Los pasos alrededor del proceso serán el desarrollo de metas, investigaciones, objetivos, políticas procedimientos y programas.
ORGANIZACIÓN
Concepto e Importancia:
La organización es una estructura social que comprende todas las relaciones formales e informales que tienen que ver con el comportamiento de los empleados.[4]
La organización es una función importante ya que son muchas las instituciones que han desaparecido o que funcionan deficientemente debido a la mala organización, puesto que la organización efectiva tiene un efecto favorable para la actuación y control gerencial, ya que es el núcleo a través del cual las personas unen sus esfuerzos para obtener los fines deseados, pues el propósito de la organización es lograr un objetivo determinado.
Principios de la Organización:[5]
1. Unidad de Objetivo: Toda organización es eficaz si facilita la contribución de los individuos hacia el logro de los objetivos de la empresa.
2. Eficiencia: Facilita que las personas logren los objetivos con el mismo costo y consecuencias imprevistas.
3. División del Trabajo: Este es parte del desarrollo técnico y social y utiliza al hombre en una sola actividad o en un número reducido de tareas, produciendo una gran especialización.
4. Unidad de Mando: Se refiere a la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes de más de un solo jefe sobre el mismo asunto.
5. Autoridad y Responsabilidad: Consiste en establecer buenas relaciones proporcionar y recibir responsabilidad.
6. Ámbito de Control: Se refiere a que un funcionario cualquiera solo puede supervisar eficientemente un número limitado de subordinados.
Tipos de Organización:[6]
Organización Formal: Es aquella oficialmente establecida por la empresa, la cual se representa por medio de organigramas y se expresa a través de normas y reglamentos.
Existen varios sistemas de estructuras de organizaciones formales como son:
· Estructura Lineal: Se trata de la autoridad de los gerentes con la responsabilidad directa a lo largo de toda la cadena de mando de la organización, a fin de alcanzar las metas de la misma.
· Estructura Funcional: Esta integrada por la autoridad de los departamentos para controlar las actividades de otros departamentos con base en su relación con las responsabilidades especificas de staff..
· Estructura de Staff: Esta integrada por la autoridad de Staff, la cual abarca a los grupos de personas que ofrecen accesoria y servicios a los gerentes de líneas.
· Organización Informal: Es el conjunto de interacciones y relaciones que se establecen entre las personas que componen una organización. Se forma de manera espontánea por grupos informales unidos por intereses comunes.
COBERTURA DE LA ORGANIZACIÓN
La organización puede darse en tres niveles diferentes:
1. Nivel Global: esta abarca la empresa como una totalidad. Es el diseño organizacional que pude asumir tres tipos; lineal, funcional y Lineal de Staff.
2. Nivel de Departamentos: esta abarca cada departamento de la empresa. Es el denominado diseño por departamentos o departamentización.
3. Nivel Individual: Es la organización que enfoca cada tarea, actividad u operación, específicamente. Es el denominado diseño de cargos o tareas que se hace por medio de la descripción y el análisis de cargos.
FACTORES DE LA ORGANIZACIÓN
Los gerentes deben tener en cuenta dos tipos de factores cuando organizan:
- Definir las metas de la organización, sus planes estratégicos para perseguir dichas metas y la capacidad sus organizaciones para poner en práctica dichos planes estratégicos.
- Al mismo tiempo, los gerentes deben considerar lo que ésta ocurriendo y lo que probablemente ocurrirá en el futuro, en el entorno de la organización. En la intersección de estas dos series de factores planes y ambientes, los gerentes toman las decisiones que adecuan las metas, los planes estratégicos y sus capacidades a los factores del entorno.
DIRECCIÓN
Concepto e Importancia:
La dirección es el punto central y más importante de la administración, puesto que es la función que pone en movimiento a la empresa, que trata de lograr la realización de todo lo planificado y organizado para obtener los objetivos predeterminados.[7]
Es importante, por que para cumplir con su función la dirección dispone de una serie de medios como son la autoridad, el personal, las políticas, etc., así como de una serie de procesos técnicos que le permitan actuar y coordinar las diversas actividades de la empresa.
NIVELES DE LA DIRECCIÓN
La Dirección puede darse en tres niveles diferentes:[8]
- Dirección a Nivel Global: es la que abarca la empresa como una totalidad. Es la dirección propiamente dicha, que concierne al presidente de la empresa y a cada director en su respectiva área, corresponde al nivel estratégicos de la empresa.
- Dirección a nivel de departamento: es la que abarca cada departamento o unidad de la empresa corresponde al nivel táctico de la empresa
- Dirección a Nivel Operacional: es la que orienta a cada grupos de personas o tareas, es la llamada supervisión, corresponde al nivel de operación de la empresa
Elementos de la Dirección:
· Motivación: Fuerzas que llenan de energía, dirigen y sostienen los esfuerzos de un apersona.
