BOTÓN OFFICE
CREAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO
Ejecute uno de los siguientes procedimientos:
Ctrl + U
Clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido.
Clic en el botón Office, Nuevo, Libro en blanco y clic en el botón Crear.
GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO
Ejecute uno de los siguientes procedimientos:
Ctrl + G, busque y seleccione el lugar donde guardará el libro, escriba el nombre para el libro y haga clic en el botón guardar.
Clic en el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.
Clic en el botón Office, Guardar.
Importante
Un libro de Excel 2007 tiene la extensión .xlsx y un libro de Excel 2003 tiene la extensión .xls adicionalmente usted puede guardar archivos con varias extensiones.
Si el libro ya ha sido guardado previamente u usted presiona CTRL+G ya no le va a mostrar el cuadro de dialogo para poner el nombre del libro y solo se limita a guardar los cambios realizados. Si usted quiere guardar un libro que tenga compatibilidad para poderlo abrir con una versión anterior de office, por ejemplo office 2003, debe guardarlo con la extensión .xlsx
GUARDAR COMO
Sirve para guardar un archivo con un nombre diferente al asignado, para ello realice uno delos siguientes procedimientos:
Presione la tecla de función F 12, busque y seleccione el lugar donde guardará el libro, escriba el nombre para el archivo y hago clic en el botón guardar.
Clic en el botón Office, Guardar como.
ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO
Ejecute uno de los siguientes procedimientos:
Ctrl + A, busque y seleccione el lugar donde está guardado el libro, seleccione el archivo y haga clic en el botón abrir.
Clic en el botón Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido.
Clic en el botón Office, Abrir.
VISTA PRELIMINAR DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Ejecute uno de los siguientes procedimientos:
Clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.
Clic en el botón Office, Imprimir, Vista preliminar.
Desde la ficha Vista preliminar se puede imprimir la hoja de cálculo, cambiar la configuración de la página, manipular el zoom (tamaño de la página en la pantalla), mostrar la página siguiente/anterior, mostrar los márgenes y cerrar la ventana de Vista preliminar.
IMPRIMIR UNA HOJA DE CALCULO / LIBRO DE TRABAJO
Para imprimir de forma rápida todas las páginas de una hoja de cálculo activa, haga lo siguiente:
Clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas de acceso rápido.
Clic en el botón Office, Imprimir, Impresión rápida.
Para imprimir seleccionando una impresora y no todas las páginas de la hoja activa, haga lo siguiente:
Ctrl + P, seleccione la impresora, la calidad de impresión (Botón Propiedades), escriba el intervalo de páginas a imprimir, los datos seleccionados, las hojas activas o todo el libro, el número de copias y haga clic en el botón aceptar.
Clic en el botón Office, Imprimir, Imprimir.
CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO
Ejecute uno de los siguientes procedimientos:
Presione la combinación de las teclas ALT+F4
Clic en la X de la barra titular.
Clic en el botón Office, Cerrar.
REFUERZO # 2
1. Conteste:
a. Para crear libros de trabajo de forma rápida hago …………………………………….…………
b. La combinación de teclas Ctrl + G, permite………………………………………………………..…
c. Para abrir documentos de forma rápida hago ………………………………………..………………
d. La tecla de función F 12 permite………………………
e. Para imprimir documentos de forma rápida hago …………………………………………………
f. La combinación de teclas Ctrl + P, permite ………………………
g. ¿Cuál es la manera de cerrar un documento de forma rápida? ………………………………
2. Vaya al directorio Mis documentos y cree una carpeta con su nombre y paralelo.
HOJA DE CÁLCULO
En esta unidad vamos a trabajar sobre la Ficha inicio, grupo celdas.
INSERTAR UNA HOJA DE CÁLCULO
Utilice cualquiera de los siguientes procedimientos:
Haga clic en el icono gráfico que se encuentra después de la Hoja 3.
Haga clic derecho en una de las hojas existentes (Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3), haga clic en el comando Insertar, seleccione la opción Hoja de cálculo y ejecute el botón Aceptar.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Insertar y ejecute el comando Insertar hoja.
ELIMINAR UNA HOJA DE CÁLCULO
Utilice cualquiera de los siguientes procedimientos:
Haga clic derecho en la hoja que desea borrar (Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3) y ejecute el comando Eliminar. Si la hoja tiene datos aparecerá un mensaje al que debe hacer clic en el botón Eliminar.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Eliminar y ejecute el comando Eliminar hoja.
CAMBIAR EL NOMBRE A UNA HOJA DE CÁLCULO
Utilice cualquiera de los siguientes procedimientos:
Haga doble clic en el nombre de la hoja que desee cambiar el nombre, escriba el nuevo nombre y presione Enter o haga clic en una celda.
