Plan de capacitación del equipo de operaciones de una empresa mediante Nuix y Relativity (página 3)
Enviado por Yolanda Davis
El contenido para la capacitación proviene directamente del material de estudio para las certificaciones de Nuix y Relativity, por esto, la capacitación será de manera fácil y fluida con recursos audiovisuales aumentando el rendimiento de la capacitación y racionalizando las tareas.
El supervisor del equipo de operaciones debe revisar los resultados y avances de los Analistas en el TFS. Con esto procura que se elabore una capacitación de calidad y que los colaboradores cumplan con los módulos cada semana.
Todos los analistas deben ser sometidos a la capacitación, sin embargo, aquellos que presenten mejor rendimiento, interés y calidad durante la capacitación; serán considerados para realizar la certificación de las herramientas Nuix y Relativity.
4.3.4 Evaluación y control de los resultados de la capacitación
Como etapa final del proceso de capacitación, la evaluación se incluirá para medir la eficiencia considerando si la capacitación ha producido las modificaciones deseadas en la conducta de los empleadores y si los resultados de la capacitación tienen relación con la realización de las metas de la empresa.
4.3.4.1 Informe de la capacitación
La evaluación de resultados se realizará en tres niveles considerando los siguientes enunciados:
Nivel Organizacional:
1. Mejora de la imagen de la empresa
2. Mejora entre la empresa y los empleados
3. Apoyo del cambio y la innovación
4. Aumento de la eficiencia
Nivel de Los Recursos Humanos:
1. Aumento de la eficiencia individual de los empleados
2. Aumento de las habilidades de las personas
3. Aumento del conocimiento de las personas
Nivel de las tareas y operaciones:
Aumento de Productividad
Mejora de la calidad de los servicios
Mejora en la atención al cliente
Reducción de índice de errores
4.3.4.2 Retroalimentación 4.3.4.2.1 Automatización de Procesos
Los Analistas de operaciones evidentemente son los que mejor conocen las tareas que realizan a diario. Las solicitudes que realizan pueden ser estándares o personalizadas; las últimas mencionadas en su mayoría requieren de investigación por parte de los Analistas y a su vez, la elaboración manual de los procesos para cumplir con las solicitudes.
Una vez que los colaboradores conozcan mejor las herramientas que utilizan (Nuix y Relativity), podrán proponer automatizaciones de procesos que desconocían que existían, en formularios específicos, con el fin de brindar pronta respuesta a los Administradores de Proyectos en el futuro.
Los formularios de automatización para procesos, ver anexo 3, tendrán que ser completadas por los Analistas de Operaciones para que el departamento de Desarrollo y los Administradores de Proyecto decidan cuales son las más relevantes durante el ciclo que maneja el equipo de Desarrollo.
Estas propuestas de automatización de procesos mantendrán preparado al equipo de operaciones para cualquier solicitud que venga en futuro y no encuentre limitaciones al querer aplicar conocimientos y ejecutar nuevas funciones de las herramientas estudiadas.
4.3.4.2.2 Propuesta de Crecimiento
Los Analistas de Operaciones siempre investigan los pasos para completar los procedimientos que los Administradores de Proyectos requieren ya que Nuix es una herramienta nueva para ellos.
Esta capacitación, además de tener como objetivo que todos los colaboradores del grupo tengan los mismos conocimientos, con respecto a Nuix y Relativity, también busca que cada vez que se haga la publicación de una herramienta nueva, que pueda aportar al equipo, investiguen y propongan temas para talleres que ellos mismo dictarán y sus compañeros tendrán que realizar de acuerdo con el cronograma que asigne el supervisor el cual no es el mismo de la Capacitación principal.
El formulario para la propuesta de talleres será completado por el colaborador que sugirió el tema y no debe ser alguno listado en el plan de capacitación principal o anterior. Ver anexo 4.
Con estos temas propuestos por los mismo Analistas, será notable un crecimiento en su profesión lo cual los hará más útiles en el futuro.
4.4.4 Capacitaciones Futuras
La Capacitación principal propuesta en el cronograma no debe ser la única que realiza el equipo. Cada vez que exista una actualización completa a las herramientas Nuix y Relativity, se debe realizar un nuevo cronograma con las nuevas características y funciones que los Analistas deban manejar.
El ciclo de capacitación debe ejecutarse cada año con cada publicación de estas dos herramientas y con sus nuevas características.
Si al flujo de trabajo del equipo de Operaciones se le agrega una nueva herramienta de trabajo, esta debe pertenecer al plan de capacitación principal.
Es importante que las organizaciones definan cuáles son sus recursos más valiosos realmente y así poder invertir y darles mantenimiento.
La mayoría de las empresas enfocan todo su tiempo en producir, lo cual no está del todo mal, ya que este es su objetivo, pero los directivos no se detienen a analizar que, con un pequeño tiempo invertido para capacitar, el futuro de la producción cambia considerablemente.
La capacitación es una relación ganar-ganar donde se benefician tanto la organización como el colaborador, ya que este último tiene mayor visibilidad y oportunidad de crecimiento al ser capacitado.
Como pudimos observar en la organización estudiada, no es imposible implementar nuevas herramientas sin capacitación, pero si se creó la parcialización de los conocimientos haciendo más capaces a unos colaboradores que a otros.
Lo ideal de una organización es que todos los colaboradores de un equipo estén relacionados con los conocimientos base y si se quieren crear expertos para enfocar alguna tarea, se trate de por lo menos brindar los detalles escritos o en guías a todo el grupo para prevenir pérdida de información.
Recomendaciones
Este tipo de capacitación es para el desarrollo de carrera, es decir, los colaboradores que tengan menos de tres meses en el equipo y que estén durante el periodo de capacitación inductiva, no aplican para el tipo de capacitación presentado en esta propuesta.
El supervisor del equipo debe asegurarse de que realmente las tareas requeridas se estén realizando durante las sesiones que los colaboradores llevarán a cabo convenientemente de acuerdo a las solicitudes de prioridad que estén manejando durante la semana.
Este equipo debe mantenerse capacitado principalmente porque manejan software que cambia rápidamente para responder con las necesidades de los clientes y las nuevas amenazas.
Se debe aprovechar las capacidades de los colaboradores encuestados puesto que éstos cuentan con la habilidad de auto instruirse por las experiencias que han pasado.
Chiavenato, I. (2007). Administración de Recursos Humanos. El Capital Humano de las Organizaciones (8va ed., pp. 384-415). México, D.F.: McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A.
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Anexo 1
Anexo 1 – Encuesta
Anexo 2
Anexo 2 – Cronograma de Capacitación
Anexo 3
Anexo 3 – Formulario de Propuesta de Automatización
Anexo 4
Anexo 4 – Formulario de Propuesta de tópicos de capacitación
Agradecimiento
Es sumamente importante agradecer a Dios, ya que me ha dado la salud para llevar a cabo este proyecto y maestría en miras de un mejor futuro.
De último y no menos importante quiero agradecer a todos los profesores de quienes he tenido la oportunidad de aprender durante mi vida, compañeros y amigos que han compartido todos sus conocimientos conmigo; al final de todo, el conocimiento es lo que en realidad vale.
Autor:
Yolanda Davis
Panamá, República de Panamá
2017
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