Perspectiva del Planeamiento de la Producción usando el Software ACT

Accelerated Computer Technologies, Inc.

El Planeamiento de la Producción puede abarcar muchas áreas de operación. Lo siguiente resume las áreas de Procesamiento de Orden, Control de Compra, Control de Producción, Control de Inventario y MRP (Planeamiento de Requerimiento de Materiales) que todos pueden teóricamente integrar el tópico de Planeamiento de la Producción

Procesamiento de Orden (Orden de Venta inicial)

El primer aspecto del proceso del negocio comienza con la Entrada de Orden (Order entry). Las fechas de envíos y cancelación son elementos requeridos. De otra manera, el proceso empezará con Proyecciones. Todos los demás asuntos asociados como EDI, Duplicación de Orden, Consulta de Orden (con enlaces para trabajar en control de proceso y de inventario), escaneo e impresión de códigos de barra, Envío (con Noticias de Envío Avanzadas 856), y Facturación son parte del proceso. Para ilustrar como el Planeamiento de la Producción trabaja, examinaremos como la orden de venta en el Ejemplo A cambia mientras se mueve a través de las diversas áreas de operación en el Sistema ACT.

Ejemplo A

Nuestro ejemplo empezará con una orden de venta para un cliente llamado ACT, PO# 123, orden de venta interna #50, fecha de envío inicial 12/1/99, y fecha de cancelación 12/20/99. La orden es para 100 unidades del Estilo ABC. El color y el tamaño no serán enfatizados para los propósitos de este resumen (pero debería ser entendido que cada asunto perteneciente al color y tamaño es cubierto en todas las aplicaciones).

Control de Producción (Plan de Corte Inicial)

Ordenes de cortes planeadas pueden ser creadas automáticamente contra las órdenes de compra. Como una opción, las órdenes de corte pueden ser manualmente creadas y localizadas contra órdenes o proyecciones. Los componentes requeridos para una orden de corte planeada son colocados en una tabla de requerimientos. Esta tabla de requerimientos luego coloca los componentes en un estado asignado hasta que ellos son halados o usados para la producción. Entonces, un ticket de corte con todos los requerimientos de componente es producido. Las órdenes de corte planeadas tienen una fecha de terminación fijada. El sistema puede tener ilimitados pasos de enrutamiento, y automáticamente crea fechas blancos de inicio basadas en tiempos límites estándares para cada paso de enrutamiento. Cada paso de enrutamiento puede entonces ser programado o tener alteradas sus fechas fijadas planeadas. Estos pasos de enrutamiento pueden estar en cualquier ubicación y días no laborables (fines de semanas, días feriados, etc.) son automáticamente tomados en consideración durante la programación.

Ejemplo B

Este ejemplo muestra como el sistema toma la orden en el ejemplo A, y automáticamente crea un ticket de corte. Asuma una Orden de Corte # 65, con una fecha de terminación de 11/30 (ya que la fecha de inicio de envío para la orden de venta es 12/1). La siguiente salida es similar a un ticket de corte y pasos de enrutamientos que el sistema automáticamente crea:

La Fecha de Inicio Estimada en la Sección de Enrutamientos tomó los fines de semana así como el Día de Acción de Gracias (Noviembre 25) y el día después de Acción de Gracias (Noviembre 26) en consideración.

Puntos como porcentajes de exceso y desperdicios no fueron tomados en consideración en el Cálculo de los Requerimientos de los Componentes (Component Requirements Calculations) de arriba, pero existe la opción para incluirlos.

Procesamiento de Ordenes (Servicio al Cliente)

Si un representante de servicio al cliente mira el estatus de esta orden, el representante puede ver claramente que la orden no ha sido enviada y a cual Orden de Corte ha sido asignada, como se muestra en el Ejemplo C.

Ejemplo C

Order Inquiry

Bill To Ship To

ACT ACT

Order # 50

PO 123

Order Date: 05/01/99

Ship Date: 12/01/99

Cancel Date: 12/20/99

Otros detalles como representante de ventas, comisiones, etc., son asignadas en el encabezado.

Cuando el usuario selecciona el artículo ABC, el sistema traerá al usuario la pantalla Trabajos de Producción en Proceso (Production Work In Process), la cual muestra los detalles de los pasos de enrutamiento, las fechas en que ellos están programados, y si han sido completados.

Se colocó otro artículo (BCD) para mostrar como el sistema despliega si un corte no es asignado a una línea de artículo específica. En otras palabras, el artículo ABC tiene un corte asignado a él y el artículo BCD no.

