Documentación del sistema de gestión medioambiental (SGMA). Numeral 4.4.4 Norma ISO 14001:1996

3. Documentación requerida en la implementación de la norma ISO 14001
4. Directrices generales para la elaboración de un manual de gestión medio ambiental
5. Directrices generales para la elaboración de un procedimiento
6. Directrices generales para la elaboración de instrucciones de trabajo
7. Registros ambientales
8. Bibliografía

PRESENTACIÓN

El texto que se presenta a continuación, contiene el marco teórico de la documentación del SGMA requerida para dar cumplimiento a la implementación de la norma ISO 14001:1996.

Se anexan la aplicación de un procedimiento, una Instrucción y un registro al numeral de la norma denominado ¨Planificación¨, como una guía para que la empresa construya los demás requeridos en una futura auditoria al SGMA.

1. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 14001

Las empresas deben redactar en forma clara, resumida y sencilla "que es lo que hacen" sobre el Sistema de Gestión Ambiental, y actuar tal y como lo habían escrito.

El Sistema de Gestión Ambiental (SGMA) de la empresa, deberá presentar una base documental que dé consistencia al propio sistema tanto dentro como fuera de la organización. Con una correcta documentación escrita se consigue poner al alcance de cualquier miembro de la empresa los aspectos operativos necesarios para asegurar la implementación del sistema, así como su mantenimiento. Este soporte documental debe guardar relación en todo momento con el tamaño de la empresa y la complejidad de sus actividades. En definitiva, la documentación debe ser suficiente pero no excesiva, para asegurar así la operatividad del sistema.

La Norma ISO 14001:1996 establece en su parágrafo 4.4.4 las exigencias mínimas que el SGMA debe cubrir con respecto a la documentación: "La organización debe establecer y mantener al día, en papel o en formato electrónico, la información para:

1. Describir los elementos básicos del sistema de gestión y su interrelación
2. Orientar sobre la documentación de referencia

La documentación debe ser redactada en un lenguaje sencillo, los contenidos deben tener ideas resumidas y concisas sobre los aspectos concernientes al SGA. Por último, los contenidos deben ser claramente llevados a la práctica, de la misma manera que "la práctica debe estar recogida en la documentación".

La base documental del SGA se puede establecer en cuatro niveles jerárquicos, de la siguiente manera:

• Nivel I: Manual de Gestión Ambiental 

El Manual Ambiental describe la implementación de la Política Ambiental en la empresa. Se definen objetivos fundamentales, las responsabilidades y los potenciales de realización para las distintas unidades empresariales. En el manual ambiental se describen las bases del SGMA, los elementos relevantes para las actividades empresariales y plantea los elementos necesarios para el control del SGMA.

• Nivel II: Procedimientos

Los procedimientos ambientales incluyen las directrices de ejecución. Determinan los aspectos de relevancia ambiental del proceso o procedimiento respectivo. Todos los procedimientos deben ser formulados en forma sencilla, transparente y comprensible. Indican los métodos a aplicar y los criterios a cumplir. Todos los procedimientos se describen en el índice del Manual de Gestión Ambiental. Se elaboran por la unidad/sección competente.

• Nivel III: Instrucciones de trabajo, formatos y otros documentos

La protección operativa del medio ambiente es documentada en prácticas concretas para el personal en forma de instrucciones ambientales. Estas describen en detalle la operación de instalaciones, el cumplimiento necesario de los valores límite definidos por ley y medidas correctivas en el caso de divergencias.

• Nivel IV: Registros ambientales (sin ser considerados documentos como tales, sí forman parte de la documentación del SGMA, siendo elementos indispensables en la comprobación de su funcionamiento real).

Los registros provienen de la aplicación de instructivos y de procedimientos, utilizando los formatos incluidos en estos. Recopilan históricamente la información del SGMA, están ubicados en la carpeta Procedimientos y Registros

 Es importante resaltar que cada uno de los documentos relacionados anteriormente se representan por medio de íconos para su identificación, así :

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 Todo documento del sistema deberá ser editado, revisado y aprobado por los respectivos responsables del mismo. En la Figura 1 se muestra gráficamente la organización jerarquizada de la documentación del SGMA.

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Figura 1. Niveles de la documentación del SGA

Una manera de afrontar la documentación del SGMA es identificando inicialmente que elementos de la norma exigen un "Documento, Procedimiento o un Procedimiento Documentado", para tal efecto la Tabla 1 relaciona los elementos de la norma ISO 14001:1996 con su requerimiento:

Tabla 1: Elementos de la Norma ISO 14001 con requerimientos documentales

 Nota: Algunos elementos de la Norma ISO 14001:1996 no piden explícitamente un documento, pero por su importancia dentro del SGMA es "conveniente" documentarlos.

2. DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE GESTIÓN MEDIO AMBIENTAL

(Nivel I)

El Manual de Gestión Medio Ambiental (MGMA) debe ser un documento que describa el sistema de forma sencilla y breve. ISO 14001 no establece la obligatoriedad en la creación de un documento de estas características; en cambio, exige que la empresa disponga de un nivel suficiente de documentación como para describir los elementos básicos del SGMA y su interrelación, así como orientar sobre la documentación de referencia. Se concluye entonces, que la mejor manera de hacer esto es a través de un Manual de Gestión Medio Ambiental.

El MGMA será el documento en donde se describan las líneas básicas del SGMA, convirtiéndose así en una herramienta de difusión del sistema tanto dentro como fuera de la empresa. En efecto, el manual puede ser empleado como documento de estudio y consulta de cualquier miembro de la empresa, de la misma manera que se puede constituir en un texto de difusión de actividades a proveedores y clientes, partes interesadas, etc.

La presentación y el orden seguido para la elaboración de un MGMA puede cambiar de una organización a otra, en todo caso éste no debería ser excesivamente extenso. La siguiente es una propuesta de los puntos y el orden que se debería llevar en un MGA, adaptando y tomando como base la NORMA UNE -ISO 10013 "Directrices para Elaborar Manuales de Calidad".

Contenido del Manual de Gestión Medio Ambiental

Es conveniente que el Manual de Gestión Medio Ambiental contenga los siguientes puntos en este orden:

1. El título, el alcance y el campo de aplicación: Información que se incluye en la portada del manual, en la que se relacionan las actividades, productos o servicios a las cuales se aplica el manual.
2. Tabla de contenido: Una tabla en la que se relacionan todos los capítulos o secciones del manual. Es práctico que la tabla de contenido no incluya la numeración de páginas que normalmente se acostumbra; es mejor, escribir las secciones del manual porque en la revisiones gerenciales se cambian secciones, se replantean objetivos y metas, se mejoran redacciones, etc., lo que implica que cada que se efectúe un cambio no se tenga que imprimir de nuevo o re-paginar todo el manual sino la sección en discusión.
3. Descripción de la empresa: Páginas introductorias acerca de la organización y el manual mismo.
4. Política ambiental: Se expone la política ambiental de la compañía.
5. Objetivos y metas ambientales: Se establecen los objetivos y metas ambientales relacionándolos con el o los apartes de la política ambiental pertinentes.
6. Programa de administración ambiental: Se relacionan los objetivos y metas ambientales con los responsables de cada objetivo, el plan de acción, los recursos económicos destinados, recursos humanos (horas/hombre) y las fechas de ejecución.
7. Estructura organizacional: Se hace una descripción de la estructura organizacional (organigrama) y se describen cuales son los puestos de trabajo o niveles organizacionales que tienen alguna responsabilidad con el SGA.
8. Elementos del Sistema de Manejo Ambiental: Se hace una descripción de la forma como la organización dará respuesta a cada uno de los elementos requeridos en la Norma ISO 14001. En la descripción de cada elemento se incluirán los siguientes puntos: Objetivo (definir que se busca con el proceso en discusión); Alcance (área cubierta con el proceso y exclusiones); Responsabilidad (indicar la unidad organizacional responsable de implementar el elemento y alcanzar el propósito); Proceso (se lista paso a paso que es necesario hacer para cumplir con los requisitos del elemento. Se utilizan referencias si es apropiado) y Documentación Relacionada (se identifican los procedimientos, formatos, registros y cualquier documento asociado con el elemento en discusión).
9. Definiciones: Incluir una sección en la que se aclaran términos que así lo ameriten. Se pretende con ello facilitar la comprensión de los posibles lectores.
10. Información de Apoyo: Incluir en esta sección información adicional si es apropiado, por ejemplo un listado maestro de documentos.

DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO (Nivel II)

El procedimiento es una secuencia que define y describe de forma sencilla, comprensible y sin ambigüedades, la manera en la que un proceso o actividad debe realizarse para asegurar el buen funcionamiento o desarrollo de la misma.

Los procedimientos son documentos principales de referencia en el sistema que facilitan la información necesaria y suficiente para cubrir todas las áreas de gestión del SGMA. En efecto, son documentos que describen procesos o flujos de actividades, relaciones establecidas entre divisiones y departamentos, responsabilidades, funciones, etc.

En cuanto a su estructura, los capítulos que componen un procedimiento pueden ser:

1. Objetivo: Definir que se busca con el procedimiento en discusión.
2. Alcance: Definir el área de aplicación del procedimiento.

