Auditoria interna – La auditoría del despilfarro

Introducción

La idea promedio de lo que un directivo o empresario busca al momento de contratar auditores internos es la de tener profesionales que velen por la calidad de la información (tanto por su valor a la hora de tomar decisiones, como por su importancia para información externa y para la protección patrimonial), que revisen y mantengan un buen sistema de control interno, que corroboren la existencia y protección de los bienes y derechos patrimoniales, que verifiquen el correcto cumplimiento de las diversas normas externas e internas, además de corroborar el cumplimiento de las políticas fijadas. Dentro de este marco conceptual esta la idea de proteger a la empresa o entidad de fraudes tanto internos como externos.

Esa idea surge tanto de una necesidad como de lo que los auditores internos ofrecen. ¿Y qué es lo que estos ofrecen? Su oferta está fuertemente condicionada por su formación en materia contable, administrativa, financiera, impositiva, societaria y laboral. Por lo tanto, todo su desempeño gira en torno a la calidad de la información contable, el control interno, los indicadores de performance, y el cumplimiento de normas impositivas, societarias y laborales.

Esa manera de pensar la auditoría interna termina generando más de lo mismo. Un profesional es contratado para ejercer la labor de auditor interno y dada su formación y los parámetros con los cuales ya viene desarrollándose la auditoría en la empresa, se limita a continuar con las mismas labores de control, absteniéndose a cualquier tipo de cuestionamiento.

Así pues, si todos los movimientos contables están debidamente documentados y estos están correctamente registrados en tiempo y forma, si cada una de las operaciones están debidamente autorizadas y tienen las respectivas aprobaciones, se respetan los precios de ventas fijados, se licitan correctamente las compras y contrataciones, se autorizan la contratación de personal, los inventarios y arqueos coinciden con los valores que muestran la contabilidad, y si todas las disposiciones legales se cumplen debidamente, se dice o afirma que está todo correcto. No hay nada de qué preocuparse. Si las utilidades son bajas o se generan pérdidas se suele buscar primero el problema en el entorno económico y luego se piensa en algunos errores de gestión. A partir de ello vienen las correcciones vía reestructuraciones y planes de reducción de costos.

A partir de los años ochenta la Gestión para la Calidad Total y luego la Gestión de Procesos y el Lean Management vienen a dar una nueva perspectiva tanto de los procesos como de los costos en las empresas, pero por sobre todo nos empiezan a hablar de los despilfarros.

De que nos sirve que se respeten las normas básicas del control interno si en los procesos productivos los excesivos e innecesarios transportes internos, el exceso de movimientos, las falencias en los procesos y las falencias de calidad no sólo generan desperdicios, sino que estos desperdicios disminuyen las ganancias e incluso terminan generando pérdidas y consecuentemente destruyen patrimonio. Los japoneses fueron los primeros en ver la imperiosa necesidad de que los contables y auditores internos se hicieran presenten en el lugar dónde se generan los costos y la producción, revisando y tomando nota de las anomalías para luego exponer ellas en la contabilidad de gestión.

El cambio en la manera de producir ha llevado a la necesidad de una nueva forma de contabilización, exposición, información y evaluación de las operaciones de la empresa.

Las nuevas realidades externas han llevado no sólo a la necesidad de adoptar nuevos criterios en la gestión operativa, sino también a nuevas formas de contabilizar y auditar ellas a los efectos de permitir la supervivencia y competitividad de las empresas.

De los años setenta a la fecha el mercado mundial ha sufrido enormes cambios, desde la caída de las economías planificadas en el este europeo, hasta el enorme crecimiento de China como productor y exportador de bienes de consumo, la incorporación de todo el sudeste asiático al comercio internacional, la conformación de la Unión Europea con su moneda única y la tremenda evolución tecnológica en los sistemas tanto de información como de comunicación.

Por otro lado los ciclos de vida de los productos se acortó ostensiblemente, y la variedad de productos ofrecidos se multiplicó en gran forma. Ello requiere de grandes cambios de gestión. Las empresas que incrementan sus ofertas y las van renovando con mayor rapidez tienen mayores capacidades para competir en el mercado.

Seguir siendo competitivos requiere de cambios en la operatoria productiva, pero ello implica también cambiar los sistemas de contabilidad, costos y auditoría, de manera de ajustar éstas a las nuevas necesidades.

Dentro de lo que es el Lean Management toma una importancia crucial luchar contra los despilfarros, pues estos elevan los costos de los productos, reducen las utilidades y hacen menos rentables y competitivas a las empresas. Por lo tanto los auditores tienen un nuevo objetivo que es identificar y cuantificar los distintos tipos de despilfarros que se dan en las organizaciones, participando activamente en los planes para su eliminación y prevención.

