Las Estadísticas: Una alternativa para el aumento de presupuesto en las bibliotecas

Se ofrecen alternativas en los diferentes artículos a los profesionales de las bibliotecas a utilizar efectivamente las estadísticas como un medio real para buscar aumento en el presupuesto que se les asigna a las bibliotecas. Ya sea para el reclutamiento de personal o mejorar los servicios. Se estudian básicamente tres casos donde los administradores utilizaron las estadísticas para solicitar mayores presupuestos y poder ofrecer mejores programas de servicios a los usuarios (Fiore,1998). Menciona entre ellos a la administradora de la biblioteca Pública de la ciudad de Kansas Jean Hartfield. En esta se utilizó las estadísticas para aumentar los recursos económicos y ofrecer mejores programas de servicio a jóvenes y niños . Otra biblioteca que utilizó esta estrategia fue en Illinois la Biblioteca Pública de Riverdale éstas establecieron consorcios con las bibliotecas escolares del distrito donde aumentó la participación de los usuarios en los programas de verano. Por último menciona la Biblioteca Pública de Leach Library en Londonderry , NH, donde expandieron las facilidades físicas del edificio en el 1997, la necesidad de personal para atender los usuarios fue establecida con las estadísticas de asistencia y circulación, esto derteminó el nombramiento de nuevo personal para cubrir necesidades.

Las estadísticas y las estrategias de mercadeo deben ir encaminadas aumentar las estadísticas en asistencia en las bibliotecas las cuales pueden ser reforzadas con medios electrónicos que aceleran los procesos administrativos(Stampler,1996), esto ayuda al bibliotecario y al administrador a visualizar más detenidamente la efectividad de los servicios hacia los usuarios. La investigación puede ser dividida en temas que el bibliotecario tiene que estudiar en el momento de trabajar con las estadísticas como: No temer a las estadísticas; Identificar las estadísticas necesarias; Investigar las necesidades ; ¿A cuantos niños le ofreces servicios de información?; Demuestra estadísticamente que ofrecen buen servicio; Demuestra realidades; Compara y contrasta servicios y El bibliotecario tiene que jugar con las estadísticas para aumentar los servicios.

El primer tópico es el No temer a las estadísticas , buscar la utilidad de utilizar las estadísticas a favor de los servicios a los usuarios. El primer paso para los bibliotecarios es no temer a la matemática, esto ayudará a mejorar la ejecución directa a las necesidades ya que estos servicios se ofrecen diariamente.

Las estadísticas establecen los valores monetarios, de los servicios que se le prestan a los usuarios. Ofrece los valores de costo de servicio y de personal estableciendo la ejecución efectiva de los bibliotecarios al usuario. Ésta estrategia se ha utilizado en diferentes bibliotecas con diferentes propósitos y con resultados bien positivos. Las estadísticas son cruciales cuando se aplica a propuestas y en la solicitud de fondos recurrentes o adicionales.

El segundo tópico es el de Identificar las estadísticas necesarias, el bibliotecario debe conocer las áreas de necesidad en el servicio que ofrece a las diferentes poblaciones de adultos, jóvenes y niños . En la Biblioteca Pública de Johnson, Jean Hatfield utilizó las estadísticas y la investigación en el área juvenil donde tenía una comunidad de doscientos ( 200) jóvenes utilizando la biblioteca. Este personal de la biblioteca investigaron que en la comunidad existía uno punto cinco por ciento (1.5%) de jóvenes en la población del pueblo con edades fluctuantes de diez(10) a diecinueve (19) años de una población total de sesenta y un mil (61,000) personas. Esto determinó para convencer a la Junta de reclutar a un bibliotecario especialista en jóvenes, que estableciera programas innovadores. Las estadísticas reflejan lo positivo y lo negativo del servicio también descubrieron que la circulación general de materiales del año 1995 y del 1996 fueron de 92,822 y 85,750 respectivamente. Esto les indicó que necesitaban de estrategias innovadoras para aumentar y actualizar los materiales.

El tercer tópico es Investigar las necesidades la Biblioteca de Riversdale determinó la necesidad de aumentas la clientela en verano y visitó las bibliotecas escolares donde estableció un consorcio de programas dinámicos en computadoras integrando el currículo durante el verano(Ross, 1998). Se estableció un Proyecto de Literacia para niños y la asistencia en a biblioteca durante el verano aumentó tres veces al verano anterior. Se esta programando el aumentar el presupuesto de la biblioteca para ofrecer mejor servicio, durante el año y el verano. El mercadeo de servicio ayuda al movimiento de las estadísticas ,el mercadear los servicios con las escuelas fue un logro (Stambler,1996).

El cuarto tópico es el de ¿A cuantos niños le ofreces servicio? Establece la necesidad de conocer la clientela y la comunidad utilizando las estadísticas relevantes y los criterios necesarios para la investigación, como el número de ;nacimientos, niños por edad, estudiantes en escuelas públicas ,privadas y por categoría (elemental , intermedia y superior) ,niños "Home schooled" y la población interna y limítrofe que utiliza los servicios.

