Sistema de Costos por órdenes específicas (página 2)

Estado de costos de producción y venta normal con variación de costos indirectos insignificante

La estructura del Estado de costos de producción y venta, cuando la variación se considera insignificante, presenta como característica que en el renglón de costos del periodo, lo relativo al elemento del costo denominado Costos Indirectos de Fabricación, se expresa sobre la base de los costos indirectos aplicados de acuerdo a la tasa de aplicación y al volumen real. Al trabajar con unos costos indirectos aplicados el resultado que se obtiene en el estado al final se denomina Costo de producción y venta normal.

Para convertir este costo normal a costo real, se le debe sumar o restar, la variación que se generó en la comparación de los costos indirectos aplicados contra los costos indirectos reales, dependiendo si hubo una subaplicación o una sobreaplicación respectivamente. La figura 5.3 muestra la estructura del estado de costo de producción y venta normal y real.

Figura 5.3. – Estado de costos de producción y venta normal

Ejercicio didáctico 1

La empresa manufacturera La Gran Venecia C.A., se dedica a fabricar y vender calzados para damas de acuerdo a las especificaciones de sus clientes. Para acumular sus costos emplea un sistema normal de contabilidad de costos por órdenes específicas.

Al 30 de abril estaba en proceso la orden de producción N° 05, requerida por almacén, iniciada el 20-04-04 para fabricar 50 pares de sandalias modelo "Karina" de amplia aceptación en el mercado. Dicha orden presentaba como saldos: Materiales Bs. 20.000, mano de obra Bs. 40.000 y costos indirectos Bs. 30.000.

La empresa no dispone de inventario de materiales, en virtud de lo cual el día 25 de abril el departamento de compras realiza una compra de materiales a crédito para ser cancelada a sesenta (60) días, el cual es recibido el día 30 del mismo mes, a continuación se describe el material recibido:

10 Metros de material sintético (Bs. 50.000 cada metro) Bs. 500.000

03 Láminas de suela neolite (Bs. 30.000 cada lámina) 90.000

02 Láminas de plantillas (Bs. 8.000 cada lámina) 16.000

02 Galones de pega (Bs. 40.000 cada galón) 80.000

01 Rollo de hilo (Bs. 6.000 cada rollo) 6.000

01 Caja de clavos (Bs. 8.000 cada caja) 8.000

Total Bs. 700.000

El día 28 de abril de 20X4 recibió un pedido del cliente Calzados Pucci C.A. para la fabricación de 100 pares de calzados del modelo KM-080, el cual espera entregar a mas tardar el 04 de junio de 20X4 y se venderá al costo de producción más un cincuenta por ciento (50%). El día 01 de mayo de 20X4 se inicia esta orden de producción, asignada con el No. 06.

El día 01 de mayo de 20X4, el departamento de producción solicitó los siguientes materiales para comenzar a trabajar la orden No. 06, mediante el formato Requisición de Materiales N° 30-04. La requisición de materiales es el documento fuente para los materiales en un sistema de costos por órdenes específicas (este formato se estudió detalladamente en la unidad II):

Material directo:

07 Metros de material sintético (Bs. 50.000 cada metro)

03 Láminas de suela neolite (Bs. 30.000 cada lámina)

01 Láminas de plantillas (Bs. 8.000 cada lámina)

Material indirecto:

01 Galones de pega (Bs. 40.000 cada galón)

01 Rollo de hilo (Bs. 6.000 cada rollo)

01 Caja de clavos (Bs. 8.000 cada caja)

También se solicitó materiales, a través de la requisición 31-04, para cumplir con la orden de producción N° 05 de:

02 Metros de material sintético (Bs. 50.000 cada metro)

01 Lámina de plantillas (Bs. 8.000 cada lámina)

Las tarjetas de tiempo y las boletas de trabajo mostraban la siguiente información:

• El Sr. José Mendoza trabajó cuarenta (40) horas. Diez horas (10) las laboró en la orden 05 y las restantes en la orden 06.

• Tanto el Sr. Jhonny Rodríguez como la Sra. Rosa García trabajaron ochenta (80) horas. Cada uno de ellos laboró veinte (20) en la orden 05 el resto en la orden 06.

