Sistema para el control de las garantías comerciales en CIMEX (página 2)

Garantía Comercial

Se define como Garantía Comercial la obligación del vendedor de sanearle los defectos ocultos en los Bienes de Uso Duradero (equipos) adquiridos por sus clientes, mediante la reparación, reposición o devolución del precio pagado por los mismos de acuerdo a lo establecido en el Código Civil, estando dirigida solamente a subsanar aquellos defectos o roturas que no pudieron ser observados en el momento de la compra.

Los complejos integrados por establecimientos entre los que se encuentran más de una de las diferentes actividades principales minoristas (Comercios, servicentros, gastronomía, fotografía, video centro), se asegurará en los establecimientos correspondientes se mantenga el personal especializado para garantizar dicha actividad, fundamentalmente en los aspectos comerciales y de operación.

Procedimiento para la venta y entrega de los Certificados de Garantía y de Propiedad.

La Sucursal Territorial será la encargada de garantizar la producción y distribución al establecimiento de los Certificados de Propiedad, controlados y debidamente foliados, según lo establecido.

El dependiente al efectuar la venta del Bien de Uso Duradero, está en la obligación de poner en conocimiento del cliente:

El uso adecuado del Bien a adquirir y brindarle la información necesaria para su correcto funcionamiento.

Manipular en presencia del cliente el Bien antes de ejecutar la venta, a fin de que éste se y forma de operarlo.

Solicitar al cliente la revisión visual del Bien seleccionado, hasta recibir su conformidad en cuanto al buen estado del mismo y los accesorios e implementos que lo componen.

El dependiente debe explicar: el tiempo de Garantía, las condiciones generales y situaciones que la invalidan señalándole donde aparecen, en el modelo del Certificado de Garantía. Igualmente informará las direcciones y teléfonos del taller que corresponda o en el caso de no existir taller en la localidad, el lugar, día y hora, donde se recibirá y atenderá el equipo reportado por el cliente, si se le presenta alguna dificultad.

Datos necesarios para llenar el Certificado de Propiedad:

Se llenará (con letra de molde) el Certificado de Propiedad, solicitando los datos personales correspondientes; acto seguido se llenará el Certificado de Garantía. En ambos documentos se consignará el Número de Serie del equipo y la fecha en que fue vendido.

Se le informará que debe conservar estos documentos y el comprobante de pago de la Caja Registradora para que pueda recibir el Servicio de Garantía.

El cajero de línea al ejecutar el cobro del importe del Bien adquirido "VALIDARA" el Certificado de Propiedad por la tecla (VALD) y entregará al cliente en sus manos los documentos y el comprobante de pago de la Caja Registradora.

El Comercial del establecimiento será el encargado de controlar y preservar los Certificados de Garantía y los Certificados de Propiedad en blanco se controlan por el Económico o Contador.

Tratamiento para los servicios de garantía

La División Tecnológica, dará en sus talleres los Servicios de Garantía. En el caso de los Televisores de más de 25 pulgadas, refrigeradores, lavadoras y cocinas con horno se brindará en el domicilio del cliente.

Atención a la Garantía de los equipos en la ciudad o en el municipio donde radica el taller de la División Tecnológica.

Los Servicios de Garantías, se efectuarán en cualquiera de los talleres autorizados según los teléfonos y direcciones registradas en el Certificado de Garantía.

Atención a la Garantía de los equipos donde no existen talleres de la División Tecnológica

El taller coordinará con los establecimientos la forma en que se brindará la atención a las Garantías, donde se pueden definir una o varias fechas, (como máximo cada 10 días hábiles) y los lugares de atención según sean las posibilidades de los Servicios Técnicos y las necesidades de la zona.

Las fechas y lugares de recepción de las Garantías deben estar en documentos, al acceso del dependiente del establecimiento y ser de su conocimiento, para informarlo al cliente de forma verbal y por escrito en el Certificado de Garantía.

El cliente puede:

Presentarse en los talleres autorizados que están reflejados en el Certificado de Garantía, para hacer el reporte de solicitud del Servicio de Garantía o llevar el equipo.

Presentarse en la fecha y lugar de atención a Garantías que le oriente el dependiente en el momento de la venta para hacer el reporte o llevar el equipo.

Presentarse en cualquier momento y dentro del Período de Garantía, en el lugar de atención a Garantías que le oriente el dependiente en el momento de la venta para hacer el reporte.

Importancia de automatizar el control de la garantía.

Todo esto trae consigo la necesidad de tener un control estricto de las garantías para poder brindar un servicio de mayor calidad a la población y tomar decisiones correctas en cada caso. Por ello nos dimos a la tarea de automatizar todo el proceso de emisión de las garantías y permitir que este control que se puede realizar desde cualquiera de nuestras unidades llegue a los talleres donde se brinda el servicio de garantía, sin tener que recurrir a llamadas o que se produzcan alteraciones en las fechas u otros datos de importancia en los certificados de garantía.

Para ello se diseñó una base de datos en SQL 2005 que contiene la siguiente estructura.

Para introducir los datos de los certificados de garantía en las unidades donde se venden los productos se utiliza la pantalla que mostramos a continuación:

Esta información se enviará hacia un sitio web de los clientes que tienen artículos en garantía. Este sitio podrá ser consultado en los talleres de reparación de Servicios Técnicos :

De esta manera cuando un cliente compra un artículo en una de nuestras unidades se controlan los datos de la garantía del mismo y se pueden consultar en cualquiera de los talleres que prestan los servicios correspondientes a reparaciones y cambios de los mismos por defectos que se presenten en el período de garantía establecido.

Conclusiones

Con la realización de este trabajo se logró controlar los certificados de garantías y poder visualizar los mismos desde cualquier taller de servicios técnicos obteniendo:

1. Un control inexistente de las garantías comerciales de los artículos que se venden en nuestras unidades.
2. Eliminar los fraudes por concepto de cambios de fechas u otros datos de las garantías emitidas.
3. Se creó una interfaz amena y fácil de usar por todos los usuarios y se garantiza la conexión en toda la provincia para el intercambio de información entre las unidades y los talleres.

Autor:

Ing. Javier Múgica Jerónimo

Nivel de escolaridad: Ingeniero en Automática

Profesión: Especialista en Sistemas de Computación

Centro de trabajo: Sucursal CIMEX Sancti Spíritus. Cuba

Años de experiencia laboral: 12 años

Dirección: Ave de los Mártires Final s/n

Sancti Spíritus. Cuba

El trabajo fue realizado en septiembre del 2007