– Hay personas que cuando trabajan en grupo son muy buenos, pero cuando les toca liderizarlos, terminan rompiendo relaciones, y nadie los quiere como líderes.
Capítulo 2:
Empresa. Manual de procedimiento. Organización
2 – Manual de Procedimiento
Tener un Manual es uno de los principios fundamentales para toda empresa, sobre todo cuando cuenta con una gran variedad de cargos, departamentos, funciones y equipos de trabajos distintos, variados y, sobretodo, eminentemente importantes tanto individualmente como integralmente.
Los manuales, llenan todos los requisitos para ser útiles dentro de la empresa:
– Garantiza que cada quien conozca la visión, misión, y objetivos tanto generales como específicos de cada departamento.
– Garantiza que cada quien conozca las generalidades del cargo que le corresponde; sus funciones, sus derechos, sus deberes, sus escalas de responsabilidades, y los requisitos que deben llenarse para poder optar por un determinado cargo.
– Garantiza que cada quien conozca bien sus atribuciones, sin pasar por encima de las atribuciones que le corresponde a cada quien.
– Garantiza que cada quien conozca qué personal debe ser respetado aun por encima de sí mismo.- Garantiza que cada líder sepa bien qué es lo que debe desarrollar, esperar y cuidar en su equipo de trabajo.- Garantiza que cada quien conozca bien sus funciones, y reconozca las limitaciones correspondientes.- Garantiza que todos tengan acceso a la misma información, y nadie tenga la oportunidad de trabajar a su gusto, apoyándose en excusas de que es porque creía, pensaba, se imaginaba, sino que sepa muy bien cómo debe ser la correcta ejecución de sus funciones.
Cada empresa puede elaborar su manual, o variedad de manuales dentro de su empresa, que llenen realmente las expectativas acerca de lo que espera que sea el trabajo y el funcionamiento de la organización en general, de cada equipo, y de cada miembro de cada grupo de trabajo.Las empresas que no tienen manuales, muchas veces se rigen a base de la improvisación mecánica, en la que cada cual ejecuta una decisión dependiendo de las circunstancias, las personas, las ideas que se les vienen a la mente de pronto; y todo esto ocurre sin ser planeado.
Pero esta forma de trabajo decae en una gran variedad de factores molestos que no permiten avanzar sino, más bien, cometer errores muy básicos en la ejecución de decisiones. Muchas veces una de las consecuencias más graves de esta situación es que también La Rotación de Personal se hace al azar y sin tener una medida especifica que permita conocer que esa Rotación es realmente eficaz, más bien la rotación de personal se ha convertido en una rotación basada en percepciones subjetivas de quienes creemos mejores para algo y a quienes no nos gustaría que estén en un determinado lugar; peor aun cuando estas posturas están sustentadas en lo que sentimos personalmente hacia la gente: si nos caen bien, o no nos agradan como personas.
Un manual debería estar estructurado de una manera tal que nos permita verificar en él unas constantes y reiteradas consideraciones al respecto, que nos permitan, a su vez, juzgar, estudiar, analizar y poner en justo juicio, quiénes son las personas que son aptas para asumir un determinado compromiso, y quienes no. Cuando asumimos una postura general que no comprometa la integridad moral de la persona que ejecuta la rotación del personal, también estamos asumiendo riesgos, pero tenemos bases legales que sustentan tal acción, a diferencia de cuando se improvisa y se asumen posturas acerca de alguien sin base legal que sustente nuestra toma de decisión. En este caso, la persona que toma la decisión queda totalmente indefensa ante el personal por no saber cómo defender su manera de hacer el trabajo.
Capítulo 3:
Relaciones laborales. Manual de entrenamiento empresa
3 – Manual de Entrenamiento
Tener manuales de Procedimientos no es sólo la única útil opción que tenemos a la hora de realizar una Rotación de Personal; también es importante que exista dentro de la compañía guías practicas que no solamente nos hablen acerca de que cosas nos corresponde hacer y cuáles son los requisitos, sino que, más aún, nos proporcione herramientas para conocer cómo hacer mucho mejor nuestro trabajo.
Contar con este tipo de Manual nos permite dentro de la Compañía manejar dos situaciones distintas pero que se enriquecen entre sí:
1.- Cada entrenante necesita tener una herramienta que le permita orientarse acerca de qué cosas debe enseñar a sus aprendices, pero, sobre todo, cómo, cuándo, por qué, en cuánto tiempo, y, entre otras cosas, conocer también en qué orden de prioridades debería de enseñarlas.
2.- Cada aprendiz dentro de la Empresa puede tener una guía de estudio que le ayudará a integrarse más rápidamente a su nuevo grupo de trabajo, y que no solamente cuente con la información adecuada, sino con el entrenante adecuado, que sabe cómo facilitarle las herramientas de aprendizaje.