• Los Sres. Mario Jiménez y Raúl Pérez trabajaron cuarenta (40) horas cada uno. Diez de las cuales la laboraron en la orden 05 el resto en la orden 06.

• La relación de sueldos y salarios, aportes y apartados patronales se presenta a continuación ( Las retenciones registradas ascendían a Bs. 243.000)

El departamento de producción de la empresa La Gran Venecia C.A., aplica los costos indirectos a una tasa del 75% del costo de la mano de obra directa.

Se liquida la orden de producción N° 05.

Se vende al contado, 40 pares de sandalias "Karina" de la orden de producción N° 05, por un precio de venta de Bs. 101.875 cada par.

Los costos indirectos reales incurridos por el departamento de producción para el mes de mayo de 20X4, además de los materiales indirectos y de la mano de obra indirecta, totalizaron la cantidad de Bs. 263.170, los cuales comprenden:

Depreciación maquinaria Bs. 86.000

Servicios básicos 115.000

Mantenimiento y reparaciones 62.170

Total Bs. 263.170

La orden de producción N° 06 queda en proceso.

Solución

Contabilidad de los materiales

Todas las compras de materiales y suministros se registran en la cuenta de Inventario de materiales y suministros a medida que son comprados; esta cuenta, por lo general, se encuentra respaldada por un mayor auxiliar constituido por las tarjetas de inventario continuo, las cuales muestran las entradas, salidas y las existencias de cada clase de material en el almacén. Los materiales se guardan en el almacén de materiales y solamente se entregan al presentar una requisición aprobada debidamente.

En el presente ejemplo, para registrar la compra, se carga el monto a la cuenta de Inventario de materiales y suministros y se abona a Cuentas por pagar. La cuenta de Inventario Materiales y suministros es una cuenta real de activo que controla todos los materiales tanto directos como indirectos. Véase asiento No. 1 en el Diario principal de la figura 5.11.

Cualquier entrega de materiales realizada por el empleado encargado, debe estar respaldada por una requisición de materiales aprobada por el gerente del departamento o el supervisor de la producción; la requisición de materiales debe necesariamente indicar las cantidades y la descripción de los materiales, y sobre todo, el número de la orden de producción para la cual se solicita el material. Un ejemplo de este formulario se muestra en la figura 5.4.

En una empresa manufacturera son muchas las requisiciones que pueden elaborarse en un periodo dado, de allí la necesidad de condensar la información en un resumen de requisiciones, que permita establecer lo que en total consumió cada orden en materiales, y lo que no se pueda identificar con las órdenes se clasificará como material indirecto. En la figura 5.5 se muestra el Resumen de Requisición de Materiales. Aunque las requisiciones también contienen la información referente a los costos de los materiales indirectos, recuerde que éstos son asignados a los trabajos por medio de la tasa predeterminada de aplicación de los costos indirectos.

Figura 5.4. – Requisición de Materiales

Figura 5.5. – Resumen de Requisición de Materiales

Cuando los materiales directos entran en el proceso de producción, se cargan a la cuenta Inventario de productos en proceso materiales y se afecta la columna de materiales de la orden respectiva para registrar la adición (ver figura 5.9.), y los materiales indirectos se cargan a la cuenta de Costos indirectos Reales el abono se realiza a la cuenta Inventario de materiales y suministros. Recuerde que la cuenta Costos Indirectos Reales es una cuenta transitoria por naturaleza deudora que controla todas las partidas que se consideran indirectas al producto. (ver registro N° 2, figura 5.11).

Contabilidad de la mano de obra

Los documentos fuentes para la mano de obra en un sistema de costos por órdenes específicas son las tarjetas de tiempo y las boletas de trabajo, las cuales indican la asistencia de los trabajadores a sus labores (estos formatos se estudiaron detalladamente en la unidad III). Las tarjetas de tiempo proveen mecánicamente un registro del total de horas laboradas cada día por cada trabajador. En la figura 5.6 y 5.7 se presentan como ejemplo la tarjeta de tiempo y la boleta de trabajo, respectivamente, correspondiente al trabajador José Mendoza.

