Estudio de ingeniería de métodos en el archivo judicial regional de Puerto Ordaz, Estado Bolívar

INTRODUCCIÓN Las técnicas aplicadas dentro del estudio de métodos nos llevan a establecer un procedimiento de trabajo más adecuado para hacer uso óptimo de los recursos, alegando el tiempo de ejecución de la actividad, al eliminar los movimientos innecesarios, obteniendo disminución de demoras y bienestar en el operario. Este trabajo plantea como resolver un problema general, de una unidad, mediante un método esquematizado, que a su vez permita solucionar problemas similares en otras entidades, un método de análisis, implementación de técnicas y finalmente de herramientas que pueda tener una aplicación universal en el archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz. El desarrollo del presente informe se estructuró de la siguiente manera: El Problema La Empresa Diseño Metodológico   Situación Actual Análisis y Resultados Conclusiones y Recomendaciones

EL PROBLEMA ANTECEDENTES DEL PROBLEMA La acumulación de expedientes que existe actualmente en el Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz se debe a que se realizó una remodelación en el circuito penal, y como en este carecían de espacio físico para el almacenamiento se trasladaron documentos hasta el Archivo Judicial de manera temporal. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El problema principal dentro del Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz proviene a la falta de espacio físico para la cantidad de expedientes que allí se encuentra, a raíz de esto se ostentan inconvenientes que producen dificultad por parte del operario para desplazarse en su área de trabajo puesto que el espacio es muy pequeño. Por otra parte, se presentan demoras en la realización de las actividades de búsqueda de expedientes y atención al usuario ya que el sistema de alumbrado no es suficiente para el área del almacén, además no se cuenta con un sistema computarizado que agilice la búsqueda de los documentos.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Realizar un estudio de ingeniería de métodos, en el archivo judicial regional de Puerto Ordaz, Estado Bolívar OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diagnosticar la situación actual del manejo de la información y de las actividades ejecutadas en el archivo. Describir detalladamente el procedimiento actual de almacenaje de los expedientes. Elaborar el diagrama de procesos que permitirá destacar las fallas que pudiese tener el área a estudiar y así presentar alternativas para su mejoramiento. Elaborar el diagrama de flujos recogidos actual del Archivo Judicial Regional. Analizar de forma general las fallas que se encontraron. Aplicar las preguntas correspondientes a la técnica de interrogatorio. Realizar las preguntas de la Organización Internacional del trabajo (OIT), a los trabajadores del Archivo Judicial. Especificar los enfoques primarios. Implantar mejoras dentro del proceso con el objetivo de optimizar las actividades. Proponer una nueva redistribución del área de trabajo. Elaborar un diagrama de proceso de acuerdo con las propuestas planteadas. Transformar el diagrama de flujo de recorrido actual en base a las mejoras planteadas, disminuyendo así el cruce entre operarios. Realizar un análisis general de las mejores propuestas. Determinar la actividad a estudiar

Determinar el tamaño de la muestra Calculo del tiempo promedio seleccionado del proceso de archivo de los expedientes del archivo judicial regional de puerto Ordaz Determinar la calificación velocidad presentado cuando se realiza el proceso de archivo de los expedientes. Determinar el tiempo normal que se presenta mediante el proceso ante mencionado Calculo del tiempo estándar. DELIMITACIÓN Este estudio se limitara a analizar el proceso que es llevado a cabo para el almacenamiento, búsqueda y atención al usuario, ya que la realización de estas actividades abarca un conjunto amplio y variado de operaciones, debido a que se requiere de la destreza del operario y la distribución adecuada del espacio. LIMITACIONES Las limitaciones para la elaboración de este trabajo fueron las siguientes: Carencia de diagramas, que describan el proceso del operario. No hay tiempo estandarizados para las necesidades personales del operario. No se cumplen las normas estandarizadas de las estanterías del archivo. Se desconoce la eficiencia del personal.          

GENERALIDADES DE LA EMPRESA   DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA El archivo judicial regional de puerto Ordaz fue creado el 16 de marzo del año 2000 y se está ubicado en la Avenida Guayana con calle macagua, Alta Vista Norte, edificio Palacio de Justicia de Puerto Ordaz, estado Bolívar, sótano del palacio de justicia al lado del cafetín. MISIÓN Recibir, procesar, seleccionar, conservar, disponer y resguardar los fondos documentales inactivos transferidos por los archivos activos de las dependencias judiciales y de la Dirección Administrativa Regional (DAR), de conformidad en las políticas emanadas de la dirección general de servicios regionales en materia de archivo. Estructura organizativa Archivólogo Abogada (Auxiliar) (Técnico III)

DISEÑO METODOLÓGICO Tipo de Investigación y diseño de la investigación El precisar el tipo de investigación por realizar en el estudio, permite definir su alcance.

Unidades de Análisis DISEÑO METODOLÓGICO Toda investigación requiere de la identificación de la población objeto de estudio y la selección del tamaño de la muestra que va a ser analizada. Población Para el estudio realizado se tomó como población El archivo Judicial Regional De puerto Ordaz Bolívar y sus actividades comprendidas en la atención al usuario, prestamos internos y externos y almacenamiento. Muestra para este caso se tomó como muestra las actividades realizadas tales como atención al usuario, recepción, organización y contabilidad de expedientes

DISEÑO METODOLÓGICO Técnicas e instrumentos de recolección de datos Material y equipo : Lápiz Cámara: Para tener evidencias de la situación actual del archivo. Grabadora: Para facilitar la recopilación de información. Metro: Para medir las dimensiones del área Hojas: Para plasmar la información. Cuestionario: Preguntas de la OIT y técnicas del interrogatorio. Pendrive: Respaldo de documentos. Internet: Buscar información de interés.. Cronometro: Para toma de tiempo de las actividades. Formato para el estudio de tiempos Formato para concesiones por fatiga. Tabla Método sistemático para asignar tolerancias por fatiga. Tabla t-student. Tabla Westinghouse. Tabla de concesiones Laptop: Para la transcripción de toda la información recolectada.