Haga clic derecho en la hoja que desea cambiar el nombre (Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3) y ejecute el comando Cambiar nombre.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato,
vaya a la sección de Organizar hojas y ejecute el comando Cambiar el nombre de la hoja.
MOVER O COPIAR UNA HOJA DE CÁLCULO
Utilice cualquiera de los siguientes procedimientos para MOVER una hoja de cálculo:
Haga clic sostenido en el nombre de la hoja que desee mover y arrastre la hoja al lugar deseado, observe la posición del triángulo negro.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato
, vaya a la sección de Organizar hojas y ejecute el comando Mover o copiar hoja
…Utilice cualquiera de los siguientes procedimientos para COPIAR una hoja de cálculo:
Haga clic derecho en el nombre de la hoja que desee copiar, ejecute el comando Mover o copiar… active el casillero Crear una copia y seleccione la ubicación de la copia.
Presione la tecla Ctrl y haga clic sostenido en el nombre de la hoja que desee copiar y arrastre la hoja al lugar deseado, observe la posición del triángulo negro.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato, vaya a la sección de Organizar hojas y ejecute el comando Mover o copiar hoja…
CAMBIAR EL COLOR DE ETIQUETA DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Utilice cualquiera de los siguientes procedimientos:
Haga clic derecho en la hoja que desea Cambiar el color de etiqueta y ejecute el comando Color de etiqueta y seleccione un color.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato, vaya a la sección de Organizar hojas y ejecute el comando Color de etiqueta.
OCULTAR/MOSTRAR UNA HOJA DE CÁLCULO
Utilice cualquiera de los siguientes procedimientos para OCULTAR una hoja de cálculo:
Haga clic derecho en la hoja que desea Ocultar y ejecute el comando Ocultar.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato, vaya a la sección de Visibilidad, seleccione la opción Ocultar y mostrar y ejecute el comando Ocultar hoja…
Utilice cualquiera de los siguientes procedimientos para MOSTRAR una hoja de cálculo:
Haga clic derecho en una de las hojas visibles, ejecute el comando Mostrar…, seleccione la hoja que desea activar y ejecute el comando Aceptar.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato, vaya a la sección de Visibilidad, seleccione la opción Ocultar y mostrar y ejecute el comando Mostrar hoja…
REFUERZO # 3
1. Complete:
a. Aquellas dispuestas de manera horizontal y etiquetadas sus cabeceras con los números se llaman ………………….
b. Aquellas dispuestas de manera vertical y etiquetadas sus cabeceras con el alfabeto se llaman ……..………………….…
c. Una hoja de cálculo tiene…………………filas y………………..columnas, que dan un total de 17??179?869.184 ……………………
2. Abra una hoja de cálculo de Excel y guárdela con su nombre.
3. Inserte 3 hojas de cálculo al libro
4. Elimine las hojas pares (Hoja 2, Hoja 4 y Hoja 6)
5. Cambie el nombre a las hojas por: Asignaturas, Compañeros y Portada
6. Guarde cambios y aplique un color de etiqueta diferente para cada hoja de cálculo
7. Mueva las hojas hasta dejarlas en el siguiente orden: Portada, Compañeros y Asignaturas
8. Realice una copia de cada hoja de cálculo
9. Oculte las copias de las hojas, guarde cambios y cierre el libro.
INSERTAR FILAS/COLUMNAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO
Antes de insertar tenga en cuenta lo siguiente:
La nueva fila siempre se inserta encima de la fila seleccionada y cambiando su nombre.
La nueva columna siempre se inserta a la izquierda de la columna seleccionada y cambiando su nombre.
Para insertar una fila/columna realice uno de los procedimientos siguientes:
Haga clic derecho en la cabecera (nombre) de una fila/columna y ejecute el comando Insertar.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Insertar
y ejecute el comando Insertar filas de hoja / Insertar columnas de hojaELIMINAR FILAS/COLUMNAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO
Para eliminar una fila/columna realice uno de los procedimientos siguientes
Haga clic derecho en la cabecera (nombre) de la fila/columna que desea borrar y ejecute el comando Eliminar.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Eliminar
y ejecute el comando Eliminar filas de hoja / Eliminar columnas de hoja.
