Diseño de un sistema de control de gestión de la superintendencia de planificación

AUTORA: AURYMAR CEDEÑO DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO C.V.G. CARBONES DEL ORINOCO C.A. U N E X P O Tutor Académico: Ing. Iván Turmero MSc. PUERTO ORDAZ, OCTUBRE 2004

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN LA SUPERINTENDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO EN C.V.G. CARBONORCA PROBLEMA EMPRESA DISEÑO METODOLÓGICO SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

EL PROBLEMA SubPlanteamiento del Problema Objetivos Específicos

Planteamiento del Problema La Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento de C.V.G. CARBONORCA, necesita de algún instrumento que le permitan evaluar de manera permanente las posibles desviaciones que se presentan dentro de su núcleo de operaciones, por ello es indispensable diseñar y validar un Modelo De Control de Gestión, utilizando la herramienta de Tablero de Control, para la administración y seguimiento del sistema de gestión. EL PROBLEMA

Objetivos Específicos Elaborar el Diagnóstico de la Gestión de la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento. Analizar el Plan Estratégico de la Superintendencia para efecto del diseño del Control de Gestión. Caracterizar cada uno de los procesos asociados con la actividad de la Superintendencia. Definir los indicadores más adecuados para cada proceso. Cont.

Objetivos Específicos Establecer para cada indicador, sus niveles de referencia y evaluación actual. Escoger el instrumento de control, que se aplicará a la gestión del proceso. Implementar el Diseño del Sistema de Control de Gestión de la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento, en un determinado Software. MENÚ PRINCIPAL

SubPolítica de Calidad Proceso Productivo Niveles Jerárquicos LA EMPRESA

Política de Calidad “En C.V.G. CARBONORCA, nuestro compromiso es producir y comercializar de manera rentable, ánodos de carbón para plantas reductoras de aluminio, satisfaciendo los requerimientos de nuestros clientes, mediante el mejoramiento continuo de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.” EMPRESA

MATERIAS PRIMAS PLANTA DE MOLIENDA Y COMPACTACIÓN MEZCLADO COMPACTACIÓN BLOQUE ANÓDICO COCCIÓN Equipos de caracterización Físico-química Triturador de mandíbula, cono, rodillo e impacto. Cribas vibratorias Molino de bola Ciclones Secador Mezclador continuo Balanza Vibrocompactador Transportador de cadenas Enfriamiento y Almacenamiento EMPRESA

Junta Directiva Presidencia Consultoría Jurídica Contraloría Interna Gerencia Administración y Finanzas Gerencia Planificación y Sistemas Gerencia de Personal Gerencia de Logística Gerencia General Planta Gerencia de Producción Gerencia de Mantenimiento Gerencia Técnica MENÚ PRINCIPAL

DISEÑO METODOLÓGICO SubTipo de Estudio Población y Muestra Procedimiento

Diseño Metodológico Tipo de Estudio Descriptivo-evaluativo Población y Muestra Superintendencia de Planificación y Programación Mantenimiento. DISEÑO METODOLÓGICO

Procedimiento Selección y Delimitación del tema a estudiar. Recopilar información correspondiente a la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento para conocer su estructura organizativa y objetivos funcionales y procesos claves de la misma. Definir y formular el problema tomando en consideración el Modelo de Control de Gestión de la Superintendencia. Analizar los procesos, de la gestión de procura, que realiza la Superintendencia. Cont.

Procedimiento Determinar los indicadores de gestión a partir de los procesos claves, objetivos funcionales, productos, servicios y clientes de la unidad. Proponer los indicadores que conforman el Sistema de control de Gestión. Diseñar el Sistema de Control de Gestión de la Superintendencia y el reporte de los indicadores. Presentar el Diseño del Sistema de Control de Gestión, utilizando como herramienta el Tablero de Control, con todos los indicadores, para su validación y aplicación en la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento. MENÚ PRINCIPAL

SITUACIÓN ACTUAL SubEvaluación Actual del Sistema de Control de Gestión en la Superintendencia

Maquinaria Mano de Obra Método SIMI Obsoleto Módulos Inactivos Vehículos Insuficientes Computadoras Insuficientes Falta de personal (Transcriptor) Descuido del Trabajador Desconocimiento del Personal Realización de Actividades Adicionales Descontrol de Solicitudes de Trabajo Recibidas Procedimiento Transgredido Omisión de Reuniones de Programación Planificación y Programación Deficientes Repuestos Adjudicados Inoportunamente Control Insuficiente de Material Solicitado INEXISTENCIA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN EN LA SUPERINTENDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO MENÚ PRINCIPAL

SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SubIndicadores de Eficacia Indicadores de Calidad Normalización de Indicadores Tablero de Control

