Diseño de un sistema de control de gestión en la empresa Vhicoa

(Gp:) LA EMPRESA

(Gp:) LA EMPRESA LA MISIÓN La misión de la empresa consiste en la Fabricación de estructuras metálicas y trabajos de calderería en general que satisfacen la necesidad del cliente y al mismo tiempo lograr un alto grado de rentabilidad de la empresa, mediante una gestión continua de mejoramiento de la calidad con la participación y compromiso de todos los niveles de la organización. LA VISIÓN La visión es Cumplir con los procedimientos señalados por el cliente para la fabricación de sus productos, satisfaciendo sus necesidades dentro de un marco de respeto y cordialidad. Garantizar la entrega completa y oportuna de los productos fabricados y promover la capacitación, el desarrollo y motivación del personal, para asumir los retos y exigencias actuales y futuros.

(Gp:) EL PROBLEMA

(Gp:) EL PROBLEMA

(Gp:) OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema de Control de Gestión para mejorar la productividad en la empresa Vhicoa C.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Analizar material bibliográfico referente a los fundamentos de sistemas de control de gestión, indicadores, balance score card, ISO 9001:2000, planificación, entre otros. Realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa, enfocándonos en los objetivos y en las entradas y salidas de los procesos que conforman a los departamentos claves de la organización. Establecer indicadores de Gestión que evalúen el comportamiento de los departamentos claves concernientes a la empresa VHICOA. Diseñar los formatos que servirán para la recolección de datos. Diseñar un instrumento de medición (software de Microsoft VISUAL-BASIC). Identificar los indicadores de Gestión de Calidad: Definición conceptual y matemáticamente, Objetivo de los indicadores, Definición de los niveles de referencia y conceptualización de un sistema de reportes.

(Gp:) OBJETIVOS Establecer un informe de gestión mensual que permita observar el seguimiento y las fallas, para de esta manera establecer acciones de mejora. Evaluar el impacto emitido de la propuesta en la organización.

(Gp:) DISEÑO METODOLÓGICO Tipo de Estudio Población Instrumentos Diseño de Investigación

(Gp:) SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) Herramienta Eficaz

(Gp:) SITUACIÓN ACTUAL (Gp:) FORTALEZAS: -Experiencia en obras de gran envergadura al nivel Metal-mecánico. -La empresa tiene una estructura flexible. –Principios de la organización definidos. –Capital humano dispuesto a afrontar retos. -Disposición al aprendizaje. –Tecnología de punto en los procesos. -El servicio de atención al cliente. (Gp:) DEBILIDADES: -Nivel de motivación. -Oficinas adecuadas para el personal (ergonomía). –Cultura para medir y mejorar gestión. –Resistencia al cambio. -Modelaje supervisorio. –Documentación técnica de los procesos. -La empresa no cuenta con indicadores de Gestión. (Gp:) OPORTUNIDADES: -Mejorar modelo de relación. -Alto líder en competencia técnicas y de procesos. -Requerimientos del mercado. -Desarrollo de estructuras de gran envergadura en áreas de influencias. –Plan de carrera del personal. -Mercado creciente. -Equipos únicos en el mercado. (Gp:) F.O: -Aumentar la eficiencia de los procesos. -Satisfacer requerimientos y acuerdos con el cliente. -Aplicar planes de capacitación al personal. -Aprovechar los conocimientos tecnológicos en la adquisición de máquina y equipos para reducir costos y tiempos. (Gp:) D.O: -Desarrollar métodos de mejora continua, estableciéndose indicadores de desempeño de la gestión integrada. -Capacitar y entrenar al personal para que sea competente y acepte los cambios organizacionales en pro de sus beneficios. -Desarrollar estructuras adecuadas para el personal que se amolde a sus necesidades físicas. -Aumentar la disponibilidad y desempeño del trabajador. (Gp:) AMENAZAS: -Recorte de presupuesto. -Crecimiento de empresas metal-mecánicas. -Entorno social sensible. -Dependencia tecnológica. -Índice de inseguridad en la empresa. -Mucha competencia. -Demora en la entrega de productos. (Gp:) F.A: -Mantenerse líder en el mercado metal-mecánico haciendo uso óptimo de los recursos que provee. -Aplicar planes de capacitación al personal. -Mantener un grado de seguridad estable dentro de la organización. -Lograr cero demoras en la entrega de los productos. (Gp:) A.D: -Aplicar planes de motivación al personal. -Crear cultura de concientización en la organización. -Definir indicadores de gestión. -Implementar un sistema informático que evalué la gestión en la organización. (Gp:) MATRIZ FODA

