CAPÍTULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Los avances tecnológicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes, la potencia y las posibilidades de este aparato (computador) han cambiado profundamente tanto en su concepción como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la función de un computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos. Como sucede en la mayoría de los campos técnicos, la tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego almacenar para procesar, la motivación para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestión de la organización, ó sea transformado en un instrumento arma estratégica que tiene un carácter de cambio en forma sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no existía, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas.
Las empresas empiezan a darse cuenta que, ante la globalización, puede decirse que el uso de tecnología ya no es un lujo, y pasa a formar parte integral del modelo de negocio de las empresas. Ante ello surgen necesidades que para satisfacerlas necesitan el desarrollo e implantación de proyectos que involucran a las tecnologías de información. Las tecnologías de información dentro de las empresas juegan un papel muy importante (en aquéllas que las tienen). Permiten desde la interacción más directa y eficiente con el proveedor, pasando por la mejora de los procesos internos de la empresa hasta poder conocer al cliente y sus preferencias. Pero esto muchas veces no lo ven o no lo saben los administradores de este tipo de empresas y oponen una gran resistencia al cambio.
"Liberia María Auxiliadora", es una pequeña empresa donde existen fallas en el registro y control de mercancía, este se lleva de manera deficiente, por ende el control es muy ambiguo, por ello la empresa requiere de un sistema computarizado donde se controle realmente la mercancía que entra en el depósito como la que sale, con este sistema se evitarían los problemas que se presentan a menudo, como lo es, que se agote la existencia de algún producto y esto ocasione caos para el área donde se está necesitando, como también se evitaría que cualquier mercancía fuera hurtada y no se note su ausencia, como pasa actualmente por la forma como es llevada el control.
El control de inventarios es un factor que influye en la reducción de costos de las microempresas, por tal motivo se debe tener en cuenta este aspecto tan importante, para que de esta manera se obtengan mejores utilidades y beneficios.
FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Existen fallas en el control de inventario que poseen actualmente?
¿Es necesario actualizarlo?
¿Qué beneficio traería consigo la implementación de un sistema automatizado para el control de ventas?
¿En caso de actualizarlo, estarían de acuerdo de realizar un adiestramiento al personal.
3. DELIMITACIONES
Este sistema tendrá delimitación de función con control desde entrada hasta ventas de mercaderías en efectivo, no se trabajará con cheques bancarios.
5. PREGUNTA DE INVESTIGACION
¿Será capaz un sistema realizar control de forma rapida y eficaz la compleja tarea de controlar las entradas de datos, procesamientos y salidas?
6. OBJETIVOS
6.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñar un sistema para el control del inventario de la "Librería María Auxiliadora".
6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Explicar el proceso actual para el control de inventario de la "Librería María Auxiliadora".
Elaborar un software que permita llevar el control del inventario en la "Librería María Auxiliadora", el cual permitirá realizar un efectivo control en tiempo real de los productos existentes dentro del almacén o depósito de la misma.
Instalación del software propuesto para el control del inventario en la "Librería María Auxiliadora".
Justificación de la investigación
Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la organización, en esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.
La base de toda empresa comercial es el control de los productos que entran y salen; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo un estado confiable de la situación económica de la misma.
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.
La creación de este software que permita llevar el control del inventario de la "Librería María Auxiliadora", lograra que los usuarios estén satisfechos por la rapidez al momento de solicitar información sobre la mercancía existente, puesto que serán revelados cuando lo desee.
CAPÍTULO II
Se revisaron diversas fuentes referentes a los sistemas de información y sobre el control de inventario, pudiéndose recolectar investigaciones relacionadas sobre el diseño, desarrollo e implementación de sistemas de información pero encontrando un vacío de información sobre el control de inventario de la "Librería María Auxiliadora".
Como investigación resaltante en el área, se puede destacar:
Figueroa, N. (2007), elaboró un proyecto titulado: "Diseño de un Sistema Computarizado para el Proceso de Facturación de la Empresa BELMON PARR, C.A del Estado Monagas". Propone un sistema que lleve el control de la facturación de forma más segura, con claves únicas de acceso para cada facturador aplicando e implementando las modernas técnicas de administración y control. Y así poder garantizarle a la empresa la tranquilidad y el rendimiento de las inversiones hecha en ella.
