EXPLICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LA ECUACIÓN CONTABLE
Los elementos que intervienen en la Ecuación Contable son:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Lo que en términos generales significa:
ACTIVO
Es todo lo que posee o le adeudan a la empresa, ejemplo:
. CAJA
. BANCOS
. CUENTAS POR COBRAR
. DOCUMENTOS POR COBRAR
. MERCADERÍAS
. ACTIVOS FIJOS
. PAGOS POR ADELANTADO
PASIVO
Es todo lo que se adeuda a otras personas (ajenas a la empresa, propietario(s), socios, accionistas; según el caso), ejemplo:
. OBLIGACIONES PATRONALES POR PAGAR
. IESS POR PAGAR
. IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
. CUENTAS POR PAGAR
. DOCUMENTOS POR PAGAR
. HIPOTECAS POR PAGAR
. COBROS POR ADELANTADO
CAPITAL
Es el aporte: en dinero y/o en bienes, efectuado por el o los propietarios, socios o accionistas de la empresa; según el caso, (o también se establece por diferencia entre el activo y el pasivo).
PATRIMONIO
Está integrado básicamente por las siguientes cuentas:
. CAPITAL (Conocido también como capital social)
. RESERVAS (Legal, Facultativa, Estatutaria) según el caso
. UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS (Ejercicios Anteriores
. (+) UTILIDADES DEL PRESENTE EJERCICIO ECONÓMICO
. (-) PERDIDAS DEL PRESENTE EJERCICIO ECONÓMICO, etc.
PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE
En contabilidad se aplica el principio fundamental de la partida doble, en la que se dice "no hay deudor sin acreedor o viceversa", mediante el cual se recibe y se entrega: dinero, mercaderías documentos o servicios en general. Para que se cumpla dicho principio, se requiere por lo menos la intervención de dos cuentas; la una que recibe irá al Debe, es decir se debitará, y la otra que entrega irá al Haber, es decir se acreditará; lo cual necesariamente tendrá que ser por un mismo valor. Esta acción es la que se conoce como asiento contable o jornalización en el libro diario o comprobante de diario.
TRANSACCIÓN COMERCIAL
Transacción comercial o económica, es el intercambio de bienes y/o servicios necesarios para la satisfacción de las diversas necesidades humanas, intercambio que tiene indispensablemente dos pasos o etapas simultáneas, que son:
PRIMERA. Recibimos el bien (mercaderías, vehículos, muebles, etc.) o el servicio (agua, luz, teléfono, arriendo, sueldos, etc.).
SEGUNDA. Entregamos el precio o valor de dicho bien o servicio.
EJEMPLO:
a) Compramos 100 camisas a $ 50 c/u.
PASO 1: Recibimos las 100 camisas a $ 50 c/u = $ 5.000
PASO 2: Entregamos el valor de $ 5.000 con crédito personal por la compra de las camisas.
b) Vendemos 10 camisas a $ 70 c/u.
PASO 1: Recibimos el valor de $ 700 en dinero efectivo por 1a venta de las camisas
PASO 2: Entregamos las 10 camisas a $ 70 c/u.
c) Pagamos $ 100 de arriendo del local comercial (por el mes de Enero/2002)
PASO 1: Recibimos el servicio del arriendo, valorado en $ 100
PASO 2: Entregamos el valor de $ 100 con cheque/17152 de nuestra cta. cte. del banco del Pacífico por el servicio recibido.
d) Depositamos en dinero en efectivo $10.000 en el Banco de Loja
PASO 1: Recibimos la papeleta de depósito Nº 715284 como constancia del valor depositado en la Cta. Cte. de la empresa
PASO 2: Entregamos el valor de $ 10.000 al banco por el depósito.
e) Compramos un equipo de computación, para el servicio de la empresa en $ 3.000, más el valor del IVA*
Impuesto al Valor Agregado (IVA), por considerar un tema de importancia en la Contabilidad; y, con el propósito de que el lector realice su correcta aplicación, se explica en el Capítulo 8, ref. págs. 205 – 239, así como en el Instructivo del formulario 104, ref. Capítulo 12.
PASO 1: Recibimos el equipo de computación
PASO 2: Entregamos su valor total, con crédito documentario a 60 días plazo por dicha compra
En cada una de estas y cualquier otra transacción que efectuemos, siempre se recibe y se entrega algo; además dichos valores tienen que ser exactamente iguales. En consecuencia, la contabilidad, lo que hace es reducir a números este intercambio de valores, originando en este instante las Cuentas (Cuenta Contable).
