Registro y Contabilización de la Materia Prima

Procedimientos de compras

En las empresas generalmente se inicia con:

• Un pedido de la fabrica hacia el almacén o por el almacén quien puede solicitar compras por razones fundamentales como son mantener en existencia o suplir a la fabrica inmediatamente o ambas a la vez; se prepara la solicitud de compras de materias primas y las envía al Depto de compras donde se procederá al proceso de

• Cotización y evaluación seleccionando la mas adecuada atendiendo a criterios de calidad, cantidad y precio. Después se procede a la preparación de la

• Orden de compra al proveedor por una serie de formularios que incluye lo siguiente:

• a) Requisición

• b) Solicitud de almacén

• c) Cotizaciones y

• d) Orden de compra

1.- REQUISICIONES: La requisición o vale de almacén es un formulario escrito de origen interno en donde se le pide o solicita al encargado de almacén que despache o entregue los materiales que se indican en la misma para producir. EL RESUMEN DE TODAS LAS REQUISICIONES CONSTITUYEN LA BASE PARA EL REGISTRO DEL PRIMER ELEMENTO DEL COSTO QUE LO CONSTITUYEN LOS MATERIALES.

FLUJO DE UNA REQUISICION

• 1) SOLICITUD DE COMPRAS: Es el formulario que utiliza el almacén debidamente autorizado, para solicitar las compras en el depto de compras, este debe ser impreso, pre-numerado en original y varias copias.

• 2) COTIZACION: Es el formulario de uso interno en el depto de compras, para localizar las materias primas y los precios del mercado. Deben enviarse tantas cotizaciones sean necesarias, para tener una selección de compras.

• 3) ORDEN DE COMPRAS: Es el formulario donde se autoriza al proveedor a despachar las materias primas con cargo a la empresa. Algunos contadores lo definen como el formulario que compromete el crédito de la empresa con los proveedores.

• ENTRADA DE ALMACEN: Es el formulario que se utiliza para realizar la recepción o entrada de las materias primas adquiridas compradas. En el proceso de recepción de almacén se dan los siguientes pasos:

• a) Realizar un conteo fisico, de las unidades recibidas

• b) Observar las condiciones físicas de las materias primas y si hay en malas condiciones se devuelven inmediatamente, con una nota de devolución.

• c) Se realiza una comparación entre los documentos, la copia de la orden de compra y la factura verificando que coincidan en referencias, precios unitarios, precio total, condiciones de compras, cantidad, etc.

• d) Colocar el sello gomigrafo sobre los documentos indicando recibido conforme con almacén y agregara fecha y firma.

• e) Los documentos se pasaran al encargado del almacén para fines de preparar dicha entrada, y es el único responsable de firmar la entrada de almacén como encargado del mismo.

Clases y métodos de inventario

Los inventarios lo componen todas aquellas existencias de articulos terminados o no; que se adquieren para ser vendidos o transformados mediante un proceso en productos o servicios destinados a la satisfacción de algún deseo o necesidad.

En las empresas los inventarios pueden encontrarse en diferentes estados o etapas para su localización y control son utilizados métodos orientados por los principios de contabilidad generalmente aceptados tales son:

• Materia Prima

• Producto en proceso

• Productos terminados

Métodos de valorización del inventario:

• Identificación específica: Es el método ajustable a los inventarios de precios altos, y artículos de escasos volúmenes. Cada artículo en el inventario es diferente a otro. Este método asigna el costo de la compra real a las unidades especificas compradas

• Promedio: Consiste en determinar el valor unitario de los articulos luego de cada compra que se efectué, o sea, consideran los saldos de unidades y valores totales a los cuales se adicionan respectivamente. Y que para determinar su costo se divide la cantidad de unidades compradas entre el valor total de dichas compras.

