Elaboración de Políticas.
Finanzas: Otorgar hasta 5% de descuento a clientes nuevos y hasta 10% de descuento a clientes antiguos y a aquellos clientes que precisen un servicio de reparación de 5 o mas máquinas.
Recursos Humanos: Contratar siempre egresados, ya sean ingenieros o técnicos, no estudiantes universitarios.
Ventas: Los repuestos solamente se venderán cuando haya una reparación de algún equipo informático, es decir, no se puede vender por ejemplo un MODEM si el cliente no trae una computadora con el MODEM descompuesto.
Elaboración de procedimientos.
De compras.
La empresa cuenta con varios proveedores en Ciudad del Este,
El comprador llama al proveedor e informa del tipo de repuesto, cantidad y fecha en la que esta necesitando;
El proveedor envía los repuestos en la fecha pactada con el comprador.
El comprador verifica: a) la calidad, procedencia, legalidad; b) si cantidad de mercaderías que recibió es la correcta; c) datos de la factura (nombre de la empresa, el RUC, cantidad y precios),
En caso de no reunir las condiciones citadas anteriormente se devuelve al proveedor.
Si los repuestos están todos en buen estado el comprador da la firma de aceptación de repuestos al proveedor y recibe la factura junto con los repuestos.
El comprador pasa la factura al departamento de finanzas para que los empleados de dicho departamento puedan registrar en los libros de contabilidad a través de un programa informático los gastos realizados para la compra de los repuestos y posteriormente cargar el pago a la cuenta del proveedor a través de nuestro banco (Interbanco).
La recepcionista del departamento de reparación y ventas deberá recaudar toda la documentación relativa para habilitar una carpeta de cliente. Los documentos que se necesitan son los siguientes:
- En caso de Sociedades:
- Formulario de solicitud de Crédito.
- Fotocopia del estatuto.
- Fotocopia del ultimo balance
- Fotocopia de RUC
- Numero de Cta. Cte.
- Referencias comerciales y bancarias
- Registro de firmas para la recepción de las facturas o mercaderías
- Formulario de solicitud de Crédito.
- Fotocopia de Cedula de Identidad
- Fotocopia de RUC
- Numero de Cta. Cte.
- Referencias comerciales y bancarias
- Registro de firmas para la recepción de las facturas o mercaderías.
- En caso de personas físicas
Al tener todos los documentos en orden la recepcionista los pasa al departamento de finanzas para que estos confirmen y verifiquen todos los datos consignados en la carpeta de clientes.
El departamento de finanzas emitirá su resolución y asignara una línea de crédito y plazo de pago de acuerdo a la solvencia del cliente.
Al asignarle la línea de crédito al cliente se carga en la computadora en el programa correspondiente a las ventas a crédito todos los datos del cliente y el plazo de pago para poder proceder a la venta a crédito cuando el cliente lo precise.
Cuando se realiza una facturación a crédito el cliente deberá consignar la factura correspondiente.
La recepcionista pasa la factura al departamento de tesorería para su registro y posterior cobro en la fecha establecida en la factura.
De pago de salarios: nuestros empleados son prestadores de servicios sin relación de dependencia.
Los empleados presentan su factura al departamento de recursos humanos, los empleados de este departamento verifican que todas las facturas estén correctamente elaborados (al decir correctamente elaborados nos referimos a la fecha, la explicación y el monto de la factura y que el nombre de la empresa y el RUC estén correctos).
La fecha tope de entrega es del 27 de cada mes, todas las facturas que se entreguen pasando esa fecha cobraran 8 días más tarde que los demás empleados.
Una vez que termina el control la encargada autoriza una orden de pago de interbanco al número de cuenta de cada empleado, lo firma y luego le lleva la orden de pago al propietario de la empresa para que este firme y así el auxiliar pueda llevar las ordenes para que se le acredite su sueldo al empleado en su Cta. Cte.
Elaboración de 3 reglas para un sector de la empresa.
Reglas del Departamento de Reparación:
- Los empleados deben participar en los cursos de capacitación que se desarrollaran cada 3 meses.
- Los empleados deben cumplir el horario de 50 horas semanales.
- Los empleados deben devolver al cliente las partes dañadas de su equipo informático.
Elaborar indicadores de control de cumplimiento.
Objetivos específicos: Tener un sistema de aviso que controle la fecha de entrega de una maquina y que informe antes de que se cumpla el plazo fijado.
El administrador controla cual fue el ingreso del mes y fija cual debe es el objetivo para el mes siguiente.
