Análisis de los métodos utilizados para la determinación de la fuerza laboral en la sección seguros

INTRODUCCIÓN     C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., es una empresa adscrita a la CVG (Corporación Venezolana de Guayana) que se encarga de extraer, procesar y suministrar mineral de hierro en forma de pella o briqueta; y ser de esta manera distribuida, a nivel nacional e internacional. Para el cumplimiento de los compromisos adquiridos con sus trabajadores, Ferrominera cuenta con la Sección Seguros de Vehículos, unidad ésta que tiene como responsabilidad, dirigir y coordinar el proceso administrativo de las pólizas de seguros de vehículos, a fin de garantizar la prestación de los servicios requeridos por los usuarios, en las condiciones de calidad, oportunidad y efectividad.   Debido al incontrolable crecimiento de personal reflejado en los últimos años en C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A, la Gerencia General de Auditoría Interna propone la realización de la Auditoria “Determinación de Fuerza Laboral” a objeto de comprobar, si las técnicas utilizadas por el Departamento de Ingeniería Industrial para la determinación de esta, son las mas idóneas; cubriendo de esta manera, las necesidades del personal adscrito a la Sección Seguros de Vehículos.  

RESUMEN El estudio tuvo como objetivo general, Evaluar las técnicas utilizadas por el Departamento de Ingeniería Industrial Para la determinación de la fuerza laboral en la Sección Seguro de Vehículos de C.V.G. Ferrominera Orinoco, C.A; garantizando las necesidades de personal en dicha sección.. Metodológicamente es un estudio de campo tipo exploratorio-Descriptiva; que consistió, en la revisión del Organigrama de Posición, Descripción de Cargos, Manuales de Normas y Procedimientos inherentes a las actividades que ejecutan, Alcance funcional de la unidad objeto de estudio y encuestas al personal adscrito a dicha área específicamente a los ocupantes del cargo de Analista de Seguros Colectivos con el fin de determinar la carga de trabajo y así poder realizar un estimado de la cantidad de personas necesarias para cubrir todas las actividades ejecutadas , verificar si las posiciones aprobadas se correspondan con las necesidades reales del área y así emplear las mejoras pertinentes   PALABRAS CLAVES. TECNICAS, FUERZA LABORAL, PROCEDIMIENTOS, ENCUENTAS, CARGA DE TRABAJO, ESTIMADO. ACTIVIDADES.

Con la elaboración de la presente investigación, se pretende calcular el número de trabajadores necesarios para la ejecución de las actividades que desempeña la unidad objeto de estudio; y así establecer las mejoras correspondientes.   El contenido de este trabajo se encuentra dividido en cuatro (4) capítulos, distribuido de la siguiente manera: Capitulo I El Problema: donde se explica la problemática existente, se formulan los objetivos y la justificación de la investigación. Capitulo II Marco Teórico: el cual presenta las generalidades y funcionalidades de la empresa en cuestión, la descripción del área de trabajo, así como el trabajo asignado. Capitulo III Marco Metodológico: donde se describe la metodología del trabajo detallando el tipo de investigación, Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos, Población, Muestra, y las actividades ejecutadas. Capitulo IV Análisis y Resultados: en el cual se detallan los resultados y análisis obtenidos. Conclusiones y Recomendaciones.

MARCO METODOLÓGICO En toda investigación, es necesario establecer estrategias, técnicas, métodos y procedimientos que permitan obtener la información necesaria para la evaluación y búsqueda de la solución del problema planteado. El camino correcto conlleva a obtener los resultados válidos que respondan a los objetivos inicialmente planteado; por ello, la selección de la metodología a emplear es uno de los pasos más cruciales y decisivos en la elaboración de la investigación. Para el siguiente estudio, se empleo la siguiente metodología: TIPO DE ESTUDIO TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS POBLACION MUESTRA ACTIVIDADES EJECUTADAS

ANÁLISIS Y RESULTADOS Ferrominera según la estructura organizativa vigente al 15/10/2010, tiene definida una fuerza laboral estándar de 7.405 trabajadores, siendo la real al cierre del 2010 de 6.514 trabajadores, evidenciándose que en el período comprendido entre los años 2005-2010, la estructura organizativa y organigrama de posición de la empresa se ha incrementado en un 102,60%, pasando de 3.655 posiciones a 7.405 y la fuerza laboral real en un 65,50%, al incrementarse de 3.936 a 6.514. A continuación se muestra detalle de lo expuesto (ver tabla N°1): Tabla N°1: Incremento de Fuerza Laboral 2005-2010.