• Primero entrar primero salir (PEPS): Basado en la presuncion de que la primera mercancía adquirida es la primera mercancía que se vende, o sea cada venta se hace de las mercancías mas antiguas en reserva; por ende el inventario final contiene todas las mercancías mas recientes adquiridas.

• Ultimo entrar primero salir (UEPS) Las mercancías mas recientes son vendidas primero, y que el inventario final contiene las mercancías antiguas adquiridas en las primeras compras.

Sistemas de inventario

• 1. Periodico

• 2. Permanente

• 1. Periodico.: Es aquel mediante el cual la adquisición de mercancías se registra en una cuenta denominada compra y para obtener su existencia física en un momento determinado es preciso un recuento fisico.

• 2. Permanente Es aquel en el que la adquisición de de la mercancía se registra en una cuenta denominada inventario. A partir de este metodo podemos obtener fácilmente el balance disponible de mercancías para la venta. Bajo este sistema la cuenta inventario se mantiene continuamente actualizada. De ahí el nombre de Sistema de Inventario Permanente. También lo podemos definir como aquel inventario que llevamos mediante el uso de computadoras y/o un tarjetero auxiliar, con la finalidad de obtener el balance actualizado del inventario. Aunque la empresa utilice este método, al final del ciclo tomara como quiera el inventario físico y se compara con el resultado del centro de cómputos o las tarjetas, las partidas que presenten diferencias se investigan y se establecen las responsabilidades de lugar hasta donde sea posible.

Preferencias del inventario físico

Por razones de principios contables, el inventario físico debe tener prioridad al del método continuo; ya que el primero constituye una información de mayor objetividad y puede servir por lo tanto como punto de referencia para determinar si hay faltantes o sobrantes en los inventarios, los cuales después de ser bien depurados, pueden ajustarse a través de la cuenta de costo de venta y la cuenta de inventario en consecuencia si el inventario permanente resulta ser mayor que el fisico, la cuenta costo de venta deberá ser debitado por el importe de la diferencia, mientras que la cuenta de inventario recibirá un crédito por el mismo valor.

Ejemplo:

Costo de venta xxxxx

Inventario xxxx

En cambio, si el inventario fisico resulta superior al mostrado en los libros o tarjetero del inventario permanente. El asiento procede contrario

Ejemplo:

Inventario xxxxx

Costo de venta xxxxx

¿Cuál Método de valuación de inventario es el mejor?

Los cuatro métodos son aceptables en la práctica y también para determinar el ingreso gravable.

• El método de identificación específica tiene la ventaja de reflejar el flujo físico real de la mercancía; pero sin embargo, permite la manipulación de ingresos mediante la selección de cuales artículos despachar al diligenciar una orden de venta.

Los artículos idénticos tendrán el mismo valor contable.

• Bajo el costo promedio la desventaja es que los cambios en los costos de reposición del inventario son ocultados porque estos costos son promediados con los costos más antiguos y como resultado la utilidad bruta reportada no puede reflejar las condiciones del mercado corriente.

La inflación en los últimos años, es el argumentoso poderoso para usar el método ueps y es este el que se aproxima más que cualquier otro método descrito para medir el ingreso neto a la luz de los precios corrientes de ventas y de los costos de reposición.

Costo base de valuación del inventario

La base primaria de la contabilización del inventario es el costo.: Significa la suma de los desembolsos aplicables y de los cargos directos e indirectamente incurridos en la consecución de un artículo para su ubicación en el sitio de venta.

En conclusión podemos decir que el costo base de valuación del inventario: Es el precio pagado o dado para que adquirir un activo y es la base más razonable para la valuación de los productos en el inventario.

Contingencias

El mantenimiento de materias primas esta sometido a riesgos, que inciden en sus existencias y costos, siendo los mas frecuentes:

• 1. Mermas: Son las perdidas en las cantidades de material de evaporación, disminución de humedad, de peso, etc., por el solo transcurso del tiempo. Cuando son normales, no se consideran diferencias de inventarios, sino que se cargan a la producción mediante su incidencia en lo materiales. Cuando son anormales, se calculan por separado y, a través de una cuenta especial, se cancelan como una perdida.