JORNALIZACIÓN
Es la acción de trasladar los datos de la transacción al libro diario de la empresa; toda jornalización tiene dos pasos:
1. Se analiza el principio de la partida doble; es decir, la(s) cuentas que reciben son deudoras (van al debe); y, la(s) cuentas que entregan son acreedoras (van al haber).
2. Dejar constancia de la transacción o asiento contable en el libro diario.
CUENTA CONTABLE
CONCEPTO
Es el nombre que se asigna a un grupo de bienes, servicios, derechos y obligaciones de una misma especie, el que se mantiene durante el ciclo contable; el que debe ser explícito, para evitar confusión u otra interpretación.
REPRESENTACIÓN
Se representa en forma de una T mayúscula agrandada; en la parte superior se anota el nombre de la cuenta, en el lado izquierdo (debe) o débito se registran los valores recibidos por la cuenta y en el derecho (haber) o crédito; se registran los valores entregados por la cuenta respectiva. Existe una cuenta para cada una de ellas durante el ejercicio contable; es decir que se abrirá una cuenta por cada denominación, ejemplo:
CAJA, BANCOS, COMPRAS, VENTAS, CUENTAS POR COBRAR, DOCUMENTOS POR COBRAR, CUENTAS POR PAGAR, DOCUMENTOS POR PAGAR, HIPOTECAS POR PAGAR, CONSTRUCCIONES, VEHÍCULOS, EQUIPO y MAQUINARIA, MUEBLES Y ENSERES, EQUIPO DE OFICINA, ETC.
Por pago servicios de:
AGUA, LUZ, TELÉFONO, ARRIENDO DEL LOCAL COMERCIAL, SUELDOS Y SALARIOS, BENEFICIOS SOCIALES, PUBLICIDAD Y PROPAGANDA, MANTENIMIENTO DE EQUIPO, ETC.
. Cuando se recibe dinero y/o cheques; la cuenta es Caja
. Cuando se entrega dinero y/o cheques ajenos a la empresa; la cuenta es Caja
. Cuando se entrega cheque (s) de nuestra Cta. Cte., la cuenta es Bancos
. Cuando depositamos en dinero o cheque (s) la cuenta es Bancos
En la cuenta por pago de servicios (de los diferentes grupos de gastos), en la práctica es necesario utilizar una cuenta por separado para cada una de estas denominaciones/ con la finalidad de determinar el valor destinado a cada una de ellas; analizar y tomar decisiones. .
En las páginas 19 y 20, se ha presentado las transacciones comerciales: a), b), c), d) y e) en forma de cuentas; esto se hace únicamente con fines metodológicos, ya que en la práctica el registro de cada transacción se realiza directamente los asientos contables en el Libro Diario.
Para los ejemplos anotados; se presenta a continuación en la página N° 23 bajo el siguiente esquema; sin embargo, en el capítulo 4 en lo concerniente al Libro Diario, se explica ampliamente en forma teórica y práctica la presentación de las transacciones comerciales.
PLAN DE CUENTAS
Toda empresa para iniciar su contabilidad debe estructurar un plan o catálogo de cuentas, con la finalidad de facilitar el manejo de las cuentas mediante códigos de identificación; especialmente en la actualidad que se utiliza en el sistema computarizado para poder ingresar los datos.
No se puede hablar de un plan de cuentas uniforme para todas las empresas, su estructura dependerá del tamaño de las necesidades de la empresa y de quien lo elabore.
Se recomienda considerar dentro de ciertas cuentas principales el uso de cuentas auxiliares, con el propósito de tener una información más clara y concreta; tal es el caso en la cuenta de Bancos (cuando se trabaja con dos o más), en la cuenta de Clientes, Documentos por Cobrar, Proveedores, Documentos por Pagar (donde es indispensable abrir cuentas individuales), para lo cual se puede trabajar aumentando dígitos para los auxiliares o mediante una guía alfanumérica, en donde se asigna letras y números.
Para las instituciones bancarias, existe uniformidad en el plan de cuentas, el que es elaborado por la Superintendencia de Bancos, de igual forma para las instituciones públicas, es elaborado por la Contraloría General del Estado y para la contabilidad nacional del país elabora el Banco Central del Ecuador.
CARACTERÍSTICAS
Para su elaboración, es necesario considerar anticipadamente el mayor número de cuentas posibles a ser utilizados durante el tiempo de vida útil estimado de la empresa.
Es conveniente agrupar y clasificar las cuentas, de acuerdo a niveles específicos, indicados a continuación.