El quinto tópico es Demostrar estadísticamente que ofrecen buen servicio, en la Biblioteca de Londonderry con la expansión del edificio, aumentó la clientela y la demanda por más servicio. Kim Bears trabajó las estadísticas hacia el aumento de personal y servicios . El aumento en la circulación fue de 150 a 200 en el año 1996 y de 800 en el año 1997. También el aumento en circulación fue notoria de 5,000 a 14,000 en materiales del 1996 al 1997 respectivamente.

El sexto tópico es el de Demostrar realidades en las estadísticas menciona que el manual de Gardner en el 1990 establecía en el Children´s Library Services Handbook, que en la mayoría de la bibliotecas el presupuesto que se recibe el área infantil es de treinta a cincuenta por ciento (30 %- 50%) del presupuesto total. En diferentes bibliotecas solo reciben el diez y ocho porciento ( 18 %) del presupuesto. Por lo tanto es recomendable el utilizar una fuente confiable que sirva de base al establecer el presupuesto de la biblioteca. Fiore realizó gestiones para aumentar el presupuesto y utilizó esta estrategia la cual le funcionó.

El séptimo tópico es el de Comparar y contrastar el bibliotecario debe comparar los materiales de circulación y las estadísticas de los diferentes departamentos con poblaciones semejantes de diferentes bibliotecas . Esta estadística la encuentran en Annual Federal -State Cooperative System for Public Libraries (FSCS). Con la automatización de bibliotecas , la recopilación de las estadísticas es mas real y actualizada. La utilización de la tecnología por medio de "web Addresses" es uno de los medios de obtener información y mercadear los servicios que prestan las organizaciones que le sirven de base al comparar estadísticas (Junion-Metz,1998). Existen cuatro estrategias para el uso efectivo de las estadísticas (Fiore, 1998): Establecer figuras básicas donde se puedan demostrar los cambios a largo y corto término.Utilizar las gráficas como la circular para que los clientes y las Juntas visualicen rápidamente los datos. Discutir en cada reunión las estadísticas de la biblioteca. Usar efectivamente las estadísticas en las evaluaciones de los programas.

El octavo tópico es el dominio que el bibliotecario debe tener sobre las estadísticas; El Bibliotecario juega con las estadísticas aumentando servicios . Indica que de la misma forma que vemos los programas de manualidades , la hora del libro y otros. El bibliotecario debe de ofrecer servicios a jóvenes que necesitan para convivir en sus comunidades como aprender como dialogar, reglas de urbanidad , relaciones humanas y todo esto se puede utilizar, integrado a otros estilos de comunicación que puedan ayudar aumentar el servicio y por ende las estadísticas (Soliván, 2002) . Los medios electrónicos le ofrecen la oportunidad al bibliotecario de establecer programas estadísticos dinámicos y de jugar con las estadísticas útiles en sus estudios en unión con otras bibliotecas por medio de los "webs sites" o los "Interfaces" común entre ellas (Caswell,1997).

Las estadísticas nos ayudan a entender como se están realizando los procesos y la efectividad de los programas. Menciona que este juego es como la lotería donde se pueden ganar diferentes premios pero si no juegas no tienes la oportunidad de ganar. Cada uno de los ejemplos identifica la necesidad de dominar las estadísticas como administrador de una biblioteca ,ya sea por necesidad de servicio o de presupuesto. Cada uno de ellos va unido al servicio efectivo en las bibliotecas y a los usuarios.

Es necesario que cada bibliotecario estudie cursos de estadísticas , manejo de presupuesto y sobre la tecnología actual de las bibliotecas que le ofrezcan mayor dominio de la materia. El administrador de la biblioteca tiene que ir a tono con los cambios sociales y fiscales de su puesto el cual determinará la efectividad de sus servicios y funciones en la comunidad a la cual sirve. Son necesarios los conocimientos para poder determinar el presupuesto necesario para trabajar una biblioteca con los nuevos formatos electrónicos que necesita la comunidad a la cual sirve. La biblioteca es un reto administrativo para los administradores exitosos. Espero sea útil al que lo lea.

Referencias

Caswell, Jerry V.(1997).Building an Integrated User Interface to Electronic Resources. Information Technology and Libraries. June,16 : 2 , p.63.

Fiore, Carole. (1998). The Numbers Game: How to Fatten Your Budget by Using Statistics. School Library Journal. March. pp.104-106.

Ross, Calvin (1998). The Frugal Youth Cybrarian: Bargain Computing for Kids,Index. American Library Association. New York,N.Y.

Junion-Meltz, Gail (1998). Kidlit Central. School Library Journal. March. p. 125.

Soliván, N. (2002). Uso de estadísticas. Gurabo, P.R. : Universidad del Turabo.

Stambler, Sarah and Mclean Abby.(1996). Target Your Market: The New Heigh-Tech Way to Win More Customers. Home office Computing. March. pp.60-65.

Por

Neida M. Soliván Rolón

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