PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE CAJACHICA
1.- Se debe nombrar un custodio o responsable de los fondos de Caja Chica.
2.- Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto.
3.- Los desembolsos de caja chica no deberán exceder el 10% del monto total del fondo.
4.- Los pagos por caja chica se realizaran mediante volantes prenumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrada de efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidara con los comprobantes.
5.- Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por quien recibe el dinero.
6.- Los volantes provisionales no podrán permanecer más de tres días en caja.
7.- Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica toda la documentación justificativa por los pagos efectuados.
8.- La documentación justificativa de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “Pagado” y la fecha de desembolso.
9.- Esta prohibido el pago de sueldos del fondo de caja chica.
10.- Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto total o según lo dictaminen las políticas de la empresa.
11.- Esta prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.
12.- El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la institución, y el custodio, no debe tener acceso al efectivo recibido de clientes u otro deposito.
13.- Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde se solicite el desembolso y por el encargado del área financiera.
14.- No se permitirá el manejo de dos fondos de caja por una sola persona.
15.- Cualquier cambio en el monto de caja debe realizarse mediante una comunicación del incumbente de mayor jerarquía.
16.- Las políticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregados por escrito.
17.- Las Facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolso.
18.- El encargado no debe tener acceso a los registros de contabilidad mucho menos con aquellos referentes al efectivo.
19.- El fondo de caja chica debe ser arqueado esporádicamente y sorpresivamente por el auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.
20.- El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes que se reponen
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DECAJA GENERAL
1.- Se debe nombrar un encargado de caja general.
2.- Las funciones de custodia y manejo de efectivo deben ser ejecutadas por personas independientes de las que realizan las funciones de revisión, registro y control del mismo.
3.- Todos los ingresos de efectivo deben hacerse constar en un recibo de ingreso, el cual debe ser firmado y sellado por el cajero.
4.- Los recibos de ingreso deben ser prenumerados de imprenta en secuencia numérica y usados en orden.
5.- La secuencia numérica en el uso de los recibos de ingreso debe ser controlada por un empleado independiente de quienes manejan el efectivo.
6.- Todos los ingresos deben ser depositados íntegramente a más tardar el siguiente día laborable. El cajero debe anexar el volante del depósito al recibo de ingreso correspondiente y debe quedarse con una copia.
7.- Los ingresos y depósitos deben ser registrados por una persona independiente de las labores de manejo de efectivo ingresado.
8.- El cajero debe llevar diariamente un formulario de recepción de efectivo donde conste el número del recibo fecha y monto recibido.
9.- Se debe preparar para cada departamento dentro de la organización, un presupuesto de las entradas, de los pagos y de las salidas de efectivo.
10.- Preparar un listado de control de las entradas de efectivo en el, momento y en el lugar en donde se recibe el dinero.
11.- Realizar todos los pagos en cheques.
12.- Exigir que la validez y el valor de cada gasto se verifiquen antes de su pago mediante el giro de un cheque.
13.- Separar la función de aprobación de los gastos de la función de firma de cheques.
14.- Efectuar rápidamente la conciliación de los extractos bancarios.
15.- Separar los fondos provenientes de cobros a los destinados a pagos.
16.- Controlar todos los cheques anulados.
17.- Se debe tener cheques que sean firmados por dos personas o más.
18.- Se deben realizar arqueos sorpresivos.
19.- Rotación del personal que interviene en el manejo de fondos.
20.- No se debe usar dinero de la caja general para gastos no autorizados.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DEVENTAS A CRÉDITO
1.- Se debe nombrar un encargado o responsable.
2.- Se deben mantener políticas y velar por el cumplimiento de las mismas.
3.- Las solicitudes de crédito deben ser examinadas y autorizadas por los departamentos de contabilidad y administración.
4.- Cada crédito debe ser monitoreado para su mejor control
5.- Las solicitudes de aumentos de crédito deben ser examinadas y autorizadas por la administración.
6.- Cada crédito despachado deberá ser firmado por la persona que disfruta del crédito.