Definición de Auditoría Interna

El Institute of Internal Auditors (IIA) define la auditoría interna como una actividad independiente para el aseguramiento de los objetivos y de consultoría, que ha sido diseñada para añadir valor y para mejorar las operaciones de una empresa. Ayuda a una empresa a conseguir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y para mejorar la efectividad de la gestión de riesgos, del control y de los procesos de la gobernabilidad.

Está diseñada para añadir valor pues la auditoría interna deberá procurar un beneficio definido a la empresa, enfocándose a la mejora continua de los procesos internos de la empresa. La verdadera función de los auditores es la de estar presentes para mejorar las cosas y no para investigar a las personas y pillarlas en falta.

Las actividades relacionadas con la auditoría interna deberán evaluar la exposición al riesgo en relación con la gobernabilidad de la empresa, con las operaciones y con el sistema de información, teniendo en cuenta:

• La fiabilidad y la integridad de la información financiera y operativa.

• La efectividad y la eficiencia de las operaciones.

• La salvaguarda de los activos.

• La conformidad con las leyes, con las regulaciones y con los contratos.

Los auditores internos deberán evaluar el ahorro y la eficiencia con las que se utilizan los recursos. También deberán revisar las operaciones y los programas para establecer si los resultados son consistentes con los objetivos y con las metas establecidas y si las operaciones se llevan a cabo tal y como se planificaron con anterioridad.

Los auditores internos deberán además revisar las posibilidades de salvaguarda de los activos y, siempre que se considere apropiado, verificar la existencia de las mismas.

Vemos pues, que la definición de la auditoría interna contempla claramente el monitoreo y control en el uso eficaz y eficiente de los recursos, y de la salvaguarda del patrimonio. Sin embargo la visión de los profesionales limitó sus objetivos de auditoría y por lo tanto las herramientas a utilizar en tal monitoreo.

En la mayoría de las universidades occidentales no se hablaba, y en mucha aun se continúa sin hablar de los desperdicios. Tampoco se escuchaba hablar de ellos en las empresas, y en la mayoría de las empresas se continúa sin hacerlo. Tampoco había nada escrito sobre los despilfarros en la bibliografía técnica, sea esta contable, administrativa, económica o de ingeniería industrial.

Recién se tomó nota de ello por primera vez en las obras sobre kaizen y just in time.

Cabe preguntarse entonces ¿de qué se hablaba antes en materia de administración, costos, contabilidad, auditoría e ingeniería industrial?

Las principales preocupaciones estaban y aún están centradas en:

• Mejorar el cálculo de costos de productos, servicios y procesos.

• Planificación y presupuestación.

• Investigación de operaciones y la mejora en la asignación de los recursos.

• Control interno y fraudes.

• Gestiones de compras, de stock y de almacenes.

• Mejora en los sistemas de información, sobre todo mediante el uso recursos informáticos. Actualmente se hace uso de sofisticadas herramientas como el MRP, ERP, CRM y Business Intelligence.

• Logística.

• Lay out destinado a un mejor aprovechamiento de los espacios y una cercanía de las operaciones interrelacionadas.

Pero nada se decía ni pensaba, y aún sigue aconteciendo, en torno a los desperdicios por:

• Excesos de inventarios de insumos, materiales, productos en proceso y productos terminados.

• Los tiempos de espera, o tiempos no aprovechados eficientemente.

• Los excesos de transportes internos.

• Los movimientos excesivos.

• Los procesos ineficientes.

• Las fallas y defectos, y las actividades de reprocesamiento.

• El exceso de bienes de uso.

• Los excesos de personal.

• La falta de polifuncionalidad del personal.

• La pérdida de clientes.

• La elevada rotación de personal.

• La morosidad e incobrabilidad de la cartera crediticia.

• Las pérdidas de tiempo y recursos materiales en los procesos de diseño.

Muchos de estos ítems y no todos, eran o son considerados individualmente, careciéndose de un enfoque global y sistemático.

El despilfarro como objeto de auditoría

Dados los cambios tecnológicos y dadas las nuevas realidades en el mercado mundial, es crítica la lucha contra el despilfarro. Siendo mucho más crítica aun por el ostensible alza en el precio de las materias primas y la creciente contaminación.

La lucha contra el despilfarro debe pasar a estar en el radar de los auditores internos.

Las operaciones pueden estar autorizadas, y tener el control por oposición y la debida separación de funciones, y sin embargo registrarse:

• Pérdidas de materiales por obsolescencia.

• Elevados costos financieros por excesos de stock e inventarios.

• Pérdidas por exceso de personal.

• La falta de orden en las herramientas, componentes e insumos, la cual da lugar a pérdidas de tiempos y caídas en las productividades.

