Adecuación y optimización del servicio de transporte contratados por la gerencia de transporte en C.V.G.

RESUMEN

El presente estudio está orientado en la Adecuación y Optimización del Servicio de Transporte Contratados por la Gerencia de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco, Centro de operaciones Puerto Ordaz, con el fin de determinar las actividades y tareas donde se generan actividades cuellos de botellas; Así como la no Conformidad de normas y procedimientos respecto a las descripciones de cargo y declaración de formatos. La metodología aplicada es de tipo descriptivo y evaluativo de diseño de campo, el cual permitió recolectar datos y mediante la observación directa y aplicación de entrevistas no estructuradas permitir diagnosticar y realizar una revisión técnica de la situación actual del Departamento, permitiendo conocer las deficiencias en las actividades y así poder implementar y proponer métodos y mejoras que permitan el mejoramiento continuo de las actividades que se realizan; con la finalidad de optimizar el servicio y reducir costos a la empresa

Palabras claves: Actividades Cuello de Botella, No Conformidad, Normas, Procedimiento, Método, Costos, Optimización, Servicio.

INTRODUCCIÓN

Ferrominera Orinoco, es una empresa, dedicada a la extracción y procesamiento del mineral del hierro. La producción del mineral de hierro, se realiza en base a los planes de minas a largo, mediano y corto plazo, los cuales se elaboran tomando como base la cantidad y calidad de las reservas y la demanda exigida por los clientes. La producción de hierro es destinada tanto al mercado nacional como al de exportación. Su mayor propósito es establecer niveles de estándares, impulsando las estrategias y lineamientos establecidos por la empresa y el Estado, en procura de obtener ventajas competitivas y potenciar el mejoramiento continuo de los procesos, ampliando su alcance al uso con sentido social y comunitario, contribuyendo de tal manera al desarrollo integral del país, mediante la producción eficiente de hierro.

Para el funcionamiento operativo de la empresa se encuentra dividida en varias gerencias generales, y esta a su vez en varias gerencias, una de ellas es la gerencia de servicios generales y transporte, que tiene como objetivo satisfacer con eficacia y eficiencia los requerimientos de los servicios solicitados por nuestros usuarios y garantizar la disponibilidad de los equipos e infraestructura.

Actualmente los procesos llevados por esa gerencia presentan dificultades y limitaciones debido a las causas de las condiciones operativas internamente en el Departamento de Servicios; Puesto a que no se mantiene un seguimiento eficaz a los contratos de servicios, el personal realiza actividades pertinentes a los cálculos de incremento salarial y beneficios, resultando que estas actividades no son inherentes a esta sección y no están pautadas en la respectiva descripciones de cargo. Entre otras causas, razón por la cual, se realiza el presente estudio, ya que es necesario identificar mejoras que permitan adecuar y optimizar el control de las actividades de esta gerencia.

La importancia de la investigación radica en la mejora significativa en el desempeño de las actividades de contratación y la disminución del tiempo al momento de ejecutar las mismas, además permitirá economizar el esfuerzo humano; así como crear mejores condiciones de trabajo.

El presente informe consta de seis capítulos distribuidos de la siguiente manera: Capítulo I: El Problema. Se Definirá la problemática existente en la Sección de transporte, donde se identificaran las posibles fallas, de esta manera poder realizar un estudio de métodos; así como también los objetivos de la investigación, delimitación, alcance, limitaciones y justificación e importancia de la investigación. Capítulo II: Generalidades de la Empresa. Se presentan la descripción de la empresa, reseña histórica de la empresa, estructura organizativa, proceso de producción y breve descripción de la Gerencia de Transporte. Capítulo III: Marco Teórico. Se describen los métodos y herramientas de trabajo que se utilizaron para realizar esta investigación. Capítulo IV Marco Metodológico: Se detallan las actividades ejecutadas, la metodología aplicada, técnicas e instrumentos de recolección de información, tipos de análisis a realizar. Capítulo V: Situación Actual. Se diagnóstica la realidad actual del Servicio para la Contratación. Capitulo VI: Análisis y Resultados. Se muestra el Análisis de los resultados obtenidos, evaluación y propuesta realizada. Por último se presentan Conclusiones, Recomendaciones, Apéndices, Anexos y Referencias Bibliográficas.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

El presente capitulo permitirá plantear y dar a conocer cual es la problemática que existe en el Servicio de Contratación; y a su vez definir aquellos objetivos que permitan llevar a cabo cada una de las actividades para cumplir con el propósito de realizar este trabajo de investigación; Posteriormente; justifica los aportes, importancia y aplicación que le dan razón de ser a la investigación; Además de esto; se delimita el periodo en el cual se pretende realizar la investigación.

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Ferrominera Orinoco es una empresa del Estado venezolano que reafirma su papel como impulsora del desarrollo en la región y el país, mediante el suministro de mineral de hierro al sector ferrosiderúrgico nacional y la promoción de estrategias para añadir valor al mineral. Orientada a la producción y comercialización de mineral de hierro; El proceso da inicio con la extracción y procesamiento, finaliza con el servicio de entrega de suministrar mineral de hierro y derivados; como lo son: pellas, briquetas, mineral de hierro fino y grueso.

