Actualización de manuales de normas y procedimientos de la subgerencia de gestión y desarrollo de capital humano (PPT)

INTRODUCCIÓN El Manual de Normativas y Procedimientos influye en gran medida en el actuar de las empresas, ya que contiene la información necesaria para llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades pertenecientes a la empresa. Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones, evitando así cualquier tipo de repetición u omisión, en búsqueda de generalizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos, señalando lo que se pretende obtener con la ejecución de los mismos. En las organizaciones se ha hecho una necesidad imperiosa tener un Manual de Normativas y Procedimientos, puesto que el mismo establece las directrices del funcionamiento y la aplicación de los cargos, por lo que hace más organizadas y simplificadas a las empresas en sus procesos.

INTRODUCCIÓN Una de las organizaciones que cae dentro de la situación descrita es Masisa C.A; la cual para seguir manteniendo su capital humano en óptimas condiciones laborales y poniendo en práctica su filosofía de “mejoramiento continuo”, debe revisar y actualizar sus manuales y procedimientos, con el fin de incorporar las nuevas tareas o procesos que se crean, modificar los que requiere de ello y eliminar aquellos que ya no se ejercen. En lo particular, este proceso debe realizarse en las Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano, en la que en los últimos años se han incorporado nuevos colaboradores y con estos nuevos procesos y administración de responsabilidades. Por lo descrito anteriormente, este trabajo de investigación está orientado a la actualización y diseño de los manuales de normativas y procedimientos. Mediante la actual se busca lograr mejoras en la ejecución de los procesos del área y la inserción de los mismos a la serie de Documentos Técnicos del SGI, siendo posible de este modo su utilización por parte de los trabajadores actuales y futuros.

LA EMPRESA El Grupo Masisa Venezuela desarrolla actividades forestales e industriales al sur de los estados Anzoátegui y Monagas, dedicada a la elaboración de tableros, productos de madera y resinas, que comercializan tanto en el mercado nacional como internacional, con el propósito de generar valor económico, dentro de un marco de ética, eficiencia ecológica y responsabilidad social. Está conformado por las empresas filiales: Terranova de Venezuela, S.A., Andinos, C.A., Oxinova, C.A. y Fibranova C.A. FIBRANOVA C.A., se constituye en Venezuela el 12 de Agosto de 1998, la filial Fibranova denominada primeramente Tableros Andinos para la construcción de la planta de tableros, un aserradero y una planta de secado. La compañía tiene por objeto la producción y comercialización de tableros de madera y sus derivados, así como toda actividad de lícito comercio.

LA EMPRESA MISIÓN “Llevar diseño, desempeño y sustentabilidad para la creación de cada mueble y espacio interior de Latinoamérica”.

VISIÓN “Conquistar la preferencia de los clientes siendo la marca más innovadora, sustentable y confiable de la industria de tableros de fibra y partículas de madera, maximizando la creación de valor económico, social y ambiental”.

PLANES ESTRATÉGICOS • Orientación al cliente final • Innovación para valor • Vivir la marca • Eficiencia Operacional.

LA EMPRESA

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA FIBRANOVA C.A.

EL PROBLEMA

La Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano planifica y controla las actividades orientadas al desarrollo Organizacional del Capital Humano; Sistemas de Comunicación interna y Sistema de Compensaciones que garantice a la organización la dotación y retención de un capital humano altamente competente y empleable, permitiendo crear valor económico a través del desenvolvimiento eficiente del negocio dentro de un marco de ética y responsabilidad social y ambiental. Los procedimientos de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal, así como el procedimiento de Inducción y Plan de Formación y Capacitación del Personal, han sufrido algunos cambios a nivel operativo desde hace menos de una año, los cuales no han sido reflejados en el procedimiento que tiene actualmente la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano. Estos procesos han sido realizados bajo un procedimiento empírico que tiene como base la experiencia previamente adquirida.