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento metodológico

DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento metodológico

MÉTODO DE TRABAJO ACTUAL

(Gp:) DIAGRAMAS (Gp:) De Procesos (Gp:) De Flujo de Recorrido (Gp:) El Tribunal De Protección

TECNICAS DEL INTERROGATORIO

PREGUNTAS DE LA OIT

Enfoques primarios

Diagrama de proceso Actual

Diagrama de flujo recorrido actual

ESTUDIO DE TIEMPO ACTUAL DEL ARCHIVO JUDICIAL REGIONAL DE PUERTO ORDAZ

El archivo judicial regional de puerto Ordaz carece de espacio físico para resguardo de los fondos documentales. ANÁLISIS Y RESULTADOS Descripción de los procesos de producción utilizando las técnicas de gráficos y diagramas Carencia de un sistema computarizado para la búsqueda de los expedientes. Falta de estanterías para el almacenamiento de los archivos. Resulta problemático el traslado de os operarios dentro del área de trabajo.

Análisis operacional en el área de almacenamiento del archivo judicial regional de Puerto Ordaz Los archivos deben organizarse pensando no solo en el presente sino también en el futuro Designar responsabilidades a diferentes personas. Separar los documentos que presentes plagas con otros que se encuentren en perfecto estado ya que el problema se extendería irremisiblemente. Guardar los documentos en cajas de archivos normalizadas (ph neutro) que aíslan y protegen el papel de suciedad, humedad y otros agentes degradantes . EN CUANTO AL INVENTARIO Base de datos: Con esta acción se pretende que esta actividad de búsqueda de expedientes sea mas dinámica y permita hacer modificaciones todo el tiempo. EN CUENTO AL ALMACENAMIENTO Desalojar los expedientes que no pertenecen al archivo judicial Redistribución de la planta

Diagrama de proceso propuesto

Diagrama de flujo recorrido propuesto

Distribución de planta propuesta

Estudio de tiempos El tiempo promedio La calificación de velocidad El tiempo normal Las tolerancias El tiempo estándar Se calculó

CONCLUSIONES Se determinó que el principal problema radica en la acumulación de expedientes. El archivo judicial no cuenta con un apropiado sistema de almacenamiento con lo cual se genera la acumulación de expedientes. El almacenamiento inadecuado provoca demoras dentro del proceso de búsqueda de expedientes y atención al usuario. Se realizó el análisis de todos los elementos productivos y no productivos del sistema de almacenamiento del archivo judicial con vista a su mejoramiento. En base al principal problema se estableció una serie de propuestas que conlleven a mejorar el sistema de almacenamiento y la distribución en el archivo judicial. El archivo no cuenta con un control de tiempo estandarizado para la realización de cada actividad el cual provoca ineficiencias en el proceso. El almacenamiento inadecuado, la falta de espacio, la poca iluminación y la excesiva cantidad de documentos que sobresale de los estantes ocasiona demoras dentro del proceso de búsqueda de expedientes, con temperaturas comprendida entre 20ºC < Temperatura ? 24ºC. En la labor que realiza el operario en el Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz se determinó una habilidad y consistencia buena y de un gran esfuerzo. Después de haber realizado el estudio de tiempos se determinó que el tamaño de la muestra n­­=10 era el adecuado, por lo que el estudio tiene el nivel de confianza deseado. Con ayuda de un cronómetro se obtuvieron los tiempos que se tarda el operario en buscar un expedientes y atender a los usuarios.  

RECOMENDACIONES Debido a la serie de problemas presentados en la elaboración de este estudio se recomienda lo siguiente: Es necesario tener espacio para el archivo y disponer de tantos archivadores como se necesite. Hace falta un archivador para cada cosa, es decir para cada tribunal que exista. Se recomienda la redistribución del área de trabajo donde el operario se pueda desplazar de manera más fluida. Realizar un mantenimiento en la parte de iluminación para tener una mejor visibilidad a la hora de buscar algún documento solicitado. Aplicar las normas de estandarización, de acuerdo a la capacidad de archivo de cada estante. Ubicar las carruchas en lugares estratégicos, para evitar tropiezos en la trayectoria del operario. Ubicar los documentos acumulados que se encuentran dentro de la oficina de la archivóloga en las estanterías del almacén. Reintegrar a la archivista desalojada del archivo judicial por la falta de espacio, a su área de trabajo. Establecer un calendario de conservación de los documentos por un tiempo determinado para así evitar la acumulación de los mismos trasladándolos a un almacén fuera del archivo. Realizar un estudio de tiempos debido a que esencial para evaluar el proceso y realizar las mejoras que se crean necesarias

Calcular el tiempo estándar ya que es importante para automatizar la producción del operario o del proceso. Se recomienda estipular un tiempo determinado para la realización de la búsqueda de expedientes y la atención de los usuarios con un margen de holgura considerable. Estandarizar los tiempos de ejecución de las actividades tomadas como base en este estudio. Crear un software donde se encuentre registrada toda la información que existe dentro del Archivo que permita obtener un proceso más eficiente y con menos demoras.