En cuanto a la distribución de los incrementos de la fuerza laboral referidos en la tabla anterior, se evidenció que las unidades administrativas de la empresa se han incrementado en un 95% y las productivas en 45%. Asimismo; es de indicar que, en los últimos 3 años la empresa presenta una proporción de 48% vs. 52% de trabajadores administrativos con respecto a los operativos, tal como se muestra a continuación (ver tabla N° 2): Tabla N°2: Unidades Administrativas Vs Unidades Operativas.

La proporción mostrada en la tabla anterior refleja una relación de 1 a 1 entre la clasificación de los dos tipos de trabajadores; lo cual, al compararla con el estándar establecido para una industria similar a Ferrominera, se determina que la distribución actual desvirtúa los parámetros establecidos, sobre todo al considerar que no es proporcional el incremento de la fuerza laboral con respecto a la producción total para el periodo evaluado. Por cuanto desde el 2005, ésta para cada año a disminuido, pasando de 24.512.930 TM de producto a 14.608.000 TM, lo que ha incidido en el índice de productividad; el cual pasó de 6.228 TM /trabajador a 2.243 TM /trabajador, tal como se muestra a continuación (ver tabla N° 3): Tabla N°3: Relación Fuerza Laboral con Total de Producción.

Con respecto al costo de empleo, el cual para el 2010 representa 46% de los costos totales de la empresa, es de indicar que desde el 2005 hasta noviembre del 2010, producto de los incrementos ya señalados, éste aumentó en un 408,77%, según se muestra (ver tabla N°4): Tabla N°4: Costo de Empleo Vs Costos Totales.

En relación al origen de los incrementos de la fuerza laboral, la Gerencia General de Personal refiere que los mismos se fundamentan principalmente en: la reestructuración organizativa general de la empresa, adecuación de personal por la implementación de la cuarta cuadrilla en las áreas operativas, sustitución de patrono de las empresas OPCO (Planta de Briquetas) y TOPPCA (Planta de Pellas), separación y transferencia de responsabilidades y funciones de diversas áreas de la empresa, inclusión de áreas orientadas al desarrollo endógeno y social y adecuación de personal fuera de estándar, entre otros aspectos. En cuanto a los estudios que soportan las acciones antes descritas, es de señalar que el Departamento de Ingeniería Industrial, ha realizado 28 estudios durante el periodo 2005-2010, recomendando el incremento en la fuerza laboral de 673 trabajadores en diversas áreas de la empresa, cifras estas que al considerar que desde el 2005 al 2010 la fuerza laboral estándar de la empresa se incremento en 3.750 posiciones, se evidencia la carencia de estudio para 3.077 de ellas, siendo importante destacar los siguientes hallazgos:   Incumplimiento del manual de Delegación de Autoridad vigente para el lapso 2005 – 2008, por cuanto el mismo indica que para el caso de modificación de la fuerza laboral, se requiere la recomendación de la Gerencia de Ingeniería, observándose que aún cuando la fuerza laboral estándar se incrementó en un 99,72% correspondientes a 3.645 posiciones, la Gerencia de Ingeniería recomendó sólo el incremento de 673 cargos equivalente al 18,46%.  

Incumplimiento del Manual Delegación de Autoridad vigente desde Mayo 2008-Diciembre 2010, el cual establece la intervención de la Gerencia de Ingeniería cuando la fuerza laboral a modificar sea superior a 6, evidenciándose la omisión de dicha normativa. El Manual de Normas y Procedimientos que regula la actividad de determinación técnica de fuerza laboral, no detalla de forma sistémica el procedimiento a seguir para la realización de dicha actividad, con énfasis en los métodos y técnicas a utilizar para la consecución del mismo, limitándose éste al establecimiento de lineamientos generales y responsabilidades.   Los Departamentos de Ingeniería Industrial y de Gestión Organizacional, para la realización de los estudios descritos en la actualidad cuentan con 4 y 10 trabajadores, respectivamente. Al respecto, al confrontar los requisitos del cargo con el perfil de los ocupantes, se observó que en el Departamento de Gestión Organizacional existen 2 trabajadores cuyos perfiles no se corresponden con los requisitos del mismo, en cuanto a profesión. Igualmente, no se evidenció en los expedientes de 3 trabajadores, 1 de la primera unidad y 2 de la segunda, los documentos que soporten su profesión, lo que limitó el determinar la correspondencia entre el perfil del cargo vs. los requisitos del mismo. En relación al entrenamiento de éstos trabajadores, según la información cargada en el sistema de entrenamiento, se evidencia que los mismos no están dirigidos a la adquisición de técnicas y herramientas que permitan adquirir destrezas inherentes al cargo que desempeñan, lo cual tiene su origen, de acuerdo a lo informado por las unidades, a la situación económica presentada en la empresa desde finales del 2008.  