7.- Al aproximarse la fecha de caducidad de cada factura se deberá contactar a la persona que posee el crédito como una forma de recordatorio de pago.
8.- Cada factura a crédito deberá mostrar la fecha de caducidad de dicha factura.
9.- Se debe tener un historial del cliente donde se muestran todos los datos del mismo.
10.- Se debe otorgar crédito de acuerdo con su capital suscrito y pagado.
11.- Debe recibirse de cada cliente una orden de compra sellada y firmada.
12.- Se debe preparar un presupuesto de ventas.
13.- Se deben elaborar cuotas para cada vendedor.
14.- Debe emitirse un conduce prenumerado.
15.- Las facturas son enviadas posteriormente a la entrega con conduce por si hubiere algún cambio por mercancías en mal estado.
16.- Asignar a cada vendedor un código de identificación.
17.- Enviar a cada departamento correspondiente copias de las facturas hechas durante el día para las gestiones de cobro y control de inventario.
18.- Separar las funciones de facturación, registro y cobranza de facturas.
19.- El departamento debe estar dirigido por una sola persona.
20.- No se otorgaran créditos a empleados que tengan menos de tres meses trabajando en la institución.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR
1.- El departamento debe estar dirigido por una sola persona.
2.- El otorgamiento de crédito a clientes, funcionarios y empleados se efectuará sobre la base de las políticas establecidas por la institución.
3.- Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario o empleado.
4.- Deben realizarse arqueos periódicos de los documentos para conciliarlos con los libros contables.
5.- Las autorizaciones para descargo de cuentas malas deben ser aprobadas en atención a las normas contables y leyes que existan para tales fines.
6.- Se deben depurar los pedidos de cada cliente antes de despachar las mercancías.
7.- Emitirse mensualmente un análisis de los saldos de cuentas por cobrar.
8.- Emitir mensualmente un estado de cuenta a cada cliente.
9.- Emitir un recibo provisional de cobro prenumerado.
10.- El encargado de cuentas por cobrar no podrá tener control sobre los asientos contables de los cobros realizados.
11.- Asignar códigos a los cobradores a domicilio.
12.- Dividir por zonas a los cobradores y los clientes para mejor control.
13.- Asignar un código a cada cuenta por cobrar.
14.- Los recibo de Cobro deben estar prenumerados de Imprenta
15.- Determinar políticas para una gestión de cobros eficiente.
16.- Enviar a cada departamento correspondiente copias de las cuentas por cobrar para las futuras operaciones y registro de las mismas.
17.- Mantener control de aquellas cuentas que se estimen de dudoso cobro aunque ya estén fuera del sistema.
18.- Emitir informe para la gerencia de las cuentas recuperadas.
19.- Realizar un presupuesto mensual estimado de los cobros a realizar.
20.- Realizar llamadas de recordatorio de pagos a los clientes.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE COMPRAS A CRÉDITO
1.- Se debe nombrar un encargado de departamento de compras.
2.- Se debe coordinar con los proveedores sobre asuntos como precios, descuentos, tiempo para el pago, etc.
3.- Se debe contar con la aprobación correspondiente.
4.- Se deben conseguir líneas de crédito.
5.- Tener un listado de proveedores; locales y extranjeros.
6.- Realizar varias cotizaciones previas a las compras.
7.- Evitar monopolizar las compras, comprando siempre al mismo proveedor.
8.- Tener un control de los precios de los productos en el mercado.
9.- Al realizar las compras comprarle a varios proveedores.
10.- Emitir una orden de compra o pedido.
12.- La orden de compra debe tener el logo de la empresa.
13.- Se debe tener una requisición de compras.
14.- Las órdenes de compra deben ser prenumeradas.
15.- Enviar copias de las órdenes de compra a cada departamento relacionado para las futuras operaciones.
16.- Tener control estricto sobre las mercancías en existencia en almacén.
17.-Establecer un mínimo de existencia de productos en almacén y un máximo para controlar las compras
18.- El encargado de compras no debe realizar asientos contables.
19.- Notificar al encargado de almacén sobre las compras realizadas para su posterior almacenamiento y control.
