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S.A.R.O.A.: Sistema Automatizado para Controlar la Reservación, Operación y Administración

Enviado por padmiu

    (Caso de Estudio:DMC GROUP)

    1. Planteamiento del problema
    2. Objetivos de la investigación
    3. Justificación
    4. Alcance y limitaciones
    5. Estudio de factibilidad

    PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

    D.M.C. Group es un grupo formado por dos empresas las cuales son: D.M.C. Incentive Planners fundada en el año 1998, sus siglas internacionales se definen como DESTINATION MANAGEMENT COMPANY y su principal labor es la organización de todo tipo de eventos, los cuales pueden ser: aniversarios, asambleas o convenciones, cócteles, conferencias, congresos, encuentros, inauguración, juramentaciones, seminarios, concursos, festivales, ferias, Espectáculos, entre otros. La otra compañía que integra este grupo se llama Creative Tours, es una empresa "tour operaters", cuyos principales clientes son las empresas mayoristas; las cuales envían a pasajeros de toda Latinoamérica y la empresa se encarga de realizar los traslados y venderles excursiones en barco, jeep, etc.

    D.M.C. Incentive Planners recibe la solicitud de servicios a través de correos electrónicos (e-mail), fax o por medios telefónicos; esta solicitud es cotizada por el Departamento de Eventos y Grupos representado por el Gerente de Grupos y Convenciones. Luego el presupuesto es enviada al Departamento de Administración; el cual analiza la cotización y la modifica con las ganancias a percibir en la empresa. Esta cotización se le envía al cliente (vía fax, correo de entrega inmediata o correo electrónico) y este al aceptar la cotización envía la confirmación (vía fax, teléfono o correo electrónico ). El Gerente de Grupos y Convenciones se encarga de alquilar o reservar los servicios necesarios para la realización de dicho evento. La Administración le solicita al Cliente la cancelación de la mitad del Evento antes de la realización del mismo.

    El Gerente de Operaciones envía al Departamento de Administración una relación de gastos del evento realizado, dicha relación debe estar entre los limites asignados por el Departamento de Administración, para poder sacar las ganancias de la empresa y enviar la factura al cliente con el monto restante. La Administración le da al cliente 5 días máximo para cancelar el monto restante.

    El Departamento de Administración lleva un control de todos los cheques emitidos y los depósitos realizados los cuales pasan al libro de banco para tener un saldo del dinero disponible en el banco, además se lleva un libro mayor en el cual se puede observar cuales son las cuentas por pagar y cuales son las cuentas por cobrar.

    Cuando la empresa D.M.C incentive planners necesita trasladar personal para los diferentes eventos contrata a Creative Tours aunque pertenezcan a la misma corporación sus actividades son distintas, pero se sirven mutuamente.

    Para Creative Tours el proceso es algo diferente. Una forma es mediante mayoristas extranjeros los cuales en sus países venden servicios en Margarita. Estos mayoristas compran los servicios de Creative Tours para que le realicen todos los traslados, confirmación de boletos, Venta de noches extras, etc. para sus clientes. Además se encargan de vender los servicios de excursiones entre las cuales se encuentran: Jeep Safari, paseos en barcos, recorrido por sitios históricos, entre otros. El Gerente de Operaciones de Creative Tours se encarga de realizar las reservas de los servicios que solicitan los mayoristas a través de correo electrónico; obteniendo, con esta información, un operativo diario que contiene el nombre del pasajero, el vuelo de llegada y el vuelo de salida, el hotel donde se va ha alojar y si tiene o no incluido en el paquete alguna excursión. Al llegar a Margarita los pasajeros son recibidos por un(a) guía la cual se encarga de vender las excursiones y de pedirle a los pasajeros su vaucher, montarlos en la unidad y llevarlos al hotel. Si el pasajero compra alguna excursión el Guía debe notificarle al Gerente de Operaciones de Creative Tours para que éste realice las reservaciones y emita un recibo para dárselo al guía para que se lo entregue a los clientes en el momento de la cancelación. El guía a su vez le entrega el dinero al Gerente, quien luego se lo pasará al Departamento de Administración anexándole una relación de servios contratados, el nombre del o los pasajeros, tipo de excursión, nombre del proveedor, precio neto de la excursión, comisión del (la) guía, comisión del Gerente, si hubo algún servicio extra, su costo neto y la ganancia de la empresa en ambos casos.

    Estas dos empresas funcionan con el mismo personal para ambas, provocando esto un gran congestionamiento en la elaboración de trabajos como el Profile, Presupuestos, Orden de compras, Facturas, Operativos Diarios, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Nomina, Hojas de vida, Boletería, Recibos; entre otras cosas. Esto trae como consecuencias: la perdida de tiempo, la duplicación del trabajo, la elaboración de cotizaciones sin tener los precios netos provocando muchas veces perdidas monetarias para la empresa, la repetición en los números de facturas y el retrazo en los procesos administrativos, etc.