ALTO DE FILAS
Por defecto el alto de una fila es 15 unidades (20 pixeles)
Para cambiar el alto de una fila realice uno de los procedimientos siguientes:
Haga clic derecho en la cabecera (nombre) de la fila que desea ampliar o reducir y ejecute el comando Alto de fila…, escriba el alto deseado y haga clic en aceptar.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato,
vaya a la sección de Tamaño de celda y ejecute el comando Alto de fila…Ubique el puntero de ratón en la división inferior de la fila que desea ampliar o reducir cuando cambie de forma el puntero, haga clic sostenido y arrastre el mouse hacia abajo si desea ampliar y hacia arriba si desea reducir.
Para regresar al alto normal las filas modificadas.
Vaya a la Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato, 
vaya a la sección Tamaño de celda y ejecute el comando Autoajustar alto de fila…
ANCHO DE COLUMNAS
Por defecto el ancho de una columna es de 10.71 unidades (80 pixeles).
Para cambiar el ancho de una columna realice uno de los procedimientos siguientes:
Haga clic derecho en la cabecera (nombre) de la columna que desea ampliar o reducir y ejecute el comando Ancho de columna…, escriba el ancho deseado y haga clic en aceptar.
Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato,
vaya a la sección de Tamaño de celda y ejecute el comando Ancho de columna…Ubique el puntero de ratón en la división derecha de la columna que desea ampliar o reducir cuando cambie de forma el puntero, haga clic sostenido y arrastre el mouse hacia la derecha si desea ampliar y hacia la izquierda si desea reducir.
Para regresar al alto normal las columnas modificadas
Vaya a la Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato, sección Tamaño de celda y ejecute el comando Autoajustar ancho de columna… o Ancho predeterminado y presione aceptar.
DESPLAZARSE POR UNA HOJA DE CÁLCULO
Con el mouse se puede desplazar por una hoja de cálculo utilizando las barras de desplazamiento (horizontal y vertical) y los botones de control ubicados en la barra de etiquetas:
A parte del mouse, existen otras formas para moverse o desplazarse por una hoja de cálculo, quizá más rápidas debido a que se utilizan teclas o combinaciones de teclas, entre ellas está:
OCULTAR/MOSTRAR UNA FILA/COLUMNA
Para Ocultar una fila/columna realice uno de los siguientes procedimientos:
Haga clic derecho en la cabecera (nombre) de la fila/columna que desea ocultar y ejecute el comando Ocultar.
Ubique el cursor en la fila/columna a ocultar, luego vaya a la Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato, en la sección Visibilidad abra el submenú de Ocultar y mostrar y ejecute el comando Ocultar fila/columna
Para Mostrar una fila/columna realice uno de los siguientes procedimientos:
Seleccione las cabeceras de la fila/columna anterior y siguiente de la fila/columna oculta, luego haga clic derecho en una de las cabeceras seleccionadas y ejecute el comando Mostrar.
Seleccione las celdas que rodean a la fila/columna oculta, luego vaya a la Ficha Inicio, grupo celdas, clic en la flecha de Formato, en la sección Visibilidad abra el submenú de Ocultar y mostrar y ejecute el comando Mostrar fila/columna.
REFUERZO # 4
1. Conteste:
a. Una fila siempre se inserta…………………………..…..… de la fila……………………………………
b. Una columna siempre se inserta a la…………………….… de la columna……………………….
c. El alto normal de una fila es ……….……… unidades equivalente a ……..………… pixeles
d. El ancho normal de una columna es ……………… unidades equivalente a……… pixeles
2. Abra el archivo de Excel guardado.
3. Active la hoja Filas y escriba en columna las calificaciones y observaciones correspondientes:
4. Seleccione el rango de celdas E 5: H 15, haga clic derecho en la selección y copie.
5. Active la hoja Columnas, haga clic en la celda E5 y presione la tecla Enter (para pegar los datos).
6. Guarde cambios y active nuevamente la hoja Filas.
7. Inserte una fila entre las filas 5 y 6, 7 y 8, 9 y 10 hasta que la última fila de datos (construir, silla, Salomé, Perezoso) quede en la fila 25.
8. Elimine las filas 1:4 (de la uno a la cuatro)
9. Active la hoja Columnas e inserte una columna entre la E y F, G y H, e I y J.
10. Elimine las columnas A: D (de la A a la D) y guarde cambios.
11. Active la hoja filas y cambie el alto de las filas que contienen datos a 30 unidades.
12. Seleccione las filas vacías que están entre las filas con datos y reduzca su altura a 5 unidades.
13. Active la hoja columnas y cambie el ancho de las columnas que contienen datos a 25 unidades.
14. Seleccione las columnas vacías que están entre las columnas con datos y reduzca su anchura a 3 unidades.
15. Practique las formas de desplazarse por la hoja de cálculo
16. Guarde cambios y cierre
INGRESO DE DATOS
TIPOS DE DATOS
Una celda es capaz de almacenar cualquier tipo de datos:
Texto.- Es cualquier valor que comience con una letra; por defecto los datos tipo texto se alinean al margen izquierdo de la celda.
