Curso de control de gestión y cuadro de mando integral: Marco conceptual y metodologico

¿QUÉ ES UN INDICADOR? Variable cuya función es objetivar cambios para la toma de decisiones en cualquier organización

CARACTERISTICAS DE UN BUEN INDICADOR: DISPONIBILIDAD SIMPLICIDAD VALIDEZ CONFIABILIDAD SENSIBILIDAD ESPECIFICIDAD

TIPOS DE INDICADORES: NUMEROS ABSOLUTOS PROPORCIONES RAZONES TASAS INDICES

Numeros absolutos:

Utiles para dimensionar un evento en términos absolutos

¿Limitaciones? No permiten inferir RIESGO

Tasas Indicador de riesgo clásico

Compuesto por: Numerador Denominador Amplificador

Indices Cuociente entre dos tasas

Una de ellas es tasa de referencia

¿Qué expresan los índices? Expresan magnitud de exceso de riesgo o de protección Su lectura es “veces más” o veces menos” Carecen de Unidades de medida Utilizados para relacionar tasas

Razones Poco utilizadas Establecen relación entre 2 eventos Numerador y denominador: no relacionados

Proporciones Muy utilizadas

Establecen relación entre 2 eventos

numerador y denominador relacionados

Interpretación Señalan importancia relativa de un evento OJO: No indican riesgo Utiles en descripción

COEFICIENTES:

Se denominan también % por ser más fáciles de comprender y manejar que las cifras en valor absoluto.

RAZÓN: Relación entre dos valores, por ejemplo A/B, que pueden ser valores de una misma variable o no.

PROPORCIÓN: Es la igualdad de dos razones: A/B = K/C se lee A es a B como K es a C

COEFICIENTE: Es el valor numérico de la proporción o el resultado de una división (se obtiene a partir de una proporción cuando C = 1). A/B = K

INTERPRETACIÓN DE K:

Es la cantidad de numerador ( en sus unidades de medidas físicas y aritméticas) que hay por cada unidad de denominador (en sus unidades de medidas físicas y aritméticas ).

OTRA INTERPRETACIÓN DE K: Hay K unidades de numerador por cada unidad de denominador en sus unidades de medida. Ej. Yn /No de habitantes = $ ingreso per. cápita.

O ASÍ : por cada unidad de denominador ( en sus unidades de medida) hay K unidades de numerador ( Unidades de medida )

LO QUE NO SE PUEDE MEDIR NO SE PUEDE CONTROLAR LO QUE NO SE PUEDE CONTROLAR NO SE PUEDE GERENCIAR LO QUE NO SE PUEDE GERENCIAR NO SE PUEDE MEJORAR PREMISAS

14 INDICADORES DE DESEMPEÑO: CONCEPTOS

PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION

REQUISITOS Y CONDICIONES

DIFICULTADES

INDICADORES DE DESEMPEÑO

15 CLASES DE INDICADORES:

Indicadores de desempeño o de gestión :

Miden el cumplimiento de meta y objetivo alcanzados en un proyecto/ programa o plan operativo. Instrumentos de medición de las variables asociadas a las metas Medidas que describen como una institución esta alcanzando sus objetivos y metas

Conceptualización El logro de la competitividad está referido primordialmente al modelo organizacional.

Un elemento de primer orden son los indicadores de gestión.

Factores para establecer el logro y el cumplimiento de la Misión, y enseguida objetivos y metas de un determinado proceso. 

El monitoreo de los indicadores establece las condiciones y síntomas que se derivan del desarrollo de las actividades.