   No.	Término	Descripción

3. Definiciones: Definir términos descritos en el procedimiento cuando sea necesario. Se pretende con ello facilitar la comprensión a todos los posibles lectores.
4. Responsabilidad: Definir quien es el responsable de la recopilación de información, revisión y actualización del procedimiento en mención.
5. Procedimiento: Se describe genérica o específicamente, como lo estime el autor del procedimiento, la forma en la que se han de realizar las actividades y los criterios para su evaluación. Se pueden utilizar diagramas de flujo en los que se relacionan actividades, puntos de decisión, responsables por las actividades y comentarios si es apropiado para cada actividad.
6. Referencias: Listar los documentos, anexos, procedimientos, formatos, etc., asociados al procedimiento en mención.
7. Registros: Listar los registros que se generan como resultado de utilizar el procedimiento en mención, además se menciona en donde se conservan estos registros y durante cuanto tiempo.

Nota: Es posible que para un procedimiento en particular no aplique uno de los numerales descritos anteriormente, cuando ello ocurra se utiliza la abreviación N-A (no aplica).

DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE INSTRUCCIONES DE TRABAJO (Nivel III)

Las instrucciones de trabajo del SGMA son documentos que contienen requisitos específicos para realizar y verificar las actividades descritas, tanto en el MGMA como en los procedimientos. Dan información detallada y secuencial sobre como realizar una determinada actividad.

Las directrices para elaborar una instrucción de trabajo podrían ser las mismas que para elaborar un procedimiento, la diferencia radica en el nivel de detalle. Las instrucciones de trabajo son comúnmente utilizadas para detallar las actividades pertenecientes al "Control Operacional" exigido por la Norma ISO 14001; es decir, las operaciones y actividades asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política, objetivos y metas.

REGISTROS AMBIENTALES

Los registros ambientales constituyen el soporte documental de referencia para demostrar el cumplimiento de las directrices del MGMA y la conformidad con los requisitos de la Norma ISO 14001:1996.

Los diferentes procedimientos de operación, procedimientos de Nivel III e instrucciones de trabajo, definen los registros que se deben emitir y conservar para cada una de las actividades a las que hagan referencia.

En la siguiente sección se presenta un modelo del como se pueden tratar cada uno de los elementos descritos anteriormente.

Elemento "Requisitos Legales y Otros" de la Norma ISO 14001 (Manual de Gestión Medio Ambiental)

4.3.2 Requisitos Legales

Objetivo: Dar la dirección necesaria para la identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos aplicables a las actividades, productos y servicios de nuestra compañía.

Alcance: Este proceso aplica para los Aspectos Ambientales generados en nuestras actividades, productos o servicios que estén incluidos en el Sistema de Gestión Ambiental, de acuerdo con lo requerido en la sección 4.3.2 de la Norma ISO 14001.

Responsable: El responsable del Sistema de Gestión Ambiental nombrado por la gerencia, identificará y actualizará semestralmente los requisitos legales aplicables a nuestra compañía.

Proceso: El análisis de los requisitos legales aplicables a un Aspecto Ambiental, sigue la secuencia detallada en el procedimiento "Identificación de Requisitos Legales", el cual se archiva en el "Manual de Procedimientos del Sistema de Gestión Ambiental".

Documentación Relacionada:

• Procedimiento "Identificación de Requisitos Legales"
• Registro de Requisitos Legales
• Índice de Requisitos Legales

Procedimiento "Identificación de Requisitos Legales"

Objetivo: Proporcionar una secuencia lógica para la identificación de los requisitos legales y otros aplicables a los Aspectos Ambientales del Sistema de Manejo Ambiental.

Alcance: Este procedimiento cubre los requisitos legales y otros aplicables a los Aspectos Ambientales que hacen parte del Sistema de Manejo Ambiental.

Definiciones: N-A

Responsabilidad: El coordinador del Sistema de Gestión Ambiental es responsable de la confrontación y actualización del Registro de "Requisitos Legales" cada 6 meses, así como del seguimiento y actualización del presente procedimiento cuando sea apropiado.

Procedimiento: Para una mejor comprensión del procedimiento véase el siguiente diagrama de flujo. Este diagrama de flujo aplica para tanto para Aspectos Ambientales que hacen parte del Sistema de Gestión Medio Ambiental como para los nuevos (nuevos programas).

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Referencias:

Procedimientos Aspectos Ambientales

Programa de Administración Ambiental

Documentación del SGMA

No Conformidad y Acción Correctiva y Preventiva

FormatosÍndice de Legislación Aplicable

Registro de Requisitos Legales

Registros: El coordinador del Sistema de Gestión Medio Ambiental es responsable de mantener actualizado el "Registro de Requisitos Legales" y dicho registro será mantenido en archivos por un mínimo de 3 años.

Bibliografía:

Romarsa

ISO 1400:1996

www.gestiona.tripod.com

Gianni Risso