• 2. Roturas: Constituyen una perdida, es conveniente que se contabilicen a medida que estas se producen.

• 3. Robos o perdidas: Reciben igual tratamiento que las roturas.

• 4. Sobrantes: Cuando el sobrante de un material no alcanza para ser utilizado en otro artículo, se transforma en un rezago que debe incidir en el costo del producto. Si el mismo puede ser vendido al ingreso, por dicho concepto se puede considerar como una ganancia.

***DEVOLUCION DE MATERIALES O MATERIA PRIMA***

Algunas veces el material recibido, para la fabricación no se utiliza en su totalidad y puede producirse devoluciones de los mismos, mediante una nota de crédito, que sirve de base para la entrada de diario y el tarjetero auxiliar, el asiento es como sigue:

Inventario de materiales xxxxx

Costo de producción xxxxx

Material directo xxxxx

Registrando material devuelto Al almacén

NOTA: VALUACION DE LA PRODUCCION EN PROCESO: La producción en proceso representa la acumulación de tres elementos, que son los componentes del costo de producción.

• Materia prima

• Labor directa

• Gastos indirectos

P.C.G.A de los inventarios

Esta partida presenta varios principios de contabilidad generalmente aceptados como son los siguientes:

• a) PRINCIPIO DE COSTO O COSTO HISTORICO: Este principio que indica, que todas las erogaciones o desembolsos deberán sumarse hasta tener propiedad de los inventarios y se registran por el valor total pagado.

• b) PRINCIPIO DE UNIDAD MONETARIA: Este principio quiere indicar que las operaciones se registran en una sola unidad monetaria en nuestro caso en RD$

• c) PRINCIPIO DE MATERIALIDAD: Este principio quiere indicar que solamente deben registrarse como activos aquellas que sean materiales o tengan valores de importancia.

• d) PRINCIPIO DE CONSISTENCIA: Este principio implica la misma práctica contable o de registro entre el periodo anterior o el actual.

• e) PRINCIPIO DE CONSERVATISMO: Este principio quiere indicar que debe ser conservador en el registro de los inventarios, es decir registrarlo al precio mas bajo.

• f) PRINCIPIO DE ENFRENTAMIENTO: Este principio indica que una parte del inventario, por deterioro a daños se carga a los gastos, para que puedan enfrentarse con los ingresos del periodo.

• g) PRINCIPIO DE REVELACION SUFICIENTE: Este principio indica que las partidas de los inventarios deben revelarse con suficiente información y claridad, para evitar malas interpretaciones, es por eso que siempre debe llevar notas y anexos.

• h) PRINCIPIO DE RECONOCIMIENTO: Este principio indica que deben registrarse los inventarios tan pronto sean conocidos o identificados.

NOTA: ALGUNOS CONTROLES INTERNOS DE LOS INVENTARIOS:

• 1. Que exista una política definida de compras

• 2. Que exista almacenes, para garantizar su integridad.

• 3. Que se lleve el inventario en computadoras y/o tarjetas

• 4. Que exista un personal autorizado para el despacho del inventario

• 5. Que el despacho indica hacia que orden o lote de producto se transfirió el inventario

• 6. Que practica inventario periódicamente

• 7. Que se presenta correctamente el inventario en el balance general

• 8. Que este debidamente evaluado con P.C.G.A

• 9. Que exista una vigilancia permanente

• 10. Que se establezca una política de darle de baja a los inventarios.

Ajustes normales de los inventarios

Al finalizar cada ciclo contable los inventarios ameritan algún tipo de ajustes adicionales al cierre como son:

• Mercancías deterioradas o en malas condiciones físicas.

• Errores en operaciones aritméticas.

• Mercancías de lento movimiento.

