asignación de recursos.

Cuando no se tienen suficientes recurso para el proyecto, se pueden hacer varias cosas:

• Obtener más recursos

• Reducir el alcance del proyecto

• Trabajar más tiempo con los recursos disponibles.

Otras medidas son:

Si se establece en la opción de Fecha inicial del proyecto:

Project > Project information > Schedule from > Project start date

Project intenta iniciar las tareas lo más pronto posible, dependiendo de la duración de cada tarea y las dependencias de sus predecesoras. Se agregan las duraciones de las tareas en la ruta crítica para estimar la duración total del proyecto.

Cuando se establece la opción de Fecha final del proyecto:

Project > Project information > Schedule from > Project finish date

Las tareas en la ruta crítica se inician tan tarde como sea posible. Se agrega la duración de cada tarea predecesora, desde la fecha final del proyecto, en reversa hasta la primera tarea, de modo de determinar cuándo iniciar la primera tarea.

Si no se asignan recurso a la tarea, se programa para tener la máxima duración posible, en el momento que se le asignan recursos, se ajusta su duración.

La ruta crítica

Se puede visualizar en:

View > Network Diagram Critical tasks

View > More views > Detail Gantt

Las barras rojas representan la ruta crítica y las barras azules las actividades con holgura (que aparece como líneas delante de la tarea o actividad), esto para efectos de toma de decisiones en el proyecto.

Encontrar sobre asignación de recursos.

Se pueden observar en la vista de Resources Sheet View, Resources USage View o Resources Allocation View, aparecen con un signo de precaución.

5. Medición de los avances

Tener cuidado con no ignorar lo siguiente:

• ¿Está produciendo la estrategia los resultados esperados?

• ¿Se están evitando problemas que puedan bloquear el proyecto?

• ¿Permanece enfocado el equipo de trabajo, es productivo?

• ¿Continúan teniendo interés en el proyecto las partes interesadas?

• Si el proyecto es exitoso, ¿logrará los resultados esperados?

No se debe sobre controlar los detalles, se debe enfocar a obtener el éxito no la perfección. La revisión de los puntos de control (milestones) con obsesión y toma de decisiones es calve para el éxito del proyecto.

En las revisiones contestar las preguntas siguientes:

• ¿Qué problemas se han encontrado?

• ¿Qué problemas se prevén?

• ¿Cuál es la mayor preocupación hoy?

• ¿Cómo podría cambiar esto el futuro?

• ¿Cómo va el proyecto?

Establecer una línea base o de referencia

Sirve para comparar la situación de los planes contra los eventos reales.

Tools > Tracking > Save base line > Entire project

Se pueden establecer líneas base para las diferentes tareas específicas.

Ingreso de fechas reales de inicio y terminación de tareas

View > Tracking Gant

Abrir una ventana inferior con la barra de división en la parte inferior de la pantalla,

ir a la pantalla inferior y activarla More Views abrir el menú de seleccionar la Task Details Form y aplicarla.

Introducir los datos reales de duración de las actividades o porcentaje de avance.

La gráfica de Gantt queda como sigue:

También se pueden actualizar los avances en:

View > Table tracking > Tracking

Otra forma para actualizar el avance de tareas específicas es con:

Tools > Tracking > Update task

Otra opción es usando el botón TRACK y seleccionar la opción adecuada:

Para actualizar el proyecto ejecutar las instrucciones siguientes:

Tools > Tracking > Update project

De manera similar para actualizar los costos reales:

Tools > Task usage

View > Table tracking > Usage

6. Guardar el trabajo

Para exportar el reporte en formato HTML para páginas Web se tiene:

File > Save as Save as Type

Microsoft Excel or XML

EXCEL:

Seleccionar solo los campos necesarios a exportar:

Para el caso de XML, indicar FILE > SAVE AS:

Autor:

Dr. Primitivo Reyes Aguilar

2012

Enviado por:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"?

www.edu.red/usuario/perfiles/ing_lic_yunior_andra_s_castillo_s/monografias

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2015.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"?