Antecedentes relativos al proceso de actualización de la información del Registro Civil en Honduras

1. Respaldos documentales existentes en el R.N.P
2. Actualmente

A inicios del mes de Junio de 1983, El Registro Nacional de las Personas inicia su primer proceso de actualización específicamente en lo relativo a Inscripciones de Nacimientos período del Régimen Municipal 1880 – 1983, para ello capacito a mas de 770 personas en el área de Registro Civil con el propósito de levantar un inventario de las Inscripciones de Nacimientos en formato tipo índice que contenía la información mas básica relativa a la persona Inscrita y previo a esta labor se requirió la enumeración de cada una de las Inscripciones de nacimientos observando la Numeración correlativa por año, realizando el respectivo control de calidad para evitar la duplicidad de las Inscripciones en determinado Departamento, Municipio y Año.

Esta numeración de las Actas constituía un requisito de carácter técnico para poder conformar el nuevo número de Identidad, relacionando al mismo el antecedente de los códigos Geográficos, Departamental y Municipal, donde fue Inscrito y la referencia del dato relativo al año de Inscripción esta asignación de número único de Identificación corresponde a las recomendaciones de carácter técnico de la organización de las Naciones Unidas ( O N U ).

Esta primera fase de actualización tuvo una duración de 5 meses aproximadamente para elaborar los índices de Nacimientos cuya información mas relevante era la siguiente:

1. Tomo, Folio, N° de Acta.
2. Fecha de Inscripción ( día, mes, año.)
3. Fecha del Suceso ( día, mes, año).
4. Apellidos, Nombres.
5. Casilla relativa a clave de Observaciones.

Esta información posteriormente fue procesado electrónicamente para constituir la primera base electrónica de datos para la emisión de la primera Tarjeta de Identidad por parte de la entonces recién creada Institución ¨Registro Nacional de las Personas ¨, los cuales comenzaron a emitirse a partir de Marzo de 1984 con la información base de cinco Millones de Inscripciones de Nacimientos información que corresponde a 24, 000 Libros de Nacimiento ( Período 1880- 1983).

Esta información fue aceptable para el proceso de emisión de Tarjetas de Identidad aún con algunas omisiones de información complementaria tales como:

1. Información relativa a Nombres y Apellidos de los Padres del Inscrito.
2. Información relativa a Nombres y Apellidos de los Abuelos Paternos y Maternos.

Durante los primeros cinco años de vida institucional las labores de actualización fueron mínimas concentrándose la mayor cantidad de esfuerzos en el proceso de Identificación y en segundo plano el envió constante de la información relativa a las Inscripciones de los hechos y actos del Registro Civil.

En 1987 por iniciativa del Tribunal Nacional de Elecciones se inicia otra etapa relativa a actualización de información relativa al Registro Civil, iniciando estas labores con los libros de Inscripciones relativo a Defunciones período 1880 – 1984 con un promedio 1, 300.00 Inscripciones de Defunciones en aproximadamente 6, 125 Tomos esta información fue transcrita manualmente en formato preimpresos que recogían la siguiente información:

1. Nombre del Inscrito.
2. Apellidos del Inscrito.
3. Fecha de Inscripción.
4. Fecha del suceso.
5. Número de Tomo.
6. Numero de Folio.
7. Número de Acta.
8. Nombre y Apellidos de los Padres.
9. Causa del Fallecimiento.
10. Clave de Observación.

Posteriormente esta información fue procesada electrónicamente en el Departamento del Computo del R.N.P. en el período 1988 – 1989 pero no se sometió a riguroso Control de Calidad una vez procesada electrónicamente estos datos.

El Proyecto de Actualización del Registro Civil en su primera etapa en 1987 realizo un nuevo inventario de Trascripción Manual de Nacimiento iniciando esta actividad con la información relativa al Municipio del Distrito Central, Francisco Morazán.

En un nuevo formato preimpreso diseñado para esta tarea que contuviera los siguientes datos:

1. Número de Tomo, Folio (s), Acta.
2. Fechas de Inscripción.
3. Fechas de Suceso.
4. Nombre y Apellidos del Inscrito.
5. Nombres y Apellidos de los Padres.
6. Nombres y Apellidos de Abuelos Maternos y Paternos.
7. Casilla para claves de Observación.