Texto y números.- Son valores combinados de dígitos y letras o viceversa; Excel considera este tipo de datos como texto.
Números.- Es cualquier valor que comience con un dígito, seguido de más dígitos; por defecto los datos tipo número se alinean al margen derecho de la celda y deben ingresarse usando el teclado numérico.
Fechas con formatos.- Las fechas que se aplican con formatos, se alinean a la derecha.
Fechas con tipo texto.- Las fechas que no se apliquen formatos, se consideran como texto.
Funciones.- Estas son las que permiten realizar operaciones específicas, tienen un nombre propio y se antepone el signo =
Fórmulas.- Permiten realizar procesos aritméticos de forma personalizada y para construirlas se debe anteponer el signo =
ESTABLECER UN TIPO DE DATO
Establecer es cambiar el formato prestablecido del dato ingresado, por ejemplo, si deseamos escribir un número telefónico o de cédula donde el primer dígito sea un cero; al escribirlo directamente en una celda el número 0 desaparece ya que: "0 a la izquierda no vale nada"; en este caso es necesario cambiar el formato del dato de número o general a texto.
INGRESO DE DATOS
Para ingresar datos es necesario fijarse en la celda que se desea escribir, la manera más sencilla de hacerlo es dando un clic en la celda respectiva para convertirla en activa, luego de ingresar el o los datos presione un Enter, el mismo que aceptará el dato ingresado y convierte en celda activa la siguiente de la misma columna.
EDICIÓN DE DATOS
La edición comprende la modificación de los datos ingresados, misma que se puede hacer mediante:
Sustitución de un dato por otro.- Para cambiar totalmente el dato, active la celda que contiene al dato y escriba el nuevo dato, note que automáticamente eliminó el dato anterior.
Modificación de un dato.- En este caso no se cambiará todo el dato sino parte de él, por ejemplo para corregir faltas de ortografía. Para modificar parte del dato puede realizar uno de los siguientes procedimientos:
Active la celda que contiene al dato y presione la tecla de función F 2, mediante las teclas de dirección mueva el cursor, borre el carácter erróneo y escriba el nuevo, finalmente presione Enter.
Haciendo clic en la barra de fórmulas, tome en cuenta que esta barra muestra la información real contenida en la celda activa, corrija y presione Enter.
Haga doble clic en la celda que contiene al dato, corrija y presione Enter.
SELECCIÓN DE CELDAS
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas primero debemos seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. Antes de continuar tome en cuenta lo siguiente:
La forma del puntero cuando está sobre la cinta de opciones es una flecha, mientras que cuando está en la hoja de cálculo es una cruz gruesa blanca.
Además cuando una celda está seleccionada tiene los bordes negros y cuando varias celdas están seleccionadas la primera está blanca y las demás celestes.
A continuación se detallan los métodos de selección más utilizados:
Selección de una celda.- Haga clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.
Selección de un rango de celdas.- Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, haga clic en la primera celda a seleccionar, luego haga clic sostenido y arrastre el mouse hasta la última celda a seleccionar.
Selección de una columna.- Coloque el puntero del mouse sobre la cabecera (letra) dela columna y haga clic.
Selección de una fila.- Coloque el puntero del mouse sobre la cabecera (número) de la fila y haga clic.
Selección de una hoja entera.- Sitúe el puntero del ratón en el botón superior izquierdo de la hoja (entre la cabecera de la columna A y el de la fila 1) y haga clic sobre él.
Podemos usar la tecla Ctrl para añadir una celda más al rango ya seleccionado o para seleccionar una celda NO CONTIGUA (Separada), al terminar de seleccionar libere la tecla Ctrl. Para ampliar o reducir una selección de celdas siempre y cuando sean CONTIGUAS (juntas o adyacentes) utilice la tecla Shift.
Importante.- Para eliminar la selección de una celda o rango de celdas, solo haga clic en cualquier celda de la hoja.
REFUERZO #5
1. Conteste:
a. Una celda es capaz de almacenar cualquier tipo de datos: ………………………..…………
b. Establecer un tipo de dato es ……………………
c. Antes de ingresar datos es necesario……………
d. La edición de datos comprende la………………………………………
e. Cuando el puntero del mouse está sobre la hoja de cálculo tiene forma de una……….….…
f. Una celda está seleccionada cuando tiene los………………………
Amplíe las columnas de acuerdo a la necesidad y guarde cambios.
