El ciclo contable en Colombia versión 2012

Introducción

• Conocer la importancia del ciclo contable en una empresa como herramienta de información para la preparación de los estados financieros.

• Identificar las partes o etapas del ciclo contable para establecer cada uno de los tipos de procesos que se llevan a cabo.

• Elaborar los asientos contables en los comprobantes de diario identificando cada uno de sus elementos y su funcionalidad.

• Determinar los resultados del negocio, identificando las cuentas de ingresos, costos y gastos con el propósito de calcular el volumen de la utilidad o de la perdida.

• Aprender a preparar el Balance de Prueba identificando las cuentas reales (activo, pasivo, patrimonio) y su naturaleza así como también las cuentas de resultado (ingresos, costos, gastos) y su naturaleza

• Aprender a preparar el Balance General aplicando pertinentemente la ecuación patrimonial (Activo = Pasivo + Patrimonio).

Palabras clave: ciclo contable, estados financieros, balance general, estado de resultados, asientos de cierre, balance de prueba, activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo, gasto, utilidad, pérdida, ente económico, normas legales, libros legales de contabilidad, asientos contables, comprobante de diario, partida doble.

El ciclo contable

El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de registros contables desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros.

El ciclo contable también se le denomina periodo contable. El Decreto 2.649 de diciembre 29 de 1993 en su artículo 9 lo describe como una norma básica de contabilidad bajo el siguiente enfoque:

"Periodo. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros durante su existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente de acuerdo a las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico deme emitir estados financieros de propósito general."

PARTES DEL CICLO CONTABLE

El ciclo contable consta de las siguientes partes:

• 1. APERTURA

Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial, con lo cual se elaboran el Balance General Inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura, que sirve para abrir los libros principales y auxiliares.

• 2. MOVIMIENTO

Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.

El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobantes diarios y libros.

• 3. BALANCE DE PRUEBA

Aunque no es un estado financiero básico, es un informe contable importante dado que su objetivo es verificar o probar que la sumatoria de los saldos débitos de las cuentas de activo, costos y gastos sea exactamente igual a la sumatoria de los saldos créditos de las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos. Este informe se prepara previo a los asientos de cierre y al Balance General. También se puede volver a generar después de aplicado los asientos de cierre.

• 4. CIERRE

El cierre del ciclo contable se define cuando se llevan a cabo los asientos de cierre. Los asientos de cierre se realizan el último día de cada periodo mensual. Su objetivo es cerrar o cancelar el saldo final que reflejan las cuentas de resultados tales como ingresos, costos y gastos con el ánimo de determinar si la empresa obtuvo una utilidad o una pérdida.

El Decreto 2.649 de Diciembre 29 de 1993 en su artículo 60 describe el cierre como una norma técnica general de contabilidad bajo el siguiente enfoque:

"Cierre contable. Antes de divulgar los estados financieros de fin de periodo, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio."

Balance general

Es un estado financiero básico que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa al presentar en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su patrimonio, valuados y elaborados de acuerdo con el decreto 2.649/93. Los elementos del balance general son tres: activo, pasivo y patrimonio.

PARTES DEL BALANCE GENERAL

• Encabezamiento: formado con el nombre o razón social de la empresa, nombre del documento y fecha de corte de cuentas.

• Cuerpo o contenido: el balance general debe reflejar en su contenido la ecuación patrimonial; por ello, en el cuerpo de un balance se incluyen únicamente las cuentas reales y se presentan clasificados bajo tres títulos, así: en primer lugar, el nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de Activo; en segundo lugar, el nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de Pasivo; por último, el nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de Patrimonio.

Metodología aplicada

• Para explicar pertinentemente la temática teórica y práctica, se tiene en cuenta la dinámica del Plan Único de Cuentas para Comerciantes (PUC) de Colombia que aborda la reglamentación del Decreto 2.649 de Diciembre 29 de 1993.

• Para efectos de facilitar la comprensión de la información de una manera muy sencilla y didáctica, se utilizan las cuentas a nivel de 4 dígitos para su registro en los comprobantes de diario.

• Se aplica el Sistema de Inventario Periódico al manejar la cuenta de costos "Compras de Mercancías".