Estos manuales nos permiten mejorar y acrecentar la calidad de trabajo en todos los ámbitos:
– La calidad de trabajo de la Organización – La calidad de trabajo del Grupo
– La calidad de trabajo del Líder del grupo y/o entrenante
– La calidad de trabajo del nuevo integrante del equipo
Estos manuales, también nos permiten mejorar la calidad de las relaciones de trabajo:
– La calidad de las Relaciones de trabajo entre la Empresa y el Equipo de trabajo
– La calidad de las Relaciones de trabajo entre el Líder y su respectivo equipo del trabajo
– La calidad de las Relaciones de trabajo entre el Equipo de trabajo y el nuevo integrante
Estos manuales también nos permiten mejorar la calidad de la Información que se maneja:
– La calidad de la información que debe poseer la Empresa
– La calidad de la información que debe poseer el líder de cada equipo
– La calidad de la información que debe poseer cada equipo de trabajo
– La calidad de la información que debe poseer el entrenante
– La calidad de la información que debe poseer e incrementar el nuevo aprendiz
Como podemos ver, este tipo de manuales son muy útiles para toda empresa, y es complementario al manual de Procedimiento, como lo puede ser cualquier otro recurso que maneje la empresa para poder mantener un máximo nivel de Rendimiento y Productividad.
Capítulo 4:
Empleados. Escala de posiciones en la empresa
4 – Escala de Posiciones en la empresa
Cuando una Empresa tiene una escala de Posiciones, es vital que las haga conocer a todos sus empleados, desde los más antiguos hasta los más nuevos integrantes de dicha empresa.Establecer y publicar esta escala de Posiciones, les permitirá a todos:
– Saber en qué escenario de la empresa está parado.- Cuales son los personajes principales de dicha empresa.- Quienes son las personas de máxima autoridad.- Quienes son las personas que siguen detrás de otros, en dicha escala de posiciones.
– Poder visualizar, también, a dónde le gustaría llegar si su rendimiento dentro de la empresa llegara a ser desarrollado según su máximo potencial.
– Permitiría que cuando una persona sea rotada de un lugar a otro, conozca bien cuál es el nivel de importancia de este cambio y que tan significativo es dicho papel que deberá desarrollar dentro de la empresa.
– Permitirá conocer a cada persona que hay puestos superiores que pueden ser alcanzados, pero saber que debe destacarse en el área en que labora en la actualidad para poder optar por nuevos cargos.
– Permitirá que cada quien se autoevalúe y examine para comprobar si realmente llena los requisitos que se ameritan para optar por una nueva responsabilidad dentro de la empresa.
Hay muchísimas empresas que tienen esta escala de posiciones, pero no siempre es una escala igual para todas las empresas, hay escalas de posiciones en determinadas empresas que son muy rígidas y nadie puede siquiera soñar con algún día llegar a ser un jefe en algún departamento porque esta empresa no permite a nadie subir en la escala de posiciones. Simplemente cada empleado asume un cargo y si es bueno su rendimiento y desenvolvimiento puede mantenerse al frente de ese cargo por el resto de su vida.
Otras empresas son más abiertas a la idea de innovar y mejorar su desenvolvimiento a través de una Dinámica Rotación de Personal. No todas las empresas tienen el mismo ciclo de rotación, algunas lo harán anualmente, mensualmente, o en algún período que les resulte importante y significativo, pero lo importante en este tema que estamos abordando no es qué tan frecuentemente se hace una Rotación de Personal dentro de la compañía, sino cómo se logra, y bajo cuales principios se basa tal decisión.
Para ello, es importante, que la empresa haga conocer a todos sus empleados, la importancia de la Rotación de Personal para su organización, los requisitos que se deben cubrir, las expectativas de la empresa, y la labor que debe llevar a cabo todo personal, para que este proceso de Rotación sea efectivo.
Exponer el concepto que se tiene en la Organización acerca de La Rotación de Personal, y cuáles son las causas por los cuales la compañía ve necesario aplicarla es un punto importante, además de expresar cuáles son los intereses que puede aprovechar cada empleado cuando se realiza este tipo de decisiones, y ver en qué les afecta y en qué los beneficia.
Es importante, también, que la empresa manifieste cuáles son los requisitos que debe llenar el personal para poder gozar de dicho beneficio, y cómo puede afrontar este cambio al que será sometido a través de estas decisiones.
Mientras mayor sea la cantidad y la calidad de información que maneje la empresa, los jefes de departamentos, cada equipo de trabajo, y cada empleado, mejor será el procedimiento.
Capítulo 5:
El empleado y su desarrollo en la empresa
5 – Desenvolvimiento de cada empleado
La Comunicación y la Información juegan un papel fundamental en una empresa, en todas las áreas de su desarrollo. En cuanto a la Rotación del Personal, es importante mantener informado a todo el personal en todos los aspectos concernientes. Uno de los puntos importantes que deben ser tomados muy en cuenta es el del desenvolvimiento de cada empleado.
Cuando dentro de la Compañía todos saben quién es el empleado del mes, el empleado que más vende, el empleado que más tiempo tiene dentro de la compañía, el empleado que más se destaca en una determinada cosa, etc. para el momento de la Rotación de personal, no habrá sorpresas para nadie, porque simplemente ya las personas lo veían llegar, esto hace que cuando se dé el cambio de personal no haya desajuste emocional, desacuerdo y confusión, entre otras cosas.
