Optimización de los componentes que conforman el programa nacional de catastro

Dedican esfuerzos para adecuar sus procesos, enmarcado en el mejoramiento continuo, el cual busca, el alcance de eficiencia, eficacia y efectividad en sus actividades a fin de lograr la excelencia Organizacional y el mejoramiento continuo de sus actividades que permiten fortalecer la cultura de la calidad en su recurso humano y el aumento de la satisfacción de las metas que se deseen. Dentro IGVSB se encuentra la Coordinación Técnica que está alineada para la planificación y coordinación general de cada uno de los componentes que conforman el PNC, esta investigación se concentra en: Optimización, lo que permitirá reducir el desempeño laboral junto a resultados para generar propuestas en pro del crecimiento Institucional y el mejoramiento continuo de los procesos.

RESEÑA HISTÓRICA El 25 de julio de 1.935, se unen la Oficina de Cartografía Nacional, adscrita al Ministerio de Relacione Interiores, con el Servicio Aerofotográfico del Ministerio de Obras Públicas, surgiendo así la Dirección de Cartografía Nacional. El IGVSB, con el manejo de tecnología de punta publica en el año 2001, la edición del nuevo Mapa Político de Venezuela, el cual incluye aproximadamente 560.000 km2 de áreas marinas y submarinas que se integran al desarrollo continental e insular para dar representación total del espacio geográfico y marítimo nacional, logrando así consolidar el espacio geográfico venezolano.

UBICACIÓN GEOGRÁFICA La Región Sur está conformada por los estados Delta Amacuro, Bolívar y Amazonas. La Dirección de Sede: Calle Caura, Local 04, planta baja, Edif Administrativo de la CVG (antiguo Maxys). Alta vista, Puerto Ordaz, Parroquia Universidad Municipio Caroní Edo. Bolívar. MISIÓN DE LA EMPRESA Dirigir, producir y proveer la información territorial oficial en materia de Geografía, Cartografía, y Catastro, a los fines de contribuir con el desarrollo integral y la seguridad de la Nación. VISIÓN DE LA EMPRESA Ser la institución tecnológica de vanguardia, reconocida nacional e internacionalmente como una organización pionera, vital y estrategia del Estado Venezolano; que hace posible el desarrollo sustentable, que promueve el redescubrimiento y utilización de la invalorable riqueza territorial, con el trabajo creador de toda sociedad.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar (IGVSB), es el ente rector de la actividad geográfica, cartográfica y catastral del Estado Venezolano. Actualmente, en la oficina regional de la región sur, existe ciertas debilidades, en sus procesos ya que se han llevado a cabo sobre la marcha, debido a que poseen un pequeño lapso de tiempo establecido en la región como tal. El Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar está conformado por la Coordinación técnica que coordina cada uno de los componentes que comprende el PNC entre ellos están: Geodesia, Toponimia, Catastro, No cuenta un sistema de gestión de calidad para el control de documentos, falta de documentación, plan de mejora continua en los procesos que lleva a cabo, y además de ello no cuenta con estandarización de ritmo de trabajo.

ALCANCE • Identificación de cada uno de los funcionamientos y actividades de los procesos que ejecuta el Programa Nacional De Catastro. • Plan de mejora continua en la Coordinación Técnica • Toma de tiempo en que se realiza las actividades de transcripción y digitalización de un levantamiento parcelario. DELIMITACIÓN El presente trabajo se llevo a cabo en el Instituto Geográfico De Venezuela Simón Bolívar, específicamente en la oficina regional Región Sur. LIMITACIÓN No existe ningún sustento ni trabajo similar realizado en la Institución

de Tiempo estándar JUSTIFICACIÓN Plan continua mejora en la en el cual se realiza el trabajo de transcripción y digitalización de los levantamientos Su importancia radica en coordinación Técnica con la finalidad de dar soluciones a un determinado problema. parcelarios lo siguiente: Evaluación desempeño del de procesos internos que Documentación que conforman el PNC con establece y genera fin de lograr la facilidad del trabajo optimización en pro de que se ejecuta resultados que diariamente. garanticen la ejecución de trabajo.