Indicadores de Eficacia Indicadores de Eficacia Oportunidad de las Reuniones de Programación. Cumplimiento de las Solicitudes de Pedido. Cumplimiento de las Solicitudes de Inclusión. Cumplimiento de los Reportes. Cumplimiento de las Solicitudes de Trabajo. Cumplimiento en la Entrega de Materiales. Oportunidad en la Entrega de Reportes. SCG

Indicadores de Calidad Calidad de las Órdenes de Trabajo. Nivel de Satisfacción de los Usuarios. Calidad en la Planificación de las Paradas de Planta. Calidad en la Entrega de Materiales. Promedio de Asistencia. Número de Horas Extras. Indicadores de Calidad SCG

Normalización de Indicadores Definición. 1.1 Expresión Conceptual. 1.2 Expresión Matemática. 2. Objetivos. 3. Niveles de Referencia. 4. Árbol de Factores. 5. Reportes y Consideraciones de Gestión. 5.1 Consideraciones de Gestión. 5.2 Periodicidad e Intensidad. 5.3 Responsables. 6. Información y Datos. 6.1 Tipo y Forma de Medir. 6.2 Formato de Registro de Información. 6.3 Formato de Cálculo. 6.4 Punto de Información. 6.5 Punto de Control.

1. Definición. 1.1 Expresión Conceptual. El indicador expresa el porcentaje de Cumplimiento de las Solicitudes de Trabajo, mediante la relación del número de solicitudes de trabajo procesadas y el total de solicitudes de trabajo recibidas en la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento. 1.2 Expresión Matemática. SOLICITUDES DE TRABAJO CUMPLIMIENTO DE LAS NORMALIZACIÓN

2. Objetivos. Medir el cumplimiento de las Solicitudes de Trabajo recibidas en la Superintendencia. Controlar el número de Solicitudes de Trabajo procesadas. Evaluar el comportamiento de las Solicitudes de Trabajo en las tareas de mantenimiento. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO NORMALIZACIÓN

3. Niveles de Referencia. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO NORMALIZACIÓN

Falta de equipos y computadoras 4. Árboles de Factores. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO Fallas en el SIMI Sistema de información obsoleto Disponibilidad de los proveedores Exceso de carga de trabajo Falta de recursos NORMALIZACIÓN

5. Reportes y Consideraciones de Gestión. 5.1 Consideraciones de Gestión. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO 5.2 Periodicidad e Intensidad. MENSUAL 5.3 Responsables. NORMALIZACIÓN

6.1 Tipo y Forma de Medir. 6.1.1 Punto de Información. 6.1.2 Formato de Registro de Información. 6.1.3 Formato de Cálculo. 6.1.4 Punto de Control. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO 6. Información y Datos

6.1.1 Punto de Información. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO … VOLVER

6.1.2 Formato de Registro de Información. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO … VOLVER

6.1.3 Formato de Cálculo. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO … VOLVER

6.1.4 Punto de Control. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE TRABAJO SCG

Tablero de Control MENÚ PRINCIPAL

Conclusiones Se determinó que la implantación del Sistema de Control de Gestión de la Superintendencia de Planificación y Programación de Mantenimiento, permitirá facilitar detecciones de desviaciones a tiempo y tomar las medidas necesarias para el logro de los principales objetivos de la unidad. La automatización del Sistema de Control de Gestión no se pudo lograr en su totalidad debido a la falta de un personal con conocimiento en el manejo de redes y programación, es decir, un Ingeniero Informático. Los indicadores de eficiencia y efectividad no fueron establecidos debido a la inexistencia de información necesaria para llevar a cabo estos indicadores. Cont.

Conclusiones Existe cierto desconocimiento por parte del personal de la superintendencia de la entrada y procesamiento de la información. El Sistema de Control de Gestión, se desarrollo solo para el año en curso, en este se presentan todas las pautas a seguir para la activación de los años sucesivos. La normalización de los indicadores, se realizo con la intervención y consenso del personal que labora en la Superintendencia. MENÚ PRINCIPAL

Recomendaciones Difundir el Sistema de Control de Gestión entre todo el personal que labora en el Departamento, para que éstos tomen conciencia de la importancia y trascendencia que éste tiene para establecer un esquema de control claro y sencillo. El personal de la Superintendencia debe proporcionar los mecanismos necesarios, para transformar o modificar el Sistema de Control de Gestión aquí presentado, para poder satisfacer las nuevas necesidades que puedan surgir debido a que los procesos industriales están evolucionando constantemente. Cont.

Recomendaciones Examinar anualmente los indicadores que conforman el Tablero de Control, con la finalidad de que éste sea representativo de la gestión que se esta llevando en el Departamento. Implementar mecanismos que permitan verificar que la información que se registra en el Sistema de Control de Gestión, sea representativa de la realidad, para realizar el control y la toma de decisiones oportunas. Realizar la automatización del Sistema de Control de Gestión, la cual permitirá que el mismo sea mas dinámico y simple para la ejecución del control. Capacitar al personal de la Superintendencia, en cuanto a la utilización del Sistema de Control de Gestión.