La Rivalidad en todas las relaciones personales siempre va a existir, pero cuando una rotación está sustentada sobre una base, acerca de qué empleado destaca y cuál no, la rivalidad, aunque exista, debe mantenerse respetuosa de tal situación porque no tiene base legal para defender sus intereses personales y egocéntricos.
Además, la persona que va a ser promovida tiene una imagen de sí mismo más realista, que está basada en cuanto a su desenvolvimiento y no a una duda acerca de que su ascenso está basado sobre una preferencia injusta hacia su persona, y, a la vez, no se sienta presionada e incapaz para asumir tal responsabilidad, sino que se pueda sentir un poco más seguro de sí mismo.
Cuando el Desenvolvimiento de cada empleado está expuesto ante todos, siempre, se quiera o no, surge una competitividad en el ambiente que genera una forma a veces sana y a veces no sana de intentar superar a los otros para recibir una promoción. Esta competitividad, muchas veces deteriora las relaciones si la empresa no asume el deber de orientarles en el proceso, y de corregir los comportamientos antes de que estos sumen sus efectos perjudiciales.
Por otra parte, la persona que se está destacando, muchas veces puede sufrir una metamorfosis, es decir, un cambio de comportamiento desde el momento en que se descubre como una persona destacada, y puede empezar a herir a sus compañeros con acciones minimizando a los demás, sobreponiéndose por encima de los otros, e, incluso, tratando de liderizarlos sin tener un cargo que le apruebe tal actitud.
No todos los grupos actúan de este modo, ni todos los candidatos a promoción actúan de la misma manera, pero esto siempre puede ser una advertencia útil para tomar en cuenta cuando la empresa está promoviendo el desenvolvimiento de sus empleados.
Muchas veces, en el momento en que el empleado es públicamente valorizado ante el grupo, inicialmente el grupo se siente orgulloso de él y la persona se siente aprobada por su grupo, y esto impide que haya luego una rivalidad entre todos.
También se da la situación de que, tal vez, al momento de que un empleado es altamente valorizado delante de sus compañeros no se visualiza rivalidad en ese instante, pero todo se manifiesta después que el empleado ha sido promovido, y es allí cuando cada quien aflora su verdaderas intenciones ocultas.
Para todo esto, la empresa debe estar preparada en cada una de las situaciones y limitantes dentro de la organización.
Capítulo 6:
Empresa. Recursos educativos para empleados
6 – Medios de Instrucción Externos para personal de empresa
Los Recursos Educativos de los que puede disponer una empresa, son muchos, y puede tener acceso a ellos de diferentes maneras y posibilidades. Aquí citaremos algunos de los medios disponibles más comunes con los que puede contar una empresa:
1.- Empleados con Carreras Universitarias concluidas. Los empleados que han sido graduados de alguna carrera que complementa sus funciones dentro de la empresa, siempre tienen recursos tales como guías de estudios acerca de asuntos que competen a la empresa y pueden contribuir para ser una fuente de información, para capacitar a otros empleados.
2.- Cursos, Talleres y Seminarios de Instituciones, que ofrecen servicios a las empresas para prestar capacitación a los empleados. Este tipo de empresas pueden llevar un completo kit de cursos que pueden ayudar a los empleados a conocer mejor su trabajo.
3.- Permitir a los empleados la culminación de sus estudios. Cuando los empleados se preparan académicamente, se abre un mundo de posibilidades para ellos y para la empresa, ya que a través de sus estudios los empleados adquieren destrezas básicas que pueden incluir en su record laboral, pueden autocapacitarse y ayudar a capacitar a otros, y además pueden desarrollar nuevas ideas dentro de la empresa.
4.- Pagar matriculas para estudiar cursos a los empleados de excelencia. Muchos empleados desean estudiar y prepararse, y saben que tienen un gran potencial, pero no cuentan con los recursos económicos para poder concretar esos estudios. Si la empresa asume estos gastos, aquello puede convertirse en una valiosa inversión para un empleado que tiene mucho que dar dentro de la empresa, pero que le falta herramientas.
5.- Investigar en Internet. Internet se ha convertido en el principal medio de información a nivel mundial, allí podemos conseguir variada y valiosa información acerca de todos los temas importantes que desee investigar la empresa. Podemos conseguir información online, documentos para descargar e imprimir, cursos gratuitos o pagos, videos y audio.
6.- Elaboración de materiales didácticos a través de aportes de los líderes de la empresa. Los líderes de la empresa muchas veces tienen ideas que pueden aportar y se pueden plasmar todas para lograr elaborar una guía que les ayude a consolidar todos los conocimientos en un documento accesible al conjunto de los empleados, supervisores, ejecutivos y líderes en general. Esto le permitiría a la empresa contar con sus propios manuales de entrenamiento y manuales de Capacitación.
Todos estas formas de obtener conocimientos indispensables apara todos, pueden plasmarse en reuniones de los ejecutivos de la empresa, y seleccionar las mejores opciones.
NOTA: Con este capítulo hemos llegado al final del curso.
Autor:
Maria de los A. Pérez
Fecha publicación: 24/08/2009
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