La Diseño dentro de las etapas de Análisis de Sistemas Administrativos

1. Diseño global3. Análisis del Procesamiento de Datos4. Diseño de los Archivos5. Definición general de Entradas6. Requerimiento de Recursos7. División del Sistema en Subsistemas8. Diseño Detallado9. Flujo de detalle de la Información10. Ajuste del requerimiento de Recursos11. Informe sobre la situación del Proyecto

1. Diseño global

Definición General de las Salidas Concepto

1. El objetivo es definir las Salidas del Sistema: Listados de información procesada o Pantallas a utilizar por las áreas participantes.
2. Surgen de las Necesidades detectadas.
3. Se debe reducir al máximo la cantidad de listados y el número de copias, utilizando informes por pantalla con opción a impresión de ser necesaria.
4. En la compatibilización se agregarán datos, si fuera necesario, aunque las áreas no lo requieran, para que pueda, un mismo Listado ir a otra área.

Definición

1. Para cada Listado/Pantalla se deberá precisar:

• Títulos.
• Tiempo de respuesta y frecuencia.
• Cantidad de copias requeridas
• Descripción de cada uno de los datos

Modelo de Formulario para definir Salidas

2. Flujo General de Información

Concepto

1. El objetivo es graficar el nuevo Sistema elaborando un Diagrama de Flujo de Información.
2. Es el paso clave dentro del diseño por lo que es importante lograr un gráfico que refleje, exhaustivamente el análisis del problema.
3. Diagrama de Flujo General de Información:

1. En primera instancia no se obtendrá completo ya que sólo se han definido las salidas.
2. Una vez definidos los Archivos y las entradas, habrá sucesivos ajustes hasta lograr el definitivo.
3. Se deben prever los siguientes controles:

• Validación por consistencia
• Validación por congruencia
• Considerar los rechazos que generen los controles anteriores y el tratamiento.

1. Prever los reclamos ante la no-emisión de Salidas cuando existe el estímulo de entradas.

3. Análisis del Procesamiento de Datos

Concepto

1. El objetivo es graficar el Procesamiento de Datos, elaborando un Diagrama que permita identificar las Entradas, Archivos, Programas y Salidas de cada uno de los Procesos.
2. Su antecedente es el Diagrama de Flujo.
3. Los elementos claves son los Programas.
4. Se confecciona el Diagrama de Procesamiento de Datos
5. Este Diagrama no se podrá elaborar por completo desde un primer momento ya que depende del Flujo de Información.
6. En este primer paso sólo se identifican las Salidas y Programas. Los elementos restantes se identifican en forma genérica.

Selección del método para el Procesamiento

1. El método está condicionado por los Programas y Salidas definidas.
2. Método Batch o por Lotes: tiene tiempo de respuesta grande.
3. Método en Línea: tiene respuesta en tiempo real.
4. Factores a tener en cuenta para la elección del método:

• Tiempo de respuesta requerido por el área y definido para cada salida
• Forma y volumen en que las áreas remitirán las transacciones al área de sistema

Identificación de los Programas

1. Si entra basura, sale basura. Los Programas no modifican esto.
2. En general, muchos programas pequeños o pocos pero grandes, traen dificultades y hacen ineficiente el uso del equipo.

4. Diseño de los Archivos

1. El objetivo es diseñar los Archivos que serán utilizados por más de un subsistema.
2. Este diseño se basa en:

• Conclusiones del Equipo de Proyecto sobre Hardware y Software.
• Necesidades del Diseño Global.
• Salidas.
• Flujo General de Información.
• Análisis del Procesamiento de Datos.

1. Sirve para:

• Definir las Entradas de Datos.
• Preparar los requerimientos de Recursos. (Hardware y Software)
• Dividir el Sistema en Subsistemas.

1. Para diseñar archivos se utilizan las técnicas de:

• Organización de Archivos.
• Diseño de Registros.

1. En ocasiones, el Software disponible impone archivos convencionales, por lo tanto, no se puede pensar en Base de datos.
2. Implementar un formulario para Diseño de Archivos.

5. Definición general de Entradas

Concepto

1. El objetivo de este paso es determinar los formularios que se utilizarán en el Sistema.
2. La base de esta definición se debe encontrar en el Diseño de Archivos, ya que su contenido se genera a través de las Entradas del Sistema.
3. Sólo se busca concretar cuáles serán los formularios que se emplearán en el Sistema. El Diseño se completará en el Diseño Detallado.

Modelo de Formulario para definir Entradas

Recomendaciones

1. Reducir al mínimo los formularios de Entrada del Sistema.
2. El formulario original debe servir como Entrada, es decir, ser el Documento Fuente.

6. Requerimiento de Recursos

Concepto

1. El objetivo de este paso es determinar una configuración posible aproximada del equipamiento necesario para servir al nuevo Sistema.
2. Pueden presentarse tres situaciones:

• No hay equipo.
• Hay equipo, pero no satisface. (Ampliar o Sustituir)
• Hay y satisface.

1. Consideraremos que no hay equipo.
2. Se basa en:

• Archivos: Organización y Volumen.
• Necesidades del Diseño General.
• Modos de Procesamiento.
• Salidas: tiempos de respuesta.
• Entradas: volumen de las transacciones.