· Liderazgo: Capacidad de influir sobre un grupo a fin de encausarlo al logro de sus metas.
· Trabajo en Equipo: Se refiere a la serie de estrategias, procedimientos y metodologías que utiliza un grupo humano para lograr las metas propuestas.
· La Comunicación: es el proceso que se realiza entre un emisor o fuente y un receptor para llevar a cabo la transmisión y la comprensión de un significado o mensaje, usando símbolos verbales o no verbales.
· Conflicto y Negociación[9]: El conflicto es el desacuerdo en cuanto a la asignación de los recursos o enfrentamientos en cuanto a metas, valores etc. Negociación es el trato y habilidades de comunicación para mejorar conflictos y llegar a resultados satisfactorios para las partes.
CONTROL
Concepto:
El control es el proceso de medir el proceso hacia un desempeño planeado y de aplicar medidas correctivas para asegurar que el desempeño este en línea con los objetivos de los gerentes.[10]
Propósito:
Ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad.[11]
Ciclo[12]:
Los sistemas formales de control están diseñados para medir el progreso hacia el desempeño planeado y de ser necesario, aplicar medidas correctivas que garanticen que el trabajo de los empleados concuerde con los objetivos de los gerentes.
Controles:
Existen dos tipos de controles organizacionales que son:
· Controles Preventivos: son los mecanismos destinados a disminuir errores y por tanto reducir al mínimo la necesidad de acciones correctivas.
· Los Controles Correctivos: Son mecanismos destinados a reducir o eliminar conductas o resultados indeseables u a conseguir por lo tanto el apego a los reglamentos y normas de la organización.
Fuentes de Control:
Las cuatro fuentes básicas de control de la mayoría de las organizaciones son:
· Los Grupos Interesados: Se refiere a las presiones de fuentes externas sobre las organizaciones para que modifiquen sus conductas.
· El Control Organizacional: Se refiere a las reglas y procedimientos formales para que la prevención o corrección de desviaciones de los planes y el cumplimiento de las metas deseadas.
· El control Grupal: Se refiere a las normas y valores que comparten los miembros de grupos y mantienen mediante premios y castigos.
· El Autocontrol Individual: Consiste en los mecanismos orientadores que operan concientes o inconscientemente dentro de cada persona.
Tipos:
Existen cinco tipos básicos de control organizacional aplicables a diferentes situaciones, estos son:
· Burocráticos: Se centran en la autoridad organizacional y dependen de normas y procedimientos políticos, estandarización de actividades y otros mecanismos administrativos para asegurar que los empleados exhiban comportamientos adecuados y cumplan con las normas de desempeño.
· Orgánicos: Incluyen la autoridad flexible, descripciones laxas de funciones, autocontroles, individuales y otros métodos para prevenir y corregir desviaciones de conductas y también describe los resultados deseados.
· De Mercado: Implican el uso de datos para el monitoreo de ventas, precios, costos y utilidades, guiar decisiones y evaluar resultados.
· Financieros: Son los diferentes métodos, técnicas y procedimientos con los que se pretende prevenir o corregir errores en la asignación de recursos.
· Contables: Enfoca las actividades como principales centros de costos.
· Automatizados: Es el uso de dispositivos y procesos autorregulados que operan sin la intervención de los individuos.
Autor:
Francisco Augusto Montas Ramírez
[1] Fuente Glenn A Weesch; Ronald W; Paul Gardon (5ta Edición; presupuesto, Planificación y Control de Utilidades Pagina 3.
[2] Fuentes Nuris Luna M.A.; Proceso Administrativo Pagina 38
[3] 3 Fuente Guillermo Gómez Ceja; Planeación y Organización de Empresas Paginas 4-40
[4] Fuentes Nuris Luna M.A.; Proceso Administrativo Pagina 63
[5] Fuente Chiavenato. I, Introducción a la Teoría General de la Administración, Paginas 139-140
[6] Fuentes Nuris Luna M.A.; Proceso Administrativo Pagina 63-64
[7] Fuente Chiavenato. I, Introducción a la Teoría General de la Administración, Paginas 165-166
[8] Fuentes Nuris Luna M.A.; Proceso Administrativo Pagina 117-118
[9] Fuentes Nuris Luna M.A.; Proceso Administrativo Pagina 188
[10] Fuentes Nuris Luna M.A.; Proceso Administrativo Pagina 229
[11] Fuente Glenn A Weesch; Ronald W; Paul Gardon (5ta Edición; presupuesto, Planificación y Control de Utilidades Pagina 17.
[12] Fuentes Nuris Luna M.A.; Proceso Administrativo Pagina 320-242
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