Periódicamente se resumen las tarjetas de tiempo para calcular y registrar la nómina. Los sueldos y salarios que se reflejan en la nómina son el punto de referencia para calcular los aportes y apartados patronales. Le corresponde al departamento de personal presentar todo este detalle a contabilidad. De acuerdo a la información del presente ejercicio se establece el siguiente resumen:

Estas sumas se reflejan en los registros correspondientes a los pasivos laborales y la cancelación de sueldos y salarios (ver asiento 3 y 4 de la figura 5.11)

Diariamente se preparan las boletas de trabajo indicando la orden en que se laboró y la cantidad de horas trabajadas. Periódicamente se resumen las boletas de trabajo para establecer el tiempo identificado con las órdenes de producción. Esta información condensada se refleja en el "resumen de boletas de trabajo" que se presenta en la figura 5.8. Para expresar este tiempo en términos monetarios es necesario establecer el costo de la hora del trabajador directo. Existen distintos criterios para el cálculo del costo de la hora, la cátedra de costos recomienda que se consideren en el cálculo todos los beneficios laborales que se identifiquen con los trabajadores directos (sueldos y salarios, aportes patronales y apartados patronales).

Para simplificar el procedimiento se va a calcular el costo de la hora promedio, esto es las sumas de dinero correspondiente a todos los trabajadores directos entre las horas laboradas por todos ellos (calcular el costo de la hora de cada trabajador por separado solo se justifica cuando presentan diferencias profundas en los beneficios que perciben y que trabajen en órdenes distintas). El cálculo del costo de la hora del trabajador directo se presenta a continuación:

Las sumas de dinero de mano de obra identificadas con las órdenes de producción representan un débito a la cuenta de inventario de productos en proceso mano de obra, por la porción que representa mano de obra directa y a la cuenta de control Costos indirectos Reales, por la porción que corresponde a la mano de obra indirecta, el abono se realiza a la cuenta Nómina por distribuir (ver asiento N° 5 de la figura 5.12).

Figura 5.6. – Tarjeta de Tiempo

Figura 5.7. – Boleta de Trabajo

Figura 5.8. – Resumen de Boletas de Trabajo

Contabilidad de los costos indirectos.

Cuando se emplea un sistema de costeo normal, los costos indirectos reales no se asignan a las órdenes de producción; se aplican a cada orden de producción individual con base en una tasa predeterminada de aplicación (explicada ampliamente en la Unidad IV). En el procedimiento de acumulación por órdenes específicas se puede trabajar con tasa única o tasa departamental. En esta unidad se va a describir el procedimiento de costos indirectos aplicados con tasa única. A continuación se describe el procedimiento para asignar los costos indirectos a las órdenes de producción y el registro de los costos indirectos reales.

Aplicación de los costos indirectos de fabricación: El costo total de la mano de obra directa para la orden de producción N° 05 fue de Bs. 469.000, por lo tanto, los costos indirectos aplicados totalizan Bs. 351.750 (75% de Bs. 469.000); en el caso de la orden No. 06, el costo de mano de obra fue de Bs. 1.407.000, por lo tanto, los costos indirectos de fabricación aplicados serán de Bs. 1.055.250 (75% de Bs. 1.407.000). Los costos indirectos aplicados se cargan a la cuenta inventario de productos en proceso costos indirectos y se abonan a la cuenta Costos indirectos aplicados. El asiento contable para registrar la aplicación corresponde al No. 6 de la figura 5.11.

Contabilidad de los productos terminados

Una vez que se termina un trabajo, se totalizan las columnas de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos para cada orden procesada en la correspondiente hoja de costos y estos totales se pasan a otra sección de la hoja de costos, donde se suman para obtener el costo de producción ó manufactura del trabajo. Este total se divide entre la cantidad de unidades producidas para obtener el costo unitario.

La hoja de costos del trabajo se archiva y los costos de la producción terminada se transfieren de las cuentas de inventario de productos en proceso (de cada elemento) a la cuenta de Inventario de Productos terminados. La cuenta de Productos terminados debe estar respaldada por un mayor auxiliar, en el cual existan cuentas auxiliares o subsidiarias para todos los productos terminados en existencia (ver figura 5.10).

En la figura 5.9 se presenta la hoja de costos completa de la orden de producción No. 05 culminada el 29 de mayo de 20X4.