OBJETIVO GENERAL Optimizar los procesos que componen el PNC a través de la documentación, plan de mejora, estudio de Tiempo para los Levantamientos parcelario, toponímico, topográfico y Digitalización, ejecutados por el Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar- Región Sur. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.- Caracterizar cada uno de los componentes del PNC que está conformado por: Geodesia, Toponimia, Catastro. 2.- Definir los objetivos, funciones y atribuciones establecidas para cada cargo correspondiente de determinado Proceso.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3.- Definir los procesos a Normalizar que comprende el PNC, para el establecimiento de parámetros. 4.- Diagnosticar el estado de cada uno de los procesos que componen el PNC, a través del seguimiento diario. 5.- Construir Procedimientos normalizados para cada uno de los procesos que conforman el PNC. 6.- Realizar propuesta de mejora en función de las debilidades que se detecten en el estudio mediante la programación de soluciones, para alcanzar las metas propuestas mediante las posibles mejoras que se detecten de forma general en la enmarcación del PNC. 7.- Realizar un estudio de Tiempo para determinar el Tiempo Estándar del proceso de transcripción y digitalización de Levantamientos Parcelarios.

TIPO DE INVESTIGACIÓN No Experimental Descriptiva Documental De campo Evaluativa

Población: Coordinación Técnica Población Y Muestra Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Muestra: Coordinación Técnica Coinciden 1.- Entrevistas no estructuradas y encuestas no estructuradas. 2.- Análisis Documental Bibliográfico. 3.- Análisis de Informes internos del IGVSB. 4.- Herramientas Computacionales. 5.- Recursos Físicos y Humanos.

PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO 5.- Se elaboró procedimientos documentados 1.- Se revisaron, los documentos y referencias bibliográficas concernientes a la información y procesos que maneja el Programa Nacional de Catastro del IGVSB. 2.- Se caracterizaron cada uno de los componentes que forman el Programa Nacional de Catastro. 3.- Se realizaron entrevistas al personal encargado de llevar a cabo cada uno de los procesos que conforman el PNC y visitas. 4.- Se detalló, evaluó y analizo cada uno de los componentes que conforman el PNC de cada uno de los procesos que conforman el PNC, de acuerdo a los sistemas de Gestión de Calidad que son implementados en distintas organizaciones. 6.- Se aplicó una mejora continua en la Coordinación Técnica. 7.- Se elaboró una propuesta de mejora con la finalidad de presentar un prototipo del modelo normalizado para su revisión y aprobación por parte de los representantes del IGVBS. 8.- Se realizó un estudio de tiempo en el proceso de digitalización de Levantamientos Parcelarios

DIAGNÓSTICO La Coordinación Técnica, es la encargada de la planificación de las actividades inherentes que maneja y ejecuta el Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar, el cual tiene como metas propuesta el mayor número de levantamiento de inmuebles de acuerdo a las exigencias que se deben cumplir. Levantamiento Topográfico

Levantamiento Parcelario Levantamientos de Topónimo

En la Coordinación técnica no existen procedimientos, se encuentran muchas fallas en cuanto a la planificación de actividades, así mismo como en la sala cartográfica no se encuentra medido el tiempo exacto en cuanto al trabajo que realizan los digitalizadores, se observan muchas debilidades como organización que sin embargo pueden ser atacadas, aunado a esto que en la institución no posee un sistema de gestión de calidad que es fundamental, sin embargo el propósito de este trabajo es dar respuestas a los problemas ya mencionados. Actualmente el IGVSB trabaja en pro de llevar en marcha el Programa Nacional de Catastro, de acuerdo al diagnóstico que se obtuvo se necesitan procedimientos netamente de campo como lo son parcelarios, toponímico y geodésico donde se detalle, explique claramente las actividades que se realicen, además de eso un plan de Mejora en la coordinación técnica de la oficina regional donde se pueda atacar un problema y dar soluciones y por ultimo vinculado a ello la realización de un Estudio De Tiempo en la sala cartográfica que permita medir los ritmos de trabajo en cuanto a tiempo.

Diagrama Causa – Efecto Mano de Obra Método de trabajo Adiestramiento constante al personal técnico Falta de seguimiento a personal Falta de planificación, control en asignación de trabajo Falta de Procedimientos Deficiencia en realización de trabajo que lleva a cabo la coordinación Técnica. Insuficientes y algunos obsoletos Insuficiente Infraestructura Figura 2: Diagrama Causa Efecto Fuente: Elaboración Propia Maquinaria o Equipo Medio Ambiente

Matriz FODA Tabla 1: Matriz FODA

Análisis Diagrama Causa Efecto Métodos de Trabajo: • Descontrol en actividades • No posee procedimientos explícitos • Seguimiento a personal Técnico Mano de Obra: Maquinaria o Equipo: Equipos insuficientes en cuanto al numero existente Medio Ambiente: El IGVSB no cuenta con las No existe un condiciones en cuanto espacio adiestramiento Continuo en cuanto al físico. personal técnico encargado de Digitalizar