Control de Inventario (Tela y Corte)

El sistema automáticamente coloca los componentes requeridos del Ejemplo B en un estado asignado. El siguiente ejemplo empieza con la suposición de que un corte fue planificado, que estará utilizando componentes nuevos (Tela y Corte), y que esos componentes no están disponibles ni ordenados.

Ejemplo D

En el ejemplo de arriba, las 200 piezas son asignadas a un corte planificado. Como no hay nada a mano, hay una Disponibilidad Neta (Net Availability) negativa, y como no hay nada ordenado, hay una Disponibilidad Planeada (Planned Availability) negativa.

Control de Compra (Entrada de Orden de Compra)

Asuma que usted hace una orden de compra por 250 yardas de la tela 678, lo cual es más de lo que es requerido para esta orden. La PO (Orden de Compra) se imprime automáticamente, y puede ser vista a través del Reporte de Orden de Compra Abierta (Open PO Report). La consulta de Orden de Compra inicialmente desplegaría 250 yardas ordenadas y nada recibidas u órdenes no procesadas. Más importante, el Ejemplo E muestra como el PO en progreso afecta las Posiciones de Inventario (Inventory Positions).

Ejemplo E

La Disponibilidad Planeada es ahora 50 yardas ya que el sistema está anticipando 250 yardas para ser recibidas y solamente 200 yardas son requeridas para la asignación. La Disponibilidad Neta se queda igual ya que ésta está basada en lo que está físicamente disponible hoy.

Control de Compra (Recibo de Orden de Compra, Primera Fase)

Asuma que solamente recibe 210 yardas de la tela 678. El sistema automáticamente crea un número de recibo único y una orden sin procesar de 40 yardas. Como una opción, el sistema puede colocar las 210 yardas de la tela 678 en la Primea Fase de Recibo. Esto informa al sistema que la tela ha llegado, y está en el puerto de recepción, pero el rollo de tejido no ha sido identificado, y no puede ser utilizado contra un corte. El sistema ahora se desplegaría como se muestra en Ejemplo F.

Ejemplo F

Note que la Disponibilidad Planeada y la Disponiblidad Neta no han cambiado.

Control de Compra (Recibo de Orden de Compra, Segunda Fase) Control de Rollo

El próximo paso es identificar los rollos que componen las 210 yardas recibidas. ACT le permite seguir la trayectoria del ID del rollo, lote de teñido, tono, y cantidad. Los resultados de la Segunda Fase de Recibo se desplegarán similar a lo siguiente:

El sistema automáticamente mueve las 210 yardas de un estatus En Recepción a un estatus de disponibilidad. El despliegue de Consulta de Orden Compra se quedará igual. Las tablas de Detalle de Consulta de Componente primero desplegará que hay 210 yardas de la tela 678 disponibles, entonces usando una tecla de acceso rápido se despliega que hay tres rollos de Lote de Teñido 37 para un total de 210 yardas. El sistema ahora se presenta como en el Ejemplo G.

Ejemplo G

Component Status

Note que las 210 yardas se movieron de En Recepción a disponibles. La Disponibilidad Neta ahora ha cambiado para reflejar el exceso en reserva.

Control de Producción (Programación)

Este es una característica muy poderosa y flexible. El programa inicial puede ser alterado por planta y paso de enrutamiento. Un método popular de configurar el plan inicial es hacer que el sistema automáticamente asigne los pasos de enrutamiento a una planta llamada No-Asisgnada. Una vez que el corte es programado, el planificador puede cambiar la planta asignada para un paso de enrutamiento o la fecha de inicio planeada. Las fechas planeadas originales dadas en el Ejemplo B son como siguen:

El planificador puede mover la fecha de costura por tres días y asignar la función a la Planta B. El tiempo límite para el Corte puede ser automáticamente movido y el planificador puede asignar la función al la Planta A.

Ninguno de estos cambios de fechas o plantas afectan las posiciones de inventario de componentes.

Los cambios arriba automáticamente populan la Carga de Planta, la cual puede entonces ser comparada con Planes de Capacidad, como se muestra en Ejemplo H.

Ejemplo H

En el programa actual hay cinco semanas entre la columna "Prior" (Antes) y "After" (Después), así que cinco semanas de planeamiento pueden inicialmente ser vistas en la pantalla en adición a las fechas Anteriores y Posteriores. Se cortó el ejemplo anterior para que encaje mejor en este documento. Cambiar la Fecha Inicial automáticamente cambiará las semanas que aparecen en la pantalla (en este ejemplo, 10/31, 11/07, etc.). Es más fácil mover las fechas planeadas y las cantidades. Y por supuesto, esta información puede ser vista a través de la Consulta de Procesamiento de Orden como se discutió en el punto 3, Ejemplo C.