2. Active la hoja Números e ingrese en las celdas A 2, C 2, D 2, E 2 y F 2 los siguientes títulos: ORIGINALES MONEDA PORCENTUAL MÁS DECIMALES MENOS DECIMALES
3. En la columna A 3 ingrese las siguientes cantidades: 10 0,5 500 1523,08 978 125,06 878,3 0,006 50001,79 0,159
4. Seleccione el rango A 3: A 12, cópielo y péguelo debajo de cada subtítulo de la fila 2
5. Aplique el formato descrito en el subtítulo a cada cantidad, en el caso de MÁS DECIMALES, coloque a las cantidades 3 decimales y en MENOS DECIMALES coloque alas cantidades un decimal.
Para aplicar un formato a un rango de celdas realice los siguientes pasos
a) Ubicarse en la ficha Inicio, grupo Número
b) Clic en la flechita de la parte inferior derecha
c) Escoger el formato
6. Aplique formato de Número Contabilidad a cada cantidad, usando la moneda dólar ($)
7. Guarde cambios y cierre el libro.
FORMATO DE CELDAS
Las categorías de formato de celdas se distribuyen en los siguientes:
NÚMEROS
Para cambiar el formato a una celda puede usar la ficha inicio, grupo Número, comando Formato de número.
Importante:
Toda celda por defecto tiene formato General.
FUENTE
El grupo fuente de la ficha Inicio, permite cambiar el formato de los datos de una celda, mediante los siguientes botones de comando:
ALINEACIÓN
Combinar y centrar, permite convertir 2 o más celdas en una sola y al mismo tiempo aplica alineación centrar a la celda. Este botón en su interior tiene otros comandos que permiten:
Combinar todas las celdas seleccionadas aplicando alineación centrar. Combinar las celdas seleccionadas solo en forma horizontal.
Combinar celdas seleccionadas aplicando alineación izquierda.
Separar las celdas combinadas. Vuelven a su estado normal
REFUERZO #6
1. Conteste:
a. Los botones para alinear el texto con respecto al ancho de la celda son: ………………………………………………………………………………………………..………………………….
b. Los botones para alinear el texto con respecto al alto de la celda son:
.……………………………
c. El comando orientación permite ……………………………
d. El comando ajustar texto sirve para ………………..……
e. El comando combinar y centrar permite ……………………………………..
2. Enlace lo correcto:
3. Abra una hoja de cálculo Excel) Active la hoja compañeros escriba:
A 2: ingrese el texto: COLEGIO NACIONAL TÉCNICO "PASAJE"
A 3: ingrese el texto: ALUMNOS DE PRIMERO DE BACHILLERATO "A"
A 4: ingrese el texto: Especialidad
A 5: ingrese el texto: Sección
En las celdas A 6, B 6, C 6, D 6, E 6, F 6, G 6, H 6, I 6, escriba los textos: Orden, Nómina, Saber, Hacer, Ser, Examen, Total, Promedio, Disciplina, Observaciones, respectivamente.
Ubíquese en la celda A 6 y ejecute el comando Autoajustar texto de la ficha inicio, grupo alineación.
Ubíquese en la columna A (Orden) y ajuste su ancho a 3.
Ubíquese en la columna B (Nómina) y ajuste a 15.
Seleccione las columnas de la "C" a la "I" y ajuste su ancho a 3.
Ubíquese en la columna "I" y ajuste.
Seleccione la Columna "J" y ajuste a 12.
Ejecute el comando de vista preliminar y observe como va a salir impresa esta hoja.
4. Usando el comando Combinar y Centrar, centre el texto ingresado en las celdas A 1 y A 2
Programa para presentaciones:
POWER POINT
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt.
También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición y muchas más cosas que veremos a lo largo del curso.
¿Qué es una presentación?.- Así como los archivos de Word se los conoce como documentos y a los archivos de Excel se los conoce como libros, y a los archivos de PowerPoint se los conoce como presentaciones. Una presentación es una secuencia de diapositivas. A medida que cree cada una de las diapositivas, estará creando una presentación.
¿Qué es una diapositiva?- Es el elemento base o básico para armar o diseñar una presentación en PowerPoint. Las diapositivas constituyen las "páginas" de una presentación
Ingresando a PowerPoint
Existen dos formas básicas de iniciar PowerPoint.
PRIMERA:
Desde el botón Inicio
situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint, y al hacer clic sobre él e arrancará el programaSEGUNDO: Desde el icono de PowerPoint
del escritorio haciendo doble clic sobre él.
LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla y así será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
Elementos
1. La Barra de Título
2. Botón Office.- Aquí encontrarás las opciones que en versiones anteriores se ubicaron bajo el menú Archivo.
3. La barra de acceso rápido.-
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:
4. LA BANDA DE OPCIONES
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint.
