CAPÍTULO I:
ASPECTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN.
LA ADMINISTRACIÓN
Es un proceso que consiste en planear, organizar, dirigir y controlar, desempeñando tareas para el logro de objetivos, mediante los recursos humanos, materiales, intelectuales, tecnológicos y monetarios de la empresa.
Su definición etimológica define la administración como una función desarrollada bajo el mando de oro, de un servicio que es prestado.
Haciendo un collage de algunas definiciones de autores como E.F.L BRECH, J.D. MONEY, PETERSON & PLOWMAN, KONNTZ & O"DONNELL, G. P. TERRY, F. TANNENBAUM, HENRY FAROL, LOURDES MUNCH GALINDO; es factible definir la administración como "el proceso formal de planear y organizar, ejerciendo para estos efectos un liderazgo de dirección y control, que nos permitan obtener los resultados deseados por conducto de otros".
La finalidad de la administración es buscar de forma directa, la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación, y solo a través de ella se aprovecharan los recursos de la empresa u organismo social. Como por ejemplo:
ü Recursos materiales.
ü Recursos financieros.
ü Recursos humanos (o factor humano).
ü Recursos técnicos.
El buen administrador, debe poseer técnicas y cualidades para coordinar a todos estos elementos o recursos mencionados anteriormente, de una manera más eficiente.
CARACTERÍSTICAS E IMPORTANCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Las características:
a}.- su universalidad.- esto es, la administración se da donde quiera que exista un organismo social,
b}.- su especificidad.- la administración, siempre se acompaña de fenómenos de distinta índole, que especifican funciones económicas, contables, jurídicas, productivas etc. Que deben ser coordinadas, para la obtención de los resultados esperados.
c}.-su unidad temporal.- aunque se distinguen; etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único y por lo mismo en todo momento de la vida de la empresa se estarán dando, en menor o mayor grado, los elementos administrativos.
d}.- su unidad jerárquica.- todos los que tengan carácter de jefes o ejecutivos en jefe dentro de un organismo social, participarán en distintos grados o modalidades de la misma administración.
George Robert Terry, enfoca las características y naturaleza de la administración como:
1.- LA ADMINISTRACIÓN SIGUE UN PROPÓSITO.- se refiere al logro de algo específico, como un objetivo
2.- LA ADMINISTRACIÓN HACE QUE LAS COSAS SUCEDAN.- Los gerentes centran su atención y sus esfuerzos en producir acciones exitosas.
3.- LA ADMINISTRACIÓN SE LOGRA POR, CON Y MEDIANTE LOS ESFUERZOS DE OTROS.- Para participar en la administración, se debe abandonar la tendencia de ejecutar todo uno mismo
4.- LA EFECTIVIDAD ADMINISTRATIVA REQUIERE EL USO DE CIERTOS CONOCIMIENTOS, APTITUDES Y PRÁCTICA.- Existe una gran diferencia entre lograr que los vendedores vendan y saber cómo lograr vender. Se requiere la habilidad y el conocimiento de quién ejercerá la administración para llevarla a cabo y saber cómo llevarla a cabo, es decir el conocimiento innato.
5.- LA ADMINISTRACIÓN ES UNA ACTIVIDAD, NO ES UNA PERSONA O GRUPO DE PERSONAS.- La administración no es gente, es una actividad igual a la de caminar, nadar etc.
6.- LA ADMINISTRACIÓN ES AYUDADA, NO REEMPLAZADA POR LA COMPUTACIÓN.- La computadora es una herramienta muy valiosa en el campo de la administración, permite tener una visión más amplia al gerente, así mismo le permite agudizar sus percepciones proporcionando información para la toma de decisiones clave en la empresa.
7.- LA ADMINISTRACIÓN ESTA ASOCIADA USUALMENTE CON LOS ESFUERZOS DE UN GRUPO.- La empresa cobra vida para alcanzar determinados objetivos, los que se logran con mayor facilidad con un grupo de personas y no con una sola persona
8.- LA ADMINISTRACIÓN ES UN MEDIO NOTABLE PARA EJERCER UN VERDADERO IMPACTO EN LA VIDA HUMANA.- La administración influye en su ambiente, si un gerente así lo desea, puede hacer mucho para mejorar el medio en el que se desarrolla y el de sus colaboradores.
9.- LA ADMINISTRACIÓN ES INTANGIBLE.- La llaman la fuerza invisible, su presencia queda evidenciada en los resultados obtenidos a través de los esfuerzos de todos.
10.- LOS QUE PRACTICAN LA ADMINISTRACION NO SON NECESARIAMENTE LOS PROPIETARIOS.- Administrador y Propietario no son forzosamente la misma persona. Aunque en ocasiones si lo son.
Las importancias:
1.- La administración se da dondequiera que exista un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.
2.- El éxito de un organismo depende de su buena administración, y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, tecnológicos, financieros, se logrará obteniendo desde luego, los beneficios esperados dentro del ente social.
3.- Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica. En ellas es quizás, donde la función administrativa puede aislarse mejor de las demás.
4.- Para las empresas medianas y pequeñas, quizá su única posibilidad de competir con otras, es tal vez en el mejoramiento de su administración, es decir, obtener una mejor coordinación de sus elementos, maquinaria, mercado, calificación de mano de obra, etc., en los que indiscutiblemente, son superadas por sus grandes competidoras.
5.- La elevación de su productividad, (preocupación quizá la de mayor importancia actualmente) en el campo económico social, depende de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica y social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.
CAPÍTULO II:
EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
PLANEACIÓN Concepto
La planeación se puede definir como un proceso donde se definen estrategias donde se tiene que fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y números necesarias para su realización, es decir se tiene que tener una visión donde se tiene que ver desde el futuro hasta el presente anticipándose a los objetivos planteados.
Características
Naturaleza de la planeación y de los objetivos
La planeación implica seleccionar misiones y objetivos y las acciones para cumplirlos. Requiere de la toma de decisiones, esto es, la elección entre cursos futuros de acción alternativos.
Planeación y control están estrechamente relacionados
Existen diversos tipos de planes tales como propósitos, misiones, objetivos, metas, estrategia, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos.
Ya planteadas las oportunidades el administrador planea los objetivos sobre las condiciones presentes y futuras para la evaluación y detección de cursos para después trazar planes de apoyo y elaborar un presupuesto.
Los objetivos son puntos importantes donde se persiguen por medio de las actividades. Deben ser verificables o cuantificables al final del período, para determinar si se cumplió o no. Forman una jerarquía, la cual se extiende desde los propósitos y misiones corporativos hasta las metas individuales, es decir los objetivos establecen resultados finales, pero los objetivos globales necesitan ser apoyados por sub-objetivos.
Los administradores pueden cuantificar más adecuadamente el número de objetivos que deben fijarse en forma realista para saber cuánto pueden hacer y cuánto deben delegar. En todos los casos deben conocer la importancia relativa de cada una de sus metas.
La administración por objetivos (APO) constituye un modelo administrativo bastante difundido ha sido ampliamente usada para la evaluación del desempeño y la motivación de los empleados, aunque en realidad se trata de un sistema de administración.
El proceso de la APO es una técnica que consiste en la dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar. La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa.
Entre otros beneficios, la APO resulta en una mejor administración, además es que obliga a los administradores a clarificar los papeles y las estructuras organizacionales. Los puestos se deben construir en base a los resultados fundamentales que se espera tengan las personas que los desempeñan.
Algunas de sus desventajas son; la ocasional incapacidad de los administradores de explicar a sus subordinados la filosofía de la APO (la cual enfatiza el autocontrol y la autodirección) y de ofrecerles pautas para el establecimiento de objetivos. Además, Las metas realmente verificables son difíciles de establecer, tienden a reducirse al corto plazo y pueden resultar inflexibles a pesar de la ocurrencia de cambios en las circunstancias. Finalmente, en el afán de determinar objetivos que se puedan verificar, los individuos corren el riesgo de exagerar la importancia de las metas cuantificables.
Estrategias, políticas y premisas de planeación
La estrategia consiste en la determinación del propósito y los objetivos básicos a través de un patrón donde integra las metas y políticas de cualquier organización a largo plazo de una empresa y en la adopción de los recursos de acción y la asignación de recursos necesarios para el cumplimiento de esas metas. Las políticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan las ideas de los administradores en la toma de decisiones. Tanto estrategias como políticas sirven de guía a los planes.
El modelo de planeación estratégica muestra el funcionamiento de este proceso. En él se identifican los elementos básicos del proceso y se indica la relación entre ellos. La matriz TOWS es una estructura conceptual para un análisis sistemático que facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y las debilidades internas de una organización.
T = threats (amenazas)
O = opportunity (oportunidades)
W = weaknesses (debilidades)
S = strengths (fortalezas)
La matriz de portafolio* sirve para asignar los recursos, por medio del cual se establece un vínculo entre la tasa de crecimiento de la industria y su posición competitiva relativa (medida a través de su participación de mercado) importantes estrategias y políticas deben desarrollarse en áreas tales como crecimiento, finanzas, organización, personal, relaciones públicas, productos o servicios y comercialización. Las estrategias componen una jerarquía, la cual va del nivel empresarial al de negocios y de éste al nivel funcional.
Dentro de la Planeación encontramos la toma de decisiones
La toma de decisiones conforma la selección de un curso de acción entre varias alternativas. Los administradores pueden dar forma a sus pensamientos, elaborar proyectos con el fin de llevarlos a efecto, y administrar el tiempo, los recursos y el esfuerzo que pueda cristalizar sus propósitos con las menores probabilidades de error.
Otro método para la toma de decisiones es el análisis de riesgo que consiste en estudios financieros y de seguridad para identificar riesgos (métodos cualitativos) y otras para evaluar riesgos (generalmente de naturaleza cuantitativa).
La creatividad, se puede definir como la capacidad de crear nuevas ideas, es importante para la administración eficaz. La innovación es el uso de estas ideas.
El proceso creativo se compone de cuatro fases sobrepuestas:
1) Exploración inconsciente.
2) Intuición
3) Discernimiento
4) Formulación lógica.
Existen dos métodos que favorecen la creatividad que son: la lluvia de ideas y la sinéctica
La lluvia de ideas: es una técnica para generar muchas ideas en un grupo. Requiere la participación espontánea de todos.
Con la utilización de la "Lluvia de ideas" se alcanzan nuevas ideas y soluciones creativas e innovadoras, rompiendo paradigmas establecidos. El propósito de una sesión de tormenta de ideas es trabajar como grupo para identificar un problema, y hallar, a través de una intervención participativa, la mejor decisión de grupo para un plan de acción que lo solucione.
Reglas a seguir para formular una lluvia de ideas en un grupo:
1.- No criticar ninguna regla.
2.- Mientras más extremosas sean las ideas, mejor.
3.- Alentar la cantidad de ideas producidas.
4.- Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas.
Sinéctica: se refiere a la selección cuidadosa de los miembros del equipo según sus aptitudes para la resolución de un problema, el cual puede involucrar a toda la organización.
El líder del grupo desempeña un importante papel en la aplicación de este método, de hecho, solo él conoce la naturaleza específica del problema. Su función consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que se trata. Este sistema supone una compleja serie de interacciones para el surgimiento de una solución, frecuentemente la invención de un nuevo producto.
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