Trabajo en Proceso (Fechas de Terminación del Paso de Enrutamiento)

Es además fácil actualizar los Pasos de Enrutamiento ya sea manual o automáticamente. Usted puede desear tener cierto paso automáticamente actualizado cuando otro evento se completa. Esto es logrado a través del uso de los "triggers" de Informix. Un trigger automáticamente actualiza la base de datos sobre la ocurrencia de un evento definido por el usuario. Por ejemplo, un trigger automáticamente removió Todos Los Pasos de Enrutamiento Completados del program del Ejemplo H.

Trabajo en Proceso (Recibo de Productos Terminados)

Una orden de corte no es considerada completa hasta que es recibida. Esto es un evento independiente de los Pasos de Enrutamiento como se explicó arriba. El Recibo de Productos Terminados cierra la orden de compra y automáticamente incrementa el Inventario de Productos Terminados. Para ampliar más sobre los triggers del punto 9 de arriba, usted puede hacer que el sistema automáticamente actualice la Fecha de Terminación de Costura a partir del recibo de Productos Terminados.

Uso de Materiales y Control de Inventario

Como se mencionó en el punto 2, los requerimientos para cada orden de corte coloca todos los componentes en un estado asignado hasta que ellos sean sacados o usados para la producción. El sistema no asume automáticamente que la producción estimada fue reducida del inventario. El sistema actualmente piensa que hay 200 yardas de la tela 678 (Blanco) en un posición asignada (como se presentó en los Ejemplos D, E, F y G). El Ejemplo I demuestra como el sistema reporta el uso de 205 yardas.

Ejemplo I

Note que la Asignada (Allocated) se decrementó a cero (ya que todos los componentes asignados fueron usados), Existencia (On-Hand) es reducido exactamente a lo que queda (no lo que estaba planeado que quedara), y la Disponibilidad Planeada y la Disponibilidad Neta fueron también modificadas de acuerdo a esto.

Las 205 yardas que fueron usadas son reportadas contra las 200 yardas que fueron planeadas para ser usadas en un Reporte de Varianza de Uso de Componente (Component Usage Variance Report). El reporte demuestra la varianza por unidades, porcentaje, y costo.

Ajustes y Tomando Conteos Físicos

Ajustes y Conteos Físicos no se relacionan directamente a la Planeación, pero los estoy mencionando al respecto de que los resultados de cualquiera de estas actividades afectan la columna Ajustada (Adjusted) en los ejemplos de arriba.

Resumen Provisional

Los ejemplos anteriores demuestran como Procesamiento de Ordenes, Producción, planificación e inventario estan integrados. La siguiente sección (13) examina la planificación de Productos Terminados a manera global independientemente del detalle en Planificación de trabajo en proceso (WIP scheduling), uso de materiales, etc.

Planificación de Productos Terminados

Un reporte resumen es usado para mirar los productos Terminados del punto de vista de Cantidad inicial en existencia (Starting Quantity On Hand), Proyecciones, Ventas, Trabajo en Proceso, y Balances Sobrantes. Los detalles de las Fechas de Terminación de los Pasos de Enrutamiento (Routing Step Completion Dates), donde los proceso tomarán lugar, que componentes son requeridos y están disponibles, etc., no son tomados en consideración.

En el programa actual hay doce semanas entre las columnas "Anterior" (Prior) y "Futuro" (Future), así que doce semanas de planeamiento pueden inicialmente ser vistas en la pantalla en adición a las fechas Anterior y Futura. Se cortó el ejemplo de arriba para que encaje con este documento. Cambiar la Fecha de Inicio automáticamente cambiará las semanas que aparecen en la pantalla (en este ejemplo, Mayo 7, Mayo 14, etc.). Usted puede cambiar el reporte para imprimir por cualquier cantidad de días. Por ejemplo, usted puede cambiarlo para imprimir un día en caso de que desee ver balances negativos (o positivos) para un día dado o una semana dada. Usted además puede imprimir sólo los resúmenes y no ver todos los detalles.