Se debe tener la cantidad adecuada de indicadores para garantizar un flujo de información constante, real y precisa sobre aspectos como: Efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión. Conceptualización

Definición administrativa estadística autocontrolar datos Cifras Indicador Indicio variables Tomar decisiones financiera operativa información Sistema procesos evolución controlar numéricamente conceptualmente orientar corregir eficiencia grado eficacia operaciones para de y y es un de para la de las calidad cantidad oportunidad productividad costos y relacionarlos Permite es comparar acertadas y oportunas de de expresado

Tipología Básica Indicadores Ejecución Acumulados Temporales De Control Permanentes De Alarma Estrategicos De Planeación Tácticos

Ejemplos % de ejecución de egresos. % de uso de puestos de trabajo. % uso de instalaciones. Ordenes atendidas. Ejecución de planes. Grado de concentración. Grado de concordancia. Grado de cumplimiento. Grado de incidencia. Grado de información. Grado de oportunidad. Grado de racionalidad. Grado de satisfacción. Nº de personas a en servicio. Nº. de equipos fuera de servicio. Nº Contratas extras. Porcentaje de vacantes. Presupuesto ejecutado. Rastreo postinvestigación. Servicios prestados. Tiempo de entrega. Unidades movilizadas.

Cuento del cuervo y el conejito vago. Un cuervo estaba sentado en la copa de un árbol sin hacer nada. A esto que pasa un conejito, lo vé y le pregunta, hola señor cuervo ¿podría sentarme yo en el árbol también sin hacer nada?. El cuervo le respondió Claro ¿porque no?El concejito entonces se tumbó a la sombra del árbol y su puso a hacer "no hacer nada". De repente apareció el zorro. Saltó sobre el conejo y se lo comió.Moraleja 1. Para estar sentado en tu puesto de trabajo sin hacer nada, debes estar sentado muy, muy alto.

Sigue tu propio instinto – “La ranita que siguió corriendo” Erase una vez un grupo de ranitas que corrían hacia la cima de una enorme montaña con muchísimos obstáculos y peligros en el camino.

La montaña era tan alta  y los impedimentos tan numerosos que muchas de las ranitas comenzaron a desanimarse en el camino y dejaron de correr.

De las ranitas que dejaban de correr, muchas gritaban a las otras frases como :

 ¡NO PODRAN LLEGAR A LA CIMA! , ¡ES IMPOSIBLE QUE LLEGUEN! , ¡NUNCA LO LOGRARAN! 

y MUCHISIMAS RAZONES PESIMISTAS, logrando que se desanimaran prácticamente todas las ranitas quedando solo una al final que siguió corriendo sin escuchar a las otras

Al final la ranita que permaneció corriendo llegó a su objetivo convirtiéndose en la ranita más famosa y envidiada de todas.

Tiempo después las otras ranitas le preguntaron como hizo para lograr llegar a la cima de la montaña.

¿Que Creen que respondió la ranita?  …. ¡ NADA ! … PORQUE ERA SORDA MORALEJA : No escuches a las personas que intentan desanimarte en sus proyectos de vida, sigue tu propio instinto , confía en ti , cree en tus habilidades y no te desanimes a medio camino que de esta manera nos podremos ver en la cima del éxito

Mejora Continua (Gp:) Medición del Desempeño (Gp:) Benchmarking (Gp:) Implantación del Sistema / Proceso (Gp:) Acciones Correctivas y Preventivas (Gp:) Análisis del Desempeño (Gp:) Ciclo de Adecuación y Control (Gp:) Ciclo de Mejora Continua

(Gp:) Planear (Gp:) Hacer (Gp:) Actuar (Gp:) Evaluar (Gp:) Definición de Indicadores (Gp:) Diseño del Sistema/ Proceso (Gp:) Comparar (Gp:) Mejora e Innovación

26 APLICAR CRITERIOS TECNICOS Y REQUISITOS RELEVANCIA DE LA MEDICION

ASEGURARSE QUE ESTOY MIDIENDO LOS OBJETIVOS VINCULADOS A LO ESTRATEGICO

INDICADORES QUE ESTEN VINCULADOS CON LO DEFINIDO EN EL PLAN ESTRATEGICO Y EN EL PLAN OPERATIVO

“NO ES POSIBLE, NI DESEABLE MEDIRLO TODO”

27 CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES MEDIR LO CORRECTO :

CONOCER EL PROCESO DE PRODUCCION QUE SE MIDE, ASEGURANDOSE QUE LA MEDIDA DE DESEMPEÑO REPRESENTA UN PROCESO CLAVE PARA LA OBTENCION DE LA META.

