Mejoramiento continuo: Gimnasio

Introducción

Hoy en día los empresarios se enfocan en el cumplimiento de metas a corto plazo que no le permiten planificar más allá de sus necesidades inmediatas, dejando de lado oportunidades de poder aumentar la rentabilidad de sus respectivos negocios, por no poseer un grado óptimo de calidad en sus productos o servicios prestados.

A través de los años a quedado demostrado que poseer estándares de calidad altos tanto como para productos y/o servicios prestados, así como para sus empleados por parte de las empresas, a significado el éxito de las mismas. Es por esta razón que se hace imprescindible la implantación de un control total de la calidad en las empresas, basados en la aplicación de un mejoramiento continuo que nunca termine. Este proceso permitirá a los empresarios tener un horizonte de posibilidades mayor en el cual puedan buscar la excelencia y la innovación, que los llevará a incrementar la rentabilidad de sus negocios, aumentar la competitividad y a disminuir los costos, orientados en la satisfacción de las necesidades de sus clientes.

Basándonos en lo anterior, se ha decidido aplicar un proceso de mejoramiento continuo al Gimnasio Body Building Center, en vista de las deficiencias presentadas por este en varias áreas y que han ocasionado una disminución tanto de la rentabilidad, como de la competitividad del gimnasio. Cabe destacar que el proceso de mejoramiento continuo que se llevará a cabo en el gimnasio será económico, es decir que su costo y esfuerzo será menor que los beneficios que aportará, además permitirá abrir posibilidades de sucesivas mejoras.

El objetivo principal de este estudio es erradicar las deficiencias encontradas, otorgar un mayor nivel de desempeño y proveer una plataforma de despegue para la implantación de un sistema de la calidad, que permita ofrecer un marco de referencia al gimnasio para seguir mejorando.

Importancia del mejoramiento continuo del gimnasio Body Building Center

  Es importante aplicar la técnica del mejoramiento continuo al gimnasio Body Building Center ya que la misma contribuye a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas del gimnasio. Adicionalmente, se puede lograr más productividad y competitividad dentro del mercado en el cual se desenvuelve la organización. Por otra parte, se deben analizar los procesos que se utilizan, de manera tal que de surgir algún inconveniente se pueda mejorar o corregir; y al aplicar esta técnica se puede lograr el crecimiento del gimnasio dentro del mercado e inclusive puede llegar a ser líder.

 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO DEL GIMNASIO BODY BUILDING CENTER

Ventajas

• 1. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.

• 2. Si se mejoran las instalaciones (máquinas, alfombras, sonido, aire acondicionado), de una manera proporcional aumenta la cantidad de clientes y por ende aumenta la productividad.

• 3. Si se aplica un Mantenimiento Preventivo Programado adecuado a las bicicletas de spinning, se puede incrementar su vida útil y con ello reducir los costos generados por Mantenimiento Correctivo y sustitución de bicicletas.

• 4. Contribuye con la capacitación del personal de ejercicios cardiovasculares (bailoterapia, tae-box, aero-latin), para mantenerse al día con los nuevos estilos.

Desventajas

• 1. Cuando el mejoramiento se concentra solo en las mejoras de las instalaciones y en la capacitación del personal de cardiovascular, se puede perder la perspectiva de interdependencia existente entre todos los miembros del gimnasio (instructores, recepcionistas, masajistas, el encargado).

• 2. El Mejoramiento Continuo del gimnasio requiere de un cambio en toda la estructura, ya que para obtener el éxito es necesario que participen todos los integrantes del gimnasio.

• 3. En vista de que se trata de una empresa pequeña la gerente es muy conservadora, haciendo del Mejoramiento Continuo un proceso largo.

• 4. Hay que hacer inversiones importantes.  

Razones para la mejora

Las principales razones que tiene el gimnasio Body Building Center para mejorar su desempeño son las siguientes:

• La apertura de nuevos gimnasios con mejores instalaciones e infraestructura.

• El descontento de muchos clientes por no ofrecérseles las comodidades adecuadas a la hora de disponer del servicio.