MRP (Planeamiento de Requerimiento de Materiales con Sincronización de Tiempo)

Todos los ejemplos anteriores son funciones estándares de procesamiento de orden, producción, compra, y planeamiento de inventario, los cuales no toman tiempos límites en consideración. MRP es una herramienta avanzada que produce órdenes planeadas y provee sugerencias para asistirlo en planear programas de producción eficientes tomando en cuenta los tiempos límites.

El corazón de MRP es el Programa de Producción Maestro, el cual maneja la producción en demanda. Luego de ver y considerar tales factores como ventas proyectadas, ventas actuales, capacidad de la fábrica, y otros, el planificador entra en el Programa de Producción Maestro cuyos productos terminados (estilos) serán producidos y cuando ellos serán producidos. MRP entoncer sugiere ordenes de trabajo (corte) planeadas para enfrentar la demanda. Muestra cuales materiales usted necesita y cuando los necesita, basado en los tiempos límites del producto y los tiempos límites de todos los componentes que van en ese producto. MRP entonces mira la demanda bruta para todos los requerimientos y resta ese total contra todas las ordenes de compra abiertas e inventarios a mano para esos requerimientos. (demanda neta)

Por ejemplo, asuma que usted tiene una orden que no necesita ser enviada hasta 7/30 y los tiempos límites tradicionales para cortar y coser el estilo es 30 días. El sistema automáticamente asumirá que un Orden de Corte debe ser planeada por 6/30. Además, el programa le sugeriría comprar la tela para el 6/10 (si el tiempo límite es 20 días, y no hay tela en existencia).

Otras características de MRP incluyen:

• Consulta de Requerimientos de Materiales que le permiten mirar componentes específicos. Esto provee un displiegue por fase de tiempo de todos los requerimientos para un ítem, la demanda total, las órdenes planeadas, y el balance a mano proyectado.

• Sugerencias de Compra le proven la habilidad de generar, editar, e imprimir órdenes de compra basadas en las órdenes planeadas en MRP.

• La Excepciones MRP lo alerta sobre problemas con un requerimiento y envía un mensaje al usuario cuando éste debe tomar una acción (definido por usuario) para corregir el problema. Por ejemplo, las Excepciones MRP mostraría cuando no hay suficiente tiempo para un componente particular para producir un ítem en su fecha de envío programada. Los tiempos límites toman días no laborables en consideración justo como en Control de Producción.

Reporte de la Posición del Inventario de Materias Primas (Similitud del MRP con la Sincronización del Tiempo Parcial (Partial Time Phasing))

Implementar MRP puede ser costoso y consumir tiempo ya que los programas asociados tienden a ser los más complejos dentro de un sistema de negocios. Hay numerosas tareas que deben ser completamente comprendidas y continuamente monitoreadas para que el MRP funcione eficientemente. Muchas (pequeñas a medianas) compañías simplemente no están equipadas con los recursos apropiados para implementer y mantener MRP en una base contínua. ACT ha creado una herramienta que permite a las compañías operar de una manera similar al MRP pero sin los recursos típicos y las restricciones de tiempo associadas al MRP.

La herramienta se llama Reporte de la Posición de las Materias Primas (Raw Materials Inventory Position Report – RMI). Este reporte provee información detallada sobre cada componente e identifica la falta y escasez en a time-phased manner. De todas formas, está configurado para que el usuario tome decisiones (sin ninguna sugerencia generada por la computadora) para trabajar con esa información.

Lo siguiente es un vistazo del reporte. Por favor note que hay numerosas versions de este reporte, basado en las adaptaciones al cliente, pero la funcionalidad del reporte generalmente permanece igual. Implementar este reporte puede tomar un tiempo considerable de entrenamiento basado en las capacidades técnicas de sus recursos. Por ejemplo, un entendimiento minucioso del campo Required Date (Req Date) es necesario. Basicamente el sistema calculará la fecha de producción requerida (Production Required Date) de una de dos maneras. La primera es tomar la fecha de entrega (delivery date) de la órden de producción (Production Order) y sustraer el total de todos los pasos de enrutamiento de producción (Production Routing Steps) y sus tiempos de término asociados. La segunda es usar un tiempo de término único en el Archivo Master de Estilo (Style Master file) si no hay Pasos de Enrutamiento y tiempos de término correspondientes configurados para cada paso.

Ejemplo RMI 1: El componente BS 00001 BLK representa un analisis bastante fácil. Hay una posición de inventario inicial de 248 piezas y no hay requermientos de producción, sin embargo otra órden de compra (PO) es entregada el 2/20 para 1 pieza. El inventario (físico) disponible es 248 piezas mientras que el inventario neto (teórico) planeado es 249 piezas. Decimos "teórico" ya que la Orden de compra está abierta y eso no significa que necesariamente llegará a tiempo o que vaya a llegar (posiblemente debido a una cancelación u otra razón).

