Las normas internacionales para la descripción ISAD (G), ISAAR y EAD (página 2)

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La norma EAD

La Descripción Archivística Codificada (EAD) es el fruto de una iniciativa de varias instituciones norteamericanas con el fin de poder adecuar las normas de descripción al etiquetado que se necesita para su tratamiento y difusión mediante las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación).

Se trata de un conjunto de reglas que deben respetarse cuando se crean instrumentos de descripción electrónicos con un lenguaje concreto, de manera que la información puede ser buscada, visualizada e intercambiada en un entorno electrónico.

Las principales características de la EAD son:

Se define como una estructura normalizada para instrumentos de descripción que permite acceder a ellos, intercambiarlos y emplear la información que contienen de diversas maneras.
Se define también como una forma de comunicación que permite a los archivos distribuir electrónicamente instrumentos de descripción a usuarios sin importar la distancia.
Por último, se define como una tecnología basada en normas previas, independiente de plataformas informáticas, que emplea herramientas para buscar, recuperar y navegar por instrumentos de descripción.

Lo más importante, quizás, es que EAD se basa en principios de organización y descripción clásicos de los archiveros y que, en sí, no representa grandes cambios sino sólo adaptación a las normas descriptivas.

EAD permite tanto crear nuevos instrumentos de descripción, como adaptarse a los ya existentes conforme a las normas, y convertir los ya creados sin normalización.

Uno de sus objetivos primordiales es el facilitar el manejo y el intercambio de los instrumentos de descripción.

Justificación de la necesidad de la utilización de las normas anteriores

Desde finales de los años ochenta y, sobre todo, en la década de las noventa del pasado siglo destacaron por lo que se vino a denominar "la fiebre por la normalización". Se trataba de una reivindicación real largamente demandada por muchos archiveros y tratada en numerosos congresos, publicaciones y mesas redondas.

Las nuevas tecnologías, en la actualidad, llevan ya tiempo facilitando dicha normalización, como es fácilmente comprobable en todo lo que se refiere a la Biblioteconomía, con normas internacionales de clasificación asumidas por la mayor parte de los países del mundo.

Estas normas han facilitado enormemente la informatización de las bibliotecas, museos y centros de documentación y el acceso telemático a las mismas desde cualquier lugar del mundo.

El planteamiento de la normalización en Archivística, a pesar de los enormes avances informáticos de las últimas décadas, choca con las reticencias de algunos profesionales amantes de una "tradición" que a veces se ha demostrado obsoleta, temerosos de los cambios que ello podría comportar. La navegación por diversos archivos españoles (locales, autonómicos, eclesiásticos, etc.) sin ir más lejos, nos muestra la torre de babel de normas de clasificación y de terminología que existe en la actualidad.

Además, existe el problema de que se parte históricamente de una diversidad conceptual, de un vocabulario rico, pero muy diverso y, a veces, arbitrario.

El temor a usar términos genéricos como "clasificación", supuestamente correspondientes a la Biblioteconomía y la utilización de traducciones literales de otros idiomas (sobre todo del inglés) que han llevado a confusión no han ayudado precisamente a una buena normalización.

Una normalización internacional de obligado cumplimiento se ha revelado imprescindible para la buena marcha de la Archivística, por razones de cooperación, comunicación y costes.

Las tres normas que nos ocupan: ISAD (G), ISAAR (CPF) y EAD se muestran como un logro necesario aunque siempre mejorable.

Las normas descriptivas anteriores, entre otras, representan un sistema de comunicación entre creadores de documentos, usuarios en general y gestores de la información.

Su desarrollo facilita la comprensión de los instrumentos, de la naturaleza de los documentos y de su contenido.

Existen, además, una serie de beneficios económicos que se derivan de la normalización en diversos ámbitos de la actividad humana, que favorecen el desarrollo archivístico y agilizan la cooperación entre archiveros y otros profesionales de la información.