EL PROBLEMA

OBJETIVO GENERAL Actualizar los Manuales de Normas y Procedimientos de la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano perteneciente a la empresa Masisa C.A.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar los procesos y subprocesos pertenecientes al área. Actualizar los Procedimientos del Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal, y de los procesos de Inducción, Reinducción y Plan de Formación y Capacitación del Personal. Especificar cómo son realizados los procesos y subprocesos a través de la elaboración de Flujogramas adaptados según las normativas de Gestión de Calidad ISO 9000 y OHSAS 18001. Actualizar la Ficha Técnica de Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal, y del Proceso de Plan de Formación y Capacitación del Personal.

EL PROBLEMA Diseñar la Ficha Técnica de Proceso de Inducción, Reinducción y Toma de Conciencia del Personal. Diseñar registro de Relación de Documentos de Ingreso como herramienta metodológica del Procedimiento de Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal.

JUSTIFICACIÓN De no solucionarse esta problemática, la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano continuará ejecutando sus procesos sin tener una base actualizada que sustente paso a paso cada una de las etapas relacionadas con el proceso de Reclutamiento, Inducción, Reinducción y Plan de Formación y Capacitación del Personal, ocasionando así el desconocimiento de las normativas y procedimientos de la gestión de responsabilidades, o incluso la repetición u omisión de actividades del área.

EL PROBLEMA DELIMITACIÓN Esta investigación se llevó a cabo en la empresa MASISA C.A., ubicada en la zona boscosa del Estado Anzoátegui, Macapaima específicamente en la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano, debido a que el tiempo disponible para la realización del mismo es de 16 semanas, el estudio se limita al reconocimiento de las tareas de cada procedimiento, la creación y actualización de las Fichas Técnicas y Manuales de Normativas y Procedimientos, y a la propuesta de herramientas metodológicas que faciliten la comprensión y entendimiento de todos los procesos de la subgerencia.

DISEÑO METODOLÓGICO DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN La investigación es de campo, ya que, permite observar los hechos en su ambiente natural, es decir, en el área de trabajo, en este caso en la División de Prevención de Accidentes, lo cual permite recolectar los datos necesarios a través del contacto directo con el personal que labora en esta área, utilizando el factor humano, bienes y recursos materiales. TIPO DE INVESTIGACIÓN El estudio que se realizó en la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano fué de tipo Descriptivo, debido a que se efectuó con la finalidad de establecer y actualizar un diseño metodológico de los procedimientos para la ejecución de sus procesos y subprocesos.

DISEÑO METODOLÓGICO En este caso la población está compuesta por cada uno de los cargos que se compone la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano. La muestra es el total del personal que desarrolla los procesos llevados a cabos en esta área. En este caso, la población y la muestra son coincidentes.. POBLACIÓN Y MUESTRA

DISEÑO METODOLÓGICO Visitas al área de trabajo, con la intención de familiarizarse con los diferentes colaboradores y responsables directos a los procedimientos a evaluar, actualizar y diseñar, según sus funciones dentro de la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano. Revisión de la documentación bibliográfica actual de la subgerencia, referente a los procedimientos a evaluar, actualizar y diseñar, con la intención de comprender al máximo cada una de las tareas de estos, su función y objetivo. Indagar sobre las normas vigentes y de apoyo con los temas legales a cumplir al momento de crear y diseñar Manuales de Normas y Procedimientos según los estándares de calidad exigidos por la ley. 1 2 3

DISEÑO METODOLÓGICO Comparar y actualizar el Procedimiento de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal actual, así como de la Ficha de Proceso perteneciente al mismo, con los resultados obtenidos en las entrevistas y observaciones directas realizadas al personal vinculado al proceso. Recolectar y organizar los datos obtenidos a través de entrevistas estructuradas y no estructuradas al personal y principalmente por medio de la observación directa, a fin de presenciar el cumplimiento de cada una de las tareas descritas en los procedimientos actuales de la subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano. 5 4 Comparar y actualizar el Procedimiento de Inducción y Reinducción de Personal actual, con los resultados obtenidos en las entrevistas y observaciones directas realizadas al personal vinculado al proceso. 6