Se ordena dentro de 5 grupos; de la siguiente manera:
MODELO DE PLAN DE CUENTAS
EMPRESA "XYZ"
PLAN O CATALOGO DE CUENTAS
CÓDIGO NOMBRES
1. ACTIVO
CORRIENTE
CAJA
CAJA CHICA
BANCOS
11.03.01 Banco del Austro
11.03.02 Banco del Pacífico
11.03.03 Banco de Fomento
11.03.04 Banco Amazonas
11.03.05 Banco de Loja
11.03.06 Banco del Pichincha
11.03.06 Banco de Guayaquil
11.04 INVERSIONES FINANCIERAS
11.04.01 Acciones
11.04.02 Bonos
11.04.03 Cédulas Hipotecarias
11.04.04 Certificados de depósito a plazo
11.04.05 Depósito de Ahorro
11.04.06 Póliza de Acumulación
11.04.07 Reepos
11.04.08 Unidades de Valor Constante (UCV"s)
11.05 CLIENTES
11.05.01 Almacén Recalario
11.05.02 Armas Miguel
11.05.03 Cevallos Carlos
11.05.04 Guerrero Laura
11.05.05 Yanez Julio
11.05.06 Zambrano Iván
11.06 CUENTAS POR COBRAR
11.06.01 Armijos Carlos
11.06.02 Torres Julia
11.07 PRÉSTAMOS A EMPLEADOS
11.07.01 Ávila Carlos
11.07.02 Cuello Edgar
11.07.03 Gallardo María
11.08 DOCUMENTOS POR COBRAR
11.08.01 Dávila Pedro
11.08.02 Ruíz Pablo
11.09 ACCIONES SUSCRITAS POR COBRAR
11.10 PARTICIPACIONES SUSCRITAS POR COBRAR
11.11 IVA EN COMPRAS
11.12 RFIR ANTICIPADO (Retención en la fuente del impuesto a la renta)
11.13 RFIR DEL IVA ANTICIPADO (Retención en la fuente del impuesto a la renta del IVA)
11.14 COMISIONES ACUMULADAS POR COBRAR
11.15 INTERESES ACUMULADOS POR COBRAR
11.16 PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES
11.17 PROVISIÓN INVENTARIOS OBSOLETOS O DAÑADOS
11.18 INVENTARIOS
11.08.01 Mercaderías
11.08.02 Suministros de Oficina
11.08.03 Importaciones en Tránsito
12. FIJO TANGIBLE: PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
12.01 EDIFICIOS
12.02 VEHÍCULOS
12.02.01 Chevrolet modelo 99 motor 2794561
12.02.02 Chevrolet modelo 99 motor 2716423
12.02.03 Chevrolet modelo 2000 motor 4538159
12.02.04 Mercedes Benz modelo 2000 motor 37846236
12.02.05 Suzuki Forza modelo 2000 motor 3239470
12.03 EQUIPO DE OFICINA
12.03.01 Máquina de escribir eléctrica IBM
12.03.02 Máquina de escribir eléctrica ADLER
12.03.03 Máquina calculadora CASSIO F 725
12.03.04 Máquina calculadora CASSIO F 978
12.03.05 Máquina registradora CANNON S 386
12.03.06 Máquina registradora CANNON S 387
12.03.07 Central telefónica de 6 teléfonos
12.03.08 Fax BROTHER 190
12.04 EQUIPO DE COMPUTACIÓN
12.04.01 IBM de 840 Mg. Con impresora (para gerencia)
12.04.02 IBM de 840 Mg. Con impresora (para el dpto. de contabilidad)
12.04.03 IBM de 840 Mg. Con impresora (para el dpto. de ventas)
12.05 MUEBLES Y ENSERES
12.05.01 Escritorio con sillón para gerencia
12.05.02 Escritorio con sillón para contabilidad
12.05.03 Escritorio con sillón para secretaria
12.05.04 Mostradores de madera
12.05.05 Archivadores Metálicos
12.05.06 Anaqueles
12.05.07 Sillas varias
12.06 Depreciación acumulada Edificios
12.07 Depreciación acumulada Vehículos
12.08 Depreciación acumulada Equipo de Oficina
12.09 Depreciación acumulada Equipo de Computación
12.10 Depreciación acumulada Muebles y Enseres
12.11 TERRENO
13. DIFERIDO
13.01 GASTOS DE CONSTITUCIÓN
13.02 GASTOS DE INSTALACIÓN
13.03 GASTOS PREOPERACIONALES
13.04 CONSTRUCCIONES EN CURSO (O PROCESO)
13.05 ARRIENDOS PREPAGADOS
13.06 INTERESES PREPAGADOS
13.07 PUBLICIDAD PREPAGADA
13.08 SEGUROS PREPAGADOS
13.09 AMORTIZACIÓN ACUMULADA GASTOS DE CONSTITUCIÓN
13.10 AMORTIZACIÓN ACUMULADA GASTOS DE INSTALACIÓN
13.11 AMORTIZACIÓN ACUMULADA GASTOS DE PREOPERACIONALES
13.12 INVERSIONES A LARGO PLAZO
2. PASIVO
21. PASIVO CORRIENTE (o corto plazo)
21.01 PROVEEDORES
21.01.01 Almacenes Dávila
21.01.02 Almacenes Rentería
21.01.03 Almacenes Zafiro
21.01.04 Centro Comercial Zurita
21.01.05 La Concordia
21.01.06 La Competencia
21.02 CUENTAS POR PAGAR
21.03 IVA EN VENTAS
21.04 RFIR POR PAGAR (Retención en la fuente del impuesto a la renta)
21.05 RFIR DEL IVA POR PAGAR (Retención en la fuente del impuesto a la renta del IVA)
21.06 RETENCIONES INDIVIDUALES POR PAGAR
21.07 PRÉSTAMOS DE EMPLEADOS AL IESS POR PAGAR
21.08 APORTE INDIVIDUAL AL IESS POR PAGAR
21.09 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
21.10 ICE EN VENTAS POR PAGAR
21.11 IMPUESTO A LOS VEHÍCULOS
21.12 IMPUESTO AL PATRIMONIO POR PAGAR
21.13 ARRIENDO ACUMULADO POR PAGAR
21.14 PUBLICIDAD ACUMULADA POR PAGAR
21.15 INTERESES ACUMULADOS POR PAGAR
21.16 DOCUMENTOS POR PAGAR (C/P)
21.16.01 Casa Cristalino
21.16.02 La Internacional C.A
21.17 HIPOTECAS POR PAGAR (C/P)
21.17.01 Banco del Austro
21.18 BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR (C/P)
21.18.01 Sueldos por Pagar
21.18.02 Sobretiempo por pagar
21.18.03 Décimo tercer sueldo por pagar
21.18.04 Décimo cuarto sueldo por pagar
21.18.05 15% Participaciones a empleados por pagar
21.18.06 Aportes al IESS por pagar
21.18.07 Fondos de Reserva por pagar
22. PASIVO NO CORRIENTE
22.01 DOCUMENTOS POR PAGAR (L/P)
22.02 HIPOTECAS POR PAGAR (L/P)
22.03 PRÉSTAMOS
23. DIFERIDO
23.01 Arriendos Precobrados
23.02 Intereses Precobrados
23.03 Comisiones Precobradas
3. PATRIMONIO
31 CAPITAL SOCIAL
31.01 Capital
32 RESERVAS
32.01 Legal
32.02 Facultativa
32.03 Estatutaria
32.04 Otras Reservas
33 SUPERAVIT
33.01 RESERVA POR REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO
33.02 REEXPRESIÓN MONETARIA
33.03 DONACIONES DE CAPITAL
34 RESULTADOS
34.01 Utilidades de ejercicios anteriores
34.02 Pérdidas de ejercicios anteriores
34.03 Utilidad del presente ejercicio
34.04 Pérdidas del presente ejercicio
4. INGRESOS
41. INGRESOS OPERACIONALES
41.01 VENTAS
41.01.01 Ventas con tarifa 12%
41.01.02 Ventas con tarifa 0%
41.02 SERVICIOS PRESTADOS
41.03 DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS EN VENTAS
41.03.01 (-) Devolución en Ventas
41.03.02 (-) Descuento en ventas
41.04 UTILIDAD EN VENTAS
42. INGRESOS NO OPERACIONALES
42.01 INTERESES GANADOS
42.02 SERVICIOS PRESTADOS
42.03 DIFERENCIAL CAMBIARIO
43 OTROS INGRESOS
43.01 ARRIENDOS COBRADOS
43.02 COMISIONES GANADAS
43.03 UTILIDAD EN VENTAS DE ACTIVOS
5. GASTOS
51 GASTOS OPERACIONALES
51.01 COSTO DE VENTAS
51.02 COMPRAS
51.02.01 Compras con tarifa 12%
51.02.02 Compras con tarifa 0%
51.03 DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS EN COMPRAS
51.03.01 (-) Devolución en compras
51.03.02 (-) Devolución en compras
51.04 TRANSPORTE EN COMPRAS
52. GASTOS ADMINISTRATIVOS
52.01 REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA
52.02 COMPONENTE SALARIAL EN PROCESO DE INCORPORACIÓN A LA REMUNERACIÓN
52.03 SOBRETIEMPOS
52.04 DECIMO TERCER SUELDO
52.05 DECIMO CUARTO SUELDO
52.06 APORTES AL IESS (PATRONAL)
52.07 FONDOS DE RESERVA
52.08 IMPUESTO A LA RENTA (PATRONAL)
52.09 VACACIONES NO GOZADAS
52.10 BONIFICACIÓN POR DESAHUCIO
52.11 INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO INTEMPESTIVO
52.12 ARRIENDO
52.13 SERVICIOS BÁSICOS
52.13.01 Agua Potable
52.13.02 Luz Eléctrica
52.13.03 Teléfono
52.13.04 Telex
52.13.05 Fax
52.14 FOTOCOPIAS
52.15 CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES
52.16 CONTRIBUCIONES Y DONACIONES
52.17 AGASAJO AL PERSONAL
52.18 ALIMENTACIÓN DEL PERSONAL
52.19 INDUMENTARIA DEL PERSONAL
52.20 HONORARIOS A PROFESIONALES
52.21 GASTOS JUDICIALES
52.22 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
52.23 BAR Y CAFETERÍA
52.24 SERVICIOS OCASIONALES
52.25 ALQUILER DE VEHÍCULOS
52.26 SUMINISTROS DE OFICINA
52.27 COMBUSTIBLES
52.28 LUBRICANTES
52.29 REPUESTOS
52.30 GASTOS DE SEGUROS
52.31 VIÁTICOS
52.32 GASTOS DE REPRESENTACIÓN
52.33 TRANSPORTE DE ADMINISTRACIÓN
52.34 FALTANTE DE CAJA
52.35 JUBILACIÓN PATRONAL
52.36 OTROS GASTOS
52.41 CUENTAS INCOBRABLES
52.51 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN EDIFICIOS E INSTALACIONES
52.52 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN VEHÍCULOS
52.53 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN EQUIPOS DE OFICINA
52.54 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
52.55 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN MUEBLES Y ENSERES
52.56 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN EQUIPO Y MAQUINARIA
52.61 DEPRECIACIÓN EDIFICIOS
52.62 DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS
52.63 DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA
52.64 DEPRECIACIÓN EQUIPO DE COMPUTACIÓN
52.65 DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES
52.66 AMORTIZACIÓN GASTOS DE CONSTITUCIÓN
52.67 AMORTIZACIÓN GASTOS DE INSTALACIÓN
52.68 AMORTIZACIÓN GASTOS PREOPERACIONALES
52.69 AMORTIZACIÓN PÉRDIDAS DE EJERCICIOS ANTERIORES
53. GASTOS DE VENTAS
53.01 REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA
53.02 COMPONENTE SALARIAL EN PROCESO DE INCORPORACIÓN A LA REMUNERACIÓN
53.03 SOBRE TIEMPOS
53.04 DECIMO TERCER SUELDO
53.05 DECIMO CUARTO SUELDO
53.06 APORTE AL IESS (PATRONAL)
53.07 FONDOS DE RESERVA
53.08 IMPUESTO A LA RENTA (PATRONAL)
53.09 VACACIONES NO GOZADAS
53.10 BONIFICACIÓN POR DESAHUCIO
53.11 INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO INTEMPESTIVO
53.12 GASTOS DE VIAJE Y MOVILIZACIÓN
53.13 COMISIONES
53.14 PUBLICIDAD
53.15 EMPAQUE Y EMBALAJE
53.16 TRANSPORTE Y FLETES
53.17 JUBILACIÓN PATRONAL
53.18 OTROS GASTOS
54. GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS
54.01 INTERESE PAGADOS
54.02 COMISIONES BANCARIAS
54.03 SOBREGIROS OCASIONALES
54.04 SERVICIOS BANCARIOS
55. GASTOS NO OPERACIONALES
55.01 DIFERENCIAL CAMBIARIO
55.02 PERDIDA EN VENTA DE ACTIVOS
55.03 OTROS GASTOS
56. CUENTAS TRANSITORIAS
56.01 PÉRDIDAS Y GANANCIAS
6. CUENTAS DE ORDEN
61. DEUDORES
62. ACREEDORA
Autor:
Eliana Cedeño
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