    Por tal motivo es necesario la realización de un sistema automatizado capaz de realizar labores como el control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, realización del libro de Cheques, Nomina, Facturas, Cotizaciones, Operativo Diario entre otras y además que sea capaz de presentar opciones a la hora de realizar un evento en cuanto a opciones para escoger Hoteles, Restaurantes, Festejos, Líneas Aéreas, Casas en Alquiler, Transportes, Floristerías, Mesoneros, etc; que puedan ser utilizados para la realización de Convenciones, Fiestas Temas, Congresos, Simposios, Cenas de Gala, Matrimonios, Cócteles, etc.

    Con la creación de este sistema se podrá llevar una mejor administración, se agilizarán la mayoría de los procesos, se tendrá mayor tiempo para la realización de negocios, se facturará y cotizará mucho más rápido y se tendrá un mejor provecho de todos los empleados de la compañía.

    OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

    Objetivo General

    Desarrollar un sistema de información que permita al D.M.C. GROUP, llevar de manera automatizada el control de la operación, reservación y administración; el cual trabaje bajo la filosofía Cliente/Servidor y funcione bajo Red.

    Objetivos Específicos

    • Construir un sistema capaz de llevar correctamente la operaciones que se realizan en el área de administración del D.M.C. GROUP.
    • Agilizar todo el proceso de facturación, cotización y nómina de la empresa.
    • Permitir que el proceso de reservación tanto de traslados, hoteles y excursiones sea lo más rápido y eficiente, para con ello poder atender mayor cantidad de turistas, generando los menores gastos posibles.
    • Conseguir que el sistema sea capaz de tomar decisiones que permitan visualizar cuales son los servicios y los artículos que se deben adquirir para la realización de los eventos.

    JUSTIFICACIÓN

    En la Isla de Margarita las empresas dedicadas al turismo forman parte vital de la economía del estado Nueva Esparta, ya que de ellas y del servicio que presten depende el ingreso de mayor o menor cantidad de turistas a la región. Por esta razón, es necesario que las operaciones se realicen con la mayor eficiencia y brevedad posible utilizando la menor cantidad de recursos y aprovechando el tiempo a su máxima expresión.

    Por consiguiente, es necesario la construcción de un Sistema Automatizado que sea capaz de realizar la mayoría de los procesos; tanto de operaciones, reservas y administración de D.M.C. GROUP, conformado por las empresas D.M.C. Incentive Planners y Creative Tours.

    El Sistema automatizado permitirá aprovechar el tiempo, disminuir los costos y ser cada vez mas eficientes; provocando esto la mejor atención al cliente y la prosperidad de la empresa.

    ALCANCE Y LIMITACIONES

    • ALCANCE EN EL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
    • Elaboración de las cuentas por pagar y de las cuentas por cobrar.
    • Llevar el control de nómina.
    • Emisión de cheques.
    • Creación del libro mayor y del libro de cheques.
    • Control de la venta de boletería.
    • Control de los ingresos y egresos procedentes de la venta de excursiones.
    • Construcción de tarifario con los precios netos de la empresa para con ellos llevar un control de las ganancias.
    • Elaboración de cotizaciones y facturas con la ganancia de la empresa.
    • ALCANCE EN LAS ÁREAS DE OPERACIÓN Y RESERVA
      • Elaboración de cotizaciones netas.
      • Realización de las reservaciones tanto para excursiones como para traslados y hoteles.
      • Elaboración del maestro de reservas, operativo diario y maestro de ventas.
      • Creación de las facturas tanto por excursiones como por operadora.
      • Realización de inventario.
    • REPORTES
      • Informes de Cuenta por Pagar y por Cobrar para los Proveedores.
      • Informe por Cheque.
      • Informe por Cuentas tanto de Proveedores como de Clientes .
      • Informe por Cantidad de pasajeros por distintas lineas aéreos.
      • Informe por Cantidad de pasajeros por tranfers.
      • Informe por Relación semanal de caja chica.
      • Informe mensual de perdidas, ganancias y gastos.
      • Informe mensual de los hoteles más usados.
      • Posible hoteles que se pueden utilizar para un congreso determinado.
    • LIMITACIONES:
      • Durante la realización de las pasantias no se tubo ninguna limitación ya que el personal de la empresa fue muy colaborador, nos permitió tener la información y pagar cualquier gasto en el cual se incurriera.

    ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

    • Análisis costo beneficio
      • Costos Tangibles.
      • Beneficios Tangibles.
      • Beneficios Intangibles.

     

     

    Rosangela Acosta Hung