DISEÑO METODOLÓGICO Comparar y actualizar el Procedimiento de Plan de Formación y Capacitación de Personal actual, así como de la Ficha de Proceso perteneciente al mismo, con los resultados obtenidos en las entrevistas y observaciones directas realizadas al personal vinculado al proceso. Diseñar la Ficha Técnica del Procedimiento de Inducción y Reinducción de Personal. 8 7 Consultar los cambios realizados al Procedimiento, Selección y Contratación de Personal, así como del Procedimiento de Inducción y Plan de Formación y Capacitación del Personal con la Gerencia y colaboradores relacionados al proceso, definiendo así las correcciones finales y aprobación del mismo.. 9

DISEÑO METODOLÓGICO Inclusión de los Procedimientos, Registros o Herramientas Metodológicas diseñadas para ser empleadas dentro de los procesos realizados por la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano, en el sistema en línea. Diseño de Flujograma de los diferentes procedimientos a actualizar dentro de la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano. 11 10 Seguimiento a la aplicación de procedimientos y registros vigentes en la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital humano, como herramientas que facilitan la ejecución y efectividad de los procesos. 12

DIAGNÓSTICO DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL La Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano, se encuentra dividida en dos (2) oficinas distintas dentro de la empresa Masisa C.A. Entre los cargos asociados a ella se encuentra el del Gerente de Capital Humano, Subgerente de Gestión y Desarrollo, Subgerente de Administración y Servicio al Personal, Subgerente de Relaciones industriales, y bajo estos una serie de cargos que se puede observar en el organigrama de la Gerencia (Ver figura 15).

La subgerencia se encarga del ingreso efectivo de cualquier colaborador de la organización y cumplimiento de los normas y reglamentes que las leyes exijan y velen por la salud, integridad y derechos de los trabajadores. De igual modo se encarga de la formación y capacitación continua de todos sus colaboradores a lo largo de todo el año, y de sus salidas justas de la organización en los casos que se presenten.

DIAGNÓSTICO DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL Dentro de la subgerencia donde se realizó el estudio se desarrollan los procesos de Selección y Contratación, Programa de Inducción y Reinducción y Plan de Formación y Capacitación del Personal. Los procedimientos correspondientes a estos procesos se encontraban desactualizados desde enero del 2014. En cada uno de ellos surgieron cambios a lo largo del año, que no estaban reflejados, como lo es la creación de nuevos registros o tareas que modifican al proceso completo, y que genera mayor efectividad al trabajo.

Entre los registros y herramientas de las que carecía el procedimiento de Inducción y Reinducción del Personal, se encontraba la Ficha Técnica de Proceso, la cual es exigida por las normas ISO 9000 en sus normativas de Gestión de Calidad en las ISO 9001. De igual modo existía la ausencia de los Flujogramas en los diferentes procedimientos y manuales de normativas.

DIAGNÓSTICO TABULACIÓN Y MEDICIÓN

Figura 16. Diagrama Causa- Efecto Fuente: Elaboración Propia.

DIAGNÓSTICO MATRIZ FODA DE LA SUBGERENCIA DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE CAPITAL HUMANO

Figura 16. Diagrama Causa- Efecto Fuente: Elaboración Propia.

DIAGNÓSTICO FACTORES INTERNOS DE LA SUBGERENCIA DE CAPITAL HUMANO

DIAGNÓSTICO FACTORES EXTERNOS DE LA SUBGERENCIA DE CAPITAL HUMANO

ANÁLISIS Y RESULTADOS Una vez aplicado los instrumentos de recolección de datos se realizó un análisis detallado de los resultados obtenidos mediante la observación cualitativa y cuantitativa de los mismos. Todo esto, con la finalidad de conocer los aspectos y áreas ha actualizar y las carencias de los manuales y normativas de procedimientos, en la subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano. ANÁLISIS DEL DIAGRAMA CAUSA EFECTO MÁQUINAS Y EQUÍPOS Las diversas fallas que se presentan en la conexión a los servidores de internet de la empresa, generan impedimentos para el correcto desarrollo de los procesos. Es importante tomar medidas de contingencia para disminuir sustancialmente los inconvenientes que este problema ocasiona.