El costo total de manufactura de Bs. 1.018.750 de la orden No. 5 (materiales directos Bs. 128.000 + mano de obra directa Bs. 509.000 + costos indirectos Bs. 381.750) se transfiere de las cuentas de Inventario de Productos en proceso a la cuenta de inventario de productos terminados, elaborando un asiento en el libro diario, asignado con el, número 7.

Contabilidad del costo de los productos vendidos

Cuando se venden los productos se carga a la cuenta Costo de ventas y se abona a la cuenta de Inventario de Productos terminados, por el costo de manufactura de los productos terminados y vendidos. Además, la venta se registra cargando a la cuenta de Bancos ó Cuentas por cobrar y abonando a la cuenta de Ventas, por el precio de venta. Al vender 40 pares de sandalias Karina de la orden de producción N° 05, se debe realizar un asiento en el libro diario para registrar la salida del almacén de productos terminados y el ingreso por las ventas (asiento 8)en el diario principal. Igualmente debe afectarse el auxiliar de productos terminados (ver figura 5.10).

Figura 5.9. – Órdenes de Producción

Figura 5.10. – Auxiliar de Productos Terminados

Costos indirectos reales vs Costos indirectos aplicados.

Los costos indirectos incurridos se cargan a la cuenta de control de Costos indirectos reales y se abonan a la cuenta respectiva según su naturaleza (banco, cuentas por pagar, depreciación acumulada, seguro pagado por anticipado, etc.). La cuenta de control de Costos indirectos reales debe estar respaldada por cuentas individuales de costos indirectos en el mayor auxiliar. El asiento contable N° 09, en el libro diario, refleja el registro de los otros costos indirectos reales.

El saldo deudor en la cuenta de control Costos indirectos reales indica el total de costos indirectos consumidos en un momento determinado, y el saldo acreedor de la cuenta Costos indirectos aplicados muestra los costos indirectos asignados a los productos con base en una tasa predeterminada. La diferencia entre los saldos de estas dos cuentas representa la variación de los costos indirectos en cualquier momento.

Para ilustrar el tratamiento de las variaciones de los costos indirectos, a continuación se realiza el asiento correspondiente a la variación de los costos indirectos del mes de mayo de 20X4, en el ejemplo de la empresa La Gran Venecia C.A.

Para establecer si hubo variación de costos indirectos se compara el saldo de la cuenta de Costos indirectos reales contra el saldo de la cuenta de Costos indirectos aplicados y se calcula la variación restando los saldos en referencia, así:

En este ejemplo hablamos de una subaplicación debido a que los costos indirectos reales fueron superiores a los costos indirectos aplicados en las órdenes de producción. Para esta operación se deben realizar dos asientos: el primero (signado con el N° 10), para cerrar las cuentas de costos indirectos reales y aplicados, registrando la subaplicación; y un segundo asiento para cerrar la subaplicación.

Figura 5.11. – Registros contables en el Diario Principal

Cuando la variación se considera insignificante, los saldos finales de productos en proceso y productos terminados, contienen costos indirectos aplicados y el estado de costos que se presenta es el estado de costos de producción y venta normal, con ajuste de la variación hasta lograr el costo de producción y venta real.

En la ilustración 5.12., se presenta un resumen completo de los flujos de costos del mes de mayo de la empresa manufacturera La Gran Venecia C.A., mediante cuentas de mayor correspondientes a producción. Los números en paréntesis se refieren a los asientos en el libro diario, que se realizaron para registrar los costos. Aunque la ilustración es específica para este ejemplo, el modelo de los flujos mostrados se encuentra en cualquier empresa manufacturera que emplee un sistema de costos por órdenes específicas con costos indirectos estimados.

Las actividades de la empresa manufacturera La Gran Venecia C.A., para el mes que terminó el 31 de mayo de 20X4, se resumen en el Estado de Costos de Producción y Ventas, el cual se presenta en la figura 5.13. La diferencia entre este Estado de Costos de Producción y Venta y el explicado en la Unidad 1, consiste en el empleo de los costos indirectos aplicados para obtener el Costo de la producción procesada en el periodo ó el Costo de manufactura del periodo. Los inventarios de productos en proceso y productos terminados se llevan a costo normal y no al costo real, debido a la incidencia de los costos indirectos aplicados.

