Sistemas contables computarizados (página 2)

2. Costos de modificación de los programas informáticos existentes.

En ocasiones, las empresas pueden necesitar incurrir en costos, de cuantía considerable, para modificar los sistemas de aplicaciones informáticos existentes, ejemplos claros de ello son: lo que se le llamó "Costo de los programas informáticos por el efecto 2000", y la adopción de una nueva unidad de cuenta, como el euro.

La necesidad de realizar modificaciones importantes en los programas informáticos puede dar lugar a que se presenten incertidumbres. De acuerdo con el párrafo 8 de la NIC 1 (revisada en 1997), se aconseja a las empresas informar, fuera del cuerpo principal de los Estados Financieros, acerca de los principales incertidumbres a las que se enfrentan por esta causa (por ej. dando una descripción de las actividades y gastos, tanto planeados para períodos futuros como ya realizados, relacionados con las modificaciones significativas de los programas informáticos).

Causas De Modificación

Cuando una empresa decide modificar los programas informáticos, se derivan por razones diferentes, entre las cuales pueden estar:

• Debido a la obsolescencia
• Debido la ineficacia e ineficiencia con que desarrollan las operaciones
• Ampliación de estructura organizacional
• Debido a disposiciones legales
• Debido a nuevos requerimientos de la empresa.

Tratamiento Contable De Las Modificaciones De Los Programas Informáticos

El tratamiento contable que se pueda derivar de las modificaciones de los programas, o es decir, las erogaciones posteriores el costo inicial (esto se hace necesario para un mejor desempeño del programa informático). Estos desembolsos pueden ser considerados de dos formas:

• Cuando se considera un gasto

Los desembolsos posteriores, en los que se incurra tras la adquisición de un activo intangible o de su terminación por parte de la empresa, deben ser tratados como cargos al Estado de Resultados del período en el que se incurra en ellos, salvo que:

1. Sea probable que tales desembolsos permitan a los programas informáticos producir beneficios económicos futuros, adicionales a los inicialmente previstos para el rendimiento normal del mismo, y
2. Dichos desembolsos puedan ser medidos y atribuidos al activo de forma fiable.

Los costos en los que se haya incurrido para recuperar o mantener los beneficios económicos futuros, que la empresa pudiera esperar del nivel originalmente evaluado de rendimiento de los sistemas de programas informáticos, deben ser reconocidos como gasto del período cuando, y sólo cuando, los trabajos de recuperación o mantenimiento se hayan llevado a cabo (por ej. para permitirlos funcionar como inicialmente se esperaba que lo hicieran, tras el cambio de milenio o la introducción del euro).

• Cuando se considera como costo

Al modificar un programa informático y poderlo considerar como un costo capitalizable, es necesario que cumpla con las dos características siguientes:

1. Sea probable que tales desembolsos permitan al activo generar beneficios económicos en el futuro, adicionales a los inicialmente previstos para el rendimiento normal del mismo, y además que
2. Tales desembolsos puedan ser medidos y atribuidos al activo de forma fiable.

Cuando se cumplen estas dos condiciones, el desembolso posterior a la compra debe ser añadido como mayor costo al valor en libros del activo intangible.

Revaluación

Otra forma de modificar el valor en libros de un activo intangible y sin tener que hacer salidas de efectivo es a través de la Revaluación; la NIC 38 en el párrafo 64 dice que el importe de la revaluación se fijará por referencia a un mercado activo. Aunque en la realidad es poco probable que exista un mercado activo para este tipo de activos como lo son los intangibles.

La revaluación no deberá ser selectiva, es decir, que si un activo ha sido revaluado todos los demás de su clase deberán ser revaluados, a menos que no exista un mercado activo para dichos elementos.

Es de recordar que una revaluación no precisamente implica un aumento en el valor del activo, ya que éste también puede disminuir.

1. Si se incrementa el valor en libros

2. El incremento debe ser llevado a una cuenta de superávit por revaluación dentro del patrimonio neto. No obstante el incremento debe ser reconocido como ingreso del período en la medida que se exprese la reversión de un decremento de valor del mismo activo, que anteriormente se reconoció como una pérdida.

3. Si se reduce el valor en libros

La disminución deberá ser reconocida como una pérdida del período. No obstante el decremento debe ser cargado directamente contra cualquier superávit de revaluación registrado previamente en relación con el mismo activo, siempre y cuando tal decremento no exceda al saldo de la cuenta de superávit por revaluación.

El Superávit por revaluación se considerará realizado cuando se produzca el retiro o se venda el activo, entonces éste podrá ser transferido a las ganancias retenidas, dicha transferencia no se realizará a través del Estado de Resultados.