MATERIAL DE DESECHO, MATERIAL AVERIADO Y MATERIAL DEFECTUOSO.

El desecho es el desperdicio inevitable en todo proceso, por tal razón debe ser computado como un costo directo unitario. Si no tiene valor de mercado no se contabiliza. Si tiene precio de mercado se contabiliza. Por consiguiente el desecho se vende. Cuando es vendido se hace el siguiente asiento contable:

• 1. Acreditar su importe a otros ingresos en la sub.-cuenta de "ventas de desecho"

• 2. Acreditar su importe de venta en la cuenta de "gastos de producción", para lo cual deberá correrse el asiento de caja de venta de desecho y después ventas de desecho a gastos de producción

CONTABILIZACION DE VENTAS DE LOS DESPERDICIOS

Efectivo en Caja y Bancos xxxxx

Banco xxxx xxxxx

Otros ingresos xxxxx

Ventas de desperdicios xxxxx

Registrando ventas de desperdicios

Material averiado: Es la materia prima echada a perder en el proceso de transformación, en forma tal que el producto solo puede venderse como de segunda, esto así porque puede haber una perdida debido a que el precio de mercado del producto de segunda sea inferior a su costo de producción. (Siempre el material averiado se valúa al precio de mercado).

Esta perdida se maneja de 2 maneras:

• a. Se le carga a la orden de producción correspondiente o bien

• b. A los gastos de producción para que estos a su vez sean derramados a todas las ordenes en proceso, pero de todas forma el material averiado se sigue siempre se evalúa al precio del mercado

Ejemplo: Se producen 10 cajas con un costo unitario de $100.00 c/u (material $50.00, trabajo $30.00, gastos $20.00) de los cuales cuatro resultan averiadas y se venden como de segunda a $40.00

CASO A

Productos averiados 160.00

@

Productos en proceso 160.00

Para registrar 4 cajas averiadas con un costo unitario

De $40.00 c/u (precio de mercado)

CONTABILIZACION PRODUCTOS DEFECTUOSOS O AVERIADOS CUANDO SURGE UN COSTO ADICIONAL.-

Ahora bien la producción de segunda puede recuperarse realizando inversión complementaria o adicional, en trabajo; por lo tanto el tratamiento contable es como sigue:

• Que el costo adicional se integra en el costo de producción de una orden especifica.

• Que el costo adicional se carga a gastos de fábrica.

EJEMPLO 1: La orden de producción No.9 fabrico 200 unidades completas y 20 unidades sufrieron desperfectos recuperable. El costo normal para la fabricación de esas 200 unidades es como sigue

EJEMPLO II: Supongamos que la compañía Manufacturera "Z" al empezar el ejercicio el 03 de marzo arroja los siguientes inventarios:

Materias primas 18,350.00

Productos en proceso 15,280.00

Productos terminados 30,490.00

Durante ese mismo mes se compraron $23,589.00 de materias primas a crédito a Almacenes La Garantía, s.a. Se entregaron para su transformación la cantidad de $15,830.00 de dichos materiales. La mano de obra ascendió a $27,850.00 y los gastos de producción de los articulos terminados durante el mes ascendieron a $38,729.00. Las ventas a crédito importaron $85,250.00, cuyo costo de producción fue de $57,380.00.

SOLUCION: Se corren los asientos al diario para registrar las operaciones indicadas:

• 1. Se preparan a fin de mes las siguientes cuentas: Almacén de materiales, productos en proceso e inventario de productos terminados.

TRATAMIENTOS CONTABLES DE LOS INVENTARIOS INICIALES Y FINALES DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO Y PRODUCTOS TERMINADOS.

Los inventarios relativos a materias primas y productos en proceso, afectan directamente el costo de producción y los inventarios de productos terminados al costo de ventas para mejor ilustración presentamos el ejercicio siguiente:

Autor:

Lizmaida Alcala Calcaño