Recomendaciones

1. La Configuración que se seleccione debe servir al Sistema y a otros futuros.
2. Toda Configuración impone determinar:

• UCP
• Procesador de Comunicaciones
• Memoria principal
• Capacidad de disco
• Canales y unidades de Control
• Periféricos
• Software

1. Pedir asesoramiento técnico. Apoyo de las empresas proveedoras.

7. División del Sistema en Subsistemas

Concepto

1. El objetivo es identificar los Subsistemas en los que conviene dividir al Sistema.
2. Generalmente se divide en tantos Subsistemas como funciones agrupadas.
3. Es necesario tener en cuenta la secuencia en la que conviene poner en marcha cada Subsistema que se identifique.
4. También se debe considerar que si se subdivide mal un Sistema, su rendimiento será poco efectivo.

Identificación de los Subsistemas

1. Pueden no existir los Subsistemas.
2. El agrupamiento de funciones es fundamental.
3. Normalmente todas las funciones de un subsistema deben utilizar los mismos Archivos.
4. Los programas no deben realizar funciones que abarquen más de un Subsistema.

8. Diseño Detallado

Diseño Detallado de las Salidas

Concepto

1. El objetivo de este paso es diseñar las Salidas de cada uno de los subsistemas tal como lo recibirá el área usuaria. Su antecedente es la definición de Salidas.
2. Recordar que las Salidas pueden ser de diferente naturaleza.

Diseño del Listado / Informe

1. Para cada Listado / Informe debe concretarse:

• Diseño.
• Instrucciones para la Programación.
• Instrucciones para el uso.
• Tablas para codificación.

1. Diseño:

• Puede utilizarce un Formulario Especial.
• En el encabezamiento puede ir:
• Area y fecha del proceso
• Nombre del Programa
• Código del Listado / Informe
• Nro. De hoja
• Título y Subtítulo
• Nombre de los campos
• En el cuerpo del Listado / Informe:
• Encolumnar datos y alinear
• Separación entre líneas
• Subtotales y totales
• En general, los Listados / Informes deben ser simples, sin recargar.
• Entregar sólo lo que el usuario necesita.

9. Flujo de detalle de la Información

Concepto

1. El objetivo de este paso es determinar para cada Subsistema, el Flujo de detalle de la Información.
2. Habrá pasos: tareas que cumplen cada una de las áreas que intervienen.
3. Por cada paso habrá entradas, Archivos y Salidas.
4. El antecedente es el Diagrama de Flujo general de la Información.
5. Este es un aspecto clave, por lo tanto, debe ser exhaustivo.

Tener en cuenta

1. El Subsistema debe servir al área usuaria, sin imponerles condiciones que dificulten aún más la ya compleja ejecución.
2. Este Diagrama se va completando.
3. No olvidarse de los Controles. Auditoría.

Ajustes del Diseño de Archivos

Concepto

1. El objetivo es revisar y rectificar el diseño de los Archivos diseñados.
2. Se trabaja con el Diagrama anterior. (Diagrama de Flujo Detallado)
3. Se trabaja con las técnicas de Organización de Archivos y Diseño de Registros.

Alcance

1. Cuando se diseñaron los Archivos del Sistema se pensó en los que serán usados por todos los Subsistemas.
2. Acá identificaremos a los que son usados exclusivamente por cada Subsistema.
3. A esta altura entonces, se han diseñado los Archivos del Sistema y de los Subsistemas.

Ajuste del Procesamiento de datos

Concepto

1. El objetivo es revisar y rectificar el proceso de los datos ya elaborados.
2. Se fundamenta en el Flujo de detalle de la Información.
3. En el Diagrama de Procesamiento de Datos, para cada uno de los pasos del Subsistema, se especifica:

• Entradas, Archivos y Salidas para cada uno de los Programas.
• Funcion que cumple cada Programa.

Diseño Detallado de las Entradas

Concepto

1. El objetivo es diseñar las Entradas del respectivo Subsistema, o sea, concretar los Formularios tal como los usarán las áreas involucradas.
2. Se basa en la definición general de Entradas.
3. Se usarán las técnicas de Diseño de Formularios respectivos.

Diseño del Formulario

Para cada Formulario se debe concretar:

• Diseño del Formulario.
• Instrucciones para el llenado.
• Instrucciones para el completamiento / control.
• Instrucciones para el volcado e Datos, en caso de ser manual.
• Instrucciones para la impresión.

Tener en cuenta

1. Los Datos de Entrada son función de las Salidas ya diseñadas.
2. Una Entrada puede generar una o varias Salidas y viceversa.

10. Ajuste del requerimiento de Recursos

Concepto

1. El objetivo es ajustar la Configuración del equipamiento.
2. Este reajuste se basa en:

• Tiempos de respuesta y formas de las Salidas.
• Cantidad de Transacciones y Diseño de las Entradas.
• Volumen y Diseño de los Archivos.
• Modos de Procesamiento de Datos.

1. Si se realiza un estudio para concretar una Configuración, se deberán especificar ciertas características como:

• Capacidad de multiprogramación
• Necesidad de teleproceso
• Modos de procesamiento
• Velocidades de accesos, ciclos, etc.
• Tipo de Software
• Multiprocesamiento
• Periféricos
• Captura de Datos
• Lenguajes
• Etc.

1. En esta altura del Análisis de Sistemas se deberá concretar la Configuración del equipamiento que se requiere para el nuevo Sistema.

11. Informe sobre la situación del Proyecto

Concepto

1. El objetivo es informar a la Gerencia sobre la situación en que se encuentra el proyecto al concluir la fase Diseño.
2. Generalmente es un informe escrito y debe exponerse, con participación de las áreas usuarias.
3. Se busca la aprobación para continuar con las etapas de Análisis de Sistemas.

Autor:

Eduardo Horacio Quinn quinn[arroba]sinectis.com.ar