El costo de producción y venta antes de ajustarse por la variación entre los costos indirectos reales y aplicados se denomina Costo de producción y venta normal; después del ajuste por la sobre o sub aplicación de los costos indirectos del periodo se obtiene como resultado el Costo de producción y venta real.

Finalmente todos los costos fluyen al Estado de Resultados del período. En la figura 5.14., se muestra el Estado de Resultados de la empresa La Gran Venecia C.A., suponiendo que los gastos administración ascendieron a Bs. 325.500 y los gastos de ventas correspondientes al período fueron de Bs. 260.000.

Figura 5.12. – Flujo de costos en cuenta de Mayor (variación insignificante)

Figura 5.13. – Estado de Costos de Producción y Ventas (Variación insignificante)

Figura 5.14. – Estado de Resultados

CUESTIONARIO

• 1. En qué consiste el sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas?

• 2. Cuándo resulta más apropiado emplear un sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas?

• 3. Explique las características de un sistema de contabilidad de costos por órdenes específicas.

• 4. Mencione tres ejemplos de empresas que se adaptan al uso de un sistema de costos por órdenes específicas.

• 5. ¿Qué son las hojas de costos y qué información debe contener?

• 6. ¿De dónde se obtiene la información que se requiere sobre los materiales en un sistema de costos por órdenes específicas?

• 7. ¿De dónde se obtiene la información que se requiere sobre los costos de mano de obra en un sistema de costos por órdenes específicas?

• 8. ¿Cómo se obtiene la información que se requiere sobre los costos indirectos de fabricación en un sistema de costos por órdenes específicas?

AUTOEVALUACIÓN

• 1. En un sistema de acumulación de costos por órdenes específicas los consumos de materiales en cada orden se establecen en:

• a. Orden de compra.

• b. Informe de Recepción.

• c. Resumen de Requisición de Materiales

• d. Resumen de Requisición de Compras.

• 2. Una empresa representativa del sistema de acumulación de costos por órdenes específicas sería aquella que se dedica a:

• a. Fabricar harina precocida.

• b. Dar información como por ejemplo El Impulso.

• c. Prestar un servicio como Publicidad.

• d. Todas las anteriores.

• 3. El total de las asignaciones del período de los costos de materiales en las órdenes de producción abiertas debería estar coincidiendo con el débito a la cuenta:

• a. Inventario de Productos en Proceso Costos Indirectos

• b. Inventario de Productos Terminados.

• c. Inventario de Productos en Proceso Materiales.

• d. Costo de Venta.

• 4. Las Hojas de Costos por Órdenes Específicas son los auxiliares de:

• a. Inventario de Materiales y Suministros.

• b. Inventario de Productos Terminados.

• c. Inventario de Productos en Proceso.

• d.  Ninguna de las anteriores.

• 5. La empresa XYZ C. A calculó la tasa predeterminada en 150% del costo del material directo, para aplicar los costos indirectos a las órdenes de producción se necesita conocer:

• a. El costo presupuestado del material directo en cada orden.

• b. La cantidad de kilos utilizados en material directo en cada orden de producción.

• c. El costo real de material directo utilizado.

• d. El costo real de material directo utilizado en cada orden de producción.

• 6. Liquidar una orden significa que:

• a. Se debe totalizar los costos de los materiales, la mano de obra y los Costos Indirectos de los productos que están sin terminar a una fecha dada.

• b. Se debe totalizar los costos de los materiales, la mano de obra y los Costos Indirectos de los productos que están sin vender a una fecha dada.

• c. Se debe reflejar la información de la Hoja de Costos por Órdenes Específicas en la Tarjeta de Inventario de Productos Terminados del producto ya terminado para luego archivarla.

• d. Se debe dar aviso a la fábrica para que envíen los productos terminados al Almacén.

• 7. En el sistema por órdenes el documento fuente para acumular los costos se denomina

• a. Hoja de costos u orden de producción

• b. Hoja de costos u orden de pedido de materiales

• c. Orden de requisición u hoja de costos

• d. Hoja de acumulación de costos indirectos.

• 8. Una hoja de costos por órdenes específicas por lo general no incluye:

• a. Materiales directos

• b. Mano de obra directa.

