El presupuesto basado en actividades

Definiciones y notación básica

La elaboración de los presupuestos ABB, al igual que la de los presupuestos convencionales, parte de las características de la producción prevista para el periodo siguiente, sin embargo, los cálculos deben incluir el número de ciclos de producción para cada producto, la frecuencia de los pedidos y la forma de despacho.

El análisis de escenarios es una herramienta informática que puede prever el resultado de un modelo ante variaciones hipotéticas en la combinación de productos, precios, procesos, etc… En los siguientes análisis de escenarios, los cambios son provocados sobre el modelo de Estado de Resultados, basado en los datos del proceso estándar descrito en el capítulo anterior. En este modelo, asumiremos que tanto el costo directo variable como el total del costo fijo, son funciones del ingreso por ventas.

En el siguiente cuadro se muestra el estado de resultados periódico del producto Baldosas que tiene como parámetros básicos el precio y el número de unidades vendidas por periodo. En este caso, los sub periodos son semanales, sin embargo en la mayoría de las situaciones se trata de proyecciones anuales en las que los periodos son trimestrales.

Cuadro N° 50: Plan propuesto de producción y ventas del producto Baldosas

Cuadro N° 51: Plan propuesto de producción y ventas del producto Enchapes

El fin último del primer escenario es calcular el margen de beneficio que para el modelo inicial (estándar) es del 37,43%, si el precio del producto pasa de 18.512 $/und. a 22.000 $/und., mientras que las unidades vendidas descienden paulatinamente a una tasa del 11,1%. Como resultado puede observarse el incremento de rentabilidad sobre ventas motivada por el incremento en el precio del producto.

El segundo cuadro muestra los estados de resultados periódico del producto Enchapes que también tiene como parámetros básicos el precio y el número de unidades vendidas por periodo. Se observa que el margen de beneficio calculado para el modelo inicial (estándar) como del 34,43%, se sostiene en un nivel parecido siendo que el precio del producto pasa de 14.811 $/und. a 14.100 $/und., mientras que las unidades vendidas ascienden paulatinamente a una tasa del 12,5%.

Cuadro N° 52: Plan propuesto de producción y ventas del producto Arcillas

El tercer cuadro muestra los estados de resultados periódico del producto Arcillas con los mismos parámetros básicos. Allí se observa que el margen de beneficio calculado para el modelo inicial (estándar) como del 63, 15%, asciende al 70% con motivo del incremento de precios desde 3.500 $/und. a 5.510$/und., mientras que las unidades vendidas ascienden paulatinamente a una tasa del 1,1%.

Si bien antes ha sido dicho, que la prioridad de corrección del recurso limitado la brinda el producto de la mayor velocidad del trúput, tanto la programación del tiempo de fabricación como la combinación de programaciones hace cambiar la sensibilidad del beneficio que otorga cada producto ante los cambios en las variables determinantes del proceso productivo.

Una vez definidos los escenarios de producción respecto a la disponibilidad de recursos y a las relaciones con los clientes, la combinación de sus modelos ha de ser objeto de optimización respecto al rendimiento respecto de las ventas, sujetos a restricciones con el fin de obtener soluciones óptimas para cada modelo.

La elaboración de presupuestos basado en actividades no toma decisiones acerca de la cantidad de recursos necesarios para cumplir el plan de producción, ni adecuar el plan de producción para adaptarlo a los recursos existentes, ni mucho menos alterar la eficiencia de utilización de los recursos para mejorar la productividad de la empresa. Estas son decisiones exclusivamente a cargo de los directivos, en las que se incluyen las ventas de plantas y equipos que ya no se necesitan.

El plan de producción que aparece en el siguiente cuadro es un paso clave para la elaboración de presupuestos ABB, en la estimación del costo de las actividades previstas:

Cuadro N° 53: Plan de ventas y producción previstas

La contabilidad presupuestaria basada en actividades

La contabilidad presupuestaria basada en actividades es similar a una contabilidad de fondos en la que los fondos son los productos. Un Fondo es una segregación de los recursos propios con que cuenta una organización para establecer un mejor control y supervisión de sus aplicaciones, contribuyendo así al cumplimiento de los objetivos para los que han sido creados y los requisitos administrativos y legales que regulan su manipulación y relación.

Existen dos tipos de contabilizaciones en la contabilidad presupuestaria: la contabilidad financiera o patrimonial que corresponde a la ecuación contable Activos – Pasivos = Capital Contable y la contabilidad económica o liquida que se expresa mediante la ecuación Activo Circulante – Pasivo Circulante = Saldo del Fondo.

La contabilidad de cada producto es separada e identificable mediante planes de cuentas diferenciados para la entidad y para la ejecución y la información contable de la entidad es el reverso de la información contable de la ejecución presupuestal. En el caso que nos ocupa, las cuentas de la entidad terminan en 90 mientras las cuentas de la ejecución toman las terminaciones usuales de los planes de cuentas contables.

Pueden darse tres situaciones diferentes en el cálculo de los resultados de los fondos:

• La situación descrita por unas operaciones comunes en las que los contratistas pudieran gestionar fondos generados por las mismas asignaciones para costos operacionales, esto es, sin incluir gastos de administración y ventas, en los que se cumple la ecuación:

Entrada de recursos por fuente – Salidas de recursos por función +/- transferencias de/a otros fondos = Cambios en el Saldo del Fondo.

• La situación descrita por unas operaciones restringidas en las que los contratantes controlan la adquisición de los materiales así como los gastos de administración y ventas, mientras que los contratistas solo controlan los costos de conversión fijados en el presupuesto original y para las que se cumple la ecuación:

Ingresos Presupuestados – Gastos Presupuestados = Cambios en el Saldo del Fondo

• La situación descrita por unas operaciones abiertas en las no han sido completados los ciclos objeto de la contratación aunque los contratistas pudieran gestionar fondos propios y fondos generados por las mismas asignaciones para solo costos operacionales y en los que el estado o disposición del encargo se expresa mediante la siguiente ecuación:

Ingresos – Gastos = Cambios en el Saldo del Fondo

El primer registro contable en una contabilidad presupuestaria consiste en la creación de la reserva presupuestaria por parte de la entidad, lo cual consiste en el reconocimiento de los compromisos internos de los recursos en el sistema contable desde antes de su gasto real, para así tratar de evitar gastos excesivos.

Luego siguen las transacciones de la ejecución presupuestal en el orden de los productos. Empezando por el producto Enchapes, encontramos que el asiento 9 del siguiente cuadro corresponde a la eliminación de la reserva presupuestaria, antes del cierre operacional (asiento 10) y del finiquito presupuestal (asiento 11). Los dineros involucrados en el asiento 6 del siguiente cuadro son tramitados según el algoritmo de la figura posterior.

A continuación se muestran las transacciones de los respectivos productos:

Cuadro N° 54: Asientos de la reserva y ejecución presupuestal por producto