Todos los empleados están obligados a participar de las reuniones quincenales que se realiza en la sala de reuniones de la empresa, a los que no participan se les descontara 15.000 gs. De su sueldo
Presupuesto:
Al finalizar cada mes el administrador controla el balance general y el estado de resultados para ver si la empresa tuvo ganancia o pérdida y así poder controlar si se cumplió el presupuesto de gasto o de ventas
Si la empresa tuvo pérdidas controlar en donde se excedió el gasto o si hubo muy poca venta para así poder tomar las medidas correspondientes para evitar que vuelva a surgir una perdida.
Diseño de un organigrama general de la empresa.
Informe Cronológico de Tutoría realizada.
Primer encuentro: Después de haber hecho la primera parte del trabajo con nuestro grupo, pedimos al grupo al cual supervisamos que elaboraran un cuestionario sobre los puntos en los que no estaban tan seguros o simplemente les dábamos opiniones acerca de como realizar ciertos temas y evaluábamos algunos puntos en los que teníamos conocimiento .
Segundo Encuentro: Al estar cada uno mas familiarizado con su tema y su empresa en esta segunda reunión ya nos fue más fácil debatir sobre los distintos puntos, y dar opiniones sobre los temas más emblemáticos que sabemos, tanto a nosotros como al grupo que le servimos de tutor nos fue complicado elaborar los controles, el presupuesto y el procedimiento por que ninguno de los dos grupos entendía muy bien el tema.
Tercer encuentro: Nos reunimos prácticamente con los trabajos terminados, corregidos por el profesor y reformado por los dos grupos para la entrega final, compartimos el trabajo en grupo y fuimos viendo los diferentes puntos y los requisitos del trabajo de acuerdo íbamos avanzando con la lectura, y teniendo en cuenta las observaciones del profesor.
Comentario de Tutoría
Nos pareció muy interesante realizar este trabajo con tutores de nuestra misma clase y de nuestros mismos conocimientos ya que pudimos debatir, opinar, corregir las informaciones obtenidas por cada grupo y así adquirir colaboración en los puntos que nos fueron más difíciles de realizar.
El grupo al que le fuimos guías, así como contribuimos a la elaboración de su trabajo, nos fue de gran ayuda a la hora de realizar el nuestro ya que pudimos comparar información acerca del tema, aparte de ser tutores de ese grupo nos percatamos al finalizar el trabajo que debatíamos sobre los mismos puntos y aportamos nuestros conocimientos, ideas y pareceres concernientes a su trabajo como lo hicieron con nosotros.
Tanto la tutoría hecha y los tutores que tuvimos, aportó a nuestro trabajo información adecuada para llegar al objetivo esperado, además nos ayudo a la unión del grupo y la relación con compañeros que no conocíamos o que simplemente teníamos muy poca comunicación.
CONCLUSIÓN
La oportunidad de poner en marcha una empresa de servicios que se encargue de la reparación de equipos informáticos, es algo muy atractivo y eficiente hoy en día, donde la tecnología hace la competencia, y cuanto mas, si esta acompañado de un buen plan de negocios elaborado con principios administrativos y creatividad.
INFOTEC tiene como misión "ser la empresa líder en brindar servicios de reparación de equipos informáticos, utilizando repuestos con calidad internacional y contando con un grupo humano de ingenieros y técnicos especializados y para lograr la máxima satisfacción de nuestros clientes y así lograr los resultados financieros esperados", esto implica tener en mente que día a día debemos llegar a contentar a nuestros clientes de la mejor manera, como ellos se merecen por haber confiado en nuestros servicios.
Este plan de negocios es una herramienta muy útil para todo aquel lo lea y ponga en practica ya que esta elaborado con base en conocimientos administrativos que datan de años de trayectoria y experiencia, gracias a los estudios legados por los grandes pensadores de las ciencias administrativas, como Fred R. David, Koontz, Martín Flor Romero y otros autores mas de libros donde nos apoyamos para realizar esta investigación.
No dudamos que INFOTEC será realmente líder en el mercado, si algún día este plan se lleva a la práctica.
BIBLIOGRAFÍA Y WEBLIOGRAFÍA
Objetivos generales: .
Declaración de Misión, Declaración de Visión: "Administración estratégica" Fred R. David.
Selección de la Estrategia, Elaboración de Procedimientos, Elaboración del Presupuesto, Elaboración de Indicadores de Control de Cumplimiento: "ADMINISTRACIÓN, UNA PERSPECTIVA GLOBAL" Harold Koontz.
Elaboración de políticas, Elaboración de Reglas: Apuntes de las clases de los Profesores Luis Bolaños y Oscar López.
Rosana Franco Gómez
| Página siguiente |