C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. en la convención colectiva de trabajo conviene en mantener el servicio de transporte y se compromete tanto a mejorarlo como a ampliarlo cuando el caso así lo requiera, respondiendo a las condiciones de eficiencia, comodidad y seguridad previstas en la Ley Orgánica del Trabajo.

La Gerencia de Servicios Generales y Transporte forma parte de los procesos de soporte a los procesos claves, dentro de los procesos y actividades realizados en se encuentran Planificación de la Gestión, Ejecución del Servicio, Seguimiento y Control. Así mismo; opera conjuntamente con todos los Procesos de Ferrominera, Dirección Estratégica y Clientes Externos. (Proveedores y Clientes).

La Gerencia de Transporte esta adscrito a la Gerencia General de Operaciones Mineras, tiene un papel fundamental de alcance el cual comprende la prestación de servicios de transporte, grúas, servicios generales, mantenimiento de infraestructura y de equipos móviles y estacionarios. Teniendo como propósito Satisfacer con eficacia y eficiencia los requerimientos de los servicios solicitados por nuestras unidades usuarias y garantizar la disponibilidad de los equipos e infraestructura.

Dentro de las operaciones que se cumplen en la Sección de Transporte se encuentran Transportes para viajes especiales, Solicitud cambio de ruta de transporte personal y escolar, Mantenimiento de vehículos livianos y pesados, Solicitud de servicios para grúas, etc. Como ya se menciono es de suma importancia en la empresa, específicamente en el área de los Transportes ya que por medio de este servicio, se le presta el transporte de escolares, de trabajadores, entre otros; En los actuales momentos CVG Ferrominera Orinoco, tiene contratado el servicio de transporte para las zonas de San Félix, Puerto Ordaz, Ciudad Bolívar, Ciudad Piar, Upata y El Pao. Para cada contrato se tiene estipulado aparte de las cláusulas y otras consideraciones, el número de rutas, los kilómetros marcados, la frecuencia de viaje, el número de unidades que se utilizan, la descripción de la ruta y el horario de llegada y salida por cada turno.

Por tanto; La Sección de Servicio de Transporte debe tener conocimiento de la cantidad de transportes o contratos activos que se encuentran disponibles dando así cumplimiento a los servicios y solicitudes emitidas. En este departamento recae una gran responsabilidad debido a que tiene que mantener y satisfacer un alto índice de operatividad ya que la producción depende del personal que labora en la empresa cumpliendo así con sus actividades diariamente y desempeñando su labor al 100% de ser posible. Dicho departamento actualmente Administra, controla y hace seguimiento a 19 Contratos de transporte mediante selección de empresas contratista por medio de Licitación expresadas en los contratos, entre los más relevantes están: Transor C.A.. Transporte Yuriari Travel C.A.Transporte Fátima C.A. Transporte Transferroca C.A. Cooperativa Marco Polo R-L. New-Milenium C.A, los cuales están amparados por la Cláusula 4 del Contrato Colectivo.

La problemática planteada recae en las causas de las condiciones operativas internamente en el Departamento; Debido a que no se mantiene un seguimiento a los contratos; causando de este modo: Los contratos no se renuevan a tiempo por lo que antes de la culminación del contrato, la empresa CVG Ferrominera Orinoco, C.A., inicia un proceso de licitación meses antes para la contratación del servicio, preservando de esta manera la continuidad del servicio donde se alarga una prorroga y el mismo se declara desierto. En vista de esto, para poder aperturar el proceso, la empresa específicamente la Sección de Costos y Servicios debe elaborar los requerimientos o especificaciones técnicas del servicio, en donde se describen las rutas, cantidad de trabajadores por ruta en cada turno, el kilometraje de cada ruta, y la frecuencia de recorrido.

Es debido a esto; que los contratos: 8-279/03 Servicios de Transporte y Familiares El Pao se encuentra vencido desde el año 2008. El contrato 8-07511/05 Servicios de Transporte Trabajadores Upata se encuentra vencido desde el año 2008. El contrato 8-280/03 Servicios de Transporte Trabajadores Ciudad Bolívar se encuentra vencido desde el año 2008, El contrato 4600000330 Transporte Escolar San Félix se encuentra vencido desde el año 2009, los mismos aún no se han cerrado administrativamente.

Otra causa incurre en que los cálculos por incremento salarial y beneficios no forman parte de los procedimientos establecidos y definidos, Sin embargo; La sección de transporte se encarga de procesar los cálculos de incidencias salariales contractuales y laborales. Por consiguiente; El informe de Estudio de Fuerza Laboral solicitado por la Gerencia General de Operaciones Mineras a la Gerencia de Ingeniera para determinar la fuerza laboral en la sección de transporte determinó que el personal realiza actividades pertinentes a éstos cálculos de incremento salarial y beneficios, resultando como conclusiones del informe que estas actividades no son inherentes a esta sección y no están pautadas en la respectiva descripción de cargo. (Este estudio fue efectuado el 07 de marzo del año en curso bajo el código GGIP- 0062/11).