Análisis De Matriz FODA con estrategias

Documentación Requerida para la Coordinación Técnica Una vez analizada toda la información referente a las actividades realizadas en el área de Geodesia, Toponimia y Catastro que enmarca el PNC se elaboró la documentación que engloba todo lo referente y necesario para la buena práctica de las funciones y actividades requeridas. Tabla 3: Descripción de los Procedimientos Número PRO-LT-01 PRO-LP-02 PRO-LT-03 Fuente: Elaboración Propia. Procedimiento Levantamiento Topográfico Levantamiento Parcelario Levantamiento Toponímico

Se elaboraron tres documentos. El cual se diseñó de la siguiente manera: Hoja de Aprobaciones Contenido o Índice Objetivo Alcance Definiciones Los documentos constan: Levantamiento Topográfico 11 páginas Levantamiento Parcelario 21 páginas Levantamiento Toponímico 14 páginas Normas Procedimientos Flujogramas Anexos En líneas generales, se puede mencionar que el procedimiento de Levantamiento Topográfico consta de: Cuatro (4) términos claves. Once (11) normas. Ocho (8) procedimientos. Un (1) Flujograma

Procedimiento para el Levantamiento Parcelario, consta de: Veinticinco (25) términos claves. Dieciséis (16) normas. Dieciséis (16) procedimientos. Un (1) Flujograma. Un (2) Anexos. Procedimiento para Levantamiento Toponímico, consta de: Cuatro (4) términos claves. Trece (13) normas. Doce (12) procedimientos. Un (1) Flujograma. Un (3) Anexos.

Plan de Mejora Continua en la Coordinación Técnica Paso 1. Selección de las oportunidades de mejora. En este paso el objetivo fue la identificación y escogencia de los problemas de calidad de la coordinación técnica bajo análisis. El desarrollo de este estudio de mejora continua, se inició con la selección del problema u oportunidad de mejora. En este paso se aplicaron las técnicas y herramientas contempladas en la metodología de los siete pasos. De esta manera se realizó un bosquejo de la caracterización de la unidad donde se muestran datos importantes como insumos, procesos, y servicios, entre otros.

7 7 8 8 9 8 8 9 Tabla 4: Oportunidades de mejora Oportunidades De Mejora 1.- Software de programa GVSIG con deficiencias. 2.- No existen procedimientos explícitos de los procesos que se llevan a cabo. 3.- Falta de control y seguimiento en los procesos de campo (L.P, L.T, L.T) 4.- Implantación de un Sistema de Gestión De calidad 5.- Retraso en entrega de digitalizaciones de sectores. Puntos (toponimia, catastro) Fuente: Elaboración Propia Tabla 5: Selección Oportunidades de mejora Selección De la Oportunidad De Mejora 1.- Falta de control y seguimiento en los procesos de campo (L.P, LT, LT). 2.- Implantación de un Sistema de Gestión De calidad 3.- Retraso en entrega de digitalizaciones de sectores. Puntos (toponimia, catastro) Fuente: Elaboración Propia

Retraso en entrega de digitalizaciones de sectores. (Toponimia, catastro).

Paso 2. Cuantificación y Subdivisión de la oportunidad de mejora seleccionada. El indicador seleccionado es el porcentaje promedio de retraso de entrega de Digitalizaciones, El cual se obtiene al dividir dicho porcentaje entre los otros tres factores que influyen en el proceso de Digitalización. Paso 3. Identificación y análisis de las causas raíces. A continuación se presentara bajo la técnica de tormenta de ideas y Diagrama causa – efecto (Ishikawa) los problemas que originan el retraso de la entrega en Digitalizaciones. (Ver Figura N° 4)

Paso 4. Establecimiento de la meta de mejoras. Utilizando la técnica de Diagrama de Árbol se procede a establecer la Meta e Mejoramiento. (Ver Figura N° 5)

Paso 5. Diseño de Soluciones La técnica de Tormenta de ideas es la empleada para generar las soluciones aplicables para eliminar o reducir las causales de los defectos señalados en el diagrama causa – efecto. Causa: Carencia en Detalles Soluciones: 1.- Hacer un buen levantamiento de información Toponímica. 2.- Llenar correctamente las planillas de levantamiento toponímico, cada uno de los ítems y recuadros. 3.- Llenar adecuadamente la minuta de reconocimiento de campo de sectorización. Causa: Detalles de Medida de terreno Soluciones: 1.- Hacer un buen levantamiento Parcelario. 2.- Llenar correctamente cada uno de los datos que requiere la ficha catastral. 3.- Tomar correctamente las medidas del levantamiento parcelario. 4.- El supervisor de campo debe de encargarse de verificar las medidas del terreno, que estén tomadas correctamente.