• El incremento en los costos de reparación y sustitución de equipos defectuosos.

• El desconocimiento de filosofías de calidad esenciales para el logro del éxito de pequeñas y grandes organizaciones.

Estas razones han permitido que en el gimnasio se ponga en práctica un estudio para determinar cuales son las causas principales que están ocasionando el descontento de los clientes actuales, y la disminución en la afluencia de nuevos clientes.

En las siguientes páginas se darán a conocer las principales deficiencias con que cuenta el gimnasio y las posibles causas para erradicar tales deficiencias.

Situación actual

En la actualidad el gimnasio Body Building Center necesita un reacondicionamiento en algunas áreas que se consideran vitales para mantener la buena reputación que han tenido desde algunos años, así como para mantenerse competitivos en el mercado debido a la apertura de establecimientos que proveen servicios similares.

Las áreas que se encuentran más afectadas dentro del gimnasio son las siguientes:

• El salón de ejercicios cardiovasculares, cuyo aire acondicionado se encuentra en deplorables condiciones.

• El equipo de sonido del mismo salón de ejercicios cardiovasculares, cuyo lector de CD se encuentra descompuesto.

• Gran parte de la alfombra del gimnasio se encuentra deteriorada.

• Las Bicicletas de Spinning se descomponen frecuentemente por falta del mantenimiento preventivo adecuado.

• Existen pocas máquinas en el área de multifuerza, de las cuales la mayoría están falta de mantenimiento.

El presente estudio tiene como finalidad proponer mejoras aplicando herramientas de calidad, específicamente de mejoramiento continuo, que permitan incrementar la competitividad del gimnasio en el mercado, así como su productividad.

El ciclo de la mejora de la calidad

SELECCIÓN DE LOS PROBLEMAS (OPORTUNIDADES DE MEJORA)

La selección de los principales problemas se efectuó a través de la implementación de un buzón de sugerencias y una tormenta de ideas que se realizó en el gimnasio con la participación de un grupo de clientes y empleados, con el objetivo de generar ideas originales en un ambiente relajado, para identificar las oportunidades de mejora. Posteriormente se resaltaron los principales problemas que tiene el gimnasio, y a raíz de allí se discutieron las siguientes propuestas de mejora: 

• Cambiar la alfombra.

• Adquirir nuevas máquinas y arreglar las existentes.

• Invertir en un nuevo equipo de aire acondicionado.

• Comprar un equipo de sonido nuevo.

• Aplicar un buen Mantenimiento Preventivo Programado a las bicicletas de spinning.

Mediante la multivotación se preseleccionaron las siguientes oportunidades de mejora:

Gráfica de Multivotación

Luego de que se realizó la multivotación se determinó que las oportunidades de mejora que son prioritarias son las siguientes:

• Invertir en un nuevo equipo de aire acondicionado.

• Comprar un equipo de sonido nuevo.

• Aplicar un buen Mantenimiento Preventivo Programado a las bicicletas de spinning.

  A manera de justificar y complementar las oportunidades de mejoras seleccionadas se utilizo el Diagrama de Pareto, en el cual se pudo rectificar que estas tres oportunidades seleccionadas son la mejor elección ya que las mismas generaban el 80% de las causas de la poca productividad del gimnasio:

Estos son los aspectos a mejorar con más urgencia debido al impacto que tendrán sobre la calidad del servicio prestado y a la productividad del gimnasio.

Cuantificación de las oportunidades de mejora seleccionada y análisis de las causas raíces

Definición del Problema 1:

• Invertir en un nuevo equipo de aire acondicionado: El equipo de aire acondicionado que se encuentra en el salón de cardiovascular se daña frecuentemente ocasionando malestar en los clientes y por ende algunos de ellos se pueden decidir por cambiar de gimnasio, a pesar de que en otros gimnasios no se les brinde la misma calidad de clases de cardio que les ofrece este gimnasio, con respecto a los instructores.

Cuantificación: El salón de cardiovascular tiene un tamaño de 75 m2 y se necesitaría un aire de 24000 btu aproximadamente, para mantener una temperatura adecuada para las clases de cardio, El costo de este equipo es de aproximadamente de 2.000.000 Bs.