Este nuevo formato recogerá toda la información mas relevante que contienen las Inscripciones del Sistema Viejo ( Periodo Municipal ), en este período se transcribió la información correspondiente a 1,625 Libros.

Y un total de 425, 000 Inscripciones que equivalen aproximadamente a un poco menos del 10% del total de las Inscripciones que corresponden al denominado Sistema Viejo a partir de mediados 1988 y 1989 se continua con el proceso de actualización de la información del Registro Civil en un Proyecto financiado a través de la Agencia Internacional de Desarrollo ( AID), como parte de los fondos destinados para el programa de " Fortalecimiento de las Instituciones Democráticas " ( Poder Legislativo Judicial, y Organismo Electoral y Registro Civil esta etapa fue coordinada por una Empresa Norteamericana denominada " DUAL ASOCIATED " con sede en Arlington Virginia clasificada como empresa de segunda categoría . Proveedora de Servidor de la Armada Estadounidense.

Que manejo dos componentes:

1. La actualización de la información del Registro Civil a través de su procesamiento digital.
2. La captura de imágenes o Microfilmación de los Documentos de Registro Civil.

La DUAL ASOCIATED como contratista de este Proyecto a pesar de contar con excelente Equipo Técnico en el Área de Informática y Microfilmación que fue donado por el Gobierno de Los Estados Unidos a través del AID no logro conceptualizar y desarrollar esta etapa del Proyecto de Actualización se crearon algunas estructuras Técnico Administrativa no vinculadas a la naturaleza fundamental del RNP "Registro Civil ", agregado a ello la cercanía del Proceso Electoral de 1989 no se consolido el proceso de fluidez del envío de los documentos del Registro Civil y en especial de Nacimientos para su transcripción manual y digital apenas se logro procesar la información de Inscripciones de Nacimiento del Departamento de Francisco Morazán.

Y en el componente de Microfilmación por la coyuntura que en el R.N.P. desde 1987 se encontraban 6,125 Tomos de Defunciones período 1880 – 1983 estos fueron Microfilmados en su totalidad aspecto que debe considerarse positiva en materia de conservación y respaldo de documentos del Registro Civil, pero con un efecto traumático, en virtud que los Libros procesados en el área de Microfilmación eran los originales los que se encuentran en la Oficinas Municipales del Registro Civil para hacer efectivo este proceso fue necesario de acuerdo a los criterios Técnicos desencuadernar los Libros para su Microfilmación, no previendo las Direcciones Técnicas y Administrativas del Proyecto la restitución de los libros a su estado normal para evitar la perdida de los folios que contienen los mismos existiendo en ese período una falla en no realizar las contrataciones de empresas o talleres de encuadernación para reparar este daño.

Actualmente estos Libros en su gran mayoría se encuentran en ese estado y han sido enviada a los Registros Civiles Municipales y otra cantidad regular aun permanecen en el Dpto. del Archivo Central. En 1990 se continua otra fase del Proyecto de Actualización del Registro Civil ( PARC) coordinada por el Tribunal Nacional de Elecciones a través de un Director de Proyecto en esta etapa se realizaron las siguientes tareas:

1. Transcripción Manual de los Libros originales de Inscripciones de Nacimientos a nivel Nacional, Período Municipal o sistema viejo 1880- 1983 con 5,000.000 de Inscripciones de nacimientos una vez digitada se procedió a verificar la información procesada.
2. Transcripción y Verificación de las Inscripciones de Defunciones del sistema viejo período 1880 – 1983 con 1,.300.000 de Inscripciones Defunciones.
3. Transcripción de los libros originales de Matrimonios período 1880 – 1983.
4. Transcripción de los Libros originales de Adopciones, Divorcios del Sistema Viejo. ( 1880 – 1983 ).
5. Se Microfilmo los siguientes documentos de Registro Civil.