Puedes acceder a todas las acciones utilizando estas pestañas. Pero las más habitual es podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con PowerPoint. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.
5. PANEL DE FICHAS DE ESQUEMA Y DIAPOSITIVAS.-
El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su pestaña.
Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo para poder modificarla.
Ficha de esquema.- El formato de esquema ayuda a modificar el contenido de la presentación y a desplazar las posiciones de las viñetas o diapositivas. En la ficha esquema, puede utilizar los botones de las barras de herramientas Estándar y Formato, que permite aumentar o reducir las sangrías del texto, así como contraer y expandir el contenido para verlos títulos de las diapositivas.
Ficha de diapositivas.- En este formato, podemos apreciar las diapositivas en miniatura. Podemos fácilmente desplazarnos a cualquier diapositiva de la presentación simplemente haciendo clic en la que desee. También pude moverlas simplemente arrastrando la diapositiva que desee, y ubicándolo en el nuevo lugar que ha escogido para ella. Si desea borrar una diapositiva, selecciónela y presione la tecla Delete o Suprimir.
6. Diapositiva.- En la parte central de la ventana, encontramos la diapositiva. Es el área de trabajo en donde vamos a escribir los datos, insertar los objetos sean estos gráficos, imágenes prediseñadas, organigramas, etc. Que deseamos exponer. Tenemos diferentes tipos de diapositivas, algunos de ellos se enumeran a continuación:
7. REGLAS.- Encontramos dos reglas, una ubicada en la parte superior y otra a la izquierda del área de trabajo.
8. Barra de Estado.- -Esta barra, ubicada en la parte inferior de la ventana de aflicción de PowerPoint, nos presenta valiosa información como: El número de diapositivas en la cual nos encontramos trabajando, el idioma que se encuentra seleccionado, etc.
9. Barra de visualización de la presentación.- En la esquina inferior izquierda de la ventana de aplicación de PowerPoint, se aprecian tres pequeños elementos, estos se amplían en el siguiente gráfico para una mejor apreciación de cada uno de ellos:
De izquierda a derecha tenemos:
Normal.- Esta vista es la más utilizada. Apreciamos la diapositiva en el centro de la ventana y a la izquierda el panel de fichas de esquemas y diapositivas y bajo la diapositiva, el panel de notas.
Clasificador de diapositivas.- Esta vista nos permite apreciar bastantes diapositivas a la vez. Cuando grabe los Intervalos de la diapositiva, es decir el tiempo que transcurrirá entre una diapositiva y otra en una presentación, los tiempos aparecerán junto a cada una de las diapositivas.
Presentación con diapositivas.- Permite apreciar la presentación en la pantalla completa. También puede usar las teclas del método abreviado F5.
10. Panel de notas.- Este panel, ubicado en la parte inferior de la diapositiva, nos permite escribir notas de apoyo relacionadas a la diapositiva. Pueden ser usadas por el orador cuando exponga la presentación.
Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.
11. CÓMO CERRAR POWERPOINT
Para cerrar Power Point, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar
de la barra de título.
Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
Hacer clic sobre el Botón Office y elegir la opción Salir de PowerPoint.
Si lo que queremos es cerrar la Presentación actual sin cerrar el programa haremos:
Clic sobre el Botón Office y elegir la opción Cerrar.
Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentación, nos preguntará si queremos guardarlos o incluso nos puede llegar a mostrar el cuadro de diálogo asociado al menú Guardar en el caso de no haberla guardado anteriormente
REFUERZO #7
1. Conteste:
a. ¿Qué es Power Point?
…………………………………………
b. ¿Qué es una presentación?
……………………………………………
c. ¿Qué es una Diapositiva?
……………………………………………
2. Escriba los pasos para ingresar a PowerPoint
……………………………………………………
3. Complete:
Los elementos de la ventana de PowerPoint son:
………………………………………………………
4. Enliste los diferentes tipos de diapositivas
…………………………………………………
5. Enumere y explique sobre los diferentes modos de visualización de una presentación.
………………………………………………………
6. ¿Qué nos permite realizar el panel de Notas?
………………………………………………………
7. ¿Qué información nos presenta la barra de estado?
…………………………………………………………
8. Inicie el programa PowerPoint desde el botón Inicio.
9. Inicie el programa PowerPoint desde el icono correspondiente.
10. Cierre el programa PowerPoint con una combinación de teclas.
11. Cierra el programa PowerPoint desde la barra de título.
12. Cierra el programa PowerPoint con el botón Cerrar
CREAR UNA PRESENTACIÓN
A continuación veremos cómo crear una nueva Presentación en blanco, esta opción se suele utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.