Cuando un activo intangible ha sido revaluado, la amortización acumulada podrá tratarse de 2 formas:

1. Ajustándola proporcionalmente en función del cambio experimentado por el valor en libros bruto antes de amortizaciones del activo, de forma que el valor en libros final para el activo intangible, tras la revaluación, sea igual al importe revaluado que se quiere conseguir.
2. Eliminándola por compensación con el valor en libros bruto del activo, de forma que sea el saldo neto resultante el que se revalúa hasta el importe correspondiente.

Existen 2 alternativas que se pueden utilizar para contabilizar una valuación de un intangible después de su reconocimiento inicial:

• Tratamiento por punto de referencia

Tras el reconocimiento inicial, los elementos del activo intangible deben ser contabilizados por su costo menos la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, que les hayan podido afectar.

• Tratamiento alternativo

Tras el reconocimiento inicial, los elementos de los activos intangibles deben ser contabilizados por sus valores revaluados, es decir, deben ser llevados contablemente por su valor razonable en la fecha de la revaluación, menos la amortización acumulada y cualquier pérdida por deterioro del valor del activo con posterioridad a la revelación.

Presentación En El Estado De Situación Financiera

Los activos intangibles aparecen en el Estado de Situación Financiera como el último grupo de los activos y su presentación es de la siguiente forma:

LA PIRAMIDE S.A. de C.V.

Estado de Situación Financiera

Al 31 de Diciembre de 200x

Activos Intangibles $ xxxx

Programas Informáticos $ xxx

Patentes x

Derechos de Autor xx

Crédito Mercantil xxx

Total Activo $ xxxxxx

Caso Practico

La empresa La Pirámide S.A. de C.V. adquiere un programa para el área financiera, compuesta por los siguientes módulos:

1. Contabilidad Financiera
2. Control de Bancos
3. Cuentas por Pagar
4. Activos

Dicho programa está desarrollado con las herramientas gráficas de Oracle, Developer 2000 1.3.5. y opera con la base de datos Oracle Server Workgroup 2000.

El costo del programa es de $5,500.00 y el precio de la licencia Oracle es de $ 280.00 por usuario. Para la implementación del programa la empresa dispone de dos usuarios. (Los precios no incluyen IVA).

Caso I

Cuando el costo se capitaliza

1. Cuando la modificación realizada al Programa de Informática se contabiliza en la misma cuenta del registro inicial.

Datos para el cálculo de la Amortización

$6,060.00 /5 = $ 1,212.00

EL 1 – 05 – 2002 la empresa adquiere los programas para el área comercial y para el área de recursos humanos, los cuáles junto al programa financiero conforman el sistema integrado de la empresa.

El programa para el área comercial tiene un precio de $ 3,500.00 y está firmado por los siguientes módulos:

1. Inventarios
2. Facturación y ventas
3. Cuentas por Cobrar

El programa para el área de Recursos Humanos se compone del módulo para la elaboración de planillas a un precio de $750.00, además se requiere una licencia par aun nuevo usuario por un valor de $280.00

DATOS

Costo inicial $ 6,060.00

Menos

Amortización Acumulada 1,616.00

Valor en libros $ 4,444.00

Más

Modificación 4,530.00

Nuevo Costo del Sistema de inf. $ 8,974.00

Calculo De Amortización

$ 8,974.00/5 = $ 1,794.00/12 meses = $ 149.57 x 8 = $ 1,196.56

NOTA: Con la modificación anterior se estima que la vida útil del programa se incremente en 2 años más.

Al hacer la contabilización de esta forma se requiere que se haga una revelación suficiente en los Estados Financieros para reflejar el costo histórico del activo y del porque ha sido modificado el valor en libros.

1. Cuando la modificación realizada al Programa de Información se contabiliza en una cuenta diferente a la del registro inicial.

Ejemplo No. 2 ( tomando en consideración el párrafo 7 de la SIC – 6)

• El día 01 de Mayo de 2003 la empresa La Pirámide S.A. De C.V., firma un contrato con COMPUSOFT para la elaboración de un programa para el área de comercialización y otro para el área de Recursos Humanos, los cuáles incluyen los siguientes módulos:

1. Inventarios
2. Facturación y Ventas
3. Cuentas por Cobrar
4. Elaboración de Planillas

El precio por ambos programas es de $3,755.00 más IVA dentro del contrato se acordó lo siguiente:

• Tiempo de instalación: 2 meses
• Final del primer mes: Primer avance
• Final del segundo mes: Instalación completa
• Forma de pago: A la hora de firmar el contrato un anticipo del 20%, el resto se pagará a la finalización del trabajo.

Caso II

Cuando la modificación realizada a los Programas de Información se considera como un gasto.

El día 1 de Mayo de 2002 se le adiciona al módulo de planillas un recurso por medio del cual se pueda transferir información referente a las retenciones de Impuesto sobre la Renta de acuerdo al formulario electrónico F – 910 a un precio de $ 137.15 más IVA.