(Gp:) SITUACIÓN ACTUAL Para realizar un diagnóstico de la situación actual de la organización se estudiaron los siguientes puntos: Actualmente la organización no dispone de una herramienta eficaz que le permita evaluar, controlar y comparar el desempeño actual de su gestión de una manera sinóptica a través de gráficos y cuadros comparativos. No se realiza una evaluación de los programas como base para continuar las actividades que conducen al logro de los objetivos. Los departamentos que conforman la organización no cuenta con formularios que permitan llevar un seguimiento y control de las actividades realizadas, lo que trae como consecuencia que no se conozca las desviaciones obtenidas. La información referente a las desviaciones de los objetivos, no es suministrada a la Gerencia bajo informes semanales o mensuales. La opinión se ve afectada por las opiniones subjetivas de quien la suministra, lo que impide su correcto procesamiento y que sea totalmente confiable.

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN VHICOA. C.A

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) De acuerdo a la necesidad que tiene la empresa de actuar disciplinadamente en las distintas unidades que la conforman, se hizo necesario estructurar un modelo de Indicadores que permitan abarcar las variables discutidas con el personal encargado, basándose en tres perspectivas como lo son: Perspectivas de Procesos, de la Capacidad de la Organización y Clientes, que permiten alinear los objetivos funcionales de los departamentos con los objetivos funcionales de la Gerencia

(Gp:) EL PROBLEMA (Gp:) Gerencia (Gp:) Estructura (Gp:) Calderería (Gp:) Corte (Gp:) Sala Técnica (Gp:) Soldadura (Gp:) Planificación (Gp:) Pintura (Gp:) Seg. e Higiene (Gp:) Almacén (Gp:) Mantenimiento

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Horas – Hombres Adiestramiento Sobre – Tiempo Reproceso Avances Efectividad de trabajo Satisfacción del cliente Disponibilidad de máquinas Índice de seguridad Material llegado a Planta Material pasado a taller Mantenimiento (Gp:) 12 INDICADORES

(Gp:) Gerencia de Planta (Gp:) Estructuras: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso Avance Satisfacción del Cliente Efectividad de entrega Sobre-tiempo (Gp:) Calderería: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso Avance Satisfacción del Cliente Efectividad de entrega Sobre-tiempo (Gp:) Corte: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso Avance Efectividad de entrega Disponibilidad de maquinas Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Sala T técnica: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso Efectividad de entrega Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Soldadura: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Reproceso Efectividad de entrega Satisfacción del cliente Reproceso Avance Sobre-tiempo (Gp:) Planificación: H-H Adiestramiento Avance Sobre tiempo Avance Sobre-tiempo (Gp:) Pintura: Reproceso H-H Sobre tiempo Avance Efectividad de entrega Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Seguridad e higiene: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Cumplimiento de “0” accidente Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Almacén: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Material llegado a planta Material pasado a taller Satisfacción del cliente Sobre-tiempo (Gp:) Mantenimiento: H-H Adiestramiento Sobre tiempo Mantenimiento Disponibilidad de equipos Satisfacción del cliente Sobre-tiempo

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA NORMALIZACIÓN DE LOS INDICADORES

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Los indicadores de Gestión definidos y seleccionados para el desarrollo del Sistema de Control de Gestión de la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIA (VHICOA), deben de ser normalizados, a fin de que su medición y análisis facilite la comparación de los resultados obtenidos en las distintas áreas/procesos. Las condiciones específicas que debe cumplir un indicador normalizado son las siguientes:

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Definiciones: 1.1 Definición Conceptual: Específica por escrito la función del indicador 1.2 Expresión Matemática: Representa la fórmula matemática con la que se identifica el indicador y permite calcularlo 2. Objetivo del indicador. Expresa lo que mide el indicador, lo que se desea lograr con la implementación del mismo 3. Niveles de Referencia. 1.2 Expresión Matemática: Constituye los valores con los cuales se compara el indicador

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA 1.2 Expresión Matemática: 4. Subdivisión. Corresponde a las áreas/procesos que contribuyen a generar los datos para el cálculo del indicador 5. Arbol de Factores Diagrama que permite establecer y conocer las causas que actúan o pudieran actuar en determinado momento sobre el comportamiento del indicador 6. Reporte y Consideraciones de Gestión. Criterios de evaluación establecidos en base a los cuales se puede conocer el estado del indicador 6.1. Consideraciones de Gestión.

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA 6.2. Periodicidad e Intensidad Establece la frecuencia en que se revisará el Indicador

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA 6.3. Responsables 6.4 Reportes En este punto se diseño el formato de reporte del indicador y se describe la estructura del mismo. 7. Sistema de Información y Procesamiento de Datos. En este punto se define la captura de los datos, especificando la fuente de la información y el método a utilizar para acceder a los datos requeridos para el calculo del indicador. Se identifica la persona o grupo responsable del seguimiento del indicador y de coordina las acciones correctivas en caso de que sea conveniente.

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA FORMATOS PROPUESTOS

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Presentar propuesta de los formularios diseñados para ser utilizados por cada una de las unidades que conforman la Gerencia de la empresa VHICOA y estandarizar así el proceso de registro de la información requerido para los informes de Gestión Mensual. Objetivo

FORMATOS Avances

FORMATOS Mantenimiento

FORMATOS Disponibilidad de Máquinas

FORMATOS Material Llegado a Planta

FORMATOS Material Pasado a Planta

FORMATOS Horas – Hombres y Sobre tiempo

FORMATOS Adiestramiento

FORMATOS Efectividad y Reproceso

FORMATOS Encuesta

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÒN

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA El Sistema de Control de Gestión fue elaborado de manera tal que permita suministrar información en forma rápida y sencilla, mediante la integración de cada una de las bases de datos de los distintos indicadores que conforman el sistema. Objetivo

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) Reportes y/o Informes de Gestión (Gp:) Supervisión y Control (Gp:) PANTALLA PRINCIPAL (Gp:) Tablero de Control (Gp:) Menú Base de Datos (Gp:) Menú Reportes (Gp:) Operaciones con los Indicadores de Gestión Sistema de Control de Gestión

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Pantalla Principal del Sistema

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de Control

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de Control

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de Control

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de Control

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Tablero de Control

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Menú Base de Datos

Menú Base de Datos SITUACIÓN PROPUESTA

Menú Base de Datos SITUACIÓN PROPUESTA

Menú Base de Datos SITUACIÓN PROPUESTA

Menú Base de Datos SITUACIÓN PROPUESTA

(Gp:) SITUACIÓN PROPUESTA Menú Reportes

Menú Reportes SITUACIÓN PROPUESTA

Menú Reportes SITUACIÓN PROPUESTA

Características de SCG SITUACIÓN PROPUESTA El sistema está elaborado bajo el programa Visual Basic, que permite ser actualizado o adecuado a las necesidades futuras de forma sencilla. Presenta la información a través de pantallas y gráficos, permitiendo al usuario interactuar con el sistema. Muestra el estado y el índice de los indicadores de gestión en un tablero de control (tablero tipo semáforo). La información procesada es mostrada en gráficos, lo cual facilita el análisis de los resultados. Permite la interacción entre las diferentes opciones de pantallas. Permite la comparación de resultados con meses anteriores. Permite la comparación entre indicadores. Permite realizar consultas de periodos anteriores al actual. Está adecuado a las exigencias de las unidades a evaluar. Permite ser adaptado a las necesidades futuras de la organización.

