Indice1. Introducción 2. Correspondencia Oficial 3. El Memorándum 4. Clasificación de las cartas comerciales 5. Conclusiones
Con el desarrollo de la civilización y de las lenguas escritas surgió también la necesidad de comunicarse a distancia de forma regular, con el fin de facilitar el comercio entre las diferentes naciones e imperios. En este trabajo daremos a continuación una serie de descripciones de los diferentes tipos de correspondencias usadas para tratar asuntos relacionados con el Estado, cumplir algún requisito para gestionar la realización de un negocio, recomendar, solicitar, cobrar, obtener un cargo solicitado, incentivar la creatividad… que nos permitirán comunicarnos con los demás de manera adecuada y apropiada.
Cartas Oficiales Son las que tienen por finalidad tratar asuntos relacionados con el Estado. Pueden remitirse ya sea dentro del mismo país (entre oficinas públicas y éstas con los particulares) o fuera del país (entre gobiernos). Este tipo de carta recibe el nombre de oficio.
Características
- El papel por lo general debe ser de 21 ó 22 cm de base por 32 ó 33 de altura. Su calidad ha de ser buena, por lo cual se prefiere el de hilo, su color el blanco, quedando las de colores para copias y comunicaciones internas.
- El color de la tinta se prefiere negra o azul negro.
- Debajo del membrete se coloca el número de oficio.
- Lleva impreso el sello de la dependencia que envía la comunicación.
- El estilo de redacción es en forma sobria, clara, concisa, seria, veraz, natural y cortés.
- Trata un solo asunto.
- Se escribe siempre a máquina.
- Se extiende en original y duplicado.
Partes de la Carta Oficial Al igual que los otros tipos de cartas, el oficio también consta de: encabezamiento, cuerpo y otros elementos. Sin embargo, es de hacer notar que este tipo de comunicación tiene algunas variantes en cuanto a estas partes. Las mismas son:
- Encabezamiento:
- Membrete: contiene nombre de la dependencia que envía la comunicación y escudo nacional o de la entidad federal.
- Número: se coloca debajo del membrete, con el fin de ordenar y facilitar el establecimiento de referencia con el oficio en un momento determinado. Esta numeración se comienza ininterrumpidamente desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año.
- Sello: es lo que da autenticidad al oficio. Estos pueden ser de dos formas:
- Elípticos: son hechos en metal y se imprimen en seco, ya sea a la izquierda de la firma de los funcionarios públicos o en el centro de la parte superior de la primera hoja.
- Circulares: son elaborados en caucho; se humedecen en una almohadilla entintada y son estampados en el centro en la parte superior de la primera hoja.
- Dirección: el tratamiento usado en este tipo de comunicación, es únicamente la palabra ciudadano. En la correspondencia diplomática (de gobierno a gobierno), se usan otras expresiones como: Excelentísimo Señor (presidente), Excelencia (Rey), Honorable Señor (presidente, ministro, gobernante).
- Señas: los demás datos de la dirección (nombre y apellido del destinatario, señas y lugar de destino) se escriben como en la carta comercial, en forma de bloque.
- Saludo: éste no se usa en la carta oficial
- Cuerpo:
- Introducción: ésta conduce directamente al asunto, ya que en este tipo de comunicación no se utilizan consideraciones personales o particulares.
- Ideas fundamentales: deben tratar un solo asunto en forma sencilla, concreta, breve y oportuna.
- Despedida: carece de expresiones recargados de cortesía; las más usadas: Dios y Federación, y Atentamente.
- Antefirma: se utiliza cuando la persona que suscribe el oficio, lo hace a nombre de otro; por tanto, debe señalarse la palabra "por" seguida del nombre del cargo de la persona por quien se firma.
- Otros elementos:
Son comunes a los de la carta comercial, a excepción de que en el oficio se escribe la fecha abreviada en que se firma, debajo de las iniciales identificadotas; otra variación con respecto a otros elementos, es que no admiten posdata.
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje. Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente forma:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx MEMORÁNDUM PARA: DE: FECHA ASUNTO: |
En esta clase de comunicación no se usa sobre para hacerlo llegar a la persona interesada, ya que el movimiento es interno, excepto si su contenido es confidencial. Pero cuando ese memorándum se va a enviar a otra persona que radica fuera de la ciudad o de la empresa, pero que pertenece a ella, se hará llegar en un sobre con todos los datos, o bien incluyéndolo en la demás correspondencia que se le enviará.
4. Clasificación de las cartas comerciales
Cartas de Trámite Son aquellas que tienen por finalidad transmitir informaciones o cumplir con algún requisito para gestionar la realización de un negocio. Éstas se utilizan en los siguientes casos:
- Para solicitar mercancías:
La redacción de este tipo de cartas requiere de mayor precisión y claridad. En ellas se deben especificar todas las características y detalles del producto solicitado (modelo, referencia, etc.), la cantidad, empaque, precio unitario y total, forma de pago, dirección, forma de envío, fecha en que se espera recibir la mercancía, etc.
- Para solicitar créditos:
En la carta de solicitud se debe especificar el monto del crédito, el plan de inversión, información sobre las características y solvencia de la empresa solicitante, referencias de operaciones anteriores, etc.
- Para otorgar créditos:
En la carta de otorgamiento de créditos, se debe determinar sobre qué bases y sujeto a qué consideraciones y cumplimientos se otorga. Así mismo se debe resaltar la importancia de los pagos en la fecha prevista. Todo esto utilizando un tono cordial.
