- Primer contacto con el sistema – cliente
- Formulación del programa de análisis de gestión
- Recolección y registro de información
- Análisis de la información
- Validación de la información
- Identificación de desviaciones
- La generación de cursos alternativos de acción
- Ejemplo
- Conclusión
- Bibliografía
Introducción
Cada una de las áreas que comprenden o conforman un desarrollo productivo (productividad física, mercado o precio, financiamiento, factor humano o requiere del desarrollo de herramientas y mecanismos propios para adecuarse a cada caso.
Por ende los procedimientos de análisis de gestión administrativa emplea un proceso dinámico donde conviven pasado, presente y futuro. Este proceso o herramienta combinan cíclicamente análisis del pasado (gestión), posición y evaluación de alternativas futuras (planeamiento) y la instrumentación del plan presente.
Este proceso o procedimiento de análisis de gestión administrativa presenta una metodología que proporciona en forma constante y no circunstancial, el análisis de situaciones que puedan presentar deficiencias en la organización, mediante una amplia vigilancia uniforme de criterios que no permitan superposiciones entre las funciones que se deben cumplir en las diferentes organizaciones públicas o privadas.
Primer contacto con el sistema – cliente
Antes de entrar definitivamente en lo que respecta a la realización plena del Análisis de Gestión Administrativa, es necesario que el analista responsable del trabajo total tenga un Primer Contacto con el Sistema-Cliente, a fin de dejar sentadas las condiciones básicas del trabajo. Este primer contacto es considerado como el primer paso en el Análisis de Gestión Administrativa, debido a que es fundamental para el desarrollo de los siguientes pasos.
Lo esencial de este paso no está en el contacto, ni en el sistema, mucho menos en el Sistema-Cliente; sino más bien en el hecho de ser el primer momento en el cual se produce una interrelación entre el Analista de Gestión y el Sistema- Cliente potencial. El primer contacto es único e irrepetible; generalmente consume poco tiempo, sin embargo deja huellas.
El analista que tiene previsto ofrecer sus servicios a ese potencial Sistema – Cliente, el cual no le conoce, debe desenvolverse con mucho cuidado, en lo que respecta a una serie de aspectos, los cuales de no observarlos con rigor pudiesen provocar que sea descartado como Analista de Gestión de esa organización. Por lo que para obtener y lograr el éxito en este primer contacto deberá:
1) Estar preparado para ese encuentro.
2) Aprovechar la oportunidad que se le presente.
Principalmente, el profesional debe buscar causar una buena impresión, es decir, una imagen positiva que quede grabada en la memoria del interlocutor, tomando en cuenta que solo tiene una oportunidad para causar este efecto y es por eso que el analista de gestión deberá sacarle el máximo provecho posible por lo que entre otras cosas, el analista en este primer encuentro debe:
a) Proyectar confianza y seguridad.
b) Proyectar una imagen de negocios.
c) Utilizar una comunicación eficaz.
d) Proyectar una imagen positiva.
e) Identificar la necesidad del potencial Sistema-Cliente.
f) Manejar un lenguaje fluido y hacer un uso adecuado de la terminología técnica.
g) Tener capacidad para transmitir las ideas que se desean expresar.
h) Tener disposición para escuchar atentamente los planteamientos del Sistema-Cliente.
i) Estar respaldado de impecables recursos de papelería, tarjeteria, de presentación, logos, entre otros detalles.
ESTUDIO PRELIMINAR.
Partiendo del supuesto caso, de que el Sistema-Cliente efectivamente identificó y aceptó la necesidad de contar con la ayuda profesional del Analista de Gestión, procede a invitado a conversar de nuevo acerca del servicio ofrecido, siendo el momento ideal para pedirle al analista que solicite "Una Propuesta Concreta de Términos, Condiciones y Monto de la Inversión".
Para poder presentar una propuesta de servicios el Analista va ha requerir de más información sobre la empresa, de tal forma que pueda tener una visión general de la organización, que le permita identificar cual es la posible problemática que afecta al Sistema-Cliente. Es por ello que requiere entonces realizar un Estudio Preliminar.
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