Ejemplo RMI 2: El componente BS 1/2"S BLK comienza con 2 yardas en inventario (disponible). Una órden de producción (corte #1494) requiere 12 piezas. El inventario (físico) disponible desde la fecha de uso planeada sera un número negative de 10 piezas ya que solo hay 2 disponibles menos 12 que necesitamos.

Ejemplo RMI 3 (Avanzado): Una de las características más sofisticadas del RMI en que el sistema le asiste en la determinación de cuándo una órden de producción debe expedirse cada vez que no halla suficiente (productos terminados) inventario para satisfacer las órdenes del cliente (vea el PO#UN-ISSUE para el estilo 02 91002). Primero el sistema mira las cantidades iniciales disponibles de los estilos, luego mira todas las Ordenes Abiertas (Open Orders) para este estilo. Espera encontrar una fecha donde la suma del inventario inicial de bienes terminados mas las órdenes de producción debidas, menos los que se espera que salga (para envío a los clientes) se convierte en negativo. En este punto el sistema creará un requerimiento UN-ISSUE el cual permite mostrar cuanto de este componente en la Factura de Materiales (Bill of Materials) es necesario para cumplir (teóricamente) con la demanda.

La auditoría de los UN-ISSUE es un tanto compleja y require de la siguiente información: El balance de lo disponible incialmente, un reporte de órden abierta por estilo ordenado por fecha de envío, y un reporte de la producción abierta ordenado por la fecha planeada de término.

Usemos el estilo 02 91002 como ejemplo. Asumamos los siguiente:

Es clave el enfatizar la importancia de las fechas y no las cantidades totales. Si mira solo las cantidades totales verá que tendrá inventario en exceso como se presenta abajo, donde un extra disponible de 200 es presentado.

Sin embargo, el reporte RMI es extremadamente sensible a las fechas. En este caso el sistema creerá que usted no tiene suficientes bienes terminados para el 12/31/99, como se muestra abajo.

Asuma que el estilo 02 91002 necesita aproximadamente 1.2 yardas de BS 1/2"S BLK en la factura de materials. En esta situación el reporte RMI primero calculará (en el fondo) que hacen falta 400 piezas de 02 91002 para el 12/31 (asumiento que usted querrá enviar al cliente a tiempo) y que necesitará 483 yardas totales de BS 1/2"S BLK para producer la prenda. Esta información produce los siguientes resultados en el reporte.

001 YD PO#UN-ISSUE 11/16 12/31 02 91002 483.00 RG -541.00 -541.00

Algunos clientes simplemente buscarán las referencias UN-ISSUE en el reporte RMI, porque en algunos casos la producción puede ser reprogramada para venire antes, o el cliente debe ser contactado para extender la fecha de entrega, o hubo un simple error de usuario donde fueron entradas las fechas incorrectas que mantendrán los totales sincronizados, pero cambia o elimina los cálculos de Un-Issue. Para ilustrar este punto, asuma que la fecha de producción planeada fue 12/31/99 y la fecha envío al cliente es 02/06/00. La tabla correspondiente se vería como la siguiente:

La producción está programada para llegar ANTES que la orden de cliente sea requerida para ser enviada. En este caso no habría un SIN-ASUNTO (UN-ISSUE) encontrado en el reporte RMI porque nosotros nunca vamos a una posición de inventario negativa. Este ejemplo demuestra que las fechas son igualmente importante que las cantidades en cientas cisrcunstancias cuando se analiza el reporte RMI.

Si usted hace decisiones de compra basada solamente en cálculos UN-ISSUE entonces usted puede descubrir que ordenó demasiados componentes de Facturas de Materiales.

Ejemplo 4 RMI: El reporte RMI permite el análisis de los mismos componentes en diferentes localidades. En el ejemplo note que el componente BS ½"S BLK es encontrado en dos localidades diferentes. La información es resumida abajo.

En este ejemplo es fácil ver que tenemos faltante hoy, pero tendremos 77 yardas extras sobre el recibo de Ordenes de Compra Abiertas. Sin embargo nosotros no tendremos la cantidad requerida en la localidad 001. Una transferencia de inventario necesitará realizarse de la Localidad 002 a la Localidad 001 en orden de satisfacer los requerimientos de la Localidad 001.

Autor:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2014.