Automatización del presupuesto de ingreso y gasto de divisa

Resumen

Este sistema se hace por la necesidad de agilizar la información de la Divisa de la empresa la cual se lleva por un modelo llamado PIGD (Presupuesto de Ingresos y Gastos en Divisa) que antes de la aplicación de este sistema se llevaba de forma manual y era muy engorroso el llenado de este modelo, consumía demasiado tiempo de trabajo por la gama de indicadores que el contempla los cuales relacionan muchos productos y varias cuentas contables, este sistema es aplicable a todas las empresas que tengan como paquete contable el Versat-Saratola hecho por TEICOSOFT en Villa Clara que ya son varias en el país que explotan este paquete, después de la implantación de este trabajo la información se obtiene de una forma rápida y eficaz además de una efectividad considerable en los datos que se procesan, si antes se necesitaban días de trabajo para obtenerla ahora se obtiene en solo segundos solo con presionar una tecla. Técnicamente necesita el paquete de Office de Microsoft en los módulos Access y Excel ya que el modelo esta elaborado en Excel y es un modelo único para todas las empresas del país y la organización de lo datos se realizan en Access, el sistema es compatible con las versiones de Windows 98 y superior.

Introducción

Cuando se comenzó a trabajar en este proyecto se pensó inicialmente en una herramienta sencilla que al menos agilizara un poco el trabajo según fue avanzando dicho proyecto ya no solo era la herramienta tan sencilla que se pensó inicialmente sino una poderosa herramienta que facilitaba una efectividad considerable en los datos que se procesan basándonos en que trabaja con datos de dos módulos del Versat al mismo tiempo, el modulo de Inventario del cual se alimenta de los datos de consumos de productos en divisa divididos en grupos propiamente creados en el sistema auxiliar en Access los cuales concuerdan con los indicadores del PIGD y utiliza también el modulo de contabilidad en lo relacionado con las cuentas contables de todos lo indicadores registrados en ese modelo esto evita primeramente la equivocación manual en la introducción de algún dato y agiliza de una forma considerable el proceso ya que dicha información hay que entregarla urgente para su consolidación en el país. De ser generalizado este sistema ayudaría a una mayor calidad, rapidez y efectividad de esta información ya que por la cantidad de indicadores que contiene este modelo se hace engorroso el llenado del mismo en empresas que cuentan con una gran gama de productos.

Desarrollo

Este sistema por ser elaborado en Access y Excel es compatible con cualquier sistema operativo Windows, para la implantación de dicho sistema se necesita primeramente tener el Versat instalado ya sea en una maquina o una red, luego por la herramienta elaborada en Access 2000 se asociarían los productos a los grupos del PIGD por la opción Validar Grupos PIGD, esto se hace una sola vez, solo en su continuidad habría que asociar los productos nuevos que van entrando siempre que el código no exista en el codificador de productos, luego se utiliza la opción Actualizar PIGD para conformar la información que será utilizada por la tabla en Excel y ya de esta forma tiene toda la información actualizada en su maquina en dicho modelo solo con entrar al mismo, lo mas importante en este trabajo es la seriedad con que sean capaces de utilizarla cada una de las unidades o áreas de la empresa que tengan instalado los módulos porque después de la actualización inicial cada vez que entre un producto nuevo solo tiene que ponerle bien el grupo a que pertenece y ya está, de lo demás se encarga el sistema de automatización.

En el caso de nuestra empresa contamos con 5 unidades contables independientes imagínense como era el trabajo antes de la aplicación de este sistema para que la información fuera efectiva necesitaba varias personas a tiempo completo en esto para aproximarse a la realidad ya que nos estamos refiriendo a una amplia gama de productos en divisa y por ser una industria el consumo de esos productos en un mes es considerable, además el modelo te lo solicita de forma acumulada.

En la actualidad después de la aplicación de este sistema la información se consolidada en cuestión de segundos con una efectividad y calidad bastante buena, las personas que tenían que dedicarse a esto pueden emplear ese tiempo en solucionar otros problemas no menos importantes ya que todo esto coincide con el cierre de la información mensual en cada una de las unidades para después hacer la consolidación a nivel de empresa lo cual quiere decir que es una etapa de mucho trabajo en ese sentido.

Esta herramienta es generalizable en cualquier empresa que tenga instalado el paquete contable Versat-Saratola. Estamos abiertos a cualquier sugerencia siempre que esta contribuya al perfeccionamiento del sistema.