Crear una Presentación en Blanco
Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos:
Despliega el Botón Office.
Selecciona la opción Nuevo.
En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco o selecciónala y pulsa el botón Crear.
Así es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.
A partir de ahí tendremos que dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo demás.
CREANDO PRESENTACIÓN CON UNA PLANTILLA
Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos:
Pulsa en el botón de Inicio.
Despliega el menú Programas y selecciona la opción PowerPoint.
Clic en el Botón Office.
Selecciona la opción Nuevo
En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la categoría Plantillas instaladas.
Te aparecerá un cuadro de dialogo para que elijas la plantilla.
Selecciona la plantilla en Concurso, a continuación pulsa Crear. Puede que no tengas esa plantilla cargada, puedes escoger la que prefieras, haciendo clic sobre una plantilla puedes ver su aspecto en la parte derecha de la pantalla.
Observa el aspecto de la presentación creada.
REFUERZO # 8
1. Crea una presentación con una plantilla, siga estos pasos:
a) Pulsa en el botón de Inicio.
b) Despliega el menú Programas y selecciona la opción PowerPoint.
c) Clic en el Botón Office.
d) Selecciona la opción Nuevo.
2. En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz clic sobre la categoría Plantillas instaladas
3. Te aparecerá un cuadro de dialogo para que elijas la plantilla…
4. Selecciona la plantilla Concurso, a continuación pulsa Crear. Puede que no tengas esa plantilla cargada, puedes escoger la que prefieras, haciendo clic sobre una plantilla puedes ver su aspecto en la parte derecha de la pantalla.
5. Observa el aspecto de la presentación creada.
CREANDO PRESENTACIÓN CON ESTILOS DE DIAPOSITIVAS
Al usar el blanco de fondo, la presentación no nos va a quedar muy elegante, es por ello que PowerPoint ha pensado en eso y nos proporciona bastantes estilos para que los programas como fondo en la diapositivas de nuestra presentación. Para seleccionar un estilo de diapositiva, sigamos los siguientes pasos.
Paso 1.- Clic en la pestaña Diseño
Paso 2.- Seleccione uno de los temas que aparecen en esta barra
Como puede ver, la calidad de los estilos es bastante buena
GUARDANDO UNA PRESENTACIÓN
Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles.
Para guardar una presentación podemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar o también se puede hacer con el botón.
Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a la que mostramos a continuación.
De la lista desplegable Guardar en, seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardarla presentación.
También podemos crear una nueva carpeta con este icono,
la carpeta se creará dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en.Después en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la presentación y por último pulsaremos en el botón Guardar.
Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo: y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.
Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará la presentación con la extensión pptx.
Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el botón de guardar de la barra de acceso rápido o seleccionamos la opción Guardar del Botón Office no nos aparecerá la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardará los cambios sin preguntar.
ABRIR UNA PRESENTACIÓN
Para abrir una presentación deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Abrir o pulsar la combinación de teclas CTRL + A.
En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas (en nuestro caso Reunión Administrativos y aula Clic). Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre esas bastará con hacer clic en su nombre. Este listado se va generando a medida que usamos PowerPoint con los últimos documentos abiertos.
Si quieres que alguno de estos archivos parezca siempre haz clic sobre el botón
y el archivo quedará fijado en la lista, de modo que siempre que abras el Botón Office podrás encontrarlo rápidamente.Pulsando Abrir se abrirá la siguiente ventana:
En la lista desplegable del cuadro Buscar en, seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentación que queremos abrir, a continuación seleccionamos la carpeta que contiene la presentación. Una vez hayamos seleccionado la presentación pulsamos en el botón Abrir.
Para que cuando seleccionemos una presentación aparezca una pequeña representación de ella en la zona de la derecha deberemos hacer clic en el botón de vistas y elegir Vista Previa. Nota: si utilizas Windows Vista, los diálogos de abrir y guardar serán distintos.
Si tienes varias presentaciones abiertas puedes pasar de otra seleccionándola desde el menú Cambiar ventanas dela pestaña Vista.
TIPOS DE VISTAS
Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al final.
VISTA NORMAL
En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área denotas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva.
VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS
Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes quehacer clic en la pestaña Vista y seleccionar la opción Clasificador de diapositivas.
Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.
VISTA PRESENTACIÓN CON DIAPOSITIVAS
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate primero en la diapositiva sobre la cual quieres que se aplique el zoom y después selecciona la pestaña Vista y selecciona la opción Zoom.
Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la que te mostramos a continuación.
En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas.
Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista (33, 50, 66,100,…) o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje.
Como puedes apreciar las diapositivas que aparecen en el área de esquema han aumentado su tamaño, han pasado del 33% de zoom que tenían aplicado al 150%.
Lo mismo podemos hacer con las demás áreas de trabajo, lo único que hay que hacer es situarse antes en el área al cual queramos aplicar el zoom.
TRABAJAR CON DIAPOSITIVAS
Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuación veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.
Insertar una nueva diapositiva
Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.
Puedes añadir una diapositiva de dos formas:
Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio.
O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.
Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de esta.
Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema.
Puedes escoger entre diferentes diseños, o incluso cargar una en blanco. Aunque no estés seguro de cómo quieres crear tu diapositiva, no te preocupes, más adelante veremos cómo añadir y quitar elementos.
TRABAJAR CON TEXTOS
En las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc.
A continuación veremos paso a paso todas las operaciones más comunes relacionadas con los textos.
INSERTAR TEXTO
Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea.
Una vez seleccionado el diseño sigue estos pasos para añadir texto:
Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar titulo) desaparecerá y aparecerá el punto de inserción.
Empieza a insertar el texto.
Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.
AÑADIR TEXTO NUEVO
Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más contenido a la diapositiva.
Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botón Cuadro de texto de la pestaña Insertar.
Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes empezar a escribir el texto.
Introduce el texto. Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces ESC.
CAMBIAR EL ASPECTO DE LOS TEXTOS
PowerPoint nos permite cambiar la fuente, el tamaño y el color de los textos fácilmente. Para ello tenemos la sección Fuente en la pestaña Inicio o utilizando el cuadro de diálogo Fuente. Primero tienes que seleccionar el texto al que quieres cambiarle el aspecto. Para abrir el cuadro de diálogo hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección. Se abrirá una ventana similar a la que te mostramos a continuación:
También es posible cambiarles el color a los textos, para ello de la lista desplegable Color de fuente selecciona el que más te guste, si de la lista que aparece no te gusta ninguno, pulsa en el botón Más colores, aparecerá la ventana que te mostramos a continuación y de la pestaña Estándar selecciona el que más te guste.
Una vez seleccionado el color deseado pulsa Aceptar.
ALINEACIÓN DE PÁRRAFOS
Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo componen respecto a los márgenes del cuadro del texto.
LAS SANGRÍAS
Una sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las sangrías son útiles para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema de los temas junto con sus subtemas que trataremos en una lección, proyecto, etc.
Para crear el esquema con sangría se aconseja escribir primero el esquema completo y después aplicar la sangría.
Para aplicar una sangría sigue estos pasos: Una vez introducido el texto selecciona el texto al cual quieres aplicar la sangría.
NUMERACIÓN Y VIÑETAS
El funcionamiento de la numeración y las viñetas es similar a las sangrías, únicamente cambia que en las numeraciones y viñetas además de aplicar una sangría, se le añaden símbolos o números delante del párrafo. Las numeraciones son muy útiles para crear un índice típico. Cuando desarrollemos el tema dentro de la lección incluiremos la numeración que le corresponde respecto al índice. Si quieres saber cómo manejar la numeración y las viñetas sigue estos pasos:
Primero te aconsejamos escribir el texto sin sangría ni numeración.
Después aplica al texto la sangría que corresponda
REFUERZO # 9
1. Crea una presentación en blanco y guárdala con el nombre textos en la carpeta 1º Bachillerato.
2. Crea una nueva diapositiva con un título y un subtítulo.
3. Inserta el texto "MICROSOFT POWERPOINT" en el título.
4. Inserta el texto "TRABAJANDO CON JORVAP" en el subtítulo.
5. Crea otra diapositiva con un texto que ocupe varias líneas.
6. Pon el texto "MICROSOFT PowerPoint" de color marrón y el "TRABAJANDO CON JORVAP" de color verde con una letra más grande.
7. Haz que el texto "MICROSOFT PowerPoint" esté centrado, y el texto largo alinéalo a la derecha.
TRABAJAR CON TABLAS
En una diapositiva además de insertar texto, gráficos, etc., también podemos insertar tablas que nos permitirán organizar mejor la información.
CREAR UNA TABLA
Para insertar una tabla en una diapositiva sigue estos pasos: Despliega el menú Tabla de la pestaña Insertar.
Si lo haces a través de la opción Insertar tabla te aparecerá una ventana en la que podrás indicar el número de columnas y filas.
Una vez determinado el tamaño de la tabla pulsa Aceptar y aparecerá una tabla en la diapositiva junto con una nueva barra de herramientas que te permitirá personalizar la tabla.
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