Posibles causas: Es posible que el aire acondicionado que se usa actualmente no tenga la capacidad suficiente para el tamaño del salón, ocasionando de que trabaje de manera forzada y se dañe. Otra causa podría ser que no se le hace mantenimiento en el tiempo adecuado.

Definición del Problema 2:

• Comprar un equipo de sonido nuevo. El equipo de sonido que se encuentra en el salón de cardio, se para continuamente en el medio de las clases, interrumpiéndolas en todo momento, esto crea perdida de la continuidad y del ritmo de las clases. Cuantificación: Se podría adquirir un equipo de sonido nuevo con un costo aproximado de 600.000 de Bolívares. Posibles causas: El equipo de sonido es muy viejo y su lector de CD se ha deteriorado con el tiempo, además no se le hace buen mantenimiento.

Definición del Problema 3:

• Aplicar un buen Mantenimiento Preventivo Programado a las bicicletas de spinning. Las bicicletas de spinning se deterioran periódicamente debido a que no se cuenta con el mantenimiento respectivo.

Cuantificación: Se podría disponer de un personal que se encargue del mantenimiento de las bicicletas, optimizando así su funcionamiento. El mantenimiento se realizaría semanalmente con un costo aproximado de 80.000 Bolívares entre mano de obra y repuestos.

Posibles causas: La falta de mantenimiento de las bicicletas hace que se desmejore su funcionamiento, rompiéndose los pedales, falta de aceite, etc.

Establecimiento de metas de mejoramiento

Para lograr el nivel de desempeño exigido por los clientes y empleados del gimnasio se deben establecer las metas que se deben alcanzar para Mejorar el funcionamiento del mismo, porque la idea es mejorar, no importa cuánto, ya que la prioridad del gimnasio es obtener mayor número de clientes potenciales que se vean atraídos por las condiciones óptimas de funcionamiento del mismo, poniendo bajo control el proceso de Mejoramiento Continuo.

Tabla 1

Es por ello que las metas en función de las expectativas de los clientes y de los mismos empleados, para este paso de mejoramiento serían adquirir los equipos (aire acondicionado y equipo de sonido) y programar el mantenimiento preventivo de los mismos. Estas metas son medibles y realizables de acuerdo a la capacidad económica del gimnasio.

Para alcanzar las metas es necesario enfrentar las posibles causas que originaron las desmejoras. Al observar la tabla 1 se puede ver que la mayoría de estas desmejoras son causadas por la falta de mantenimiento motivo por el cual ya están dañados y obsoletos algunos de los equipos (aire acondicionado, equipo de sonido, bicicletas, etc.), es por ello que se sugiere sustituir los equipos dañados por unos nuevos y hacerle mantenimiento una vez adquiridos y a los que aún sirven hacerles mantenimiento preventivo programado con frecuencia con el fin de prolongar su vida útil. 

Diseño y programación de soluciones

A continuación se muestra una lista en la cual se señalan las principales causas de la falta de productividad del gimnasio y sus soluciones posibles. Estas causas fueron escogidas por los usuarios y empleados del gimnasio en consenso con la presidenta a través de una tormenta de ideas y la aplicación de un diagrama de pareto en el cual se visualizan cuales son las principales. Y con la aplicación de la lista que se presentará se pretende escoger las soluciones menos costosas y que permitan solventar los principales problemas que enfrenta el gimnasio.

Tabla 2

En este caso se puede observar que las soluciones posibles son obvias, ya que por consenso y por estudio de las mismas se llego a la conclusión de que para la causa A, la solución adecuada es la de adquirir un equipo de aire acondicionado nuevo, ya que aunque la inversión es de 2.000.000 Bs. el costo por mantenimiento a largo plazo es menor que el costo por mantenimiento que se generaría por reparar el actual equipo.

En el caso de la causa B, la solución más idónea es adquirir un equipo de sonido nuevo, porque el costo de sustituir el lector dañado es casi la mitad del costo de adquirir un equipo nuevo, y no se tiene certeza de cuanto tiempo durará el reparado.

