Agrupación en unidades organizacionales

Introducción

Siguiendo los temas llegamos a uno de los mas importantes que son las bases para la agrupación en unidades que hace referencia a como se puede organizar un organigrama, dando detalles e incluso ejemplificando las mismas para poder comprender de una manera mas sencilla. También tendremos la clasificación mas comunes, sus repercusiones y como se ubica en un organigrama.

Además podremos observar los criterios de la agrupación que son las formas como se eligen dichas bases.

La agrupación de unidades

Mediante el proceso de aportación en unidades, se establece el sistema de autoridad formal y se construye la jerarquía de la organización. Al combinar éste proceso con los descritos en los tres parámetros anteriores, podemos definir el diseño de la organización del modo siguiente:

• Conociendo las necesidades globales de la organización, el diseñador perfila todas las tareas que deberán realizarse. Se trata de un procedimiento descendente que pasa de las necesidades generales a las tareas concretas.

• Consistiría en construir una superestructura determinando primero el tipo y número de puestos que deben agruparse en las unidades de primer orden, y luego el tipo y número de unidades que deberán agruparse en unidades, cada vez mayores hasta completarse la jerarquía. Ésta última etapa es ascendente, avanzando desde las tareas concretas hasta englobar toda la jerarquía. A medida que van cambiando los objetivos y las visiones, el rediseño estructural se inicia en sentido descendente.

Y a medida que cambian el sistema técnico del núcleo de relaciones, se procede en sentido ascendente.

Repercusiones de la agrupación

La agrupación no solo sirve para crear un organigrama, la agrupación constituye un medio fundamental para la coordinación del trabajo en la organización.

• La agrupación establece un sistema de supervisión común entre puestos y unidades, se asigna una unidad a cada directivo, responsabilizándose de todas las acciones de su unidad. Podríamos decir, que la agrupación de unidades incorpora la supervisión directa.

• La agrupación suele precisar que los puestos y las unidades compartan recursos comunes, los miembros de una unidad comparten como mínimo un presupuesto común. Y a la vez también instalaciones y equipos. Por tanto, la agrupación estimula la adaptación mutua.

• La agrupación suele crear medidas comunes de rendimiento, al compartir los miembros recursos comunes, puede medirse conjuntamente el coste de sus actividades. Por otra parte, al contribuir a la producción de los mismos productos o servicios, también puede medirse conjuntamente su producto .Entonces la agrupación sienta las bases para un tercer mecanismo al proporcionar medidas comunes del rendimiento, y sería la Normalización de resultados o también llamada aquí Normalización de productos.

Bases para la Agrupación en unidades

• Agrupación según los conocimientos y las habilidades: Los puestos pueden agruparse de acuerdo con los conocimientos y las habilidades especializadas que aporten al puesto los trabajadores. Los hospitales, pongamos por caso, agrupan a los cirujanos en un departamento, a los anestesistas en otro y a los psiquiatras en otros.

La agrupación puede basarse también en el nivel de habilidades o conocimientos, creándose, por ejemplo, distintas unidades para artesanos, oficiales y aprendices, o simplemente para trabajadores calificados y no calificados.

• Agrupación según los procesos de trabajo y la función: Las unidades pueden basarse en el proceso o la actividad desempeñada por el trabajador. Por ejemplo, una empresa de fabricación puede distinguir entre los talleres de fundición, soldadura y acabado.

El trabajo puede también agruparse según su función básica en la organización (comprar suministros, reunir capital, generar investigaciones, producir comida en la cantina, etc.). Puede que el ejemplo más conocido sea la agrupación por Función Empresarial: fabricación, marketing, ingeniería, finanzas, etc.

• A agrupación según el tiempo: Los grupos pueden formarse también según el momento en que se realice el trabajo. Las distintas unidades llevan a cabo el mismo trabajo del mismo modo , pero en momentos distintos , como podría ser en losa diferentes turnos de una fabrica

• Agrupación según el producto: En este caso las unidades se forman de acuerdo con los productos que fabrican o los servicios que realizan. Una gran empresa de fabricación puede tener una división distinta para cada línea de productos: por ejemplo, una para vajillas y otra para moto niveladoras. Un restaurante puede separar, tanto organizativamente como espacialmente, el bar del comedor.

• Agrupación por cliente: Los grupos pueden formarse también para el trato con clientes de distinto tipo. Una compañía de seguros puede tener distintos departamentos de ventas para las pólizas individuales y de grupo, los hospitales, por su parte, tienen en algunos países salas distintas para los pacientes públicos y privados. El dpto. de industria del gobierno Canadiense se estableció en un principio con diez ramos (alimentación, maquinaria, vehículos, productos químicos, etc.) concibiéndose cada uno de ellos para mantener contacto con su propio sector de la industria.

• Agrupación por zona geográfica: A veces se forman grupos de acuerdo con las regiones geográficas en las que funcionan la organización. En mayo de 1942, el departamento de guerra de los EE.UU. se organizo sobre la base de seis escenarios: Norteamérica, África, Europa, Asia, El Pacífico y América Latina.

A una escala mas reducida, una panadería puede disponer de las mismas instalaciones en 20 zonas distintas para garantizar la entrega diaria de los productos frescos.

