La evaluación integral

DESCRIPCIÓN GENERAL:

Inicia con la definición de Evaluación Integral, continúa resaltando la importancia que tiene para las organizaciones la realización de este estudio.

Hace énfasis en los beneficios que se obtendrán, luego se centra en la formación del grupo evaluador, definiendo su estructura y perfil.

Posteriormente se enfoca en las diferentes técnicas y herramientas administrativas más utilizadas y por último habla de las etapas para llevarla a cabo.

INTRODUCCIÓN:

La Evaluación Integral es un estudio general, tanto interno como externo de la Organización, con el objetivo de detectar oportunidades de mejora.

Está realizado por un grupo de evaluadores expertos, objetivos, con valores y principios compartidos, que a través de encuestas, observaciones, tabulaciones y análisis, diagnostican el estado actual de la institución, proporcionando las recomendaciones adecuadas para su implementación y solución de los problemas encontrados. Aquí se hace énfasis en que el evaluador nunca debe calificar (bueno o malo) ninguno de los aspectos encontrados en la investigación.

Esta tarea se basa en la utilización de cuestionarios, entrevistas, cédulas y diagramas estadísticos como el de PARETO y los de CAUSA Y EFECTO.

Las recomendaciones quedarán en manos de los gerentes para que las implementen en el momento que consideren apropiado.

DEFINICIÓN:

La Evaluación Integral es el estudio y análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA) de una organización, con el fin de detectar oportunidades de mejora, así como la reducción de costos tanto materiales como humanos.

OBJETIVOS:

Detectar oportunidades de mejora en toda la organización.

Identificar los elementos que están frenando el desarrollo y crecimiento de la institución.

Reconocer las amenazas existentes en el entorno.

Establecer las estrategias necesarias para superar las deficiencias detectadas

BENEFICIOS:

Eliminar problemas

Mejorar el clima organizacional

Reducir costos

Mejora continua

Trabajar ordenadamente, entre otros.

ASPECTOS QUE DAN ORIGEN A UNA EVALUACIÓN INTEGRAL:

La Competencia: En la actualidad, son cada vez mayores las posibilidades de encontrar empresas competidoras directas o de productos sustitutos

La Globalización: La internacionalización de los mercados y el incremento de los Tratados de Libre Comercio entre naciones con exigencias cada vez mayores

El Crecimiento interno: Específicamente cuando no se planificó ni cuantificó que sería de esa manera

La Mejora continua: Para poder brindar mejores productos o servicios a un mercado cada vez más exigente

La Diversificación: Debido a las exigencias cada vez mayores de los consumidores

Factores ambientales: Como el cambio climático, catástrofes naturales o la preocupación por el cuidado del medio ambiente

FORMACIÓN DEL EQUIPO ASESOR:

El equipo debe ser multidisciplinario para que pueda cumplir con todas las tareas a su cargo, de preferencia que cumpla con los siguientes requisitos:

Conocimientos Administrativos

Experiencia

Buen Juicio

Visión Objetividad Honestidad

Poseer conocimientos generales de las distintas técnicas de investigación

Puntualidad Responsabilidad Técnicas de redacción

Buenas relaciones interpersonales

Liderazgo

Etc.

ALGUNAS TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:

OBSERVACIONES: A través de ellas se puede detectar el estado de la organización, (ubicación, identificación, facilidad de parqueo, accesibilidad, orden, limpieza, estado del mobiliario, presentación del personal, etc.)

ENTREVISTAS: Generalmente se llevan a cabo a gerentes de nivel alto y medio, para ello se deben preparar las preguntas para cada área de la organización, que tengan secuencia, que estén debidamente estructuradas, que permitan al entrevistado explicar ampliamente cada aspecto preguntado, deben ser preparadas con anticipación y solicitar cita a cada gerente. Se puede utilizar una grabadora para mayor facilidad del entrevistador.

CUESTIONARIOS O ENCUESTAS: Para pasar al personal operativo y administrativo de menor rango. Deben cumplir con ciertos requisitos o características básicas: 1.- Debidamente identificadas, es decir que contengan los datos que identifican a la organización que está llevando a cabo el proceso. 2.- Explicar claramente el objetivo que se pretende alcanzar con la información recabada. 3.- Llevar instrucciones claras de lo que tiene que hacer el encuestado para responder a cada uno de los cuestionamientos. Se sugieren las preguntas cerradas, donde se le proporciona las distintas opciones de respuesta, dejando un espacio para que amplíe cuando sea necesario. Aspectos que se deben tener en cuenta al diseñar la redacción de las preguntas:

Utilizar vocabulario sencillo y claro

Evitar las preguntas que sugieran la respuesta

Eludir preguntas que puedan tener dos o más respuestas

METODOLOGÍA UTILIZADA PARA REALIZAR LA EVALUACIÓN INTEGRAL:

ANÁLISIS PRELIMINAR: Consiste en el primer acercamiento a la organización para conocer aspectos tales como: Nombre, giro del negocio, ubicación, estructura, etc. Una vez conocidos estos aspectos se debe preparar un cronograma de las actividades a realizar y presentarlo a la alta gerencia para su aprobación.

REVISIÓN INTEGRAL: Sirve para analizar a fondo los aspectos que conciernen a toda la organización, incluyendo; legales, laborales, geográficos, históricos, misión, visión, estructura, etc.

REVISIÓN ESPECÍFICA: Se enfoca en cada una de las áreas de la institución.

Toda la información recabada a través de las distintas técnicas de recopilación de datos, se puede resumir en las siguientes CÉDULAS: 1.- DE OBSERVACIÓN, 2.- DE ENTREVISTA Y ENCUESTA Y 3.- DE ANÁLISIS DOCUMENTAL; en las que se puede sintetizar los aspectos más importantes que se encontraron en la investigación. Luego se realiza un FODA por cada una de ellas, que incluya:

Mapa y gráfica fodal, así como la matriz de estrategias a utilizar. Ejemplos:

MATRIZ DE ESTRATEGIAS

Luego se realizan las dos últimas CÉDULAS ( las más importantes):

ANÁLISIS DE LA EVALUACIÓN: Que contiene tanto aspectos positivos como negativos, resultado de la información recabada y se distribuye en tres columnas:

1.- ASPECOS REVISADOS, 2.- OBSERVACIONES O HALLAZGOS Y 3.- HECHOS SOBRESALIENTES O EVIDENCIAS. Los hallazgos son los aspectos relevantes detectados en la organización, sus elementos son: 1.- Norma, 2.- Real, 3.- Causa, 4.- Efecto. La norma es el parámetro o estándar establecido y el real es lo que en la actualidad está ocurriendo en la empresa. Las evidencias son los aspectos que sirven de respaldo a los hallazgos, es decir, las pruebas que confirman cada uno de ellos, sus características son: 1.- Pertinencia (que pertenezca al hallazgo)

2.- Suficiencia (que sea suficiente para probarlo) 3.- Relevancia (que sea importante)

CÉDULA DE ANÁLISIS

CÉDULA DE ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA Y SUS RECOMENDACIONES: Esta se realiza con todos los aspectos negativos encontrados en la cédula anterior e incluye: el problema, sus causas, efectos y lo que se recomienda para su solución