• Inscripciones de Nacimiento Sistema Viejo Período 1970 – 1983.
• Inscripciones de Defunciones Período 1984 – 1993.

En 1996 se realiza otro esfuerzo de actualización de la información del Registro Civil específicamente de Inscripciones de Nacimientos para ello se desplazaron equipos de trabajos a todos los Municipios del País y auxiliados de listados que contenían la información relativa al inventario de Nacimientos y cotejaba con el Libro Original y se agregaba en el espacio destinado la información que no aparece en el inventario.

Una vez concluida esta actividad se procedió a su actualización en la base de datos, en lo relativo a las Inscripciones de Nacimientos a partir de 1999 con el apoyo Técnico de la U P D de la Organización de Los Estados Americanos ( O E A ) se inicio el proceso de Mecanización de los Registros Civiles para la Inscripción y Emisión de las certificaciones de Nacimientos lo que ha contribuido relativamente a la actualización del Registro Civil específicamente en estas áreas.

Es de destacar que ha faltado una estrategia de actualización a través de las comunicaciones Municipales de Anotaciones Marginales la mayoría de los Registradores Civiles Municipales envía a las Oficinas Municipales y Centrales las comunicaciones correspondientes, siendo en la Oficina Central donde se ha limitado a Archivarlos sin que se proceda en muchos casos a la actualización de la información en la base de Datos y El Depto. del Archivo Central durante los últimos dos Procesos Electorales se han realizado esfuerzos parciales para la actualización de la Información de Inscripciones de Defunciones del Sistema Nuevo ( 1994 – 2001 ).

Se requiere establecer una nueva estrategia de carácter permanente para la actualización de los Hechos y Actos del Estado Civil de las Personas.

RESPALDOS DOCUMENTALES EXISTENTES EN EL R.N.P.

• Archivos de los Libros Originales de los 298 Registros Civiles Municipales.
• Libros Copiadores del Registro Civil que conforman El Depto. de Archivo Central del R.N.P.
• Archivo Microfilm Registro Civil.
• Base de Datos de la información del Registro Civil en lo relativo a Nacimientos.
• Base de Datos Emisión de Tarjetas de Identidad.
• Archivo de Identidad que conserva los formatos de solicitud de Tarjeta de Identidad.

Proceso Identidad R.N.P 1984 – 1996.

Proceso Identidad P.I.N. 1996 – 2002.

• Archivo DEPUR – PARC.

Que contiene todos los datos transcritos manualmente de Nacimiento, elaborados por el Proyecto de Actualización del Registro Civil ( PARC ) y la Actualización del Registro Civil DEPUR.

ACTUALMENTE.

Es necesario definir una labor de Actualización permanente de la información de los hechos y actos del Estado Civil de las personas para consolidar la información debidamente actualizada.

Para hacer realmente eficiente los servicios de Emisión de Certificaciones del Registro Civil en el Sistema Mecanizado y ó al momento de extender la correspondiente Certificación de la Inscripción es necesario realizar las siguientes labores:

1. Proceso permanente de la Actualización de las Comunicaciones Municipales de Anotaciones Marginales en las Inscripciones del Registro Civil, Base de Datos y Libros Copiadores del Archivo Central del Registro Civil.
2. Actualización permanente de la Base de Datos de las diferentes Inscripciones de los Hechos y Actos del Registro Civil a través de los Libros Copiadores que se envían periódicamente de los Registros Civiles Municipales y de la transferencia de la información de la Base de Datos de las localidades donde el Registro Civil esta mecanizado y a la vez periódicamente actualizar la Oficina Central y las Oficinas Municipales que posee el Sistema Computarizado.
3. En lo relativo al Sistema Viejo de la información del Registro Civil se debe establecer un mecanismo similar a la actividad realizada en 1996 la cual se puede denominar DEPUR – II procediendo en un formato preimpreso a verificar la información que aparece en la Base de Datos y un espacio para adiciones la información que haya que corregir o adicionar, agregando las observaciones y referencias de Anotaciones Marginales que correspondan.

ELABORADO POR

JORGE FERNANDO MARTINEZ GABOUREL

OFICIAL CAPACITACION REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS