Las decisiones son inherentes a la vida diaria de todas las personas tenemos que decidir desde que abrimos los ojos hasta que los cerramos, por esto necesitamos tener información suficiente para que podamos tomar la decisión quemas nos convenga, para esto existen métodos mentales (informales) con los cuales evaluamos y decidimos la opción que mas nos convenga, pero estos métodos se basan en experiencias y vivencias anteriores, pero hay decisiones para las que necesitamos evaluar las opciones mediante métodos matemáticos (formales).
Estos métodos son las bases de las herramientas tecnológicas que se utilizan para la toma de decisiones dentro de las organizaciones de distintos tamaños (DSS por sus siglas en Ingles), el propósito de este documento es el dar un breve introducción al mundo de los DSS, enfocado a las empresas de mediano tamaño, la variedad de ofertas que puede encontrarse, las secretarías que apoyan la integración de estas y otras tecnologías en nuestro país, así como algunas herramientas que pueden orientar en la búsqueda y la evaluación de ellas, así como pequeños puntos que no se deben de pasar por alto para poder integrar este tipo de tecnologías a las empresas pequeñas.
Palabras clave
BI, TI, DSS, PYMES, Soporte a las decisiones, Inteligencia de negocios, Tecnologías de información.
Al momento de llegar a su oficina el Lic. Gimeno, es recibido por su secretaria la cual le hace entrega de recados para el, al igual hace de su conocimiento los pendientes para este día de labores dentro de la empresa que se dedica a la fabricación de asientos para vehículos y butacas, para importantes empresas de estas ramas, al recibir la primera llamada del día se entera de la próxima falta de una de las materias primas utilizadas para la fabricación de una de sus líneas de productos, lo cual le hace remontarse hace 1 semana cuando en base a la información proporcionada por el jefe de operaciones, decidieron que no era necesario el surtimiento de esta materia prima.
Esta empresa a pertenecido a la familia Gimeno por mas de tres generaciones, es por eso que el Lic. Gimeno es el actual director general de esta organización, y en sus hombros recae la toma de las mayores decisiones de esta sociedad, este es tan solo un panorama común en algunas de las PYMES (pequeñas y medianas empresas) de nuestro país, así como de muchos otros países, en específico en México estas empresas representan el 99% de las empresas registradas, ofreciendo empleo a entre 59% a 78% de la población económicamente activa, aportando un 68% del PIB, con estos indicadores podemos ver la importancia económica que tiene este sector dentro del desarrollo económico del país.
Teniendo estos datos en cuenta, es importante saber que los directivos de estas empresas al igual que en las grandes organizaciones, tienen que tomar decisiones que afectan de manera directa el desempeño y resultados de las empresas a su cargo, decisiones que por costumbre se han venido tomando en base a experiencia o pericia del directivo en cargo (un método informal), mismas que no siempre han sido lo suficientemente exitosas o redituables para la empresa.
Debido a la creciente necesidad de soportar las decisiones que se tomen con respecto al rumbo de la organización, y la necesidad de las empresas de enfocar sus operaciones hacia las necesidades del cliente, sin perder por un momento de vista las necesidades internas para poder cubrir las de estos, para lo cual es necesario contar con la información necesaria en el momento necesario, para así poder de esta manera asumir el control total de las actividades envueltas en el desarrollo y generación de valor por parte de estas empresas menores, esta necesidad así como el incremento de la competencia, la necesidad de información veraz y oportuna, la reducción de costos y una mayor calidad en la toma de decisiones, han generado la necesidad de apoyarse en las tecnologías de información, las cuales han desarrollado herramientas de apoyo para la administración efectiva de las organizaciones, incluyendo software para el soporte a las decisiones (DSS por sus siglas en ingles) mismo que agrupa la información de los procesos clave de la compañía y la presenta (usando un método formal) de manera que la persona encargada de tomar las decisiones dentro de la empresa cuente con la información necesaria para poder seleccionar la opción que mejor beneficie las actividades de la sociedad a la que representa.
Las necesidades de soluciones específicas en los sistemas DSS ha dado origen herramientas enfocadas a tipos específicos de problemas, como pueden ser los Sistemas de Información Gerencial (Management Information Systems, MIS), los Sistemas Expertos (Expert Systems, ES), las Redes Neuronales (Neural Networks, NN), los Sistemas de Información para Ejecutivos (Executive Information Systems, EIS), de Ayuda a la Decisión en Grupos (Group Decision Support Systems, GDSS), de Ayuda a la administración (Management Support Systems, MSS) o los de Ayuda a los Ejecutivos (Executive Support Systems, ESS) y la Automatización de Oficinas (Office Automation).
Este tipo de herramienta (DSS) tiene beneficios directos e importantes dentro de la organización, ya sea este un gran corporativo o una PYME, es por eso que alguna de estas ultimas todavía se preguntan si tienen la necesidad de implementación de este tipo de sistema, la respuesta es si, si la sociedad cree tener la necesidad de mejorar la atención a sus clientes y mejorar los procesos de negocios, optimizando los recursos.
Pero esta decisión no es fácil al igual que todas y cada una de las decisiones que se toman a diario dentro de la actividades empresariales, es por eso que se debe de analizar y tomar en cuenta las necesidades especificas del negocio, para así de esta manera poder llevar a cabo la evaluación de la herramientas disponibles y de esta forma poder tomar la decisión apropiada.
Existe en el mercado una gran variedad de herramientas DSS o Business Inteligent (o BI por sus siglas en ingles) mismas que buscan satisfacer las necesidades de los negocios en busca del uso de esta tecnología dentro de sus procesos, para el punto de evaluación de las alternativas, es importante analizar las características principales de cada una de las opciones tecnológicas, ver su flexibilidad y necesidades de implementación dentro de la empresa, así como los resultados que se obtendrán de dicha inversión.
Se pueden encontrar varias empresas en Internet que ofrecen estos servicios ya con programas preconfigurados, de fácil adecuación y de rápida implementación como mySAP All in One, Enterprise One, Cognos 8 BI, por mencionar algunas, además de las herramientas hechas a la medida, todas estas ofrecidas en Internet por las empresas fabricantes o sus distribuidores además se cuenta con el apoyo de paginas de Internet dedicadas a la búsqueda de tecnologias1, así como algunas paginas dentro de las secretarias encargadas de apoyar a las PYMES como la Secretaria de Economia2, la cual dentro de sus ligas para este tipo de empresas cuenta con opciones y apoyos para la implementación de tecnologías de información.
Todas las opciones deben ser evaluadas de manera integral para lo cual se pueden crear métodos además de los existentes para la evaluación de tecnologías, utilizando criterios establecidos con anterioridad para la toma de decisión, además se puede contar con el apoyo de herramientas dentro de la Web para la evaluación de tecnologías de información como la pagina de Technology Evaluation Centers3, que permite la evaluación de herramientas tecnológicas enfocadas a un área en especifico permitiendo al evaluador de manera amigable seleccionar de entre una lista de criterios y asignar valores a los mas importantes para poder realizar la selección final.
Una recurso importante ha sido siempre la información, esta ha ido evolucionando al igual que los métodos para obtenerla, analizarla y presentarla, todos nosotros necesitamos de la información para poder tomar decisiones dentro de nuestra vida cotidiana, al igual que las empresas, y al igual cada decisión tomada tiene repercusiones directas dentro de los resultados esperados de cierto proceso.
Las TI (tecnologías de Información) han evolucionado de tal manera que actualmente podemos contar con la información en la palma de nuestra mano a través de dispositivos móviles, monitores y muchos otros medios, debido a esta nueva generación de valor que ha impulsado la información apoyada de la tecnología, las organizaciones deben de poder contar con las herramientas necesarias para hacer frente a la competencia, tomando decisiones pertinentes en el momento correcto que puedan darle la ventaja necesaria para acaparar mercados, innovar productos o procesos, en fin estar un paso delante de la competencia; además de poder responder de manera inmediata a las situaciones fuera de lo común, mismas que se reducen al poder contar con la capacidad de analizar la información con los métodos y herramientas adecuadas.
Es por esto que las PYMES en nuestro país no deben de tener miedo al cambio, al innovación, a la inversión, para así de esta manera poder competir no solo a nivel local sino a nivel mundial, ofreciendo servicios que sobrepasen las necesidades de los clientes.
Contando con el apoyo de secretarías gubernamentales, la información necesaria de diferentes fuentes, y un método estructurado para poder llevar acabo la evaluación de las herramientas disponibles es un buen principio para iniciar la migración de las empresas a la era tecnológica, preparándolas para poder llevar a cabo las adecuaciones organizacionales necesarias dentro del proyecto de innovación tecnológica y poder de esta manera garantizar el éxito del proyecto.
Las PYMES son un pilar importante en la economía de nuestro país y por eso es que hay que impulsarlas y apoyarlas para que mejoren de manera integral, subiéndolos al tren de las TI y fomentando el uso de estas para el beneficio y desarrollo de ellas, el cual se verá reflejado en productos de mejor calidad, mayor cantidad de empleos, mayor derrama económica, mejor calidad de vida, y un buena taza de café para el Lic. Gimeno y sus homónimos por la mañana al llegar a la oficina, antes de recibir la primera llamada notificándoles de una situación problemática en la cual tendrán que tomar una decisión que deberá ser la indicada y que mejor convengan a los intereses de la empresa.
1. Visitada el 28 de febrero de 2006. URL: http://www.findtech.com
2. Visitada el 28 de febrero de 2006. URL: http://www.economia.gob.mx
3.Visitada el 24 de febrero de 2006. URL: http://www.technologyevaluation.com/
4. Félix Fórnes Mara. "Sistemas de soporte a la decision (DSS) y Sistemas inteligentes aplicados a las empresas mexicanas". Visitada el 24 de febrero de 2006. URL: www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/ddsmara.htm
5. Hernández Skinfield Roberto . "Lineamientos generales de la implementación de un DSS". Visitada el 24 de febrero de 2006. URL: http://www.monografias.com/trabajos14/implementacion-dss/implementacion-dss
6. Vela Larios Mónica Sissy. "Sistemas de soporte a la decision: una ventaja competitive al alcance de todo tipo de empresas". Visitada el 26 de febrero de 2006. URL: http://www.monografias.com/trabajos16/ sistemas-soporte-decision/sistemas-soporte-decision
7."mySAP All-in-one: Business Benefits". Visitada el 28 de febrero de 2006. URL: http://www.sap.com/solutions/sme/allinone/businessbenefits/index.epx
8. Visitada el 26 de febrero de 2006. URL: http://www.cognos.com
9. "JD Edwards EnterpriseOne". Visitada el 26 de febrero de 2006. URL: http://www.oracle.com/applications/jdedwards-enterprise-one.html
10. Merchand Francisco "¿Estamos listos para implementar nuestro DSS?" Visitada el 01 de marzo de 2006. URL: http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php?id_sec=30&id_art=2084
Misael E. García Ramírez
Ingeniero en Sistemas Computacionales ‘02
Actualmente estudiando Maestría en Administración de Tecnologías de Información
Realizado el 02 de Marzo de 2006