20.- Realizar conjuntamente con el encargado de almacén un plan de almacenamiento para tener control de las cantidades mínimas y máximas de almacenamiento.
PROCEDIMIENTOS DECONTROL INTERNO DE CUENTAS POR PAGAR
1.- Se debe nombrar un encargado de las cuentas por pagar.
2.- Las requisiciones, ordenes de compra de bienes y servicios que den origen a cuentas por pagar deben estar aprobadas por un superior jerárquico.
3.- Las requisiciones y ordenes de compra deben estar prenumeradas de imprenta y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.
4.- Se deben segregar las funciones de compra, recepción y registro de cuentas por pagar.
5.- Las facturas se enviaran directamente al departamento de contabilidad y se registraran de inmediato a las cuentas por pagar.
6.- Las mercancías recibidas deben ser rigurosamente examinadas para determinar si hay faltante, y se le informara al departamento de compra la situación.
7.- Auditoria interna supervisara en todos los casos que se comparen las facturas contra las órdenes de compra y los reportes de recepción que den origen a cuentas por pagar.
8.- Todas las facturas como las órdenes de compra deben ser canceladas en el mismo momento en que se efectúe el pago.
9.- Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los saldos del departamento de contabilidad.
10.- Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.
11.- Los cheques para saldar las cuentas por pagar serán registradas con un concepto claro que explique los desembolsos.
12.- Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por pagar.
13.- Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliar con la cuenta control.
14.- Cada proveedor debe tener un código asignado.
15.- No se debe pagar en efectivo sino en cheque.
16.- Cada proveedor debe tener un expediente.
17.- No pagar con fotocopias sino con facturas originales.
18.- Debe emitirse una solicitud de cheque, firmada por quien la prepara y otra persona autorizada.
19.- Pagar con cheque que tengan doble firma.
20.- Revisar todos los pagos en la conciliación bancaria.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNODE PRODUCCIÓN
1.- Debe nombrarse un responsable o encargado de producción.
2.- Organizar la producción diariamente.
3.- Tener control sobre el consumo de materias primas.
4.- Controlar el tiempo trabajado por los operadores.
5.- Verificar la cantidad producida.
6.- Elaborar reportes de trabajos diarios, enviar copias al encargado de almacén y contabilidad.
7.- Verificar que lo programado sea igual a lo realizado, o sea, si se cumplió con la programación establecida.
8.- Al hacer entrega de materias primas se debe indicar la orden de producción en la que se va a utilizar, la cantidad entregada, la cantidad devuelta y la persona que la recibe.
9.- Elaborar planes detallados de producción y planear la distribución de productos.
10.- Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en función de tiempo.
11.- Comprobar la demanda real con la planteada y corregir los planes si fuese necesario.
12.- Elaborar un presupuesto de producción detallado y claro.
13.- Preparar una requisición de materiales.
14.- Coordinar con el gerente de ventas lo que se va a producir.
15.- Asesorar a la gerencia sobre la capacidad de maquinas instaladas.
16.- Asesorar a la gerencia sobre maquinarias, equipos y materiales a utilizar.
17.- Evitar el desperdicio de materias primas.
18.- Se debe tener control sobre el buen funcionamiento de las maquinarias.
19.- Enviar lo más pronto posible al almacén los productos terminados.
20.- Tener control estricto sobre los productos todavía en proceso.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNODE INVENTARIO
1.- Debe nombrase un encargado de departamento.
2.- Debe existir un buen planeamiento de producción y /o ventas para estimar las necesidades de inventario.
3.- Preparar informes de recepción para registrar y notificar recepción de productos o mercancías.
4.- Emitir órdenes de salida de mercancía cada vez que se entregue.
5.- Emitir una orden de entrada de mercancía cada vez que se reciba una mercancía.
6.- Comprobar las cantidades recibidas para determinar que son correctas.
7.- Almacenar correctamente las mercancías como medida de protección contra las extracciones no autorizadas.
8.- Expedir los materiales y/o mercancías contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.