Causa: Inspección Causa: Deficiencias. (Levantamiento Toponímico) Soluciones: 1.- Se debe llevar un control y seguimiento en campo para los levantamientos. 2.- El supervisor de Campo debe inspeccionar que el trabajo se esté realizando correctamente. 3.- Debe existir un control de calidad en cuanto a la información levantada en campo. Soluciones: 1.- Actualizar programa GVSIG. 2.- Buscar en el mercado nuevos programas que se adapte a las necesidades del Instituto. 3.- Probar con otros programas de Digitalizaciones. Causa: Falta de Entrenamiento Soluciones: 1.- Capacitar constantemente a todo el personal encargado de digitalizar. 2.- Realizar cursos constantes al personal del programa Gvsig. 3.- Adquirir procedimientos explícitos para la realización de Levantamientos. 4.- Adiestrar al personal encargado en campo de trabajar. (Auxiliares, supervisores). Causa: Inspección (Levantamiento Parcelario) Soluciones: 1.- Se debe llevar un control y seguimiento en campo para los levantamientos parcelarios. 2.- El supervisor de Campo debe inspeccionar que los auxiliares catastrales estén realizando correctamente el trabajo. 3.- Debe existir un control de calidad en cuanto a la ficha catastral obtenida de determinado terreno. Causa: Falta de Coordinación y Planificación Soluciones: 1.- La coordinación debe tener una mejor planificación en cuanto al trabajo que se lleva día a día de las digitalizaciones. 2.- El digitalizador debe asignársele un determinado sector y luego de terminado ese, asignarle uno nuevo. 3.- Obtener una mejor organización en cuanto a transcriptores y Digitalizadores, cada trabajador debe tener definido su rol. Causa: Insuficiente Soluciones: 1.- Se debería capacitar a más supervisores de campo 2.- Debe existir más de dos supervisores en determinado sector que se vaya a realizar el levantamiento.

Paso 6. Implantación de Soluciones. A objeto de mejorar el retraso de entrega en las Digitalizaciones (Catastro y Toponimia) en la coordinación técnica, se hace necesario que está a su vez implemente el conjunto de acciones identificadas en la propuesta del paso 5. Una vez implementada el Plan de soluciones propuesta, las mismas deben ser revisadas y actualizadas para incorporar actividades adicionales que se consideren que contribuyan a la disminución del retraso en las digitalizaciones.

Paso 7. Acciones en Garantía Para asegurarnos que el Plan de Mejora logrado se cumpla con la implementación de Acciones Propuesta, se hace necesario ejecutar las siguientes acciones: • Hacer levantamientos de información parcelario, realizando llenado correcto de la ficha catastral. • Hacer levantamientos de información toponímica, realizando el llenado correcto de las planillas. • Implementar un Sistema de Gestión de Calidad dentro de la institución. • Implementar procedimientos explícitos del proceso de levantamiento parcelario, toponímico y geodésico. • Mantener actualizada los métodos de trabajo de todas las actividades perteneciente a los levantamientos catastrales y digitalizaciones. • Implementar manuales de procedimientos más específicos en cuantos al programa utilizado para digitalizar. • Velar que el nuevo personal que ingrese a la institución asista a los cursos de inducción gvsig. • Capacitar al personal que labora en la institución constantemente con relación al programa de Digitalización. • Hacer uso de flujogramas ya que este permite visualizar de forma clara la trazabilidad del proceso. • Reconocer y difundir en la coordinación Técnica, en la institución en general, los resultados alcanzados con este Plan de Mejora. • Aprovechar las fortalezas de la Organización para hacer frente a las Oportunidades detectadas. • Minimizar las Debilidades de la Institución para contrarrestar las amenazas detectadas.

ESTUDIO DE TIEMPO E-1 Operación: Digitalización de Levantamiento Parcelario. DETERMINACIÓN DE CONFIABILIDAD DEL ESTUDIO Para una muestra de n = 10, el nivel de confianza del estudio es NC = 95%

ESTA PRESENTACIÓN CONTIENE MAS DIAPOSITIVAS DISPONIBLES EN LA VERSIÓN DE DESCARGA