9. MÉTODO DE CONTROL DE INVENTARIOS
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con antelación a las operaciones mismas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación excesiva.
La auditoria, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Algunas técnicas son las siguientes:
Fijación de existencias máximas y mínimas
Índices de Rotación
Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entra en juego
Control Presupuestal.
Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías de su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial.
El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos años consecutivos. Por ejemplo, una sobreestimación del inventario final causara una sobreestimación del ingreso neto de este año y una subestimación compensatoria del ingreso neto del año siguiente.
El inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad personal los cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial y están en un proceso de producción para tales ventas. Así como estarán disponibles para el consumo corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la venta.
Sistemas
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software).
Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema.
Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.
10. TIPO DE INVESTIGACIÓN
De acuerdo a la naturaleza del presente trabajo, el tipo de investigación es de campo, ya que este tipo de investigación tiene como característica principal ubicar al investigador en contacto con el objetivo o sujeto investigado, para la ejecución del proyecto lo constituyó la propietaria Milba Beatriz Ojeda, "Este tipo de investigación se apoya en informaciones que provienen entre otras, de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones". Y se adapta a la modalidad de Proyecto Factible dado que presenta una solución viable a un problema planteado y su diseño "no experimental" puesto que las variables de investigación serán estudiadas en su contexto natural, sin ningún tipo de interferencia, para evaluar su incidencia sobre la ejecución del proyecto. Por lo tanto la investigación quedara enmarcada dentro de los parámetros que se refieren a un proyecto factible.
El proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El Proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades.
11. POBLACIÓN Y MUESTRA
En Estadística se denomina población al mundo ideal teórico, cuyas características se quieren conocer y estudiar. Las poblaciones suelen ser muy extensas y es imposible observar a cada componente, por ello se trabaja con muestras o subconjuntos de esa población. Por eso podemos definir como muestra a una parte o subconjunto de una población.
Para la elaboración de la presente investigación es necesario conocer el tamaño de la población y la muestra representativa de ésta que será estudiada. García, T. (2005) conceptualiza que "Una vez definido el problema a investigar, formulados los objetivos y delimitadas las variables se hace necesario determinar los elementos o individuos con quienes se va a llevar a cabo el estudio o investigación" (p. 74).
La población para este estudio está conformada por quince (15) personas entre los que se encuentran ejecutivos de alto nivel y parte del personal que conforma el Departamento Administrativo. Debido a que la población no es extensa se considera lo expuesto por Vara, A. (2008). "Si la población es pequeña y se puede acceder a ella sin restricciones, entonces se trabajará con toda la población" (p. 18).
12. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Es importante destacar que los métodos de recolección de datos, se puede definir como: al medio a través del cual el investigador se relaciona con los participantes para obtener la información necesaria que le permita lograr los objetivos de la investigación.
De modo que para recolectar la información hay que tener presente:
Seleccionar un instrumento de medición el cual debe ser válido y confiable para poder aceptar los resultados
Aplicar dicho instrumento de medición
Organizar las mediciones obtenidas, para poder analizarlos
Realización de entrevistas, a esto, Sabino, C (2000), expresa que " La entrevistas es una forma específica de interacción social que tiene por objeto recolectar datos para una investigación".
Conforme a lo citado, se realizaron entrevistas no estructuradas a la propietaria de la "Librería María Auxiliadora", obteniendo información que pueda ser comparada con la obtenida a través de la observación directa; para con esto lograr una visión más amplia del sistema actual
13. ANÁLISIS
El 100% de los empleados opinaron estar de acuerdo en realizar un curso de actualización de sistemas de inventario, esto con el fin de estar en constante avance.
14. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
1. www.monografia.com
Autor:
Lady Erne Cardozo
UNIVERSIDAD TECNICA DE
COMERCIALIZACION Y DESARROLLO
FACULTAD POLITECNICA
FILIAL SALTO DEL GUAIRA
CARRERA: Análisis de Sistemas
MATERIA: Control Stock "Librería María Auxiliadora"
PROFESORA: Prof. Dra. Sandra Ruffinelli
SALTO DEL GUAIRÁ – CANINDEYÚ – PARAGUAY
AÑO: 2010