Diseño de un sistema de indicadores automatizado utilizando el modelo de FIM productividad

El presente trabajo permitió dar respuesta al siguiente planteamiento problemático: cuáles son los indicadores de gestión necesarios para la evaluación del desempeño y mejora continua de la empresa Jabes Productions C.A que arrojara como resultado información relevante para la evaluación de la gestión y posterior toma de decisiones estratégicas en función de los objetivos de la organización PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

OBJETIVOS Diseñar un sistema automatizado de indicadores utilizando el modelo de FIM PRODUCTIVIDAD para la medición de la gestión de la empresa Jabes Productions C.A, para la toma de decisiones estratégicas por parte de la alta gerencia y la mejora en el desempeño de la organización. OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS Analizar referencias bibliográficas y documentación teórica referida a medición de la gestión y al modelo de FIM PRODUCTIVIDAD, para identificar modelos y herramientas para su aplicación dentro de la organización. Analizar la situación actual de la organización en cuanto a mecanismos para la medición de la gestión dentro de la empresa. Identificar los requerimientos de medición para la empresa Diseño de indicadores de gestión para cada área de la empresa de acuerdo a los requerimientos identificados . Diseñar la base de datos en el programa Excel para el sistema automatizado de indicadores OBJETIVOS ESPECIFICOS

SITUACIÓN PROPUESTA “Ser la empresa líder en Venezuela en Suministros de Soluciones Audiovisuales, con elevados estándares de calidad, oportunidad y satisfacción de nuestros clientes, con un sistema de mejora continua de nuestros procesos siendo de impacto para la sociedad y el país”. VISIÓN

SITUACIÓN PROPUESTA “suministrar equipos audiovisuales de alta calidad, a precios competitivos haciendo énfasis en un excelente servicio al cliente como máxima prioridad y teniendo al Recurso Humano como patrimonio más importante de la organización” MISIÓN

Situación Actual

Situación Actual SISTEMAS DE MEDICIÓN ACTUALES DENTRO DE LA EMPRESA PLANIFICACIÓN Existen formatos donde se registran los datos históricos de los servicios efectuados por la empresa en los últimos 2 años, en donde es posible verificar la cantidad de servicios prestados por la empresa, el cliente que recibió el servicio, el número de horas trabajadas, entre otros aspectos.

Situación Actual SISTEMAS DE MEDICIÓN ACTUALES DENTRO DE LA EMPRESA PUBLICIDAD Y MERCADEO En la actualidad no existen mecanismos para la medición de la gestión en esta área, igualmente para la identificación de nuevos clientes o de nuevos mercados. Por otro lado, la empresa a realizado un seguimiento de los nuevos clientes adquiridos por la empresa, aunque se desconocen datos importantes sobre su captación. CALIDAD No poseen formatos de recolección de algún tipo de información.

Situación Actual SISTEMAS DE MEDICIÓN ACTUALES DENTRO DE LA EMPRESA FINANZAS Existen bases de datos dentro de la empresa que registran el total de ingresos y egresos facturados por cada mes del año en los últimos 2 años. Esta información es detallada sobre cada ingreso y cada egreso dentro de la organización. No existen mecanismos actualmente para manejar esta información. RECURSOS HUMAMOS Existen bases de datos que registran la cantidad de horas trabajadas por semana por los operarios. No existe procedimientos para el trabajo de esta información.

Situación Actual SISTEMAS DE MEDICIÓN ACTUALES DENTRO DE LA EMPRESA MANTENIMIENTO Existen bases de datos referente al inventario de cada uno de los equipos dentro de la empresa. Igualmente existen formatos para el control específico referente al uso de las lámparas de los Video Proyectores Multimedia (Video Beam).

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN ELEMENTOS CLAVES DE GESTIÓN NATURALEZA DE LA EMPRESA MODELO FIM PRODUCTIVIDAD

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN ELEMENTOS CLAVES DE GESTIÓN Mantenimiento y disponibilidad de los equipos Establecimiento y cumplimiento de metas financieras y servicios prestados Captación de clientes Satisfacción de los clientes por los servicios prestados Uso adecuado de los recursos en equipos y personal.