Con el objeto de validar si las posiciones aprobadas en los organigramas de posición se corresponden con las necesidades reales de personal, de acuerdo a la carga de trabajo, se seleccionó de un universo de 9 unidades a la Sección Seguros de Vehículos adscrito al Departamento de Seguros Colectivos.   Dicha área tiene como responsabilidad dirigir y coordinar el proceso administrativo de las pólizas de seguros de vehículos, a fin de garantizar la prestación de los servicios requeridos por los usuarios, en las condiciones de calidad, oportunidad y efectividad, a tales efectos en el organigrama de posición se establecen 7 posiciones, de las cuales 5 corresponden a Analistas de Seguros Colectivos, 1 Jefe de Sección y 1 Auxiliar de Seguros Colectivos; tal como se muestra seguidamente(ver figura 7):

CONCLUSIONES   Los resultados obtenidos permiten concluir con los siguientes aspectos:   Los efectos obtenidos muestran una propensión creciente del ingreso de personal, pese a la tendencia decreciente de los volúmenes de producto planificado.   La aplicación por parte de la alta gerencia de medidas eficientes que permitan minimizar los incrementos de personal.   En relación a los estudios que soportan el aumento de personal en la empresa, es de señalar que el Departamento de Ingeniería Industrial, ha realizado 28 estudios durante el periodo 2005-2010, recomendando el incremento en la fuerza laboral de 673 trabajadores en diversas áreas de la empresa.   Se destaca el incumplimiento de lo establecido en el Manual de Delegación de Autoridad vigente para el lapso 2005 – 2008, por cuanto en el mismo se indica que para el caso de modificación de la fuerza laboral, se requiere la recomendación de la Gerencia de Ingeniería, quién debe garantizar entre otros aspectos, la asistencia técnica en cuanto a ingeniería de métodos, la cual incluye los estudios de fuerza laboral.          

Se observa que aún cuando para el periodo de vigencia 2005-2008 del referido manual, la fuerza laboral se incrementó en un 99,72% correspondientes a 3.645 posiciones, la Gerencia de Ingeniería recomendó sólo el incremento de un 18,46%, sin evidenciarse los correspondientes análisis de las necesidades reales de personal, que soporten el resto de los incrementos.   Los resultados de los cálculos realizados a través del levantamiento del proceso de la Sección Seguro de Vehículo, en su conjunto está sobre estimada en dos (2) posiciones producto de debilidad y carencia de estudios que fundamenten las necesidades reales de trabajadores de acuerdo a la carga de trabajo; lo que limita el uso racional de los recursos materiales, laborales y financieros, originando, entre otros aspectos: elevado tiempo de ocio, carencia de equidad en la carga de trabajo, debilidad en la planificación

RECOMENDACIONES   A los efectos de corregir las debilidades observadas se efectúan las siguientes recomendaciones:   Contratar un (1) Auxiliar de Seguros Colectivos que ejecute las actividades administrativas como: archivar, atención telefónica y recepción de documentos, etc.   La Gerencia de Personal en coordinación con la Gerencia de Ingeniería, promover la evaluación en cuanto a las necesidades reales de la empresa en materia de fuerza laboral y con base a los resultados de éstos estudios, realizar la evaluación de una redistribución interna en áreas de la empresa donde existan cargos vacantes, previo estudio de las descripciones de los correspondientes cargos y de los perfiles de los trabajadores.   Realizar una evaluación de los salarios del personal de la Sección Seguros de Vehículos adscrita al Departamento de Seguros Colectivos, a fin de determinar si los mismos se corresponden con las actividades realizadas y con los salarios del personal de otras unidades de Ferrominera con similares condiciones de trabajo, así como, la revisión de los perfiles de éstos que permitan, entre otros aspectos, la segregación de funciones.  

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICERRECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PRÁCTICA PROFESIONAL        ANÁLISIS DE LOS MÉTODOS UTILIZADOS PARA LA DETERMINACIÓN DE LA FUERZA LABORAL EN LA SECCIÓN SEGUROS DE VEHÍCULOS DE C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLÍVAR.     Tutor Industrial: Ing. Heidy Briceño. Autor: Br.Katiuska Calzadilla. Tutor Académico: MSc.Ing. Iván Turmero.        Ciudad Guayana, Julio 2011.