Formularios

Enviado por Astrid Xiomara Romero Gomez

Introducción

Formulario es un documento impreso que transmite información específica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir informaciónEl propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa.

Así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información.Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema.

Definición de formularios

La función del formulario es que sirve para guardar información en la base de datos sin tener que recurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario que datos se requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clásico es el de las páginas de internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para que esos datos se guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa independiente a Access para poder guardar información.

Usos de los formularios.- Se pueden emplear para recoger cualquier tipo de información, como por ejemplo:

Crear un formulario de registro para conocer quiénes son sus usuarios.
Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los usuarios.
Diseñar un formulario web para actualizar una base de datos.
Desarrollar una herramienta de búsqueda para buscar en el sitio web.
Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso.
Crear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio

A través de los formularios haremos clic en Botones, seleccionaremos Casillas de verificación, teclearemos texto y seleccionaremos Opciones de las listas desplegables. Después de rellenar un formulario, a través del botón denominado Enviar la información se enviará a un "gestor de formulario" que puede hacer varias cosas con los datos:

Almacenar los datos en un archivo de texto para recuperarlos más tarde.
Enviar los datos por correo electrónico directamente al administrador de la web.
Añadir la información desde los formularios a la base de datos
Introducir directamente los datos en una página web del sitio.

Es importante crear una página de confirmación que informe al usuario de que los datos han sido recibidos y aceptados. Igualmente esta página de confirmación proporciona al usuario un enlace para volver a la página principal o a la página desde la que se hizo la encuesta.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que sea llenado con un número válido para un año, etc. Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos.

Gestión de base de datos

Una base de dato puede mantenerse manualmente o ser informatizada (esta última es la que nos interesa) la base de datos informatizada es creada y mantenida por un conjunto de aplicaciones diseñada para esa tareas específicas o bien, se pueden gestionar empleando SGBD.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Se le pueden llamar formulario a un documento donde hay un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como diseño de presentación al usuario.

Objetivos de los formularios

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artículos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos básicos como nombres, apellidos y correo electrónico.

Pero existen otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, como puede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además de nombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la que representará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio web, etc.

Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Diseño del formulario

Los formularios que se envían a una industria gráfica para su confección, pueden ser de diferente tipo:

Hojas Sueltas. Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía entre máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es manuscrita o máquina de escribir.

Hojas Continuas. Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas. Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.

Tarjetas. Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.

Sobres. Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportación del contenido sin riesgos.

Formularios electrónicos. Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una. Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas de verificación de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratón para que aparezca una "X" en la casilla adecuada.También es posible especificar una serie de respuestas "por omisión" en campos específicos, con vistas a facilitar aún más la labor de cumplimentación del formulario. Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, se evitan todos los posibles problemas de interpretación de los datos introducidos, como sucede con los formularios en papel rellenos a mano. Además, si la computadora está conectada a una red, los formularios electrónicos pueden ser cumplimentados y compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo de documento, eliminando así por completo la necesidad de los formularios en papel.Windows viene con muchos programas accesorios útiles, incluyendo un procesador de texto elemental (WordPad), un programa de gráficos (Paint) y un programa de comunicación (HyperTerminal). También proporciona varias herramientas útiles, como Calculadora (Calculator) y Block de notas (Notepad). Para otras funciones (de acuerdo a las necesidades), se utiliza el Microsoft Office, en el cual es posible diseñar formularios electrónicos que garantizan una rápida y correcta recogida de información.

CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Sistema de control de formularios

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.

Nivel de organización.

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

Conclusión

Los formularios son una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En el formulario existen diferentes partes algunas de ellas son:

Extremo superior o cabeza.
Cuerpo del formulario.
Extremo inferior o pie.

Todos estos ayudan a hacer un formulario. El objetivo de los formularios es facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones. Por lo tanto tiene una gran importancia el ámbito administrativo ya que todos los trabajos que se hacen en la empresa son guiados por formularios, además de cualquier acto administrativo también sirven de soporte a las transacciones.

Existen dos tipos de formularios estos son.

Formularios pre-impresos estos son los que se envían a una industria gráfica para su confección.

Formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una.

Anexos