El reto radica en facilitarle al destinatario la lectura y el manejo de sus correos, de tal manera que se tiene que tomar en cuenta no solo lo que está escribiendo sino lo que el destinatario va a leer. Supongamos que usted le escribe a Mengano, él es un hombre muy ocupado que hace un montón de cosas a la vez. Si usted le escribe un e-mail cuyo asunto es "reunión de la junta", él no sabrá de qué junta está hablando. Cuando recibe un mensaje de nanamoryelvamend&yahoo.com o de zsh999&hotmail.com o de mrm&latinmail.com Mengano queda como loco porque no tiene ni idea quienes son esos remitentes. Si encima de esto el contenido reza "Ajá, es una idea magnífica, respóndeme y yo me encargo de avisarle a Perensejo", peor todavía. De qué rayos habla?, dirá Mengano.
Usted me dirá que Mengano debería ser más cuidadoso y saber quién es Perensejo y saber de que junta se trata, pero entre tanto tumulto de papeles y de información no es de suponer que Mengano ordene su agenda y datos y tampoco le corresponde a usted hacerlo por él. Lo que usted sí puede hacer y además es su deber es facilitarle las cosas a Mengano con sus mensajes a la hora de escribirle los e-mail.
Estas son algunas ideas para que usted escriba un buen e-mail:
Escriba un "asunto" específico y significativo. De la misma manera como un libro ocupa de un título, un e-mail requiere de un asunto. Un "hola" podría bastar para un amigo, pero para el resto resulta fastidioso… cómo que hola!?, hágale saber a Mengano de qué se trata el asunto, una reunión, una oferta, una presentación, una oportunidad, un chiste, una tarjeta, etcétera y si no es nada parecido, quizá lo mejor es que no lo envíe. Si el mensaje tiene que ver con una cita entonces incluya la fecha en el renglón del asunto "Cita: 220501", esto es efectivo para establecer el nivel apropiado de precisión o de urgencia. Si hay algún sitio en donde se efectuará entonces también indíquelo también (Cita: 220501, Hotel PAVOREAL), porque a propósito, Mengano vieja con frecuencia.
Muchas veces ponemos en el renglón del asunto algo que no viene al caso, es peor aun dejarlo en blanco, pero es imperdonable poner algo así como "Mensaje para Mengano", porque si llega a su buzón lógicamente es para él, o no?. Otro error es introducir un título vago tal como "Hola, solicitud…" (de qué?), o "Importante" (ello lo decide el lector), o "Urgente" (será para quien lo escribe); no obstante poner "Urgente firmar documento de la Cía XYZ", sí es algo específico y significativo y quizá también sea de verdad urgente e importante.
Exprésele al lector lo que usted desea, una vez que Mengano sabe lo que usted quiere dígale lo que debe hacer o que usted quiere que él haga: tiene que confirmar la cita, leer el plan de inversión y dar su aprobación, enviarle dinero, la fecha en la que debe comunicar etcétera, porque usted sí sabe lo que quiere pero Mengano no y mientras él le va echando una ojeda a sus e-mail no se va a poner a adivinar, quizá deje su e-mail para más adelante, pero si es vago e impreciso lo más probable es que lo elimine de inmediato. Con suerte Mengano le contestó y para cuando lo hizo ya olvidó o pasó el tema, bueno es dejarse un trozo del correo… cierto es que algunos correos que han ido y vuelto varias veces se vu3elven pesados y lentos por lo que está muy bien cortarles todo lo viejo y dejar únicamente lo último. Otra cosa, no abuse nunca de los anexos. Los anexos son útiles si quiere enviar documentos extensos o formateados, pero jamás deben sustituir al texto normal de un e-mail, no obligue al lector a tener que bajar tamaña carga que requiere de tanto tiempo para enterarse de lo que pudo haber sabido con sólo desplegar el texto del mensaje, además piense que usted quiere que Mengano lea su correo y lo más probable es que él prefiera revisar el resto de sus mensajes y dejar los anexos para más tarde y ese más tarde con lo ocupado que siempre está quizá no llegue y al final su correo se quede sin leer.
Tenemos que ser más asertivos!, saber escribir un buen email es parte de ello, hay que ir al grano y decir lo que tenemos que decir de una vez, nada de eso como cuando nos encontramos con una contestadora o un beeper y no se nos ocurre dejar el mensaje –sea el asunto- sino un desperdicio todo el tiempo para hablar basura y al final un "…llámame, es urgente".
Ahora, continuando con los correos: si tiene que enviar un anexo, asegúrese de explicar con claridad su contenido: un boletín de prensa, una hoja de vida, un plan de negocios, una ley, un contrato (muy bien, pero de qué trata?). Fue horrible para Mengano la navidad pasada que recibió una explosión de tarjetas (como aquellas de papel que se usaron en el pasado y las pegaban en las paredes o las colgaban de los arbolitos de navidad, recuerdan?); la verdad es que él prefiere y es más considerado un corto saludo y él sabe todo lo que hay que hacer para cargar un archivo .jpg y cómo se envía a todo su directorio de amigos y con eso no lo impresionas… por el contario, si te agradece un corto pero significativo saludo dirigido exclusivamente a él. Además, de todos es conocido que los benditos anexos son portadores de virus y ante la duda todo el mundo opta por borrarlos de inmediato y es por eso que Mengano no abrirá y borrará todo lo que no le haya sido enviado de manera específica a él, simplemente no verá ningún archivo .exe al menos que el remitente le indique su contenido, porque aquella vieja regla de borrar los correos de desconocidos ya pasó a la historia, ahora se borran todos los mensajes enviados aun los de los conocidos… ellos se infectaron y sin darse cuenta contaminaron a sus amigos. De ser posible y lo es, utilice un archivo SIG que consiste en un pequeño bloque de texto que acompaña automáticamente a cada mensaje enviado, con esto usted le permite saber a Mengano quien es usted (nombre completo, tal vez un número de teléfono o mejor aun un slogan como el de nuestro amigo "mejor, mejor y mejor").
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