Métodos y procedimientos para elaborar una conciliación bancaria (página 2)

3. Normas para la elaboración del documento

Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:

• Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:

• Nombre de la empresa o razón social.
• Nombre del documento "Conciliación Bancaria".
• Fecha a la cual se está elaborando el documento.
• Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
• Nombre de la persona que elabora el documento.
• Tipo de método a utilizar (opcional).

• Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se valla a utilizar para realizar la conciliación.
• • Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
  • Saldos encontrados. (una sola columna)

En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único que varia en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.

• Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa.

4. Métodos para elaborar una conciliación bancaria

4.1. Saldos correctos

A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1. 2. Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.
   3. Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
2. Primero, se presentan las "Partidas no registradas en el Banco", donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:
   2. Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.
   3. Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
   4. Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.
   5. Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
3. Segundo, se presentan las "Partidas no registradas en Libros" donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
   1. 2. Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
      3. Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
      4. Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
      5. Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
      6. Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
      7. Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
      8. Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
   2. Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:
      2. Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
      3. Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
      4. Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
      5. Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
      6. Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
      7. Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.
      8. Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
      9. Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.
   3. Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
4. Tercero, se deben presentar los "Errores", donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:

Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.

Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos:

El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:

Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:

Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.

Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliación.

Ahora elaboraré la conciliación del mes de julio con el mismo método para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y así llegar a los "saldos correctos" que deberían tener ambos.

Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.

De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.

También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.

Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.

Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.

Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno:

Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:

Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.

4.2. Saldos encontrados

Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.

Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del documento:

Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se "encontró" el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).

Bibliografía

Paton, N. A., Manual del contador, Editorial Mc Graw Hill, Argentina, III Edición 1994

Finney Miller, Curso de contabilidad, Capitulo III, Editorial Mc Graw Hill, México, II Edición 1999

Francy Ortiz, Guía de estudio El Efectivo, Subproyecto Contabilidad II, UNELLEZ-APURE. 2004

Enviado por:

Adrian A. Castillo G.

Estudiante del X semestre de Contaduría Pública, y Administración Pública, Preparador Académico del Subproyecto Contabilidad I y Contabilidad II, Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora UNELEZ-APURE. San Fernando de Apure abril de 2007. Venezuela.