ANÁLISIS Y RESULTADOS ENTORNO Actualmente no existe un personal especializado que documente los procesos del área y elabore posibles mejoras de ejecución de los mismos. Es de suma importancia identificar toda carencia presente en el puesto de trabajo que pueda afectar directa o indirectamente al personal. PERSONAL Algunas de las omisiones de tareas identificadas, se deben al desconocimiento total del procedimiento para cada proceso, por ende, debe existir la capacitación programada tanto del personal establecido como la del nuevo en el área.

ANÁLISIS Y RESULTADOS MÉTODOS DE TRABAJO Muchos de los procesos que fueron detallados, estuvieron realizados bajo el seguimiento de pautas establecidas por el personal mediante apuntes propios. También, se identificaron actividades que eran realizadas gracias a poseer conocimientos adquiridos previamente en otras áreas de la empresa. Al actualizar los manuales de procedimientos, se beneficia directamente a cada miembro del personal y de este modo estos desarrollarán todas sus actividades de una manera más eficaz.

ANÁLISIS Y RESULTADOS MATRIZ FODA PROPUESTA

ANÁLISIS Y RESULTADOS ESTRATEGIAS CRUZADAS FO-DO

ANÁLISIS Y RESULTADOS ESTRATEGIAS CRUZADAS FA-DA

ANÁLISIS Y RESULTADOS

El procedimiento de Reclutamiento, Selección y contratación se relaciona con varios registros pertenecientes a la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano, así como el de otras Gerencias. Reclutamiento, Selección y Contratación por Fuente Interna.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Reclutamiento, Selección y Contratación por Fuente Externa.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Flujograma de Procedimiento de Inducción de Personal . El procedimiento de Inducción va dirigido a todos los colaboradores de nuevo ingreso a la empresa y para aquellos que por alguna vacante de urgencia, hayan entrado a la planta sin recibir previamente la semana de Inducción, cuyos casos especiales están fundamentados y justificados.

CONCLUSIONES 1. Las técnicas de recolección de la información que se utilizaron, resultaron ser muy útil permitiendo describir el problema presente en la unidad de estudio, logrando obtener resultados confiables. 2. El estudio mostró debilidades en los registros y algunos procedimientos de normativas, debido al debilitamiento del ambiente de control interno 3. Mediante las entrevistas no estructuradas realizadas a la Gerencia y la revisión documental se pudo conocer la situación actual de la unidad y se describió el funcionamiento del Sistema de Gestión Integrado en el área. De acuerdo a los resultados obtenidos una vez terminada la investigación planteada, se exponen las siguientes conclusiones:

CONCLUSIONES 4. Se debe adquirir un sistema que se adapte a las necesidades de la Subgerencia, del mismo modo se debe capacitar el Capital Humano dentro de la Gerencia a fin de que ejecuten cada proceso administrativo adecuadamente. 5. Se realizó un diagrama causa-efecto al retraso en la ejecución de procesos y actividades en la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano, para determinar las causas que originan su aumento. 6. A través de la Matriz FODA se obtuvo un diagnóstico preciso de la situación actual la Subgerencia de Gestión y Desarrollo de Capital Humano, lo que permitió identificar cuáles serían las posibles estrategias para tomar decisiones afines de objetivos y metas planteadas.

RECOMENDACIONES 1. Realizar un programa de capacitación y desarrollo a todo el personal de la unidad, que permita mantenerlo comprometido con la mejora continua de sus procesos. 2. Llevar a cabo la implementación del Manual de Procedimientos, de forma que se evalúe el desempeño del personal al utilizarlo y así, identificar los cambios en el desarrollo de sus actividades. 3. Implementar las estrategias recomendadas en la Matriz FODA, comenzando en el corto plazo con las FA, con la finalidad de reducir los problemas y por ende aumentar la eficacia, la eficiencia y la satisfacción del trabajo. 4. Realizar evaluaciones periódicas del desempeño del personal para verificar que las herramientas del manual sean de utilidad para el personal