Manejo de documentos (página 2)

Partes: 1, 2

Las autorizaciones son documentos escritos mediante el cual una persona otorga a otros derechos, permisos o facultades para que realice acciones precisas a nombre del otorgante.

Partes de una autorización:

Titulo del documento: se refiere a la palabra autorización, la cual se escribirá en letras mayúsculas y debidamente centradas a unos 12 espacios del borde superior de la hoja de papel.
Texto: es el escrito que narra la naturaleza y alcance del derecho, permiso o facultad que el otorgante confiere a una segunda persona, para que esta actúe en nombre de la primera.
Lugar y fecha: se escribe el nombre de la localidad donde se expide la autorización y a continuación la fecha en letras.
La firma: comprende el nombre y apellido de la persona que suscribe la autorización.

Documentos privados: de origen mercantil

Los documentos privados de origen mercantil son aquellos escritos que ilustran acerca de algún hecho o acción de carácter comercial. Estos documentos se clasifican en negociables y no negociables.

1. Negociables: son aquellos títulos o pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crédito, esos documentos mercantilistas sustituyen el dinero en efectivo; por lo tanto, son negociables; entre ellos se encuentran los cheques, las letras de cambios, los pagares.

Letras de cambio: es un documento o titulo de crédito, a la orden y con formalidad legal, que lleva en si la obligación incondicional de una persona, para pagar o hacer pagar una suma de dinero en la fecha y lugar conveniente.
Cheque: es una orden de pago escrita y redactada en formulario especial, por medio de la cual el dueño de una cuenta corriente bancaria exija al banco la entrega de una suma de dinero a favor de si mismo o de un tercero, y con cargo a dicha cuenta corriente.
Tipos de cheques: nominativo, a la orden y al contador.
Pagare: es otro documento de crédito que contiene la promesa incondicional que una persona llamada "suscriptor", hace a otra denominada "tenedor", de pagar a su orden una suma de dinero acordada, en lugar y fecha determinados.

Diferencia pagare con la letra de cambio y cheque

a) El pagare es una promesa de pago, mientras que la letra de cambio y el cheque son ordenes de pago.
b) En el pagare intervienen 2 personas; en la letra de cambio y cheque intervienen ordinariamente 3 personas (librado, librador y beneficiario).
c) el pagare no puede extenderse al contador, mientras que el cheque si, pero esta practica no se recomienda por razones de seguridad.
2. No negociables: Son aquellos dados para dar fe o constancia de haberse realizado una operación comercial.

Orden de pago: es un formulario preparado por el agente responsable del almacén, quien solicita ante el departamento de compras la adquisición de determinados artículos.
Cotización: es la lista de determinados productos o servicios que ofrecen los proveedores a sus clientes o futuros compradores.
Factura: es un formulario, para relacionar una cuenta detallada, que el vendedor entrega al comprador, con la especificación de las mercancías negociadas o servicios prestados. La factura puede ser sustituida por comprobantes de maquinas registradas emitidas por vendedores o sujetos no contribuyentes al impuesto si el contribuyente posee maquinas autorizadas por el SENIAT con Memoria Fiscal.
El vale: es un documento de uso interno en una oficina o empresa, es una constancia escrita que representa un valor convertible en dinero. El vale se emite cuando por ejemplo se entrega a un empleado una cantidad de dinero determinada, ya sea para comprar algún material o articulo que no haya en existencia, o desea que se le proporcione un adelanto sobre su sueldo.
Recibo: es un documento mediante el cual el acreedor reconoce expresamente haber recibo del deudor dinero u otra cosa, a efecto del pago o cumplimiento de la obligación.
Documentos bancarios:
Planilla de deposito en cuenta corriente: es un formulario empleado para describir la composición de un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta corriente de un banco.
Planilla de deposito en cuenta de ahorro: es un formulario empleado para describir la composición de un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta de ahorro, en un banco o entidad de ahorro y préstamo.
Planilla de retito de cuenta de ahorro: es un formulario empleado por el cuenta ahorrista para solicitar al banco o entidad de ahorro y préstamo el retiro de una determinada cantidad de dinero, la cual será cargada a su cuenta.
Recibo de pago: es un formulario empleado por el tarjetahabiente para cancelar en el banco la cuota mensual de sus consumos con la tarjeta de crédito.
Estado de cuenta bancario: es una relación que los bancos envían a cada uno de sus clientes cuentacorrentistas al final de cada mes, en el cual se dan detalles de todos los abonos y cargos efectuados a la respectiva cuenta durante el mes, con indicación de los saldos inicial y final, y después de cada operación.

Conclusión

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles.

Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Los documentos mercantiles son documentos de crédito de mucha importancia para realizar las transacciones legales en cualquier país. Esas transacciones suelen tener su base legal en el Código de Comercio Vigente, en donde se estipula todo lo referente a las mismas.

Tanto la letra de cambio, como el pagaré y el cheque son documentos de crédito son mucha importancia ya que los mismos conforman una garantía de recuperación del valor de la prestación de un servicio o de la venta de algún bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante su emisión, el tomador puede recurrir a fuentes legales establecidas para hacer efectivo su pago.