28 CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES INDEPENDENCIA

MEDIR LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE CONTROLAR

CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES

29 COSTOS RAZONABLES EN LA RECOLECCION DE DATOS

HOMOGENEIDAD

PARA UN MISMO SERVICIO MEDIDO LA NATURALEZA DE LAS PRESTACIONES DEBEN SER EQUIVALENTES:

CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES

30 LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO NO SON UN FIN EN SI MISMO SINO UN MEDIO.

“LA EVALUACION MAS QUE UNA MEDICION ES UNA INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS”

DEBEN ESPECIFICARSE Y TENERSE EN CUENTA LA INTERRELACION DE LAS DIFERENTES MEDIDAS DE DESEMPEÑO

SIMPLICIDAD DE LA MEDICION

CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS INDICADORES

31 COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS BASES DE COMPARACION:

DESEMPEÑO HISTORICO:

OBJETIVOS DEFINIDOS

DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

32 NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION

SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS: RESULTADOS, IMPACTO, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD

“CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”: COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS

Seguimiento Medición Análisis Mejora Demostrar conformidad del producto

Asegurar conformidad del SGC

Mejorar continuamente la eficacia del SGC PROCESOS DE SEGUIMIENTO MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Satisfacción del cliente Seguimiento y medición del producto Seguimiento y medición de los procesos. Auditoria interna (Gp:) ISO 9001 2000

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

¿QUÉ ES HACER SEGUIMIENTO ?

Acción de ir después o detrás de algo o de alguien Dirigir la vista o la atención hacia algo o alguien que se mueve y mantenerla en el. Acción de ir en busca de algo o alguien generalmente a partir de pistas y datos

CÓMO HACER SEGUIMIENTO ? INSPECCIÓN VISUAL INSPECCIÓN Y ENSAYO SUPERVISIÓN TRAZABILIDAD POR REGISTROS CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS CUMPLIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS AUDITORIAS AUTOCONTROL ENCUESTAS TÉCNICAS ESTADÍSTICAS CON INSTRUMENTOS

QUÉ ES HACER MEDICIÓN ? Comparar una cantidad con su respectiva unidad, con el fin de averiguar cuántas veces la segunda está contenida en la primera. Comparar algo no material con otra cosa. Tener determinada dimensión, ser de determinada altura, longitud, superficie, volumen, etc.

CÓMO HACER LA MEDICIÓN? A TRAVÉS DE INDICADORES DE GESTIÓN O DE RESULTADOS

CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES

TÉCNICAS ESTADÍSTICAS Gráficos de control Promedios Histogramas Capacidad del proceso

TIEMPOS DE RESPUESTA CICLO DEL SERVICIO SATISFACCIÓN DEL CLIENTE O USUARIO

QUÉ DEBEMOS MEDIR? DATOS DE ATRIBUTOS: Se cuentan, pero no se miden. Son muy importantes.

Ej: llegó el empleado a abrir a tiempo, se contestó el teléfono a más tardar al tercer timbre

DATOS DE VARIABLES: son valores numéricos que cuantifican la medición

Ej: cantidades, porcentajes…

CUMPLIMIENTO MEJORAMIENTO EFICACIA DESEMPEÑO Medición y seguimiento Revisión Alto Nivel Auditoria interna Medición y seguimiento Cliente Producto NIVEL 1 Proceso 8.2.3

NIVEL 2 Sistema 8.2.2

NIVEL 3 Producto Proceso Sistema NIVELES DE VERIFICACION EN UN SCG Resultados