Se determinó que se requiere personal (Analistas de Servicio de transportes) para la realización de las actividades, para cumplir con los objetivos funcionales y al desarrollo organizacional de la Sección de transporte. Por tanto se necesita normalizar los procedimientos y adjuntar todos los formatos y ferros que correspondan respectivamente a cada proceso. Seguidamente se observó la disposición y reajuste del espacio físico del personal que labora en la sección de transporte ocasionando desmejoras en el rendimiento laboral, comprobando así la necesidad de proveer mobiliario de oficina (computadoras, escritorios, sillas estantes, etc).

En este sentido esta problemática trae como consecuencia que en las ejecuciones de actividades y tareas pertinentes a la Sección de transporte se generan actividades cuellos de botellas, evitando la normalización y agilización de dichas acciones. Así como la no Conformidad de normas y procedimientos respecto a las descripciones de cargo, declaración de formatos y delegaciones de autoridad y responsabilidad; aunado a esto disminuye la eficiencia del servicio y rendimiento laboral del personal. Esto es; no existe el ajuste e intervención en el Servicio de Transportes Contratados.

Dada la situación descrita; existe la necesidad de realizar un Estudio de Métodos y mediante la realización de una revisión técnica de la situación actual demostrar que todo este conjunto de requerimientos se encuentren claramente definidos y actualizados, con la finalidad de optimizar el servicio y reducir costos a la empresa. Para así; mejorar los procesos y procedimientos, Economizar el esfuerzo humano y reducir la fatiga innecesaria; así como crear mejores condiciones de trabajo, logrando así; Adecuar y Optimizar el Servicio de Transportes Contratados por la Gerencia de Transporte para tener un control que permita agilizar de forma rápida y efectiva la búsqueda de información al momento de conocer el sistema de contratación y la formalización de normas y procedimientos en las actividades y operaciones realizadas en la Sección.

El estudio de Métodos estará conformado por una estructura, donde se podrá Seleccionar, Registrar, Examinar, Idear, Implantar y Mantener en Uso consultar e ir directamente a buscarlo en la fuente sin perder tiempo y así dar una solución rápida y eficaz a la problemática planteada. Así mismo hacer uso de herramientas y técnicas metodológicas para la calidad y mejora continua de los procesos como (Diagramas de Pareto, Diagramas Causa – efecto, Análisis Foda, Técnicas del interrogatorio y Cuestionarios. Entre Otros)

1.2 OBJETIVOS.

1.2.1 OBJETIVO GENERAL.

Adecuación y Optimización del Servicio de Transportes Contratados por la Gerencia de Transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco, Centro de operaciones Puerto Ordaz.

1.2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS.

I. Analizar y Determinar la Situación actual de las condiciones y métodos de trabajo de la Sección de Servicios y Transporte a través de la revisión de los procedimientos y la ejecución de las actividades que aplican a ésta área.

II. Identificar y describir las actividades, tareas y procesos que se ejecuten en la Sección de Servicios y transportes utilizando las técnicas de gráficos y diagramas de flujo.

III. Estudiar y Evaluar la estadística de la tendencia histórica de los contratos de servicio, y la administración y contratación de los mismos por la Sección de transporte.

IV. Formular y dar propuestas factibles al método de trabajo, para cuantificar el tiempo de duración de los servicios de contratación; Permitiendo así introducir mejoras que faciliten la realización de las labores e incrementar la eficiencia y eficacia de las actividades de esta sección.

V. Implementar una metodología que sirva como herramienta para facilitar el acceso y control de las actividades.

1.4 JUSTIFICACIÓN

En la sección de Servicios y transporte de C.V.G Ferrominera Orinoco no se cuenta con una secuencia de actividades lógicas y procedimientos sistemáticos internamente que permitan el control y seguimiento de las actividades contractuales y actividades realizadas; Por tal motivo la presente investigación se realiza con el propósito de Analizar y dar mejoras a las operaciones, establecer un tiempo estándar y dar cumplimiento a normas y procedimientos establecidos para así; obtener la simplificación del trabajo, economizar el esfuerzo humano y lograr la optimización de los procesos y a su vez, proveer un servicio eficaz, eficiente y beneficiando las operaciones u actividades logrando así contribuir al desarrollo social de la empresa.

1.5 DELIMITACIÓN O ALCANCE

El presente estudio estará enfocado al área que corresponde a la Sección de Servicio de Transporte, específicamente en el área de Servicios Contratados. Este departamento está adscrito a la Gerencia General de Operaciones Mineras, la cual está ubicada en Puerto Ordaz, Municipio Caroní, Estado Bolívar. La investigación se llevara a cabo en un tiempo aproximado de 4 meses teniendo como finalidad Adecuar y Optimizar el servicio de transportes contratados por la gerencia de transporte en C.V.G. Ferrominera Orinoco , logrando el beneficio de agilizar actividades u operaciones dentro de la empresa.

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