En el caso de la causa C, la solución obvia es la de implementar un mantenimiento preventivo para lograr un incremento de la vida útil de las bicicletas, y de esta manera reducir los costos que se generaban por mantenimiento correctivo y por sustitución de equipos deteriorados.  

IMPLANTACION DE SOLUCIONES

En esta etapa se implantarán las soluciones que se determinaron en las etapas anteriores. También se señalarán los indicadores que permitan evaluar el impacto de las mismas, sin embargo por consecuencia de la disponibilidad de tiempo, no se le podrá realizar seguimiento a dichas soluciones con el fin de hacer los reajustes que se vayan determinando sobre la marcha.

En la siguiente tabla se presentarán las soluciones a implantar y los indicadores que permitirán realizar el seguimiento de las mismas:

Tabla 3

ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE GARANTIA

En esta etapa se deberá procurar mantener el nuevo nivel de desempeño que se espera se alcance con la implementación de las mejoras determinadas en las etapas anteriores, a través del seguimiento de los indicadores de desempeño. Este paso se considera fundamental, por lo que se le debe prestar la atención debida, ya que de él depende la estabilidad de los resultados y la acumulación de aprendizaje para profundizar el proceso de mejoramiento continuo.

En esta etapa, a su vez, se deben designar las responsabilidades de seguimiento permanente, y determinarse la frecuencia y distribución de los reportes de desempeño. Es necesario realizar el diseño de acciones de garantía contra el retroceso, en los resultados, las cuales serán útiles para llevar adelante las acciones de mantenimiento.

Resultados

Por indisponibilidad de tiempo, los resultados del estudio no se pueden publicar, ya que los mismos dependen del seguimiento de las acciones de mejora implementadas mediante los indicadores de desempeño. Para mostrar resultados confiables del estudio se necesitan por lo menos tres meses de seguimiento, puesto que durante los primeros meses del mismo se pueden detectar situaciones propensas a mejorar durante la marcha.

Planes futuros

Los planes futuros primordiales que tiene el gimnasio, son los de abarcar las oportunidades de mejora que quedaron pendientes, cuando se realizó la tormenta de ideas y luego de los resultados de la multivotación; es decir: cambiar la alfombra y adquirir nuevas máquinas y arreglar las existentes.

Aunado a esto se evaluarán las mejoras implementadas con el fin de incrementar su rendimiento a futuro cumpliendo con la filosofía de Mejoramiento Continuo.

Conclusiones

Una vez realizado el estudio de aplicación de un modelo de mejoramiento continuo al gimnasio Body Building Center, se pueden obtener las siguientes conclusiones:

• El mejoramiento continuo permitirá renovar los procesos de prestación de servicio del gimnasio, así como también su proceso administrativo.

• La aplicación del estudio permitirá al gimnasio mantener una constante actualización tanto de sus instalaciones, como de sus servicios.

• El mejoramiento continuo permitirá al gimnasio ser más eficiente y competitivo, fortalezas que le ayudarán a permanecer en el mercado.

• El estudio permitirá fortalecer la comunicación entre la presidenta del gimnasio, los empleados y los usuarios del mismo, factor que se considera muy importante, puesto que los últimos pueden aportar valiosa información para llevar a cabo de forma óptima el proceso de mejoramiento continuo.

Recomendaciones

Una vez finalizado el estudio se pueden realizar las siguientes recomendaciones:

• Se recomienda realizar un seguimiento a las acciones tomadas, con el fin de solventar cualquier eventualidad que se presente, así como para buscar nuevas oportunidades de mejora.

• Se recomienda mantener los canales de comunicación existentes tanto con los empleados como con los usuarios.

Autor:

Centeno, Francisco

Lozada, Yanitza

Morillo, Edihtt

Ruiz, Desiree

Profesor:

Ing. Jorge Cristancho

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CÁTEDRA: MÉTODOS AVANZADOS DE CALIDAD

CIUDAD GUAYANA, JULIO DEL 2005