• c. Costos indirectos reales

• d. Costos indirectos aplicados

• 13. El proceso de cargar los costos indirectos de fabricación al trabajo en proceso con base en una tasa de aplicación predeterminada que se multiplica por una base real, se conoce como:

• a. Costeo Normal

• b. Costeo Real

• c. Costeo Estándar

• d. Costeo por Producto

• 14. La empresa XYZ C.A. cuenta con la siguiente información para el periodo que acaba de finalizar:

Materiales Directos Bs. 65.000

Mano de Obra Directa 74.000

Costos indirectos ¿???

Inventario Inicial Productos en Proceso 31.000

Inventario Final Productos en Proceso 37.680

Inventario Inicial Productos Terminados 46.000

Inventario Final Productos Terminados 22.000

Información Adicional: Los costos indirectos reales fueron menores que los aplicados en Bs. 4.000 y se consideró insignificante, el costo de producción y venta real totalizó Bs. 232.320, entonces:

• a. El costo indirecto real totalizó Bs. 80.000

• b. El costo indirecto aplicado totalizó Bs. 80.000

• c. El costo indirecto real totalizó Bs. 72.000

• d. El costo indirecto aplicado totalizó Bs. 72.000

Ejercicios propuestos

EJERCICIO N° 1: Litografía LA ESPECIAL C.A. le suministra la siguiente información para que Usted realice:

• Los registros en las órdenes de producción y diario principal para el mes de octubre XX.

• Cálculo de la variación de costos indirectos.

• Cierre de la variación considerándola insignificante y presente el Estado de Costo de Producción y Venta Normal con ajuste de la variación de costos indirectos hasta lograr el costo de producción y venta real.

INFORMACIÓN SUMINISTRADA

Para el mes de Octubre XX estaban en producción las órdenes N° 6 y 7 para fabricar 1000 talonarios de facturas y 1000 talonarios de recibos de pago, respectivamente. La orden N° 6 fue iniciada el 20 de septiembre de XX según especificaciones del cliente: Mi Bodega C.A., y la orden de producción N° 7 fue comenzada el 29 de septiembre del XX por pedido de la empresa El Recibo S.R.L.

La empresa aplica los costos indirectos con una tasa del 50% del costo del material directo utilizado.

Para el 01 de Octubre se tenían los siguientes inventarios:

• Materiales y Suministros: Bs. 2.000.000 (de los cuales Bs. 1.650.000 corresponde a material directo)

• Productos terminados Bs. 300.000

• Productos en Proceso Materiales Bs. 250.000 (50% para cada orden)

• Productos en Proceso Mano de Obra Bs. 120.000 (75% la orden 6 y 25% la orden 7)

• Productos en Proceso Costos indirectos: Bs. 125.000.

El 08 de Octubre se enviaron a producción materiales directos por Bs. 800.000 para la orden N° 6 y Bs. 500.000 para la orden N° 7. Los materiales indirectos utilizados totalizaron Bs. 350.000.

El Total de la nómina del mes fue de Bs. 500.000, cuya distribución se detalla a continuación:

• OP N° 6 Bs. 200.000

• OP N° 7 Bs. 100.000

• Mano de Obra Indirecta Bs. 50.000 (Sueldo trabajadores indirectos Bs. 15.000, aportes y apartados patronales de todos los trabajadores de fábrica Bs. 35.000)

• Aportes y apartados de Administración y ventas Bs. 50.000

• Sueldos de Administración y Ventas Bs. 100.000.

• Las retenciones de trabajadores de toda la empresa totalizó Bs. 15.000.

Los Otros Costos Indirectos de Fabricación reales ascendieron a Bs. 248.000, de los cuales fueron cancelados con cheque Bs. 130.000, el resto corresponde a la depreciación del equipo de fábrica.

Se terminó la orden de producción N° 6. La orden N° 7 quedó en proceso.

Se vendió el 50% del inventario inicial de productos terminados y un 60% de los productos terminados en la orden de producción N° 6 por Bs. 2.500.000

EJERCICIO N° 2: La empresa manufacturera EL TORNADO C.A. que se dedica a fabricar varios productos, utilizando para costearlos el sistema de costos por órdenes específicas, le suministra la siguiente información para que Usted efectúe:

• Los registros en las órdenes de producción y diario principal.

• Cálculo de la variación de costos indirectos.

Partes: 1, 2, 3