Caso I

1. Reexpresado proporcionalmente al cambio en el valor en libros bruto del activo.

Intangibles

Programas informaticos

Costo de Programa Informático $6,060.00

(-) Amortización Acumulada 1,616.00

valor en libros $4,444.00

(-) Revaluación $5,500.00

Revaluación Real $1,056.00

Prorrateo de Amortización:

Costo : $ 6,060.00 x 0.22709 = $ 1,376.19

Revalúo : $1,056.00 x 0.22709 = $ 239.81

$ 1,616.00

Resultado:

Programas Informáticos $ 6,060.00

(-) Amortización 1,376.19 $4,683.81

Revaluación de Programas Informáticos $ 1,056.00

(-) Amortización 239.81 $ 816.19

$5,500.0

2. Registro de Revalúo

RESULTADOS

MAYORIZACIÓN

Programas Informáticos $ 7,355.81

(-) Amortización 1,855.81

Valor en libros $ 5,500.00

Compensado con el valor en libros, bruto del activo, de manera que el valor neto resultante se exprese hasta alcanzar el importe revaluado.

Su registro:

*Anular amortización contra el costo del bien

3. Deterioro de los software

Definiciones

1. Importe recuperable de un activo: es el mayor entre su precio de venta neto y su valor de uso
2. Importe depreciable de un activo: es su costo histórico, o el importe que lo sustituya en los estados financieros, una vez deducido su valor residual.
3. Pérdida por deterioro: es la cantidad en que excede al valor en libros de un activo, a su importe recuperable.

La NIC 36 exige reconocer una pérdida por deterioro siempre que el valor en libros del activo en cuestión sea mayor que su importe recuperable. Esta pérdida debe tratarse como un cargo en el estado de resultados si los activos en cuestión se contabilizan por su precio de adquisición o costo de producción, y como una disminución de las cuentas superávit por revaluación si el activo se contabiliza por su revaluación.

La empresa debe evaluar, en cada fecha de cierre del balance, si existe algún indicio de deterioro del valor de sus activos. Si se detectase algún indicio, la empresa deberá estimar el valor recuperable del activo en cuestión.

El concepto de importancia relativa tiene aplicación al determinar sí es necesario estimar el importe recuperable de un activo.

La mejor evidencia del precio de venta neto la constituye la existencia de un precio, dentro de un compromiso formal de venta, en una transacción libre, ajustado por los costos incrementales que pudieren ser directamente atribuibles a la desapropiación del activo.

Reconocimiento y medicion de la perdida por deterioro. El valor en libros de un activo debe ser reducido hasta que alcance su importe recuperable sí, y sólo sí, éste importe recuperable es menor que el valor en libros. Tal reducción se designa como pérdida por deterioro.

La pérdida por deterioro debe ser reconocida inmediatamente como un gasto en el estado de resultados, a menos que el activo en cuestión se contabilice por su valor revaluado. Las pérdidas por deterioro, en los activos revaluados, deben tratarse como una disminución de la revaluación practicada.

Si existiera algún indicio de que un activo puede haber deteriorado su valor, el importe recuperable del mismo se deberá estimar para el activo individualmente considerado. Si no fuera posible estimar el importe recuperable del activo individual, la empresa debe proceder a determinar el importe recuperable de la unidad generadora de efectivo a la que tal elemento pertenece.

Las unidades generadoras de efectivo deben estar identificadas en todos los períodos de forma homogénea, y formadas por el mismo activo o tipos de activos salvo que se justifique un cambio.

El valor recuperable de una unidad generadora de efectivo, es el valor mayor entre el precio de venta neto de la unidad y su valor de uso.

Reversion de las perdidas de valor por deterioro. Una empresa debe evaluar, en cada fecha del balance si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro reconocida para los activos en años anteriores ya no existe o ha disminuido. Debe proceder a la reversión de la pérdida por deterioro reconocida para el activo en períodos anteriores sí, y sólo sí, se ha producido un cambio en las estimaciones utilizadas, para determinar el importe recuperable del mismo, desde que se reconoció por última vez la susodicha pérdida. Sí este fuera el caso, el valor en libros del activo debe ser aumentado hasta que alcance su importe recuperable.

El nuevo valor en libros de un activo, tras la reversión de una pérdida por deterioro, no debe exceder al valor en libros que podría haberse obtenido (neto de amortización) de no haberse reconocido la pérdida por deterioro para el mismo en períodos anteriores.

La reversión de una pérdida por deterioro en un activo debe ser reconocida como un ingreso inmediatamente en el estado de resultados, a menos que dicho activo se contabilice por su valor revaluado. Cualquier reversión de la pérdida por deterioro en un activo previamente revaluado, debe tratarse como un aumento de revaluación.

Autor:

Marta Lilian Linares Rivera