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO FIM PRODUCTIVIDAD De acuerdo al modelo de FIM PRODUCTIVIDAD establece la definición de las funciones de las unidades de la empresa y posteriormente la normalización del indicadores. A continuación las funciones y los indicadores diseñados

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO FIM PRODUCTIVIDAD Definición El objetivo Los niveles de referencia La responsabilidad Los puntos de lectura La periodicidad El sistema de procesamiento y toma de decisiones Las consideraciones de Gestión

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO FIM PRODUCTIVIDAD Definición Es la expresión matemática que cuantifica el estado de la característica o hecho que queremos controlar Objetivo Expresa el lineamiento político, la mejora que se busca y el sentido de esa mejora

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO FIM PRODUCTIVIDAD Niveles de referencia El acto de medir se realiza a través de la comparación y ésta no es posible si no contamos con una referencia contra la cual contrastar el valor de un indicador

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO FIM PRODUCTIVIDAD Responsabilidad Se refiere a la necesidad de especificar y clarificar a quien le corresponde actuar en cada momento y en cada nivel de la organización, frente a la información que nos está suministrando el indicador y su posible desviación respecto a las referencias escogidas

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO FIM PRODUCTIVIDAD Puntos de lectura Se debe definir quien hace, organiza las observaciones y define las muestras y con qué instrumentos. Periodicidad ¿Cuándo hacer la medición?

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO FIM PRODUCTIVIDAD Sistema de Procesamiento y toma de decisiones El sistema de información es el que debe garantizar que los datos obtenidos de las lecturas se presenten adecuadamente al momento de la toma de decisiones.

ANÁLISIS Y RESULTADOS CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE INDICADORES DE GESTIÓN MODELO FIM PRODUCTIVIDAD Consideraciones de Gestión En este aspecto debe incluirse organizadamente las alternativas de solución probadas

ANÁLISIS Y RESULTADOS

RESULTADOS

RESULTADOS Sistema automatizado SA

RESULTADOS Sistema automatizado SA

Actualmente, la empresa JABES PRODUCTIONS C.A, no cuenta con un Sistema de Indicadores para la medición de la Gestión de la empresa. En la actualidad, en la empresa existen diferentes formularios de registro para la toma de información referente a la gestión de la empresa pero no existe un mecanismo definido para el tratamiento de la información, medición u análisis. El modelo implementado para el diseño de los indicadores de gestión fue el definido por FIM PRODUCTIVIDAD, el cual establece entre otros elementos la definición del indicador, el objetivo, la responsabilidad, la frecuencia, las consideraciones de gestión. CONCLUSIONES

Con la realización de este trabajo se lograron definir y normalizar, nueve indicadores claves para la medición de la gestión de la empresa JABES PRODUCTIONS C.A, los cuales se encuentran alineados hacia el cumplimiento del objetivo de la empresa en cuanto a los lineamientos definidos por la alta dirección, de esta manera se facilitará toma de decisiones. De estos indicadores 4 corresponden a eficacia, 3 para efectividad y 2 para eficiencia. Los niveles de referencia de los indicadores son en su mayoría establecidos como meta por parte de la alta dirección de la organización. Esto basado en las necesidades que estos manifestaron y a los objetivos estratégicos que esta persigue. CONCLUSIONES

Se diseñaron las fichas técnicas para cada uno de los indicadores propuestos con sus respectivos detalles. Se diseño un sistema en Excel para el calculo automatizado de los indicadores de gestión. Se definió que para su manejo el responsable será el coordinador de planificación CONCLUSIONES

Implantar el Sistema de Indicadores de Gestión propuesto, como herramienta automatizada para el registro, procesamiento y control de los datos generados, el cual le permite a la empresa evaluar su desempeño en el tiempo. Asegurar que los datos empleados para el cálculos de los indicadores sean suministrados de manera oportuna y confiable, para que los resultados arrojados por el sistema propuesto presente precisión y confiabilidad. Presentar al personal de la empresa el nuevo modelo de medición como un instrumento beneficioso para la mejora corporativa y personal de cada miembro que la compone. RECOMENDACIONES

Evaluar otras relaciones de indicadores para determinar mayor amplitud en la elaboración de nuevos indicadores que permitan obtener una idea mas precisa del comportamiento de la gestión en el tiempo. Documentar el proceso de toma de datos y el llenado de la información en Excel como constancia dentro de la organización. RECOMENDACIONES