9.- Controlar los desperdicias de producción, materiales dañados para los ajustes d costos correspondientes.
10.- Tener control de inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados.
11.- No recibir mercancías sin la autorización de compras.
12.- No entregar mercancías sin la autorización de ventas.
13.- Notificar a la gerencia sobre productos en mal estado.
14.- Realizar conteos físicos al menos una vez al año, sin importar el sistema utilizado.
15.- Buen almacenamiento para evitar robos, daños o descomposición.
16.- Mantener al día las tarjetas de entrada y salida de mercancías.
17.- Mantener inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a perdidas en ventas.
18.- No mantener mercancías almacenadas demasiado tiempo, evitando con esto el gasto de tener dinero invertido en artículos innecesarios.
19.- Emitir un reporte de productos que hayan sido entregados por producción y que ya están disponibles para la venta.
20.- Informar sobre el mínimo de existencia de un producto o mercancía.
CATÁLOGO DE CUENTAS (Descripción)
Código de 3,4,5,6 y 7 Posiciones | ||||||
Grupo | Subgrupo | Subgrupo | Cuenta | Subcuenta | Subcuenta | Subcuenta |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ||||||
CATÁLOGO DE CUENTAS
100 ACTIVO
1000 Efectivo en Caja y Bancos
10001 Caja General
10002 Caja Chica
10003 Banco Popular Dominicano
10004 Banco de Reservas de la Republica Dominicana
10005 BHD
1100 Cuentas por Cobrar Clientes
110001 Almacenes “Doble A”
110002 Supermercado Estela
110003 Supermercado El Viajero
110004 Súper Bodega La Económica
110005 Supermercado Dajabón
110006 Supermercado Victoria
110007 Distribuidora Patria
110008 Bodega Los Tres Hermanos
110009 Supermercado Bonao
110010 Supermercado la Fuente
110011 Distribuidora Carmen
110012 Almacén Frederick & Asociados
110013 Distribuidora Banileja C x A.
110014 Supermercado Pérez
110015 Supermercado Del Pueblo, S.A.
110016 Distribuidora Karina, S.A.
110017 Centro Comercial King
110018 Supermercado Tomas
110019 Súper Bodega Hernández
110020 Supermercado Alicia
1200 Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados
120001 Carmen E. Jiménez Pérez
120002 Juan Francisco Martines Marmolejos
120003 Claudia Montero Duran
120005 Edwin García Domínguez
120006 Germania F. Bautista Santiago
120007 Maria Magdalena Severino Brito
1300 Otras Cuentas por Cobrar
130001 CDEEE
130002 Agrotel
130003 Báez & Asociados
130004 Agro Empresa Díaz, S.A.
130005 Ing. Carlos Cáceres Hinojosa
1400 Inventario
140001 Productos Terminados
140002 Productos en Proceso
140003 Materias Primas
140004 Materiales de Oficina e Impresos
140005 Materiales y Equipos de Mantenimiento
1500 Gastos Pagados por Adelantado
150001 Materiales de Oficina e Impresos
150002 Seguros Generales
150003 Renta y Alquiler
1600 Inversiones
160001 Inversiones en Títulos
160002 Certificados Financieros
160003 Acciones Comunes en Otras Empresas
160004 Acciones Presentes en Otras Empresas
160005 Locales Comerciales
1700 Propiedad Planta y Equipo
170001 Terreno
170002 Mejora al Terreno
170003 Edificios y Naves
170004 Depreciación Acumulada Edificios y Naves
170005 Maquinarias
170006 Depreciación Acumulada Maquinarias
170007 Mobiliario y Equipo de Oficina
170008 Depreciación Ac. Mobiliario y Equipo de Oficina
170009 Equipo de Generación
170010 Depreciación Acumulada Equipo de Generación
170011 Equipo de Transporte
170012 Depreciación Acumulada Equipo de Transporte
170013 Equipo de Riego
170014 Depreciación Acumulada Equipo de Riego
1800 Activo Diferido
180001 Costo de Organización
180002 Derechos de Autor
180003 Marca de Fábrica
1900 Otros Activos
190001 Fianzas y Depósitos
190002 Crédito Mercantil
190003 Construcciones en Proceso
200 PASIVOS
2000 Documentos por pagar
20001 Importadora Andina, S.A.
20002 Santo Domingo Motors
20003 Cabrera & Asociados
2100 Cuentas por Pagar Proveedores
210001 Plastiformas, S.A.
210002 Soluciones Eléctricas Noboa
210003 Industrias Nigua
210003 Cartones del Caribe
210004 Distribuidora García
210005 Texaco Dominicana
210006 Distribuidora de Gomas K & L
210007 Ferretería Popular
210008 Moto Repuestos Brito
210009 Distribuidora de Gomas Kennedy
210010 Auto Repuestos Oriental
210011 Teruel Agrícola
210012 Gas Caribe
210013 Fersan Dominicana
210014 Agro Soluciones López
210015 Cartonera Francis
210016 Plásticos & Algo Mas
210017 Repuestos Mayra
210018 Estación de Combustible Shell Kennedy
210019 Suplioficinas Leo
210020 Toribio Reparaciones
2200 Retenciones y Acumulaciones por Pagar
220001 Impuestos Sobre la Renta
220002 Infotep
220003 Seguridad Social
220004 Regalía Pascual
220005 Preaviso y Cesantía
2300 Pasivo a Largo Plazo
230001 Bonos por Pagar
230003 Préstamos
2400 Otros pasivos
240001 Prima en Obligaciones
300 CAPITAL
30001 Acciones Autorizadas
30002 Acciones no Emitidas
30003 Prima en Acciones Comunes
30004 Acciones en Tesorería
3100 Reservas
310001 Reserva Legal
3200 Resultados
320001 Del Período
320002 Acumulados
400 INGRESOS
4100 Ventas
410001 Jugos Denominación A
410002 Jugos Denominación B
410003 Concentrado Clase A
410004 Concentrado Clase B
4200 Servicios
420001 Asesorías
4300 Otros Ingresos
430001 Intereses Sobre Inversiones
430002 Dividendos
430003 Ganancia en Venta de Activo
4400 Descuentos y Devoluciones
44100 Descuentos
4410001 Por Pronto Pago
44200 Devoluciones
4420001 Producto A
4420002 Producto B
500 COSTOS
5100 Costos de la Mercancía Comprada
510001 Compras Materia Prima A
510002 Compras Materia Prima B
510003 Seguros
510004 Gastos Aduanales
510005 Transporte
510006 Estibadores y Almacenamiento
600 GASTOS
6100 Gastos de Operación
610001 Gastos de Ventas
610002 Sueldos
610003 Comisiones
610004 Regalía Pascual
610005 Seguridad Social
610006 Dietas y Viajes
610007 Preaviso y Cesantía
610008 Transporte
610009 Combustibles y Lubricantes
610010 Publicidad
610011 Energía Eléctrica
610012 Reparación y Mantenimiento
610013 Depreciación Edificio
610014 Depreciación Equipo de Oficina
610015 Depreciación Equipo de Transporte
6200 Gastos Generales y Administrativos
620001 Sueldos
620002 Horas Extras
620003 Regalía Pascual
620004 Honorarios
620005 Seguridad Social
620006 Dietas y Viajes
620007 Transporte
620008 Materiales y Útiles de Oficina
620009 Combustibles y Lubricantes
620010 Energía Eléctrica
620011 Agua y Basura
620012 Comunicaciones
620013 Depreciación Mobiliario
620014 Depreciación Edificio
620015 Depreciación Maquinaria
6300 Gastos Financieros
630001 Intereses sobre préstamos
630002 Comisiones Bancarias
630003 Servicio Bancario Electrónico
630004 Carta de Crédito y Servicios
630005 Mora y sanciones
630006 Impuestos Transacciones Bancarias
630007 Tarjetas de crédito corporativas
630008 Gastos de Cierre
630009 Caja de seguridad
630010 Confección de Cheques
Autor:
Richard Pichardo Paulino
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