• Se omite el Estado de Resultados con el ánimo de presentar la dinámica contable del proceso de los Asientos de Cierre.

• Se presenta el Balance General en su forma más sencilla omitiéndose su clasificación a nivel de Disponibilidad y Exigibilidad.

A continuación se presenta un taller práctico que involucra las siguientes etapas del ciclo contable:

• Asiento de apertura integrado por los aportes entregados por los socios.

• Preparación de un Balance General inicial.

• Movimiento de operaciones del mes.

• Preparación de un Balance de Prueba.

• Preparación de los Asientos de Cierre.

• Preparación del Balance General definitivo.

ASIENTO DE APERTURA

Enero 1. La empresa Comercial de Productos Ltda. acaba de constituirse y los socios aportan $50.000.000 en efectivo, escritorios por $10.000.000 y computadores por $20.000.000.

Comercial de Productos Ltda.

Balance General Inicial

Enero 1 de 2010

MOVIMIENTO DE TRANSACCIONES REGISTRADAS EN COMPROBANTES DE DIARIO

El proceso de registros contables diarios utilizando los comprobantes de diario se denomina Sistema de Diarización.

Enero 2. Se solicita la apertura de una cuenta corriente y se depositan $30.000.000.-

Enero 3. Se compra mercancía a crédito por $25.000.000.-

Enero 4. Se vende mercancía a crédito por $20.000.000.-

Enero 5. Se recibe una factura por compra de tiquetes aéreos por $1.000.000.-

Enero 6. Se vende a crédito mercancías por $5.000.000.-

Enero 7. Se recibe una factura por honorarios por $2.000.000. Se gira un cheque por $500.000 y el resto queda pendiente de pago.

Enero 8. Se recibe una factura por arriendo de maquinaria por $3.000.000. Se paga $1.000.000 en efectivo, $1.000.000 con cheque y el resto queda pendiente de pago.

Enero 9. Se compra mercancía a crédito por $3.000.000.-

Enero 10. Se envía una factura por cobro de arriendo de una oficina por $5.000.000.-

Enero 11. Se recibe una factura por mantenimiento de computadores por $1.500.000.-

Enero 12. Se recibe una factura por instalaciones eléctricas por $1.200.000.-

Enero 31. Se recibe una factura por servicios de notaria por $500.000.-

MOVIMIENTO DE TRANSACCIONES REGISTRADAS EN CUENTAS "T"

Como no se utiliza un software contable para generar los saldos de la cuentas mayores, se aplica la herramienta didáctica denominada Cuentas "T" como Sistema de Mayorización.

PREPARACION DEL BALANCE DE PRUEBA

Comercial de Productos Ltda.

Balance de Prueba

Enero 31 de 2010

ASIENTOS DE CIERRE

PREPARACION DEL BALANCE GENERAL

Comercial de Productos Ltda.

Balance General

Enero 31 de 2010

Bibliografía

GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia y CORAL DELGADO, Lucy del Carmen. Contabilidad 2000. Bogotá. McGrawHill. 2001, págs. 192, 233, 234

Decreto 2.649 de Diciembre 29 de 1993, Capítulo III, Normas Básicas, artículo 9.

Decreto 2.649 de Diciembre 29 de 1993, Capítulo III, Normas Técnicas Generales, artículo 60.

DATOS DEL AUTOR

José Luis Cardona García, nació en Cartagena, Colombia

Contador Público-Universidad de Cartagena

Especialista en Finanzas– Universidad de Cartagena

Especialista en Docencia universitaria-Corporación Universitaria Iberoamericana

Docente de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Cartagena vinculado a los Programas de Contaduría Pública, Administración de Empresas e Ingeniería Química

Tutor Docente del Departamento de Prácticas Empresariales de la Universidad de Cartagena

Autor de los siguientes artículos publicados en la revista institucional Panorama Económico de la Universidad de Cartagena:

"La deserción estudiantil" (edición 2003), "Educación colombiana lejos del nivel de los países desarrollados" (edición 2004).

Autor:

José Luis Cardona García

Colombia, Cartagena, Julio 5 de 2012.