- Para comunicar envíos de mercancías:
En ellas se especifica lo que se está enviando, la cantidad y la forma de transporte. Esto con la finalidad de dejar constancia de las condiciones relacionadas con la remesa.
- Para hacer participaciones:
A través de ellas se comunican informaciones de tipo general tales como las relacionadas con las negociaciones normales de la empresa.
- Para relaciones públicas:
Son aquellas que se envían con motivo de alguna ocasión especial. Pueden referirse a: felicitaciones, agradecimientos, pésames, invitaciones, etc.
Cartas De Argumento O Esfuerzo Argumentativo La finalidad de este tipo de cartas es lograr en el destinatario una determinación a favor del remitente. Los casos en los que se utilizan cartas de argumento o esfuerzo argumentativo son:
- Para ventas u ofertas: El mensaje de este tipo de cartas debe despertar el interés, el deseo, el convencimiento del lector y, finalmente, estimularlo para que actúe inmediatamente. En la redacción de este tipo de cartas se debe tener presente lo siguiente:
- Qué se pretende vender
- Quiénes son los posibles interesados
- Cómo se fomentará el interés por lo que se ofrece.
Cuando se trata de vender mercancías, se debe describir detalladamente la apariencia física, es decir, el tamaño, la forma, el color, la textura o el gusto del objeto ofrecido en venta.
- Para cobros: Las cartas de cobro tienen como propósito cobrar una cuenta vencida, tratando de mantener la simpatía, amistad y buena voluntad del cliente o deudor. La preparación de este tipo de cartas requiere especial atención y cuidado, por lo cual deberá utilizarse un tono cortés pero conducente a que el deudor cancele la deuda. Las cartas de cobro pueden ser:
- Aisladas: las cuales se redactan en una forma sencilla, breve y precisa, que lleve a la solución satisfactoria del asunto planteado.
- En series: éstas se componen de un programa de cobranzas sistemáticas, debidamente coordinadas, donde se insiste en el cobro de la cantidad que se adeuda.
Regularmente esta serie de cartas se inicia con una notificación del tiempo de vencimiento de la cuenta; seguidamente se habrá de preguntar por qué no hubo respuesta a la carta previa, y finalmente el tono del mensaje será algo más insistente y deberá informársele al deudor que el asunto pasará a manos del Departamento Legal de la empresa para que proceda por la vía judicial.
- Para reclamos: Una carta de reclamo se origina por los siguientes hechos:
- Demora o mala intención en la prestación de un servicio.
- Defectos o baja calidad del producto y errores o equivocaciones.
Independientemente de la causa que origina el reclamo, se debe mantener un tono que mantenga la armonía en las relaciones comerciales. En la redacción de este tipo de cartas se deben tener en cuenta los siguientes elementos:
- Diplomacia.
- Detalles específicos sobre la situación que originó el reclamo
- Sugerencias que conduzcan al arreglo de la situación, de modo que el cliente se tranquilice.
- Para solicitar empleo: Este tipo de cartas tiene como objetivo fundamental la obtención de un cargo solicitado. Para ello es necesario lograr interesar al lector en los servicios que ofrecen. Las solicitudes de empleo se clasifican en requeridas y referidas. Las requeridas se escriben en respuestas a avisos que aparecen en los diarios, y las referidas se redactan cuando el solicitante obtiene referencia sobre una vacante en determinada empresa. Los elementos que se deben tener presentes en la elaboración de este tipo de cartas son: interés en la vacante y solicitud; descripción cronológica de estudios cursados; experiencia en cargos anteriores, si la hubiera; referencias personales y sugerencia respetuosa para entrevistas.
- Para recomendaciones: Este tipo de cartas se utilizan para ofrecer referencias acerca de las cualidades y condiciones personales, para ser utilizadas para fines determinados, ya sean sociales, comerciales o simplemente particulares. Los requisitos que deben reunir las cartas de recomendación son:
- Se debe poseer un conocimiento cabal de la persona que se está recomendando.
- Prevalecer la verdad
- Exponer el motivo de la recomendación
- Evitar las exageraciones
- Entregarlas siempre abiertas para que el recomendado se entere de lo que en ella se dice
- Expresar frases de agradecimiento por las atenciones que se ofrezcan al recomendado.
Cartas De Inspiración O Esfuerzo Inspirativo Tienen como finalidad incentivar la creatividad de los empleados de una empresa o estimular a los clientes.
A lo largo de la historia, los medios de comunicación han ido avanzando en paralelo con la creciente capacidad de los pueblos para configurar su mundo físico y con su creciente grado de interdependencia. La revolución de las telecomunicaciones y de la transmisión de datos ha empujado al mundo hacia el concepto de "aldea global". Los efectos de estos nuevos medios de comunicación sobre la sociedad han sido muy estudiados. Hay quienes sostienen que los medios de comunicación tienden a reforzar los puntos de vista personales más que a modificarlos, y otros creen que, según quién los controle, pueden modificar decisivamente la opinión política de la audiencia. En cualquier caso, ha quedado demostrado que los medios de comunicación influyen a largo plazo, de forma sutil pero decisiva, sobre los puntos de vista y el criterio de la audiencia. En todo caso, existen diferentes formas de realizar una carta según la necesidad que se tenga, todas ellas, por supuesto, deben cumplir con una serie de características básicas, necesarias para la mejor presentación tanto del texto como de la idea que se tenga o para qué se tenga.
Autor:
Carlos Ortega Héctor Ortega