• Excesivos gastos en reparaciones por incompetencia, mala calidad de repuestos o incluso fraude en los servicios.

• Pérdida de clientes por mala calidad de los servicios.

• Elevados costos de reprocesamiento.

• Alto nivel de devoluciones de productos por los clientes o consumidores debidos a fallas y defectos.

• Altos costos de logística.

El auditor interno tradicional no se cuestiona qué función cumple un operario siempre y cuando su contratación haya sido correctamente autorizada. Tampoco se cuestiona la baja productividad y los altos costos vinculados con la falta de organización, orden y limpieza (Cinco S). Mucho menos se cuestiona los gastos en los cuales se incurren en concepto de reparaciones, dejando a un lado si se gasta en corregir sólo los efectos y no las causas raíces que los ocasionan, con lo cual los gastos se siguen produciendo, reduciendo las utilidades e inclusive contribuyendo a la generación de pérdidas, y por lo tanto comprometiendo tanto la rentabilidad como el patrimonio de la entidad.

Detección y cuantificación de los despilfarros

Está ya bien claro la responsabilidad de los auditores internos en la custodia patrimonial de los entes, y a partir de allí en la necesidad de adoptar las metodologías y herramientas conducentes a la detección de los distintos tipos de despilfarros y su cuantificación.

El despilfarro puede ser definido como el consumo de recursos que no generan valor agregado para la empresa, los clientes y/o consumidores.

Concentrándonos en la empresa los desperdicios implican recursos consumidos que impiden lograr mejores resultados, se trate de mayores ganancias o menores pérdidas. Cualquier cosa que no contribuya a mejorar la rentabilidad debe ser considerada como un despilfarro.

Así podemos afirmar que desperdicio es todo aquello que no es absolutamente necesario para la producción de bienes y la prestación de servicios por parte de la empresa.

Entre los principales pasos para detectar despilfarros se tienen:

• Evaluación y relevamiento del control interno.

• Análisis y evaluación de los diversos procesos organizacionales.

• Inspección de los diferentes sectores para verificar la calidad en el cumplimiento de las Cinco S.

• Estadísticas de fallos, defectos y reprocesamientos.

• Análisis de las estadísticas correspondientes a las labores de mantenimiento y reparaciones.

• Lista de chequeo de los diferentes tipos de desperdicios.

• Análisis de flujogramas de los diversos procesos.

• Análisis de los organigramas organizacionales.

• Verificación de existencia de estándares y sus cumplimientos.

• Estadística y su evolución de los distintos tipos de desperdicios detectados en la empresa.

Detectados los despilfarros, estos deben cuantificarse a los efectos de su exposición y posterior análisis. Tomar decisiones en cuanto a prioridades para proceder a la adopción de medidas destinadas a la eliminación y prevención de desperdicios en la empresa, sector, proceso y producto o servicio, debe realizarse considerando la magnitud de los desperdicios por su cuantía y los efectos que estos tienen en el Cuadro de Resultados.

Evaluar la existencia de sistemas o métodos preventivos

Para cada posible desperdicio existe uno o más sistemas destinados a su prevención. Los auditores internos deben evaluar en función a las actividades y procesos que se aplican en la empresa la existencia de dichos sistemas y que tan bien son conocidos y usados por los directivos y el personal de las organizaciones.

La ausencia de un determinado sistema de prevención debe ser un toque de atención para observar si se están produciendo o no los despilfarros que el mismo tiene por objetivo prevenir.

Conclusiones

Las nuevas realidades del mercado y los cambios tecnológicos han generado nuevas realidades, y por lo tanto nuevas exigencias en materias operativas, las cuales requieren de sus correspondientes metodologías de gestión y controles destinados a hacer factible la capacidad de supervivencia y competitividad de la empresa.

En este nuevo esquema es fundamental la labor de control de parte de los auditores internos, centrado estos su labor en la detección, eliminación y prevención de despilfarros en las diversas áreas y procesos de la organización.

Ya no basta para la Auditoría Interna realizar las labores tradicionales, es menester tomar conciencia de los procesos, de su gestión y de los despilfarros que en ellos pueden tener lugar.

Una organización puede cumplir con todos los requisitos clásicos en materia de control interno y desaparecer por no ser conscientes de los niveles de despilfarros que en ella se generan.

Bibliografía

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Wastology. El estudio y eliminación del despilfarro. Mauricio Lefcovich. www.monografias.com. 2013

Autor:

Lic. Mauricio Lefcovich.

Consultor en Administración de Operaciones, y Control y Reducción de Costos. Especialista en Costos, Calidad, Productividad y Mejora Continua.

Obra realizada en Diciembre de 2013.