CONCLUSIONES Definir los indicadores del Sistema de Control de Gestión, requirió estudiar y analizar los objetivos y funciones de la organización junto con una matriz FODA que ayudo a establecer debilidades, fortalezas, oportunidad y amenazas de la organización, toda esta información fue sustentada bajo reuniones y entrevistas no estructuradas con los jefes de grupos, supervisores, analistas y jefes de departamento. 2. Con la realización de este trabajo se lograron definir y normalizar doce (12) indicadores claves en la empresa, los mismos están distribuidos en diez (10) unidades que están ligadas directamente a la gerencia de la organización. 3. Los indicadores de gestión están clasificados de acuerdo con las perspectivas que conforman el cuadro de mando Score Card, las cuales son: perspectivas financieras, procesos, clientes y desarrollo de la organización. 4. Los niveles de referencia de los indicadores de la Gerencia, se establecieron a través de reuniones con los analistas y jefes de departamento, estableciendo parámetros tipo meta, los cuales se instituyeron como propuesta para alcanzar los logros de sus objetivo.

CONCLUSIONES 5. El Sistema de Control de Gestión, fue elaborado bajo el programa Visual Basic. 6. El Sistema de Control de Gestión diseñado responde a la necesidad que presenta la Gerencia de desarrollar una herramienta que permita la auto evaluación de sus procesos, de manera que se pueda discernir claramente el comportamiento de los mismos y de esta manera controlar y mejorar el desempeño de su gestión. 7. La implantación del Sistema de Control de Gestión propuesto, tendrá poco valor si no se lleva el control de los indicadores y no se verifica la información por él. 8. El éxito en el uso del Sistema de Control de Gestión, va a depender del manejo eficaz de la información suministrada, además del compromiso de la Gerencia al motivar a su personal a ser más eficientes en la ejecución de sus actividades.  

RECOMENDACIONES 1. Hacer uso del Sistema de Indicadores de Gestión diseñado para la Gerencia, permitiendo el manejo del mismo solo al personal autorizado para evitar la manipulación de la información. 2. Revisar periódicamente la normalización establecida en este trabajo para los doce (12) indicadores de modo tal que esta se mantenga actualizada en todo momento y no pierda vigencia al recurrir cambios en la organización. 3. Observar el comportamiento de los indicadores a través del reporte de gestión generado por el sistema, examinando de esta manera, la ejecución de los procesos, comparando los resultados obtenidos con los programados, determinando así las posibles desviaciones a fin de tomar acciones correctivas necesarias para cumplir con el objetivo de la Gerencia y contribuir con el alcance de las metas definidas. 4. Realizar reuniones mensuales para analizar los reportes y evaluar el comportamiento de los indicadores de gestión; estas reuniones se deben basar principalmente en analizar los factores que afectan a los indicadores que se encuentran entre los estados críticos (rojo) y precaución (amarillo).      

RECOMENDACIONES 5. Si el comportamiento de un indicador es muy bajo con respecto a la meta (desviación muy grande), se debe evaluar la capacidad del proceso, de manera de desarrollar y establecer una nueva meta, ya que todos estos parámetros están sujetos a cambios. 6. Verificar y controlar que los datos empleados para el cálculo de los indicadores claves sean suministrados de una manera oportuna y confiable, utilizando los formatos elaborados para los mismos, procurando de esta manera mantener la confiabilidad de los resultados generados por el Sistema de Control de Gestión. 7. Motivar al personal periódicamente para que realice su trabajo de la mejor manera posible, adaptándose al cambio, lo cual conducirá a la unidad a un mejoramiento continúo. 8. Disponer de la información suministrada por el Sistema de Control de Gestión como los reportes y los informes de Gestión, dado que recogen y reflejan la información arrojada por los indicadores claves, representando gráficamente los resultados de la gestión obtenidos.      

RECOMENDACIONES 9. Implantar el Sistema de Control de Gestión a la empresa VENEZUELA HEAVY INDUSTRIES (VHICOA), a fin de que la misma cuente con una herramienta que facilite el análisis de la información, y que permita controlar y mejorar el desempeño de su gestión. 10.El uso eficaz del Sistema de Control de Gestión, requiere del compromiso de la Gerencia y de las unidades que la conforman, pero no basta con eso, se debe involucrar a cada una de las personas que en ellas participan, todos deben entender la nueva estrategia e implementarla en su día a día de forma que contribuya al éxito de la misma.