Todas las bases de agrupación comentadas hasta ahora pueden formarse en dos categorías esenciales: Agrupación según el mercado, que comprende las bases de producto, de cliente y de lugar, y la Agrupación funcional, que comprende las bases correspondientes a conocimientos, habilidades, procesos de trabajo y funciones. (La agrupación según el momento puede considerarse como perteneciente a cualquiera de las dos categorías.)En realidad, nos encontramos ante la distinción fundamental entre la agrupación de actividades según sus fines, según las características de los mercados a los que acaba sirviendo la organización (los productos y servicios que comercializan, a los clientes a los que atienden y los lugares donde atienden a dichos clientes) o bien según el medio o las funciones (incluidos los procesos de trabajo, las habilidades y los conocimientos) que utilizan para genera sus productos o servicios.

Criterios de agrupación

Podemos aislar cuatro criterios básicos que utilizan las organizaciones para seleccionar las bases de agrupación de puestos y unidades: interdependencia en el flujo de trabajo, en el proceso de trabajo, de escala y en las relaciones sociales.

• Interdependencias del flujo de trabajo: Varios de los estudios que han observado las relaciones entre determinadas tareas de operaciones subrayan una misma conclusión. La agrupación de las tareas, debe reflejar las interdependencias naturales en el flujo de trabajo. Y la agrupación en base al mercado los miembros de una unidad tienen un sentido de integridad territorial .Controlan un proceso organizativo, claramente definido, la mayoría de los problemas que surgen en el trabajo, pueden solucionarse fácilmente mediante la adaptación mutua y gran parte de los demás que tienen que ser transmitidos a niveles jerárquicos superiores, pueden ser tratados dentro de la unidad por un único directivo encargado del flujo de trabajo .En cambio, cuando se dividen en distintas unidades los flujos de trabajo claramente definidos , la coordinación resulta mucho más complicada. Se ven obligados a colaborar trabajadores y directivos con lealtades distintas, y los problemas son transmitidos hacia niveles jerárquicos superiores, hasta llegar a manos de directivos apartados del flujo de trabajo.

• Interdependencia de los procesos: La segunda categoría importante de interdependencias, ésta relacionada con los procesos en el flujo de trabajo. En realidad, estas interdependencias están relacionadas con la especialización y estimula la agrupación funcional .A veces, los puestos tienen que agruparse para estimular las interacciones correspondientes al proceso, incluso si es a expensas de cierta coordinación del flujo de trabajo.

Como ejemplo, un operario del torno puede verse obligado a hacerle una consulta a otro que trabaja en otra línea de productos (es decir, perteneciente a otro flujo de trabajo) respecto a que herramienta es la mejor para un trabajo determinado.

• Interdependencia de escala: El tercer criterio de agrupación, corresponde a las economías de escala, puede ser necesaria la formación de grupos a fin de alcanzar la envergadura necesaria para poder funcionar con eficiencia. Economía de escala a medida que aumenta la producción, la unidad media de producción es más barata, se abarata el coste.

Aquí MIMBERT pone dos ejemplos:

• Una fábrica con el departamento de mantenimiento, en una fábrica existen varios departamentos, agrupándolos se tiene cierto ahorro de costes, para desempeñar la función de mantenimiento.

• Una base de datos, para toda la empresa, en vez de que existan muchos departamentos periféricos, tenerlo todo centralizado en un ordenador. El tema de concentración o dispersión de servicios, surge en muchos contextos dentro de la organización.

• Interdependencias sociales: El cuarto criterio de agrupación, no corresponde al trabajo realizado, sino a las relaciones sociales circundantes. Ej.: la gente decide agruparse con los que se lleva bien.

Los miembros de la organización tienden a formar grupos para facilitar el apoyo mutuo en un entorno peligroso o desconocido, o simplemente aburrido.

Las personalidades entran también en juego a menudo, como factor de suma importancia en el diseño de la organización. La gente prefiere ser agrupada con aquellos con quienes se llevan bien.

SINTESIS GRÁFICA

Conclusión

El tema propuesto fue apasionante, instructivo de mucho valor para nuestra vida profesional futura o presente, ya que nos ayudo a compenetrarnos mucho más con nuestra materia. También nos ayudo como grupo, uniéndonos para llegar a un objetivo; colocando cada uno de nosotros lo mejor que podíamos.

Creemos sinceramente que llenamos las expectativas y cumplimos con la misión primordial del trabajo que es adquirir nuevos conocimientos que jamás se borraran de nuestra mente por su alta importancia y relevancia. En la exposición tratamos de transmitir todo aquello que hemos comprendido, intentando llegar a todo el auditorio de manera que entendamos este tema e intentando complementar las demás exposiciones.

Esperamos que el contenido y la exposición haya sido de vuestro agrado!!!!!!!

Bibliografía

• Henry Mintzberg. La estructura de las organizaciones.

• Sitio web.WWW.OCW.UV.ES/CIENCIAS SOCIALES Y JURIDICAS :

Introducción a la economía y la hacienda pública.

Curso 2009-2010. J. Rodolfo Hernández Carrión.

Vicente Jaime Pastor

Autor:

Guido Rolando